Überstunden erfassen – Weshalb Sie es unbedingt machen sollten

„Liebling, ich komme später- ich muss noch Überstunden machen“
So und ähnlich hören sich viele Gespräche an, wenn der Partner nicht pünktlich zum Abendessen zu Hause sein wird. Was in Zeiten des Wirtschaftswunders noch als Tugend gelten konnte, wird heutzutage eher als Ärgernis oder Belastung wahrgenommen. Der Arbeitgeber ist hier verpflichtet, einige Dinge zu beachten, da er ansonsten im schlimmsten Falle rechtliche Konsequenzen zu verantworten hat.
Der Unterschied zwischen einer Überstunde und Mehrarbeit ist zwar fein, aber für die Berechnung von Ansprüchen oft von essentieller Bedeutung. Nebenher ist das tägliche Limit für die Arbeitszeit von 10 Stunden laut §3 des Arbeitszeitgesetzes (ArbzG) zu beachten.
Hier sollte ein Arbeitgeber, der häufiger Lastspitzen bei der Auftragslage hat, rechtzeitig Vorbereitungen für die einwandfreie Abwicklung treffen. Hierzu gehört, geleistete Zeiten zu dokumentieren, damit ein ordnungsgemäßer Umgang mit zusätzlich geleisteter Arbeit nachgewiesen werden kann. Im Idealfall hilft eine Zeiterfassungssoftware bei der Auswertung der geleisteten Stunden und deren Abbaufristen.

Arbeitsrecht und Überstunden

Die Grundlage für die Berechnung von Arbeitszeit liefert das Arbeitszeitgesetz. Hier wird in §3 festgelegt, dass die Arbeitszeit am Tag 8 Stunden nicht überschreiten soll. Sonderregelungen hiervon sind in bestimmten Branchen zulässig, aber im Voraus zu vereinbaren und festzulegen. Weiterhin ist im Arbeitsvertrag die vereinbarte Wochenarbeitszeit des Mitarbeiters entscheidend.
Diese ist Berechnungsgrundlage für die Feststellung, ab wann eine Überstunde geleistet worden ist. Hier bestehen feine, aber wichtige Unterschiede zwischen den Begrifflichkeiten.
  • Mehrarbeit ist alle Arbeit, die über die Grundlagen des Gesetzes bzw. einem gültigen Tarifvertrag hinausgeht.
  • Überstunden im Arbeitsrecht sind alle Arbeiten, die die vereinbarte Wochenarbeitszeit des Mitarbeiters überschreiten.
Beispiel: Ein Mitarbeiter mit einer arbeitsvertraglich vereinbarten 35-Stunden Woche arbeitet aufgrund betrieblicher Anforderungen in einer Woche 45 Stunden (5×9 Stunden). Hier fallen 10 Stunden (=Überstunden) über die vertraglich vereinbarte Zeit an, aber nur 5 Stunden, die über die arbeitsrechtlich geforderten max. 8 Stunden am Tag hinausgehen.
Eine Überstunde ist finanziell zu betrachten. Hier gelten ggf. Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag, in welchem Umfange diese unentgeltlich zu leisten sind bzw. in welcher Form diese abgegolten werden. Oft ist vorgesehen, dass diese Zeit wieder „abzufeiern“ ist.
Mehrarbeitsstunden sind durch Freizeit auszugleichen, damit der Mitarbeiter Gelegenheit zur Erholung hat. Hier gilt die Regel, dass in einem Zeitraum von 6 Monaten (oder 24 Wochen) die durchschnittliche Arbeitszeit 8 Stunden am Tag nicht überschreiten darf. Dieses bedeutet, dass innerhalb dieses Zeitraums maximal 960 Stunden (24 Wochen x 5 Tage x 8 Stunden) gearbeitet werden dürfen. Dieses bedeutet, dass Überstunden-Auszahlen keine dauerhafte Option ist.

Dokumentation der täglichen Arbeitszeit

Speziell in Betrieben, die mit Gleitzeit arbeiten, ist es sinnvoll, dass Mitarbeiter selbstständig ihre tägliche Arbeitszeit dem Arbeitsanfall anpassen. Eine Dokumentation der täglichen Arbeitszeit mit einer Zeiterfassungssoftware hilft allen Beteiligten, den Überblick zu behalten. Ist diese Software mit einer Stempeluhr gekoppelt, ist ein Nachweis der tatsächlich geleisteten Stunden deutlich einfacher als bei handschriftlichen Notizen.
Für den Mitarbeiter gilt hier, dass bei Streitigkeiten um den Umfang geleisteter Überstunden verlässliche Aufzeichnungen zur Dokumentation der Arbeitszeit essenziell sind. Dies gilt umso mehr, wenn festgestellt werden muss, ob eine Überstunde angeordnet oder stillschweigend geduldet worden ist.
In Betrieben mit einer Zeiterfassungssoftware hat der Arbeitgeber die Möglichkeit der Kontrolle, somit gelten auch nicht angeordnete, aber geduldete Zeiten als stillschweigend genehmigt. Da der Arbeitgeber haftbar ist, wenn der Arbeitnehmer gegen das Arbeitszeitgesetz verstößt, muss diese mit „Wissen und Wollen“ des Arbeitgebers erbracht werden (BAG 15.06.1961, AP Nr. 7 zu §254 ZPO – Zivilprozessordnung).
Dieses betrifft insbesondere das oft gut gemeinte „länger dableiben, um noch fertig zu werden“.
Eine Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit besteht in ab dem 1.1.2015 für einige Branchen und gilt ebenfalls für Minijobber. Grundlage ist hier das geänderte Tarifautonomie-Gesetz.

Ausgleich und Überstunden auszahlen lassen

Was für den Arbeitnehmer als bequeme Möglichkeit zur Gehaltsaufbesserung klingt, ist für den Arbeitgeber weniger bequem: Die Auszahlung geleisteter Stunden.
Sofern kein Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag eine abweichenden Regelungen trifft, ist eine Überstunde nicht automatisch mit Zuschlägen ab zu gelten.

Arbeitsvertraglich zulässig sind Klauseln, die festlegen, dass die ab und an anfallende Überstunde mit dem Gehalt abgegolten ist. Diese müssen jedoch genau spezifiziert sein, da die Klausel sonst unwirksam ist. Dies trifft die beliebte Klausel „Anfallende Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“, die in vielen Verträgen zu finden ist.
Besser ist es, wenn man Überstunden, anstatt sie aus zu zahlen, mit Freizeit für den Arbeitnehmer ausgleicht, damit sich dieser ausreichend erholen kann. Dies gilt speziell in Bereichen, wo „die paar Überstündchen“ gleichzeitig Mehrarbeiten darstellen und somit zwangsweise mit Freizeit (§3 ArbzG) auszugleichen sind.

Hier gelten verschiedene Fristen: Gesetzlich verjähren Ansprüche auf Auszahlung einer Überstunde nach 3 Jahren. Arbeitgeber können hier verschiedene Regelungen treffen und diese Zeiträume auf 3 Monate verkürzen oder mit Regelungen zu Arbeitszeitkonten variabel gestalten.

Sonderregelungen und Grenzfälle im Arbeitszeitgesetz bei Überstunden

Für einige Branchen gelten Sonderregelungen. Diese werden im §7 des ArbzG festgelegt. Hier werden für einige Branchen und Bereiche, die eine ununterbrochene Versorgung mit Dienstleistungen verlangen, Ausnahmen definiert. Bei Tätigkeiten, die zum Teil aus Bereitschaftsdienst bestehen, dürfen maximale Dienstzeiträume auch über 10 Stunden am Stück hinaus verlängert werden.

Sonn- und Feiertagsarbeit zählt ebenfalls zu den oft strittigen Punkten. In §10 ArbzG sind Branchen definiert, die von den üblichen Restriktionen des §3 ausgenommen sind. Dieses betrifft Bereiche wie Polizei, Rettungsdienste, medizinische Versorgung oder Tierhaltung sowie den großen Sektor der Infrastruktur-Dienstleistungen. Hierzu gehören Verkehrsbetriebe, Energieversorger und Rundfunk.

Folgen bei Nichtbeachtung

Die Folgen von nicht eingehaltenen Arbeitszeiten und Ruhezeiten werden oft unterschätzt. Diese beginnen bei unzufriedenen, nicht eingehaltenen Arbeitszeiten und Ruhezeiten werden oft unterschätzt. Diese beginnen bei unzufriedenen, nicht ausgeruhtem Personal, welches nicht so leistungsfähig ist, wie es sein könnte. Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz drohen dem Arbeitgeber nach §22 ArbzG Geldbußen bis zu 15.000 €. Wiederholungsfälle sind sogar als Straftat zu bewerten.

Fazit

Aus diesem guten Grund liegt es im Interesse jedes Arbeitgebers, eine Dokumentation der Arbeitszeit vorzuhalten, nicht nur, wenn eine Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit besteht.
Eine monatliche Übersicht über die Abweichungen der jeweiligen Mitarbeiter hilft, den Überblick zu behalten und potentiellen Verletzungen der erlaubten Zeiten frühzeitig entgegenzuwirken.
Motivierte und erholte Mitarbeiter stellen das Kapital einer jeden Firma dar. Auch die sogenannten Workaholics sollten beizeiten an ein Leben neben der Arbeit erinnert werden, bevor der Arbeitseifer nahtlos in einen Burn-Out übergeht.

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1 Kommentar zu „Überstunden erfassen – Weshalb Sie es unbedingt machen sollten“

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