Die klassischen Aufgaben eines HR Managers – Wunsch vs. Realität

Ein HR Manager startet in der Regel mit festen Vorstellungen in seinen Beruf. Das hat auch seine Gründe, denn während der Ausbildung und des Studiums werden die Führungspersönlichkeiten der Personalabteilung gezielt auf eine Vielzahl von verschiedenen HR Manager Aufgaben vorbereitet. Diese umfassen nicht nur administrative Aufgaben, sondern auch strategische Elemente der Unternehmensführung.

Gemäß des modernen Bildes einer innovativen Unternehmensführung sollen sich HR Manager nicht nur um Personalbeschaffung und Personalverwaltung kümmern, sondern auch um die operative Personalarbeit. Dazu gehört beispielsweise die Mitarbeiterbindung, aber auch das Employer Branding im Zusammenspiel mit der Unternehmenskultur. Man könnte also, im klassischen Sinne eines modernen Bildes, vielmehr vom HR Consulting sprechen als von der Personalabteilung.

Das Bild wandelt sich, aber nur langsam

Erhebungen und Statistiken zeigen, dass sich das Wunschbild der jungen HR Manager noch sehr weit entfernt von der Realität befindet. In der Regel kümmert sich die Personalabteilung eines Unternehmens noch immer um die klassischen administrativen Aufgaben. Die operative Ebene wird entweder als ein Teil der Geschäftsführung gesehen, oder einfach nicht beachtet. Das ist aber ein signifikanter Fehler.

Die Führungsebene eines Unternehmens ist schlichtweg nicht in der Lage, die entsprechenden Prozesse anzustoßen. Denn gerade bei großen Unternehmen ist die Führungsetage zu weit entfernt von den Mitarbeitern. Hier ist die Personalabteilung häufig der Mittler, wird aber nicht minder häufig übersehen oder ignoriert. Viele Unternehmen sehen die klassischen Aufgaben eines Personalers noch immer im eher administrativen Bereich.

Das ist auch dann der Fall, wenn die Personalabteilung eigentlich für die operativen Aufgaben zuständig ist. Hier ergibt sich dann sehr oft das Bild, dass die Personalabteilung eine duale Funktion erfüllen muss. Dieser ist sie aber nur selten gewachsen, denn sie verfügt nicht über die notwendigen Ressourcen. In diesem Falle müssten die Personaler die operativen und die administrativen Aufgaben zeitgleich erfüllen.

Das alles natürlich, bei einer gleichbleibenden Verteilung der Ressourcen. Das schafft so gut wie kein Unternehmen, und auch keine einzelne Abteilung. Die Lösung könnten vor allem Automatisierungen sein. Die Lohnabrechnung kann vom Unternehmen outgesourced, oder aber automatisiert werden.

Dasselbe gilt für die Erfassung der Krankheitstage und der Arbeitszeiten. Diese kleinen Aufgaben des Alltags sind sehr wichtig, verbrauchen aber ungemein viele Ressourcen und binden Kräfte. Dennoch gehören sie gerade in Deutschland noch immer zu den Aufgaben, die ein Personaler jeden Tag erfüllen muss.

Wie könnten die HR Manager Aufgaben effektiver verteilt werden?

Neben der Automatisierung wäre natürlich eine Erweiterung der Personalabteilung eine Lösung. Doch das entspricht in der Regel nicht den Zielen des Unternehmens und ist zudem mit teilweise hohen Kosten verbunden. Die Automatisierung täglicher Prozesse ist die einzige effektive Lösung, um die Ressourcen und die Möglichkeiten einer modernen Personalabteilung mit Führungseffizienz nutzbar zu machen.

Dass es hier Bedarf, aber auch viele Möglichkeiten gibt beweisen Studien immer wieder. Laut Umfragen sehen viele Führungskräfte die Arbeit ihrer Personalabteilung noch immer weitestgehend negativ. Das hat den Hintergrund, dass die Führungskräfte dem ähnlichen Dilemma unterliegen wie die jungen Berufseinsteiger im Controlling. Sie erwarten, dass Aufgaben und Methoden innovativ umgesetzt werden.

Die Realität ist anders, als erhofft

Doch die tägliche Arbeit blockiert das Ergebnis, welches die Personaler eigentlich liefern könnten. Dieser Fakt wird aber gerne und häufig schlichtweg übersehen. Als Haupthindernis für die Weiterentwicklung der Personalabteilung werden die Kosten angeführt, welche im schlechtesten Falle den Ertrag übersteigen würde.

Doch der aktuelle Fachkräftemangel sorgt dafür, dass sich dieses Bild langsam aber sicher wandelt. Viele Unternehmen erkennen, dass eine zielgerichtete Werbung nach Fachkräften immer wichtiger ist. Die Mitarbeiter von heute erwarten nicht nur, dass sie eine Arbeit bekommen. Vielmehr haben sie gezielte Anforderungen, wollen sich mit dem Unternehmen identifizieren können und erwarten einen wirklichen Mehrwert für ihr Leben durch die Arbeit.

Employer Branding und Mitarbeiterbindung sind nicht mehr ein Kann-Faktor, sondern werden zu einem Muss-Faktor, wenn ein Unternehmen seinen Kunden eine gleichbleibend hohe Qualität bieten möchte. Die Personalabteilung muss hier weniger als administrative Einheit, sondern vielmehr als ein operativer Teil der Unternehmensführung gesehen werden.

Welche Aufgaben kann die operative Personalarbeit erfüllen?

Neben der klassischen Personalverwaltung kann die Personalarbeit noch viele weitere Aufgaben übernehmen. Dabei bleiben die administrative Aufgaben natürlich ein wichtiger Bestandteil der täglichen Arbeit. Doch im besten Falle wird diese durch Maschinen, oder durch zusätzliche Angestellte übernommen. Die wichtigste Aufgabe einer auf moderne Art und Weise tätigen Personalabteilung ist vielmehr die Bindung der bestehenden Mitarbeiter, sowie die operative Personalarbeit.

Man kann also sagen, dass die internen und die externen Effekte der täglichen Arbeit der Personalabteilung deutlich gestärkt werden. Es geht nicht mehr nur darum, die Mitarbeiter zu verwalten. Vielmehr geht es bei der Arbeit der Controller um Integration, Marketing und die Sicherung von wertvollen Ressourcen. Denn in der nahen Zukunft wird die Ressource Mensch immer wertvoller.

Die HR Manager Aufgaben werden vielfältiger

Der Fachkräftemangel sorgt dafür, dass für hochwertig qualifizierte Mitarbeiter schon heute attraktive Umgebungen geschaffen werden müssen. Es ist nicht mehr so leicht wie früher, einen engagierten, motivierten und qualifizierten Mitarbeiter zu finden. Je gefragter die Qualifikation ist, umso schwerer ist auch die Anwerbung des Mitarbeiters. Hier muss ein HR Manager sicherstellen, dass der gebotene Arbeitsplatz auch wirklich attraktiv genug ist.

Ist die Fachkraft erst einmal angeworben, dann geht es vor allem darum diese so lange wie möglich zu binden. Denn die Fachkraft verfügt über genügend Wissen und ist bereits eingearbeitet. Sie wird über lange Zeit hinweg einen wirklichen Mehrwert für das Unternehmen generieren. Diese Ressource muss möglichst lange im Unternehmen erhalten bleiben. Auch das ist ein Bestandteil der operativen Arbeit eines Personalers.

Wie lange müssen HR Manager noch warten?

Das ist eine gute Frage. Bis es in Deutschland wirklich soweit ist und Personaler als operative Einheit oder sogar als Bestandteil der operativen Geschäftsführung gesehen werden vergeht wohl noch einige Zeit. Die Gründe dafür sind vielfältig. Einer der Gründe ist auch die Unternehmenslandschaft in Deutschland. Während größere Unternehmen und Konzerne langsam aber sicher entsprechende Schritte unternehmen, oder schon unternommen haben, sind es vor allem die mittelständischen Unternehmen bei denen noch Nachholbedarf besteht.

Das hat den einfachen Hintergrund, dass es für kleinere und mittlere Betriebe nur wenig Anreize gibt alleine etwas zu ändern. Hier kommen die Veränderungen hauptsächlich von den Verbänden und den Innungen. Ein praktisches Beispiel sind die Kampagnen der Handwerkskammern. Hier wird mehrfach auf die Veränderungen hingewiesen und aktiv für Ausbildungsplätze und Lehrstellen geworben.

Externe Dienstleister sorgen in kleinen Betrieben für mehr Effektivität

Das Employer Branding und die Unternehmenskultur lassen sich gerade bei kleinen Betrieben nur auf einer individuellen Basis verändern. Denn häufig sind diese Unternehmen noch im Besitz der Gründerfamilie. Hier gibt es feste Muster, so gut wie keinen Austausch auf internationaler und nationaler Ebene und gerne läuft alles wie bisher. Die Personalverwaltung zu verändern kann hier zu einer echten Herausforderung werden.

Doch gerade für kleinere Unternehmen, die stark unter dem Fachkräftemangel leiden, hat sich das HR Consulting als echte Lösung entwickelt. Dabei übernehmen externe Dienstleister wichtige Aufgaben wie die Personalbeschaffung, oder Schulen die Mitarbeiter der Personalabteilung. Auch für kleine Unternehmen kann sich das lohnen. Gerade weil hier administrative Aufgaben noch immer manuell erledigt werden müssen, bleibt durch die Schulung oder die Auslagerung einzelner Dienstleistungen genügend Zeit zur Bewältigung des betrieblichen Alltags.

Die Zukunft wird das Personalcontrolling nachhaltig verändern

Das die tägliche Arbeit eines Personalers nachhaltig verändern wird, steht letztlich außer Frage. Schuld daran ist nicht nur der Fachkräftemangel. Von den nachfolgenden Generationen wird erwartet, dass sie noch orientierter und besser vorbereitet in die Arbeitswelt starten kann. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass diese Generation für ihr Wissen und ihre Qualifikationen auch einen entsprechenden Gegenwert erwartet.

Für Unternehmen wird es immer schwieriger entsprechende Arbeitsplätze anzubieten. Es geht nicht mehr nur um den Wert der Arbeit an sich. Begriffe wie Sabbatical, aber auch der Wunsch nach flexiblen Arbeitszeiten und einer angemessenen Entlohnung werden in den folgenden Zeiten die größten Herausforderungen sein denen sich ein Unternehmen stellen muss.

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter, sowie der Ruf und die Außendarstellung des Unternehmens müssen einfach stimmen damit die Arbeitnehmer auch in der Zukunft gerne und in großer Zahl zur täglichen Arbeit gehen.

Fait – Das Personalcontrolling ist dann keine rein administrative Einheit mehr

Die Personalabteilung hier als eine rein administrative Einheit zu sehen wäre zu diesem Zeitpunkt eine verfehlte Unternehmenspolitik. Nur wenn die Unternehmen rechtzeitig reagieren und ihren Personalern genügend Freiräume lassen, können entsprechende Lösungen zeitnah umgesetzt werden. Wer heute schon am Fachkräftemangel mosert und meckert, der kann hier nur durch effektive Lösungen gegensteuern.

Deswegen ist es so wichtig, dass das Unternehmen mit der Hilfe der Personalabteilung die Synergieeffekte aus der Nähe zu den Mitarbeitern und der Nähe zur Unternehmensführung nutzt. Die operativen Aufgaben der Personaler werden anwachsen, und damit auch die Ansprüche. Die Verteilung der Aufgaben, sowie die Anwerbung von neuen Fachkräften und die langfristige Bindung von Mitarbeitern werden die tägliche Arbeit eines Personalers bald sehr viel stärker Prägen, als es heute der Fall ist.