Employee Self Service kann Ihr Unternehmen revolutionieren! Wenn es richtig gemacht wird. Do It Yourself ist in vielen Bereichen unseres Lebens die Norm, und dies gilt jetzt auch für Personalabteilungen. Immer mehr Unternehmen jeder Größenordnung setzen auf Self-Service-Anwendungen, um Kosten zu senken und Personalfachleute für die Rekrutierung und Bindung ihrer technisch versierten Mitarbeiter zu gewinnen.
Vor allem in kleinen Unternehmen, in dem Eigentümer und Schlüsselmitarbeiter mehrere Hüte tragen, kann die Verlagerung bestimmter Funktionen auf ein ESS System dazu führen, dass diese Schlüsselpersonen mehr Energie in das Kerngeschäft des Unternehmens investieren können.
Aber nicht jedes Unternehmen macht es richtig. In den meisten Fällen starten die Personalabteilungen diese internetbasierten Dienste vorschnell – ohne viel Fachwissen und Planung. Dies kann über kurz oder lang zu frustrierten Mitarbeitern führen. Man hat als Ergebnis also genau das, was man durch die Einführung von ESS Diensten vermeiden wollte.
Inhalt
Was ist unter Employee Self Service zu verstehen?
ESS ist eine Funktion, die mittlerweile in den meisten modernen HR-Abteilungen zu finden ist. ESS ermöglicht es Mitarbeitern, verschiedene personalbezogene und aufgabenbezogene Arbeitsschritte zu übernehmen, die andernfalls von Personalern oder Führungskräften erledigt werden müssten. Es soll Unternehmen insbesondere dabei helfen, Arbeitsstunden zu sparen und die Effizienz zu steigern. ESS ist jedoch möglicherweise nicht für jedes Unternehmen geeignet.
Laut Wikipedia ist Employee Self Service eine webbasierte Anwendung, die Mitarbeitern den Zugriff auf ihre elektronische Personalakte und Lohnabrechnungsdetails ermöglicht. Mitarbeiter können Änderungen ihrer persönlichen Daten vornehmen und erhalten Einblick in diverse HR-bezogene Bereiche.
Mithilfe eines ESS Service können Mitarbeiter mit der Personalabteilung in Kontakt treten, ohne physisch anwesend zu sein.
Ein ESS System kann im Intranet eines Arbeitgebers oder über einen Webservice betrieben werden.
Laut Wikipedia ist Employee Self Service eine webbasierte Anwendung, die Mitarbeitern den Zugriff auf ihre elektronische Personalakte und Lohnabrechnungsdetails ermöglicht. Mitarbeiter können Änderungen ihrer persönlichen Daten vornehmen und erhalten Einblick in diverse HR-bezogene Bereiche.
Mithilfe eines ESS Service können Mitarbeiter mit der Personalabteilung in Kontakt treten, ohne physisch anwesend zu sein.
Ein ESS System kann im Intranet eines Arbeitgebers oder über einen Webservice betrieben werden.
Welche Funktionen hat der ESS?
Persönliche Angaben
Die korrekten Daten Ihrer Mitarbeiter sind für die Durchführung verschiedener Personalaufgaben unerlässlich.
Sind die Angaben nicht aktuell, ist die Korrektur dieser Fehler mit unnötiger Arbeit verbunden. Es kommt häufig vor, dass Verträge mehrmals neu gedruckt werden müssen, da in der Adresse fehlerhaft in die elektronische Personalakte eingegeben wurde. Dadurch, dass die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre elektronische Personalakte selbst zu prüfen und zu bearbeiten, kann unnötige Arbeit vermieden werden.
Urlaub
Urlaub in einem Unternehmen zu managen, ist oft weitaus komplexer, als es auf den ersten Blick erscheinen mag. Personalberater und -manager müssen nicht nur alle Urlaubsanträge nachverfolgen, sondern müssen auch feststellen, ob der Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt abreisen kann. Hat er noch gesetzlichen Urlaub? Ist das Team zu diesem Zeitpunkt ausreichend besetzt?
Durch ESS Service können Mitarbeiter eine Kalenderoberfläche verwenden, um Urlaub oder Überstunden zu planen. Der Mitarbeiter klickt auf ein bestimmtes Datum und erhält direkt Rückmeldung, ob und welche Art von Freistellung möglich ist. Wurde Urlaub im System eingetragen, kann anschließend per Mausklick die Genehmigung des Vorgesetzten bzw. der Personalabteilung angefragt werden.
Vermögenswerte
Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern häufig verschiedene Arten von Vermögenswerten zuordnen, die für ihre Arbeit erforderlich sind. Dies kann alles sein, von einem Laptop, einem Auto bis zu einem Zugangsausweis.
Ein ESS System bietet einen genauen Überblick über alle Ihnen zugeordneten Assets. Wenn ein Mitarbeiter sich entscheidet, Ihre Organisation zu verlassen, können Sie schnell die zurückzuverlangenden Assets identifizieren.
Ein ESS System bietet einen genauen Überblick über alle Ihnen zugeordneten Assets. Wenn ein Mitarbeiter sich entscheidet, Ihre Organisation zu verlassen, können Sie schnell die zurückzuverlangenden Assets identifizieren.
Lohn und andere Leistungen
Ein Mitarbeiter kann jederzeit genau nachvollziehen, wie sich seine Abrechnung zusammensetzt. Lohnkosten werden transparent gestaltet. Mitarbeiter sehen die Komponenten, aus denen sich die Lohn- und Gehaltsliste des Unternehmens zusammensetzt. Die Visualisierung für beide Seiten bietet eine bessere Grundlage für die Optimierung von Lohn und Nutzen.
Neben Lohn und Sozialleistungen können die Mitarbeiter überprüfen, welchen wöchentlichen Dienstplan sie befolgen müssen, was besonders bei flexiblen Arbeitszeiten hilfreich ist. Sie können auch Budgets bereitstellen, die die Mitarbeiter für Dinge wie Weiterbildung oder Vermögenswerte verwenden können.
Neben Lohn und Sozialleistungen können die Mitarbeiter überprüfen, welchen wöchentlichen Dienstplan sie befolgen müssen, was besonders bei flexiblen Arbeitszeiten hilfreich ist. Sie können auch Budgets bereitstellen, die die Mitarbeiter für Dinge wie Weiterbildung oder Vermögenswerte verwenden können.
Verträge
Mitarbeiter können jederzeit auf ihre digitale Personalakte zugreifen, um wichtige Dokumente einzusehen – die Details von Arbeitsverträgen, steuerliche Informationen oder Gehaltsschecks.
Leistungsbeurteilungen
Leistungsbeurteilungen lassen sich hervorragend über ESS planen und in die digitale Personalakte einfügen.
Möglicherweise ist je nach Bereich des ESS eine Genehmigung oder ein spezieller Zugangscode erforderlich.
Bei Bereichen, in denen die Mitarbeiter nicht direkt über den ESS Änderungen vornehmen dürfen, gestatten einige HR-Abteilungen den elektronischen Kontakt mit der Personalabteilung. Dies ermöglicht es Mitarbeitern, auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten Nachrichten an die Personalabteilung zu senden. Das spart beiden Seiten Zeit und möglicherweise Ärger.
Welche Ziele hat der ESS?
Grundlegendes Ziel eines Employee Self Service ist das Entlasten der Personalabteilung, indem Effizienz und Transparenz innerhalb von personalwirtschaftlichen Abläufen implementiert werden. Durch das Entlasten der HR-Abteilung werden Zeit und Kosten gespart.
Dass nebenbei die Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter gefördert wird, ist ein willkommenes Nebenprodukt, das bei der Erreichung des Ziels anfällt.
Dass nebenbei die Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter gefördert wird, ist ein willkommenes Nebenprodukt, das bei der Erreichung des Ziels anfällt.
Was sollte man bei der Einführung von EES im Unternehmen beachten?
Festlegen ob die Implementierung eines EES Systems sinnvoll ist
Große Unternehmen in praktisch jeder Branche können von Employee Self Service, manchmal auch HR Self Service, profitieren. Kleine und mittlere Unternehmen in bestimmten Branchen können ebenfalls von ESS profitieren. Bevor Unternehmen in kostspielige Software investieren, um Self-Service-Optionen zu ermöglichen, sollten Unternehmen jedoch die Vor- und Nachteile abwägen und sowohl interne als auch externe Untersuchungen durchführen.
Vorteile von Employee Self Service
Wenn ESS erfolgreich implementiert wurde, kann ein Unternehmen möglicherweise sofort Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen feststellen.
Manager und Mitarbeiter der Personalabteilung beschäftigen sich weniger mit Planung und Planungsproblemen.
Dadurch dass Mitarbeiter in der Lage sind, von überall auf ihre digitale Personalakte Arbeitspläne und andere Informationen zuzugreifen, erleben sie mehr Verantwortung. Das steigert Motivation und Identifikation.
Darüber hinaus können Eingabefehler und andere Fehler vermieden werden, indem die Mitarbeiter ihre Daten selbst übertragen.
Manager und Mitarbeiter der Personalabteilung beschäftigen sich weniger mit Planung und Planungsproblemen.
Dadurch dass Mitarbeiter in der Lage sind, von überall auf ihre digitale Personalakte Arbeitspläne und andere Informationen zuzugreifen, erleben sie mehr Verantwortung. Das steigert Motivation und Identifikation.
Darüber hinaus können Eingabefehler und andere Fehler vermieden werden, indem die Mitarbeiter ihre Daten selbst übertragen.
Nachteile von Employee Self Service
Der größte Nachteil bei der Investition in ESS Systeme ist der erforderliche Zeitaufwand, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter die Verwendung des Systems versteht. Der Rollout-Prozess kann ein Unternehmen sehr viel Zeit und Geld kosten, wodurch diese Ressourcen aus dem regulären Betrieb genommen werden.
Damit sich ein HR Self Service System lohnt, muss es regelmäßig in Anspruch genommen werden. Wenn Mitarbeiter das System beispielsweise nicht vollständig verstehen, können Kommunikationslücken entstehen. Darüber hinaus versuchen einige Mitarbeiter möglicherweise, ältere Systeme und manuelle Prozesse als Workarounds zu verwenden, was zu noch mehr Prozesshindernissen führt.
Damit sich ein HR Self Service System lohnt, muss es regelmäßig in Anspruch genommen werden. Wenn Mitarbeiter das System beispielsweise nicht vollständig verstehen, können Kommunikationslücken entstehen. Darüber hinaus versuchen einige Mitarbeiter möglicherweise, ältere Systeme und manuelle Prozesse als Workarounds zu verwenden, was zu noch mehr Prozesshindernissen führt.
Wenn sich ein Unternehmen für die Nutzung eines HR Self Service Systems entscheidet, muss sichergestellt sein, dass sich alle Mitarbeiter auf derselben Seite befinden und für den Übergang bereit sind.
Interne Recherche
Vor dem Kauf und der Einführung von ESS sollten Arbeitgeber herausfinden, wie häufig Mitarbeiter das System nutzen würden. Während es an jedem Arbeitsplatz eine gewisse Zurückhaltung bei der Anpassung an neue Systeme geben kann, können bestimmte Faktoren die Fähigkeit der Mitarbeiter beeinträchtigen, das System zu verwenden. Dies wirkt sich wiederum auf den ROI aus, den das Unternehmen erwarten kann. Interne Recherchen können einem Unternehmen auch dabei helfen, herauszufinden, welches System am ehesten geeignet ist.
Externe Recherche
Unternehmen sollten externe Recherche durchführen, um die Preise zu vergleichen und die Feinheiten bei der Implementierung eines ESS-Systems von verschiedenen Anbietern herauszufiltern.
Weitere wichtige Fragen sollten sein: Gibt es vergleichbare Unternehmen in meiner Branche, die ESS nutzen? Inwiefern profitieren diese Unternehmen von der Nutzung? Was könnte man besser machen?
Weitere wichtige Fragen sollten sein: Gibt es vergleichbare Unternehmen in meiner Branche, die ESS nutzen? Inwiefern profitieren diese Unternehmen von der Nutzung? Was könnte man besser machen?
Fazit
Employee Self Service hilft dabei, die Kommunikation zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitern zu verwalten. Der Verwaltungsaufwand für die Personalabteilung wird reduziert, indem den Mitarbeitern mehr Verantwortung überträgt.
Überblick über alle relevanten Informationen und Einblick in die digitale Personalakte bilden eine transparente Grundlage für die Kommunikation wichtiger HR-Gespräche über Dinge wie Vergütungen oder Arbeitszeitpläne.
Überblick über alle relevanten Informationen und Einblick in die digitale Personalakte bilden eine transparente Grundlage für die Kommunikation wichtiger HR-Gespräche über Dinge wie Vergütungen oder Arbeitszeitpläne.
