Leistungsbeurteilung

Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens hat ein Anrecht auf eine Leistungsbeurteilung, also das Recht darauf zu wissen, ob seine Arbeit geschätzt wird und wo er steht. Durch die institutionalisierte Form des Mitarbeitergesprächs wird ein sanfter Druck auf die Vorgesetzten ausgeübt, sich Zeit für Gespräche zu nehmen. Es verpflichtet aber auch Mitarbeiter zu Engagement und der Nutzung der Gesprächsangebote.

Mitarbeitergespräche als Führungsinstrument bewirken nicht per se Wunder. Wenn aber nebst den Gesprächen während des Jahres auch an der Kommunikationskultur, dem Arbeitsklima, der Vertrauensbasis und am Respekt für Menschen und deren Leistungen gearbeitet wird, führen regelmäßige Mitarbeitergespräche zu einer Verbesserung des Vorgesetzten-Mitarbeiter-Verhältnisses. Sie fördern das Vertrauen zueinander. Mitarbeitergespräche sollten in einem festen Rhythmus geführt werden. So stellen Sie sicher, dass diese wichtigen Gespräche nicht im Tagesgeschäft untergehen und auch wirklich zur Mitarbeitermotivation beiträgt.

Darum sind Mitarbeitergespräche so wichtig

Das Mitarbeitergespräch steht für einen regen Austausch über arbeitsrelevante Themen zwischen Mitarbeitern und deren Führungskräften. Daher ist das Mitarbeitergespräch und die Leistungsbeurteilung im Human Resources Bereich ein wichtiger Grundstein für die Maßnahmen der Personalentwicklung. Dazu gehört auch das Kritikgespräch.

Grundsätzlich trägt der Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern zur Steigerung des Vertrauens, der Mitarbeitermotivation , der Kommunikation und einer positiven Zusammenarbeit bei. Ist ein vertrauensvolles Verhältnis als Voraussetzung gegeben, profitieren sowohl das Arbeitsklima, das Leistungsbewusstsein, die Mitarbeiterbindung, als auch die professionelle Beziehung zwischen Mitarbeiter und Führungskraft.

Zudem deckt das Gespräch etwaige Entwicklungsmöglichkeiten für Mitarbeiter im Unternehmen auf und kann auch Konflikte aus dem Weg räumen. Natürlich müssen die angesprochen Punkte absolut vertraulich behandelt werden, darum sollte das Gespräch auch unter vier Augen stattfinden, vor allem wenn es sich um ein Kritikgespräch handelt.

Die verschiedenen Arten und Gründe

Unterschieden wird bei mitarbeiterbezogenen Gesprächen zwischen anlassbezogenen und institutionalisierten Gesprächen.

Das anlassbezogene Mitarbeitergespräch

Wie der Name schon sagt, diese Art des Austauschs kommt nur bei einem konkreten Anlass zur Anwendung. Dabei muss eines solchen Gesprächs nicht immer von der Führungskraft ausgehen. Der Wunsch eines Mitarbeiters kann ebenso der Auslöser dazu sein. Gründe finden sich auf beiden Seiten.

Diese sind beispielsweise:

  • Änderung von Arbeitsgrundlagen oder -Abläufen
  • Verhalten von Führungskräften bzw. Mitarbeitern
  • Leistungskontrolle und Zielvereinbarung
  • Absenzen wie Unfälle und Krankheiten

Bei einem anlassbezogenen Mitarbeitergespräch kann es sich im konkreten Fall um ein Informations-, Konflikt-, Abmahnungs-, Anerkennungs- oder Kritikgespräch handeln.

Das institutionalisierte Mitarbeitergespräch

Institutionalisierte Mitarbeitergespräche haben meist einen bestimmten Zeitraum als Gesprächsmittelpunkt und sollten in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Da Führungskräfte hier mit mehreren Mitarbeitern in den aktiven Austausch treten, werden sie dadurch stark belastet.

Um den Rahmen des institutionalisierten Mitarbeitergesprächs und einen Gesprächsleitfaden zu bilden empfiehlt sich ein Bewertungsbogen. So gehen keine relevanten Punkte vergessen. Als zentraler Grund für ein solches Gespräch gilt die Sicherstellung, dass Führungskräfte und Mitarbeiter am selben Strang ziehen.

Weitere Gründe für die Auseinandersetzung können folgende Punkte sein:

  • Zielvereinbarung und -kontrolle, Mitarbeiterbeurteilung
  • Planung und Kontrolle von Personalentwicklungsmaßnahmen
  • Allgemeine Karriereplanung
  • Leistungs- und Verhaltensbeurteilung
  • Allgemeines Ideen Monitoring
  • Allgemeines Feedback

Weit verbreitete Fehler bei der Leistungsbeurteilung

Gut gedacht und schlecht gemacht könnte dabei das Fazit lauten. Aber was funktioniert an den üblichen Methoden nicht? Wieso beeinträchtigt sie oft die motivierende Wirkung der Leistungsbeurteilung?

Wie Erfahrungen aus dem Unternehmensalltag zeigen, liegt es hauptsächlich an vier Fehlern:

  1. Leistungsbeurteilungen finden oft zu selten statt.
  2. Leistungsbeurteilungen sind oft intransparent.
  3. Leistungsbeurteilungen sind zu wenig individuell.
  4. Führungskräfte sind oft schlecht vorbereitet.

Fehler 1: Leistungsbeurteilungen findet nur einmal im Jahr statt

Das allgemeine Feedback, also Lob oder Kritik, wirkt nur, wenn es zeitnah erfolgt. Ein Merkmal guter Führungskräfte ist, dass sie ihre Mitarbeiter oft und konkret loben. Wenn nötig sprechen sie auch immer wieder Verbesserungspotenziale unter vier Augen an. Ein Feedback anzunehmen und zu verinnerlichen fällt leichter, wenn das Ereignis, auf welches sich das Feedback bezieht, noch in frischer Erinnerung ist.

Kämen Sie ernsthaft auf die Idee, Ihrem Kind oder Partner einmal pro Jahr zusammengefasst für seine Mühen zu danken und ihm parallel dazu alle bis dahin unterlaufenen Fehler zu unterbreiten? Eine jährliche Mitarbeiterbeurteilung würde dem in etwa gleichkommen. Der Mitarbeiter kann sich wahrscheinlich kaum mehr an die Ereignisse erinnern, welche die Grundlage für seine Bewertung bilden. Selbst wenn er es doch könnte, ein Monate später geäußertes Lob klingt nicht ehrlich. Im Nachhinein geübte Kritik wirkt dem gegenüber wie eine Abrechnung.

Aus diesem Grund haben bereits einige große Unternehmen wie Microsoft oder Google das jährliche Mitarbeitergespräch und die Leistungsbeurteilung abgeschafft. Die halbjährlichen oder quartalsweisen Gespräche bilden da eine nahe liegende Alternative. Arbeiten Abteilungen im Projektgeschäft, können Projekte beispielsweise nach Abschluss immer bewertet werden. Wöchentliche Fünf-Minuten-Gespräche mit jedem Mitarbeiter sind eine weitere Alternative und wurden schon in mehreren Unternehmen eingeführt.

Fehler 2: Beurteilungen kommen nicht transparent zustande

Mangelnde Transparenz ist einer der Hauptgründe, weshalb die Leistungsbeurteilung durch die Mitarbeiter als ungerecht empfunden wird. Wie Untersuchung gezeigt haben, wird faires Verhalten im Mitarbeitergespräch aber wesentlich höher eingestuft. Auf die Mitarbeiterzufriedenheit hat es sogar einen größeren Einfluss als die Bewertung selbst oder allfällige Bonuszahlungen.

Welche Faktoren bei der Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter Einfluss auf seine Bewertung genommen haben, möchte jeder Mitarbeiter nachvollziehen können. Er möchte wissen, welche Ziele er konkret erfüllt hat und welche nicht. Dasselbe gilt für die Erbringung überdurchschnittlicher Leistung oder wo Fehler gemacht wurden. Eine solche Mitarbeiterbeurteilung wird vom Mitarbeiter letztendlich als subjektiv wahrgenommen und mit mangelnder Sympathie des Chefs verknüpft.

Eine Mehrheit der in Umfragen befragten Mitarbeiter erwähnen, dass sie gerne transparente Beurteilungen wahrnehmen würden. In der Realität erleben aber nur Wenige eine solche Offenheit. Dabei würde genau eine solche Mitarbeiterbeurteilung die Mitarbeitermotivation fördern.

Ein Schritt in die richtige Richtung kann daher nur eine häufigere und regelmäßigere Beurteilung sein. Sich auf konkrete Situationen zu beziehen fällt leichter, wenn der Zeitraum der Beurteilung relativ kurz ist. Überhaupt sollten sich Führungskräfte im Idealfall laufend Notizen über die Leistung eines Mitarbeiters machen. Worauf sich Kritik und Lob bezieht kann so anhand von konkreten Beispielen nachvollziehbar begründet werden. Dasselbe gilt für Lob für überragende Leistungen.

Die Dokumentation von klar definierten Zielen gehört ebenso zur Transparenz der Beurteilung. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter zu hundert Prozent wissen muss, worauf seine nächste Beurteilung gründet und woran er gemessen wird. Genauso müssen die Bewertungskriterien konkret geklärt sein, also was genau bedeutet beispielsweise „Belastbarkeit“. Wird dabei durch die Führungskraft nur das Verhalten eines Mitarbeiters in stressigen Situationen beurteilt oder wird für die Top Bewertung von ihm auch das zusätzliche leisten von Nachtschichten im Notfall erwartet?

Fehler 3: Identische Bewertungssysteme für alle Mitarbeiter

Die Belegschaften sind vielfältiger geworden. Daher sollten auch Unternehmen bereit sein ihre Mitarbeiter so individuell zu behandeln wie ihre Kunden. Die Konsequenz daraus ist, dass ein standardisierter Bewertungsbogen den verschiedenen Anforderungen von Mitarbeitern über alle Abteilungen eines Unternehmens hinweg nicht mehr gerecht wird.

Ein Call-Center-Mitarbeiter nimmt ganztags telefonische Bestellungen auf und gibt sie ins System ein. Diesen Mitarbeiter auf seine Kreativität zu beurteilen ist nicht sinnvoll. Oder der Top-Vertriebler. Er ist 50 bis 60 Stunden in der Woche permanent unterwegs. Über die Belastbarkeit dieses Mitarbeiters zu urteilen ergibt wohl wenig Sinn. Das soll zum Ausdruck bringen, dass ein Mitarbeiter von allgemeinen Zielvorgaben, die er in seinem Aufgabenbereich sowieso nicht erfüllen kann, wohl wenig hält.

Einer der Schlüssel zur Mitarbeitermotivation sind individuelle Zielvereinbarungen und individuelle Bewertungen. Also müssen für unterschiedliche Bereiche unterschiedliche Bewertungssysteme entwickelt werden. Dazu gehört individueller Beurteilungsbogen für Mitarbeiter. Denn in diesem Zusammenhang muss eine Führungskraft einen Beurteilungsbogen für Mitarbeiter mit unterschiedliche Kennzahlen anwenden können. Dadurch bekommen Führungskräfte mehr Spielraum und können Zielvereinbarungen nach ihrem Ermessen exakt auf ihre Mitarbeiter zuschneiden.

Fehler 4: Mitarbeitergespräche werden schlecht vorbereitet

In der Regel häuft sich die Arbeit von Führungskräften zum Jahresende hin. Müssen sie dann noch Beurteilungen für fünf, zehn, zwanzig oder noch mehr Mitarbeiter vorbereiten ist das eine zusätzliche Belastung. Zumal die Gespräche dann noch nicht einmal geführt sind. Was also sind die Folgen? Oft verkommen die Mitarbeitergespräche und Leistungsbeurteilungen zu reinen Alibiübungen und werden wie am Fließband abgewickelt die keinem weh tun. Im Vordergrund steht dann, dass die Angelegenheit vom Tisch ist und dabei nicht allzu viel Unruhe während des wichtigen Jahresendgeschäfts entsteht.

Als Instrument zur Motivation wird aber die Leistungesbeurteilung der Mitarbeiter ohne intensive Vorbereitung jedes einzelnen Gesprächs nicht funktionieren. Durch einen bürokratischen Akt lässt sich keine Wertschätzung vermitteln, auch wenn das Bewertungssystem noch so ausgeklügelt ist. Dieses Dilemma lässt sich durch wirkungsvollere Leistungsbeurteilungen lösen. Dabei muss aber auch der Arbeitsaufwand akzeptabel sein.

Fazit

Mitarbeitergespräche dürfen nicht unterschätzt werden. Das gilt für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Für Klarheit und eine gute Stimmung im Team sorgt eine gute Vor- und Nachbearbeitung. Mitarbeitergespräche werden nicht umsonst als eines der wichtigsten Führungsinstrumente beschrieben.

Natürlich können auch bei einer optimalen Vorbereitung Dinge schiefgehen. Das sollten Sie immer im Hinterkopf haben. Kern der Sache ist schließlich, dass hier zwei Menschen aufeinander treffen, die das Gespräch in der Regel aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten. Also ist es wichtig zu versuchen, die Position des Gegenübers zu verstehen und möglichst uneingenommen in das Gespräch zu gehen.

Das wichtigste ist wahrscheinlich, dem Anderen zu vermitteln, dass einem ernsthaft etwas an dem Gespräch liegt. Dieses Gefühl lässt sich am besten durch eine gute Vorbereitung vermitteln.

Nimmt man sich die Tipps zu Herzen und prüft die eigene Kommunikationsweise kritisch auf Fehlerquellen, ist man auf einem guten Weg. Schließlich sind Mitarbeitergespräche die Grundlage für eine erfolgreiche und vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Auch um ein schwieriges Kritikgespräch werden Sie manchmal nicht herumkommen. Deshalb sind Mitarbeitergespräche unbedingt immer sachlich, freundlich und ergebnisorientiert zu führen.

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3 Kommentare zu „Leistungsbeurteilung“

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