Zeugnisse und Zertifikate in der Online Bewerbung: So fügst Du sie richtig ein

Wenn Du Dich für eine Stelle bewirbst, gehören natürlich auch Zeugnisse und Zertifikate zu den Unterlagen, damit diese vollständig und aussagekräftig sind. Denn erst mit diesen Dokumenten kannst Du nachweisen, dass die schulischen und beruflichen Stationen, die Du in Deinem Lebenslauf angegeben hast, auch wirklich abgeschlossen hast. Zeugnisse und Zertifikaten in der Online Bewerbung dokumentieren nicht nur den Abschluss, sondern auch den Erfolg.

Schließlich weisen Einschätzungen auf. Bei Schulzeugnissen oder Zeugnissen von Weiterbildungen sind dies Noten. Bei Arbeitszeugnissen sind es schriftliche Beurteilungen Deiner Fähigkeiten.

Anhand der Dokumente kann ein potenzieller Arbeitgeber die fachliche Eignung eines Bewerbers beurteilen. Doch wie sind Zeugnisse und Zertifikate in einer Online Bewerbung zu verschicken? Diese Frage stellt so manchen Bewerber vor Probleme. In diesem Text erklären wir Dir, wie Du die Dokumente als Anhänge verwenden solltest und was Du dabei beachten solltest.

Vorteile der Online-Bewerbung

Heute sind Bewerbungsverfahren, die ausschließlich online abgewickelt werden, der Standard. Das hat viele Vorteile: Erstens kannst Du Dich auf Deine Wunschstelle einfacher Bewerben, weil Du die Unterlagen nicht auszudrucken und mit der Post zu versenden brauchst. Gleichzeitig spart Dir das die Kosten. Denn mit dem Porto und dem Kaufen von Bewerbungsmappen kommen auf die Dauer beträchtliche Ausgaben auf Dich zu. Außerdem musst Du beglaubigte Kopien von Zeugnissen anfertigen lassen. Das geht nur bei offiziellen Stellen, die dafür eine Gebühr erheben.

Darauf solltest Du bei der Online-Bewerbung achten

Auch wenn eine Online Bewerbung zunächst sehr einfach erscheint, gibt es bei dieser Form auch einige Dinge zu beachten, die ein gewisses Maß an technischem Verständnis voraussetzen. Schließlich sollte eine Online Bewerbung ebenso wie eine Bewerbung in Papierform nicht nur möglichst ohne Fehlen verfasst, sondern auch sauber gestaltet sein.

Bei einer klassischen Bewerbung kommt es insbesondere darauf an, dass die Seiten nicht geknickt sind, keine Flecken enthalten und auch ansonsten in einem tadellosen Zustand sind, so sollte das Papier beispielsweise nicht schief bedruckt sein. Bei einer Online Bewerbung sind diese Faktoren wichtig:

  • Die Dateien sollten eindeutig und sinnvoll benannt sein (beispielsweise Bewerbung_Name).
  • Die Datei sollte nicht zu groß sein, schließlich kommen E-Mails mit zu großen Anhängen oft gar nicht beim Empfänger an.
  • Die Online Bewerbung solltest Du im PDF-Format verschicken. Das gilt sowohl für das Anschreiben und den Lebenslauf als auch für Anhänge wie Zeugnisse und Zertifikate.

So wählst Du das richtige Dateiformat für eine Online Bewerbung

Der letzte Punkt ist durchaus wichtig. Denn ein PDF ist komfortabel zu öffnen und zu lesen. Praktisch jeder Computer ist mit einem Programm ausgestattet, um PDF-Dateien lesen zu können. Würdest Du Deine Unterlagen im Dateiformat Deines Textverarbeitungsprogramms versenden, könnte es unter Umständen zu Darstellungsproblemen kommen. Denn selbst wenn Du die Datei in einem weit verbreiteten Format wie beispielsweise .DOC anlegst, kann es je nach Programm und Programmversion zu Schwierigkeiten bei der Darstellung kommen.

Eine PDF-Datei ist hingegen so etwas wie eine virtuelle gedruckte Seite. Wurde diese einmal von Dir angelegt, wird sie genauso angezeigt und niemand kann im Normalfall etwas an ihr verändern. Das ist bei einer bearbeitungsfähigen DOC-Datei natürlich auch anders.

Wenn Interessenten eine Bewerbung schreiben, ist es meistens für sie kein Problem, eine PDF-Datei der selbst geschriebenen Inhalte zu erstellen. Schließlich bieten die modernen Textverarbeitungsprogramme heute die Möglichkeit, eine Datei im PDF-Format zu exportieren. Etwas schwieriger ist es, wenn Zeugnisse und Zertifikate in einer Online Bewerbung eingereicht werden sollen. Denn diese müssen digitalisiert und möglichst in ein einheitliches Format gebracht werden.

Vorsicht beim Einscannen

Viele Bewerber scannen die Dokumente lediglich ein und speichern diese in einem Bildformat wie JPG ab. Die Dateien hängen sie dann einfach in dem Format an die E-Mail an. Doch das hat häufig mehrere Nachteile. Das Bild ist nicht nur sehr groß, sodass es die Darstellungsgröße erheblich verkleinert werden muss, damit es auf einem herkömmlichen PC Monitor angezeigt werden kann. Außerdem wirkt es auf viele Recruiter unprofessionell, wenn Interessenten eine Bewerbung schreiben, bei der die Unterlagen in unterschiedlichen Dateiformaten angelegt worden sind.

Meistens bevorzugen es die Personalentscheider sogar, dass alle Teile einer Online Bewerbung in einer Datei zusammengefasst werden. So brauchen sie nur eine Datei aus der E-Mail zu öffnen, um alle Informationen über einen Bewerber im Blick zu haben.

Mit PDF auf der sicheren Seite

Manchmal ist es in den Bewerberportalen allerdings erforderlich, dass die Dateien einzeln hochgeladen werden müssen. Dann ist es notwendig, dass Du für das Anschreiben, den Lebenslauf sowie für Zeugnisse und Zertifikate der Online Bewerbung separate Dateien anlegst, die Du an den entsprechenden Stellen über Deinen Browser ins System lädst. In diesem Fall ist es besonders praktisch, dass Du beim Exportieren einer PDF-Datei bestimmte Seiten einstellen kannst, die jeweils exportiert werden.

Das bedeutet: Du kannst die Online Bewerbung als durchgängiges Dokument anlegen und exportierst nach einander die einzelnen Seiten.

Wähle die richtigen Dokumente aus

Damit Deine Bewerbungsunterlagen aussagekräftig sind, solltest Du priorisieren und lediglich eine Auswahl Deiner Zeugnisse und Zertifikate in einer Online Bewerbung versenden. Das Abschlusszeugnis der Schule nur für Berufsanfänger wichtig. Wenn Du schon viele Jahre in einem Beruf tätig bist, ist für einen Personaler ein Arbeitszeugnis viel aussagekräftiger.

Ein Arbeitgeber ist zwar verpflichtet, Dir solche Zeugnisse auszustellen. Doch in der Realität ist es gar nicht so einfach, eins zu bekommen. Denn bittest Du Deinen Arbeitgeber um die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses, ist für ihn klar, dass Du Dich für Stellen in anderen Firmen interessierst.

Das Arbeitszeugnis sollte aktuell sein

Aus diesem Grund reichen viele Bewerber kein Arbeitszeugnis des aktuellen Arbeitgebers ein, sondern eins aus einer vorherigen Anstellung. Dabei solltest Du beachten, dass das Zeugnis relevant für die Stelle ist. Handelt es sich beispielsweise um eine Aushilfstätigkeit, die Du in einem anderen Bereich absolviert hast, sagt das Zeugnis zwar etwas über Deine Arbeitsmoral aus, aber nicht über Deine fachliche Eignung für die angestrebte Position.

So erstellt Du PDF-Dateien Deiner Zeugnisse

Im Wesentlichen gibt es drei Methoden, die Du verwenden kannst, um aus einer Bilddatei eine PDF-Datei zu erzeugen. Die Verfahren stellen wir Dir in den folgenden Abschnitten vor und gehen auf die Vor- sowie die Nachteile ein.

Zeugnisse und Zertifikate in der Online Bewerbung: Variante 1

Mit dieser Methode wandelst Du die Bilddatei über einen Umweg in eine PDF-Datei um. Dies geht, indem Du in Deinem Textverarbeitungsprogramm eine neue Seite anlegst und auf dieser Seite das Bild Deines Zeugnisses importierst. So kannst Du die Anhänge direkt in die richtige Reihenfolge bringen, indem Du nacheinander die Bilddatei einfügst.

Hast Du das erledigt, solltest Du allerdings einige Dinge beachten:

  • Es ist wichtig, dass Du sie in der Größe proportional verändert. Sonst könnte es sein, dass Du die Länge und die Breite in unterschiedlichem Maße anpasst, was dazu führt, dass die Seite gestreckt oder gestaucht ist.
  • Um ein stimmiges Gesamtbild zu erzielen, solltest Du darauf achten, dass die unterschiedlichen Seiten Deines Zeugnisses auf der gleichen Position ihrer jeweiligen Seite platziert werden und dass sie gleichgroß sind. Sonst könnte das zu einem unstimmigen Ergebnis führen.

Unserer Meinung nach ist es zwar einfach, auf diese Art und Weise ein Zeugnis oder ein Zertifikat in eine Online Bewerbung zu integrieren.

Es hat allerdings auch eine Schwäche: Denn das Bild kann nur innerhalb des Druckbereichs platziert werden. Es wird also nicht seitenfüllend angezeigt, sondern hat noch einen weißen, unbedruckten Rand, der außerdem häufig unterschiedlich groß ist. Dies lässt sich zwar im Textverarbeitungsprogramm einrichten, erfordert allerdings ein gewisses Verständnis für das Programm. Denn wenn Du keinen neuen Bereich anlegst, verschieben sich auch die Ränder für die vorherigen Seiten.

Zeugnisse und Zertifikate in der Online Bewerbung: Variante 2

Bei neueren Versionen der gängigen Betriebssysteme ist bereits eine Funktion integriert, um ein Bild in ein PDF umzuwandeln. Es handelt sich um einen virtuellen Drucker, der genau das ermöglicht. Das bedeutet, Du musst das Bild auswählen und dann auf die Option Drucken klicken. Dort solltest Du den Drucker wählen, der das Umwandeln in eine PDF-Datei ermöglicht. Bei Windows heißt er Micorosoft Print to PDF. Achte darauf, dass Du als Papiergröße DIN A4 ausgewählt und die Seitenränder verkleinert hast. So gelingt es Dir, einen seitenfüllenden Druck zu erstellen.

Diese Methode hat allerdings einen entscheidenden Nachteil: Du kannst mit ihr nicht die verschiedenen Teile Deiner Online Bewerbung zusammenfügen. Wenn Du nach diesem Schema vorgehst, entstehen das Anschreiben und der Lebenslauf in separaten PDF-Dateien, gleiches gilt für jede einzelne Seite der eingescannten Zeugnisse und Zertifikate in der Online Bewerbung.

Am Ende würde eine Sammlung mit vielen einzelnen Dateien entstehen. Diese solltest Du allerdings nicht in der Form verschicken. Es besteht nicht nur die Gefahr, dass Du einen Teil vergisst anzuhängen. Gleichzeitig ist es für den Recruiter sehr umständlich, jeden einzelnen Teil herunterzuladen und zu öffnen.

Zeugnisse und Zertifikate in der Online Bewerbung: Variante 3

Eine sehr komfortable Möglichkeit, um ein PDF zu erstellen, bietet das kostenlose Tool PDF24. Mit ihm kannst Du direkt aus der Bilddatei ein PDF erstellen, musst also keinen Umweg wählen. Das Tool bietet einen weiteren Vorteil, gegenüber den beiden vorher genannten Möglichkeiten. Denn Du kannst mit ihm mehrere einzelne PDF-Seiten oder mehrseitige PDF-Dateien miteinander verbinden. Zudem ist es möglich, die Reihenfolge der Seiten zu vertauschen.

Sollte Dir also kurz vor dem Versenden der Datei noch ein Fehler auffallen, ist es problemlos möglich, einzelne Seiten auszutauschen. Außerdem bietet es Dir die Möglichkeit, die Qualität der PDF-Datei zu variieren. Stellst Du beispielsweise beim Versenden fest, dass die Datei zu groß ist, kannst Du einfach eine niedrigere Qualitätsstufe auswählen.

In der Darstellungsqualität hat dies keinen nennenswerten Nachteil, allerdings wird sich die Veränderung deutlich in der Dateigröße zeigen. Bei diesem Programm brauchst Du Dich nicht um Einstellungen wie das Festlegen des Druckbereichs zu kümmern.

Es gibt mehrere Tools, die einen vergleichbaren Funktionsumfang bieten und vergleichbar intuitiv bedient werden können. Solltest Du also Probleme haben, mit dem vorgestellten Tools zurechtzukommen, gibt es noch ein paar Alternativen, die Du ausprobieren kannst.

Bei einer Online Bewerbung erweist sich diese Variante unserer Meinung nach aus einem anderen Grund als sinnvoll: Du kannst so die Anhänge bereits vorbereiten, sodass Du sie nur auswählen und mit dem Anschreiben nur zu verbinden brauchst. Damit kannst Du die veränderbare Version Deiner Online Bewerbung (im DOC-Format) kompakt halten, sodass diese nicht viel Platz auf Deiner Festplatte in Anspruch nimmt. Würdest Du jeweils den Scan Deine Zeugnisse als Bilddatei in das Textverarbeitungsprogramm einfügen, wäre die Datei sehr groß.

Wenn Du eine Bewerbung schreiben solltest und diese an einem anderen Computer ausdrucken möchtest, empfiehlt es sich ebenfalls die Dateien ins PDF-Format umzuwandeln. So kannst Du dem Problem entgehen, dass es beim Öffnen der Datei zu einem Problem kommt.

Fazit

Es gibt verschiedenen Methoden, mit denen Du Zeugnisse und Zertifikate in der Online Bewerbung versenden kannst. Sie sind unserer Meinung in einem unterschiedlichen Maße praktikabel, doch alle führen zu einem Ziel: Du kannst Deine Zeugnisse und Zertifikate in einer Online Bewerbung auf eine ansprechende Art versenden.

Deswegen ist es wichtig, dass Du das Vorgehen wählst, mit dem Du am besten umgehen kannst. Denn häufig kommt es darauf an, dass man schnell eine Online Bewerbung schreiben muss, weil die Deadline kurz bevor steht. Wenn Du eine Methode hast, die Du einfach anwenden kannst und mit der Du Fehler vermeiden kannst, ist das eine gute Voraussetzung, um gute Unterlagen für eine Online Bewerbung zu erstellen.

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