Die Personalverwaltung von heute bzw. deren Mitarbeiter sind die Multitasking-Meister der meisten Unternehmen. Von der Einstellung und der Einarbeitung bis hin zu Mitarbeiterstreitigkeiten über die Arbeitsabläufe oder zur Lohnabrechnung, Personalabteilung Aufgaben sind höchst vielfältig.
Aufgrund dieser Verantwortung gehört das Personalmanagement oft zu den wichtigsten Säulen eines Unternehmens. Wer in der Personalverwaltung arbeitet, kann einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens haben.
Wie schaffen es HR-Abteilungen Zeit zu sparen, um mehr Energie in wirklich wichtige Arbeitsfelder zu stecken und weniger in administrative Tätigkeiten?
Die Digitalisierung verspricht Abhilfe, genauer gesagt das Standardisieren von Prozessen durch moderne HR Software-Systeme.
Die Digitalisierung verspricht Abhilfe, genauer gesagt das Standardisieren von Prozessen durch moderne HR Software-Systeme.
Inhalt
Wie Ihr Unternehmen durch die richtige Personalverwaltungssoftware Zeit und Geld spart
Durch den Einsatz zeitgemäßer Technologien erreichen moderne Unternehmen eine höhere Effektivität und Transparenz in ihren Personalprozessen. Die richtige Personalverwaltungssoftware fördert nicht nur die Eigenverantwortung der Mitarbeiter, sondern entlastet die Mitarbeiter der Personalabteilung. Fortschritte bei Softwarelösungen und neuen Tech-Tools befreien die HR-Mitarbeiter von zeitintensiven manuellen Verwaltungsaufgaben.
Zeitersparnis durch Digitalisierung grundlegender Prozesse
Moderne Personal Software kann vielfältige Aufgaben übernehmen. Darunter fallen etwa Urlaubs– und Terminplanung oder – mithilfe von Buchhaltungssoftware – Gehalts- und Lohnabrechnung.
Die größte Zeitersparnis haben Unternehmen jedoch durch die Möglichkeit, Akten, Verträge und Unterlagen in digitalisierter Form in die Personal Software einzuspeisen. Kommunikation, Abrechnungen, Zeugnisse, Krankschreibungen, Leistungsbeurteilungen etc. können unkompliziert per Mausklick erstellt und in eine digitale Personalakte eingefügt werden.
Dadurch, dass Mitarbeiter mithilfe sogenannter Employee Self Service Systeme selbst wichtige Kontaktdaten oder ihre Bankverbindung einsehen und ändern können, lässt sich viel Zeit sparen. Außerdem gestalten sich alle Abläufe übersichtlich und es besteht keine Gefahr, dass wichtige ausgedruckte Unterlagen verloren gehen.
Schluss mit Papierbergen
Das Hin- und herschicken von auf Papier gedruckten Verträgen und das Warten auf das Eintreffen von Unterschriften kann zeit- und kostenintensiv sein. Tatsächlich besteht ein Großteil der Arbeit in der traditionellen Personalverwaltung in der Bearbeitung von Unterlagen. Für Unternehmen, die eine große Anzahl neuer Mitarbeiter einstellen, wie beispielsweise Praktikanten oder externen Beratern, bietet ein Bewerbermanagement Software einen sofortigen Überblick darüber, wer welche Dokumente erhalten und unterschrieben hat. Dies ist ein direkter Vorteil der Digitalisierung – etwas, das mit Papier nicht möglich ist.
Benachrichtigungsoptionen, darunter E-Mails und Push-Nachrichten, erinnern Bewerber daran, dass Unterschriften fällig sind. Dies spart der Personalverwaltung Zeit und Kosten.
Durch Investitionen in geeignete HR-Software wird auch die Produktivität in der Personalabteilung verbessert. Beispielsweise reduzieren E-Signaturen die Bearbeitungszeiten und entlasten die Mitarbeiter von unnötigen Verwaltungsaufgaben, sodass sie ihr Know-how dort einsetzen können, wo es am nötigsten gebraucht wird.
Durch Investitionen in geeignete HR-Software wird auch die Produktivität in der Personalabteilung verbessert. Beispielsweise reduzieren E-Signaturen die Bearbeitungszeiten und entlasten die Mitarbeiter von unnötigen Verwaltungsaufgaben, sodass sie ihr Know-how dort einsetzen können, wo es am nötigsten gebraucht wird.
Zeitersparnis durch digitalisierte Rekrutierungsmaßnahmen
Moderne Bewerbermanagement Software und digitale Rekrutierungsmaßnahmen sparen Zeit, indem sie in kürzerer Zeit mehr qualifizierte Bewerber ansprechen und bewerten können. Außerdem offenbart der Rekrutierungsprozess potenziellen Mitarbeitern eine Menge: Wenn der Prozess langsam und umständlich ist, wird sich das negativ auf das Image Ihres Unternehmens auswirken. Wenn Sie jedoch einen bequemen, modernen Prozess erstellen können, sind Sie besser positioniert, um Top-Talente anzuziehen und zu binden.
Von dem Moment an, in dem ein Bewerber angesprochen, bis er eingestellt und eingearbeitet wird, stellen digitale und moderne Rekrutierungsmaßnahmen die Weichen für Ihre Arbeitgebermarke. Wenn der Onboarding-Prozess nahtlos, bequem und problemlos beispielsweise über ein Mobiltelefon durchgeführt werden kann, hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck, der dazu beiträgt, sich die Aufmerksamkeit der wenigen Top Talente in Ihrer Branche zu sichern.
In Zeiten der digitalen Transformation ist langwieriger Papierkram besonders für Kandidaten der Generation Y, Digital Natives und Mobile First Millenials eine große Hürde, wenn es darum geht, ob man sich bei einem Unternehmen bewirbt.
Unternehmen, die nicht über moderne Rekrutierungssoftware verfügen, verlieren also wertvolle Zeit, da sie es nicht schaffen, im War for Talents Top Talente schnell für sich zu interessieren und an sich zu binden.
Zeitersparnis durch Risiko- und Fehlerminimierung
Ein weiterer Aspekt, den Sie berücksichtigen sollten, sind die Kosten für Fehler. Manuelle, papierbasierte Prozesse sind zwangsläufig anfälliger für Fehler. Fehlende Dokumente, Seiten oder Signaturen sind diesbezüglich nur einige der Gefahren. Durch automatisierte Prozesse können jedoch Workflow-Regeln implementiert werden, sodass diese Fehler ausgemerzt werden.
Durch moderne Technologie lässt sich auch das Risiko erheblich reduzieren.
Durch moderne Technologie lässt sich auch das Risiko erheblich reduzieren.
Das Risiko umfasst nicht nur Compliance- und aufsichtsrechtliche Verpflichtungen, sondern auch die Folge von Missmanagement. Neben der Prüfung durch interne und externe Prüfer können HR-Abteilungen auch Rechtsstreitigkeiten ausgesetzt sein. Falsch eingereichte Unterlagen zum Beispiel setzen die Organisation der Gefahr aus, nicht nachweisen zu können, dass Prozesse wie zum Beispiel Kündigungen im Einklang mit den geltenden Gesetzen durchgeführt wurden.
Eine für den Mitarbeiter einsehbare elektronische Personalakte oder moderne Zeiterfassungssysteme minimiert zusätzlich das Risiko, sich in Zukunft wegen arbeitsrechtlicher Unstimmigkeiten verantworten zu müssen – ein Vorgang, der ansonsten viel Zeit und Ressourcen in Anspruch genommen hätte.
Fazit
Durch die Digitalisierung grundlegender Prozesse der Personalverwaltung können Firmen viel Zeit sparen. Moderne HR Software bietet Unternehmen vielfältige Vorteile. Darunter fallen Zeitersparnis etwa durch eine elektronische Personalakte, die mithilfe von Employee Self Service unkompliziert aktualisiert werden kann und umständlichen Papierkrieg unnötig macht, moderne Zeiterfassungssysteme oder die Zeitersparnis im War for Talent durch digitale, automatisierte Rekrutierungsmaßnahmen und moderne Bewerbermanagement Software.
Zu alledem kommt hinzu – und das kann nicht genug betont werden -, dass Zeiteinsparungen immer mit Einsparung finanzieller Ressourcen einhergehen. Denn wie gesagt, Zeit ist Geld!
Zu alledem kommt hinzu – und das kann nicht genug betont werden -, dass Zeiteinsparungen immer mit Einsparung finanzieller Ressourcen einhergehen. Denn wie gesagt, Zeit ist Geld!
