Personalbedarfsplanung – So ermitteln Sie Ihren Personalbedarf

Die Personalbedarfsplanung ist ein wichtiger Bereich der Betriebsführung, denn ohne geeignetes Personal können Aufträge nicht abgearbeitet bzw. generell die Produktion nicht am Laufen gehalten werden. Wer seinen echten Bedarf kennt, der kann nicht nur optimierte Arbeitszeitpläne erstellen, sondern auch seine Ressourcen optimal einteilen, wodurch langfristig hohe Kosten gespart werden können. Vor allem für die Personalbeschaffung ist es unerlässlich möglichst genau den Personalbedarf zu ermitteln, denn nur so ist es möglich zeitnahe das richtige Personal zu finden.

Personalplanung mit Stellenbündel

Bevor es überhaupt an die Personaleinsatzplanung geht, muss vorab ermittelt werden, welche Tätigkeiten in einem Betrieb anfallen. Bei der Zusammenstellung von sogenannten Stellenbündeln werden die Hauptaufgaben erfasst und charakterisiert. Es werden die Anforderungen ermittelt, die es braucht um eine bestimmte Tätigkeit auszuführen. Anschließend können bestimmte Stellen zusammengefasst werden, die später das Stellenbündel ergeben.

Die Erstellung eines Stellenbündels läuft grundsätzlich in zwei Phasen ab:

  1. In der ersten Phase wird eine Ist-Analyse durchgeführt. Dabei wird überprüft, welche Tätigkeiten aktuell in dem Bereich anfallen. Bei der Ist-Analyse wird vor allem auf jene Bereiche geachtet, die mit dem aktuellen Stellenbündel nur schlecht oder sogar unzureichend erfüllt werden.
  2. Anschließend wird das Stellenbündel neu definiert, vor allem in Hinblick auf jene Qualifikationen, die es braucht, damit die Tätigkeitsbereich zukünftig vollständig oder besser erfüllt werden können. Eine regelmäßige Aktualisierung ist zu empfehlen, denn mit einer Änderung etwa in der Produktion, ändern sich oft auch die Anforderungen an Stellen.

Analyse des quantitativen Bedarfs an Personal im Unternehmen

Nach der Stellenbündelung wird der quantitative Bedarf ermittelt. Dabei handelt es sich um den Brutto-Personalbedarf, der sich aus dem eingesetzten Personal und jenem, dass in Reserve vorhanden sein muss zusammensetzt. Das Reservepersonal ist notwendig um Ausfälle etwa durch Krankenstände zu kompensieren. Vom Brutto-Personalbedarf wird der künftige Personalstand abgezogen. Dieser kann ausschließlich geschätzt werden. Zwar haben die meisten Unternehmer nach mehreren Jahren genügend Erfahrung zu welchen Zeitpunkten die Fluktuation am größten ist, allerdings bleiben Zu- und Abgänge im Personal immer ein Risikofaktor.

Wird vom Brutto-Bedarf der künftige Personalstand abgezogen, ergibt sich daraus der Netto-Personalbedarf:

  • Ist der errechnete Wert größer als Null, dann ist in der Regel bei der Personalbeschaffung Handlungsbedarf und Mitarbeiter, die in das Stellenbündel passen, müssen akquiriert werden
  • Ist das Ergebnis unter Null, dann gibt es zu viele Mitarbeiter für die Stellenbündel und es müssen gegebenenfalls Angestellte gekündigt werden.

Ob es tatsächlich zu einer Kündigung kommt, hängt natürlich auch davon ab, wie lange die Mitarbeiter voraussichtlich nicht ausgelastet sein werden, dies ist jedoch nicht mehr direkt Bereich vom Personalcontrolling. Hier spielen auch andere Faktoren eine Rolle, die aktuelle Auftragslage und die zu erwartende Auftragslage.

Quantitative Personalbedarfsplanung in der Praxis

Die quantitative Personalbedarfsplanung arbeitet mit unterschiedlichen Verfahren, bei der Gewinnung von Zahlen. Bei vielen Faktoren wie beim künftigen Personalstand können ausschließlich Schätzverfahren angewandt werden. Daneben liefert aber auch beispielsweise das Personalcontrolling relevante Kennzahlen, die zur Berechnung herangezogen werden können. Nicht zuletzt spielen auch Trendverfahren eine Rolle in der quantitativen Personalplanung.

Ermittlung des qualitativen Personalbedarfs

Für die Personalbedarfsplanung ist unter anderem der quantitative Personalstand erforderlich. Dieser wird in der Regel in drei Schritten ermittelt. Im ersten Schritt wird definiert, welche Leistungen in Zukunft erbracht werden müssen. Diese sind meist abhängig von zukünftigen Produkten oder auch von Aufträgen, die hereinkommen. Anschließend werden die Anforderungen ermittelt, die es braucht, um diese Leistungen erbringen zu können. Aus diesen Anforderungen werden im letzten Schritt die Qualifikationen abgeleitet, die die Mitarbeiter erbringen müssen, um die Aufgaben abarbeiten zu können.

Die qualitative Personalbedarfsplanung ist vor allem wichtig, wenn rechtzeitig Mitarbeiter für Aufträge eingestellt werden müssen. Werden Mitarbeiter nicht zeitnahe gefunden, kann das nicht nur bedeuten, dass Termine nicht eingehalten werden können, sondern sogar, dass Aufträge wieder entzogen werden.

Eine qualitative Personalbedarfsplanung durchführen

Um den qualitativen Personalbedarf zu ermitteln, kommen wiederum unterschiedliche Verfahren zum Einsatz. Eine Möglichkeit ist die Anwendung der Szenariotechnik. Dabei wird unter anderem berücksichtigt, wie die aktuelle Situation ist und wie die mögliche Entwicklung ist. Dabei werden auch unterschiedliche Störfaktoren berücksichtigt und potenzielle Szenarien in der Zukunft definiert. Anhand dieser zukünftigen Szenarien kann ermittelt werden, ober qualitatives Personal noch gesucht werden muss, oder ob das vorhandene Personal mit den Szenarien voraussichtlich klar kommt.

Ein sehr häufiges Verfahren bei der Personalbedarfsermittlung ist die Position Analysis Questionnaire (PAQ). In der PAQ werden Elemente innerhalb einer Tätigkeit definiert, für die bestimmte Anforderungen notwendig sind. Das können spezielle Ausbildungen sein, aber auch praktische Berufserfahrung kann eine dieser Anforderung darstellen. Aus diesen Elementen können später Qualifikationen ermittelt werden, die ein Mitarbeiter für die Durchführung der Aufgabe benötigt. Das arbeitswissenschaftliche Erhebungsverfahren zur Tätigkeitsanalyse ist in seinem Ablauf ähnlich wie das PAQ, wird jedoch fast überwiegend in Produktionsbetrieben eingesetzt.

Es ist grundsätzlich in ein ABC-System gegliedert, dass sich mit drei relevanten Teilen befasst. Dazu gehören das Arbeitssystem, die Aufgabenanalyse und die Anforderungsanalyse. Es gibt einen Raster an Fragen, der 216 sogenannte Items umfasst, bei denen es sich um Merkmale eines Arbeitsplatzes handelt. Bei den Items wird wiederum zwischen unterschiedlichen Ausprägungen unterschieden, die letztendlich ein aussagekräftiges Tätigkeitsprofil ergeben, das später ein Mitarbeiter erfüllen muss.

Der Besetzungsplan als Resultat der Personalbedarfsermittlung

Die Personalbedarfsplanung ist eine wichtige Planungsgrundlage im Unternehmen. Auf dieser Grundlage lässt sich unter anderem der Besetzungsplan erstellen. Dieser legt fest, wann welcher Mitarbeiter anwesend sein muss. Die Planung ermöglicht auch festzulegen, wie die Besetzungsstärke auszusehen hat, damit Aufgaben ordnungsgemäß erfüllt werden können. Dieser Plan kann allerdings nur erstellt werden, wenn bekannt ist, welche Qualifikationen die Mitarbeiter mitbringen müssen, um die Tätigkeiten zu erledigen. Diese Informationen werden in der Personalbedarfsplanung ermittelt.

Um einen einfachen Schichtplan zu erstellen, erscheint dieser Aufwand im ersten Moment sehr hoch. Bei der Erstellung eines Besetzungsplanes sind aber zahlreiche Faktoren relevant, dazu gehören unter anderem auch die gesetzlichen Regelungen, wie lange ein Mitarbeiter arbeiten darf. Auch die betriebliche Infrastruktur spielt eine Rolle, denn die Maschinen müssen optimal ausgelastet sein. Vor allem das Verhältnis von Maschine zu Personal ist oft eine Herausforderung, allem voraus bei einer hohen Auftragsdichte.

Nicht zuletzt ist die Planung des Personalbedarfs relevant für betriebliche Entscheidungen, etwa ob ein Unternehmen vergrößert werden kann, aber auch, ob in manchen Bereichen wie beim Personal Einsparungen getroffen werden müssen.

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