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Was ist HR Outsourcing?
Einige HR Services, die von HR Outsourcing Unternehmen angeboten werden, sind:
- Rekrutierung, Schulung und Entwicklung
- Überwachung der Organisationsstruktur und des Personalbedarfs
- Verfolgung der Ziele, Ziele und Strategien von Abteilungen
- Programme zur Mitarbeiterorientierung
HR Outsourcing kann auf vielerlei Weise erfolgen:
HR Outsourcing von einzelnen Geschäftsprozessen (auch als BPO bezeichnet), bei dem externe Dienstleister einzelne, diskrete HR-Aktivitäten verwalten, z.B. die Verwaltung der Personalabrechnung oder die Einstellung von Personal oder die gesamte Personalabteilung.
Shared Service HR Outsourcing, bei dem nur die Transaktion oder die administrativen Elemente der HR-Aktivitäten an externe Dienstleister vergeben werden. Dies kann die persönliche Schnittstelle zu Mitarbeitern beinhalten.
Anwendungs- (und Anlagen-) Service HR Outsourcing, bei dem externe Anbieter die technologische (und physische) Infrastruktur zur Unterstützung der Personalaktivitäten betreuen. Dies kann z. Bsp. durch Implementierung, Wartung und Pflege von moderner HR-Software geschehen.
Besonders häufig ausgelagerte HR-Aktivitäten sind:
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Rekrutierung in hohem Umfang
- Verwaltung von Boni
- Verwaltung der Mitarbeiterlebenszyklusaktivitäten
- Arbeitsrechtliche Bestimmungen
- Ausbildung
Ziele von HR Outsourcing
Die Outsourcing Ziele, die mit HR Outsourcing erreicht werden sollen, sind beinahe gleichbedeutend mit den Zielen einer internen HR Abteilung. Diese wären:
Langfristige erfolgreiche Ausbildung und Entwicklung
Beim HR Outsourcing hilft ein externer Dienstleister einer Organisation dabei, Schulungs- und Entwicklungsziele zu erreichen. Er hilft, den Schulungsbedarf des Unternehmens zu ermitteln, und erstellt und führt Schulungsprogramme für Mitarbeiter durch. Anbieter von HR Services organisieren Schulungshandbücher und legen die am besten geeignete Methode für Schulungen fest, um die Anforderungen der Organisation zu erfüllen.
Fachleute für die Schulungsabteilung beraten sich mit Führungskräften und Vorgesetzten, um den Bedarf an Leistungsverbesserungen zu beurteilen und Entwicklungsprogramme für neue und bestehende Mitarbeiter zu entwickeln.
Erfolgreiche Rekrutierung
Ein externer Dienstleister hilft beim HR Outsourcing Organisationen, Rekrutierungsziele zu erreichen. Er überprüft potenzielle Kandidaten und trifft Personalentscheidungen, um offene Stellen zu besetzen. Er zieht auch Kandidaten durch verschiedene Einstellungsmaßnahmen wie Jobmessen und Online-Jobbörsen an. Anbieter von HR Services besuchen häufig die Hochschulen, um Studenten und neue Absolventen für die Organisation zu gewinnen. Sie befragen die Kandidaten und geben Bewertungen vor der Anstellung ab. Sie schulen auch neue Mitarbeiter und verteilen Unternehmensrichtlinien und -verfahren an neue Mitarbeiter.
Effektiver Einbezug geltenden Arbeitsrechts
Beim HR Outsourcing formulieren externe Dienstleister Richtlinien zur Arbeitspolitik. Dazu verwenden sie das Bundesgesetz über Arbeit und Arbeitsrecht. Der externe Anbieter stellt für das Unternehmen sicher, dass es die Bestimmungen zur Gleichstellung und zu fairen Arbeitsnormen einhält.
Sie helfen den Arbeitnehmern, ihre Rechte zu verstehen, und schützen gleichzeitig die Interessen der Arbeitgeber. HR Dienstleister kümmern sich auch um die Belange der Mitarbeiterbeziehungen, z.B. um Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern und Führungskräften. Sie stellen sicher, dass die Angestellten eine angemessene Arbeitsatmosphäre und Unterstützung bei ärztlichen Freistellungen erhalten.
Effiziente Verwaltung von Angestelltenboni
Externe HR-Dienstleister beaufsichtigen Leistungs- und Mitarbeiterförderungsprogramme. Sie führen Programme ein, die den Mitarbeitern helfen, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen. Kompensations- und Leistungsspezialisten helfen Arbeitnehmern bei der Auswahl von Gesundheitsplänen. Personalspezialisten geben auch Informationen zu von Unternehmen gesponserten Programmen wie Spareinlagen und Pensionsplänen. Externe HR Dienstleister beraten darüber hinaus Arbeitgeber in Bezug auf die Erreichung der Kostenziele für die Sozialleistungen, indem sie die Leistungserbringer entwerfen und verhandeln.
Die Outsourcing Ziele überschneiden sich nicht nur mit den Zielen interner HR-Abteilungen, sondern sind teilweise gleichbedeutend mit HR-Funktionen.
Chancen und Risiken von HR Outsourcing
Vorteile von Outsourcing
1. Wirtschaftlichkeit
Die moderne Geschäftswelt handelt kostenbewusst und wettbewerbsorientiert. Die schnellen Änderungen in der externen Unternehmensumgebung machen eine schnelle Anpassung der Organisation erforderlich. Mit dem zunehmenden Fokus auf die Rentabilität müssen Organisationen ihre Abteilungen Kostensenkungsmaßnahmen unterziehen. HR erfordert Aufsicht, Innovation und Ressourcen, aber es gibt keine direkte Rendite.
Durch HR Outsourcing können sich die Unternehmen auf die Kernkompetenzen konzentrieren. Durch HR Outsourcing kann der Umfang einiger HR-Funktionen innerhalb eines Unternehmens reduziert werden. Durch die Implementierung innovativer Lösungen können die Kosten für die Ausführung dieser Funktionen reduziert werden. Die innovativen Lösungen versetzen eine Organisation in die Lage, sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern.
Personalspezialisten, die sonst aufgrund der Personalkosten außerhalb der Reichweite einer Organisation wären, können der Organisation mit ihren Fähigkeiten und ihrem Fachwissen als externe HR-Experten zugutekommen. Die wirtschaftliche Rentabilität ist zweifelsohne einer der wichtigsten Vorteile von Outsourcing der HR-Funktionen.
2. Verbessert die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen
Organisationen wachsen im Laufe der Zeit, daher sind Fusionen, Übernahmen und Expansion erforderlich. Vor diesem Hintergrund brauchen Organisationen Strukturen und Personalprozesse, die in der Lage sind, die Unternehmenskultur zu mischen, Entlassungen zu bewältigen und Mitarbeiter zu konsolidieren. Die Auslagerung von HR-Funktionen würde eine Organisation während einer Fusion oder einer Akquisition ansprechen, da nach Abschluss des Projekts Fachpersonal unter Umständen überflüssig sein kann. Organisationen müssen auch verschiedene Gesetze und Vorschriften einhalten. Hilfe bei diesen Themen ist ein weiterer der Vorteile von Outsourcing von HR-Funktionen.
Ein externer HR-Experte bietet Leitlinien, die es einer Organisation ermöglichen, Richtlinien und Verfahren in Bezug auf Gesundheitsfürsorge, Überstundenvergütung, Rentenreform und Anspruchsberechtigung festzulegen. Dies kann zwar von internen Personalabteilungen durchgeführt werden, die Einhaltung der Vorschriften ist jedoch anspruchsvoll. Es kann eine Erhöhung des Personalbestandes in der Personalabteilung sowie der Ressourcen der Abteilung erforderlich sein. Es ist besser für eine Organisation, einen externen Sachverständigen für Compliance-Fragen zu beauftragen.
3. Implementierung von HR Tech
Die Verbesserung der Qualität der Personaldienstleistungen erfordert eine Verbesserung der Systeme sowie die Schulung von Mitarbeitern und Führungskräften. ICT-Lösungen im HR-Bereich helfen dabei, die Qualität der Mitarbeiter-Management-Beziehungen zu verbessern. ICT-Lösungen erleichtern HR-Funktionen wie Urlaubsplanung, Beurteilungen, Bewertungen und Krankenversicherung.
Sobald eine Organisation über ein System verfügt, müssen regelmäßige Aktualisierungen entsprechend den Trends in der Geschäftsumgebung durchgeführt werden. Einige Systeme sind nur für einen bestimmten Zeitraum nützlich, während andere in die täglichen Funktionen der Personalabteilung eingebettet sind. Ein externer HR-Experte kann die mit der Einführung neuer technologischer Lösungen in einer Organisation verbundene finanzielle Belastung erheblich reduzieren.
HR-Tech-Lösungen wie virtuelle Belegschaftsführung und virtuelle Analyse können von einem externen HR-Experten zum Nutzen einer Organisation durchgeführt werden. Ein weiterer entscheidender Aspekt der Vorteile von Outsourcing ist in diesem Zusammenhang, dass externe HR-Experten meist mehr Spielraum haben, um sich selbst auf den neuesten Stand über neue Technologien und Software zu bringen.
Nachteile und Risiken von Outsourcing
1. Kommunikation
Der größte Nachteil von HR Outsourcing ist die schlechte interne Kommunikation. Das Outsourcing-Unternehmen hat keine gute Vorstellung von der Unternehmenskultur. Mitarbeiter können nicht einfach in das HR-Büro spazieren, wenn dieses vor Ort ist. Infolgedessen fühlen sie sich möglicherweise entrechtet.
2. Organisatorische Lernprozesse
Personalabteilungen erleichtern das organisatorische Lernen. Sie bieten einen fortlaufenden Faden, der die Corporate Identity unterstützt. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, ein wesentlicher Bestandteil des Ganzen zu sein, teilen sie eher Wissen. Unternehmen müssen sich schnell an Veränderungen in der heutigen technologieorientierten Geschäftswelt anpassen. Das Auslagern der Personalabteilung könnte das organisatorische Lernen verzögern.
3. Unsicherheit
Mitarbeiter können beginnen, dem Management zu misstrauen. Andere Abteilungen fragen sich vielleicht, ob auch sie ausgelagert werden.
4. Sympathie
Wenn die Mitarbeiter die alte Personalabteilung mochten, lehnten sie das neue Unternehmen ab. Wenn sie die alte Abteilung nicht mochten, könnten sie diese Gefühle auf die neue Firma übertragen.
5. Qualität
Ein schlecht geführtes Outsourcing-Unternehmen könnte zu Katastrophen führen. Es kann versehentlich an sensible Unternehmensinformationen gelangen. Es kann keine angemessenen Dienste erbringen. Schlimmer noch, es könnte Konkurs anmelden und den Kunden ohne HR-Dienstleistungen verlassen.
6. Datenschutz
Eine unethische Firma könnte sensible Informationen verraten. Personalabteilungen halten viele Geheimnisse über Personal und Strategien des Unternehmens. Wenn das Unternehmen andere Kunden hat, die Konkurrenten sind, kann es die Informationen nutzen, um mehr einem Unternehmen zu schaden.
7. Machtmissbrauch
Wenn ein Outsourcing-Unternehmen zu mächtig wird, könnte es den Kunden als Geisel halten. Beispielsweise könnte es bei zukünftigen Vertragsverhandlungen eine viel höhere Gebühr verlangen. Dieses Risiko erhöht sich, wenn das Unternehmen verkauft wird. Die neuen Eigentümer verlangen möglicherweise eine höhere Rendite, um ihre Anschaffungskosten zu decken.
8. Entfernung
Viele HR-Outsourcing-Anbieter nutzen Institutionen im Ausland, um die Personalprozesse ihrer Kunden im Heimatland des Anbieters zu steuern. Dies spart zwar Kosten für den Outsourcing-Anbieter, führt jedoch auch zu einer langsameren Reaktionszeit und zu einer Unkenntnis der örtlichen Gesetzgebung, in der sich der Kunde befindet. Ein weiteres Problem ist, dass ein im Ausland ansässiges Verarbeitungsteam die Datensicherheit der Mitarbeiter vor Ort möglicherweise nicht ausreichend gewährleisten kann.
9. Allgemeine Gefahren
Unternehmen sollten nicht outsourcen, was sie nicht verstehen. Der HR-Outsourcing-Anbieter muss das Problem nur nachträglich lösen und die Lösung des Anbieters ist aus Sicht der beauftragenden Organisation möglicherweise nicht besonders geeignet für ihre individuellen Bedürfnisse.
HR-Outsourcing entbindet die Organisation weder von Good People Management-Praktiken noch von der Gesamtverantwortung für die Erbringung von HR-Dienstleistungen.
HR-Outsourcing-Vereinbarungen sind zunehmend langfristig (fünf- bis zehnjährige Verträge sind nicht ungewöhnlich). Ein Verständnis der aktuellen und zukünftigen Geschäftsstrategie der Organisation und eines potenziell veränderten Geschäfts- (und damit Risiko-) Profils ist wichtig, bevor eine vertragliche Vereinbarung getroffen wird. Dies hilft zu vermeiden, in ungünstige vertragliche Vereinbarungen eingebunden zu werden.
Verlust von lokalem Wissen und Prozessen, die stattdessen beim Outsourcing-Anbieter liegen.
Standardisierung von Prozessen gemäß Outsourcing-Anbieter, nicht organisatorischen Präferenzen.
Selbst wenn die Nachteile vielzählig sind, überwiegen die Vorteile von Outsourcing aufgrund ihrer tiefgreifenden Eigenschaften.
Fazit
Die Vorteile von Outsourcing lassen sich als so grundlegend und tiefgreifend beschreiben, dass sie, vor allem für kleinere Unternehmen, die Nachteile absolut überwiegen. Dies ergibt sich vor allem durch wirtschaftliche Aspekte. Dass durch externe Anbieter von HR-Dienstleistungen außerdem besonderes Fachwissen über Technologien und rechtliche Grundlagen gesichert werden können, sind weitere Vorteile von Outsourcing, aufgrund derer das HR Outsourcing von Führungsebenen zumindest in Betracht gezogen werden sollte.
Warum betreibt ein Unternehmen im einzelnen HR Outsourcing? In der Regel dient dies dem Zweck, fachkundige Experten für ein ressourcenaufwendiges Arbeitsfeld an seiner Seite zu haben, um sich selbst mit den eigentlichen, gewinnbringenden Kernkompetenzen des Unternehmens auseinandersetzen zu können.Die Ziele von HR Outsourcing bzw. von externen HR-Dienstleistern entsprechen größtenteils den Zielen von internen Personalabteilungen. Dabei ist die Wirtschaftlichkeit, also die Einsparung von Kosten, stets oberste Prämisse. Dies gelingt unter anderem dadurch, dass man nicht erst speziell ausgebildete Talente mit spezifischen Fachkenntnissen einstellen oder diese langfristig ausbilden muss.
Die Funktionen und das Ausmaß ausgelagerter HR-Dienstleistungen können dabei jeweils individuell an die Wünsche und Bedürfnisse der einzelnen Unternehmen angepasst werden. Hierbei ist es wichtig, dass vor dem HR Outsourcing intern festgelegt und kommuniziert wird, wo welche Bedürfnisse liegen und welche Ressourcen aufgewendet werden können und sollen.
