Arbeitszeiterfassung in Excel – Oder doch lieber eine Software?

Seit jeher tauschen die meisten Menschen, die einen Beruf ausüben, ihre Zeit gegen einen bestimmten Arbeitslohn. Dieser wird häufig als Stundenlohn angegeben und ist daher Maß für die Qualität der Bezahlung eines Unternehmens. Damit dieser Lohn im Endeffekt adäquat ausbezahlt werden kann, ist es erforderlich, dass die Zeit, die der Angestellte arbeitet, entsprechend erfasst und somit gemessen wird.

Doch wie wird diese Zeit am besten festgehalten? Welches der vielen Zeiterfassungssyteme ist im Hinblick auf Kosten und Nutzen die beste Entscheidung und wie funktioniert eine Zeiterfassung der Mitarbeiter in der Praxis? Kann man Arbeitszeit und Excel kombinieren? Kann man gar Excel und Zeiterfassung kombinieren? Funktioniert die Zeiterfassung mit Excel überhaupt? Auf diese Fragen wird der folgende Text entsprechende Antworten liefern.

Die Arbeitszeiterfassung ist für ein jedes Unternehmen, das Angestellte hat, von zentraler Bedeutung. Zudem werden hohe Anforderungen an Zeiterfassungssysteme gestellt. Die Zeiterfassung muss einfach sein und gleichzeitig aber auch zuverlässig funktionieren. Im folgenden werden daher zwei Zeiterfassungssyteme miteinander verglichen und anschließend deren Vor- und Nachteile abgewägt.

Zeiterfassung mit Stempeluhr

Bei diesem System der Arbeitszeiterfassung sind an den Ein- bzw. Ausgängen des Unternehmens eine oder mehrere Stempeluhren platziert. Mitarbeiter, die das Gebäude zum Arbeitsbeginn betreten oder zum Feierabend verlassen, halten ihren Mitarbeiterausweis oder ihre Stempelkarte vor die Stempeluhr und veranlassen so eine Zeiterfassung. Diese wird im System gespeichert und ist folglich für den Mitarbeiter sowie auch für die Personalabteilung im jeweiligen System ersichtlich.

Vorteile

Der Vorteil dieser Vorgehensweise liegt darin, dass die Zeiterfassung in Bruchteilen von Sekunden geschieht und sich die Mitarbeiter folglich nicht mehr darum kümmern müssen. Die Software ermöglicht es der Personalabteilung dann im Anschluss, für jeden Mitarbeiter die aktuelle Arbeitszeit auf Knopfdruck auszuwerten. Diese Tatsache ist vor allem dann von Vorteil, wenn das Unternehmen hunderte oder gar tausende Mitarbeiter beschäftigt. Da alle Daten quasi in Echtzeit ohne Versatz ins System gelangen und mithilfe der Software ausgewertet werden können.

Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass die Software im Hinblick auf die Korrektur von Arbeitszeiten weitere Vereinfachungen mit sich bringt. Ein jeder Mitarbeiter kann sich also in System einloggen und entsprechend Zeiten korrigieren, falls eine Buchung wegen Krankheit oder aus irgendwelchen anderen Gründen unterlassen wurde.

Nachteile

Der Nachteil der Zeiterfassung mit Stempeluhren und Stempelkarten liegt allerdings in den relativ hohen Investitionskosten derselben.
Die Stempeluhren sind sehr teuer und müssen auch regelmäßig gewartet bzw. im Störungsfall repariert werden. Installiert man zu wenige Stempeluhren so rechnet man unter Umständen hunderten oder gar tausenden Mitarbeitern täglich zu viel Arbeitszeit an. Denn der Weg vom Arbeitsplatz zur Stempeluhr bzw. umgekehrt ist verlorene Zeit. Diese muss aber dennoch angerechnet und schlussendlich vergütet werden.

Zudem braucht man für jeden Mitarbeiter eine entsprechende Stempelkarte, die einen Chip besitzt und folglich mit der Stempeluhr kommunizieren kann. Zu guter Letzt muss auch ein entsprechendes IT-System im Unternehmen vorherrschen. Die jeweiligen Softwares sind ebenfalls sehr kostenintensiv und bedürfen einer entsprechenden Wartung durch interne oder externe IT-Abteilungen.

Zeiterfassung in Excel

Im Gegensatz zu kostenintensiven Stempeluhren gibt es aber auch noch die Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung in Excel.
Jene funktioniert wie folgt:

Die Mitarbeiter tragen die Zeit in der sie mit der Arbeit beginnen, bzw. diese beenden, entsprechend selbstständig in eine meist vorgefertigte Excel-Tabelle ein. In einem gewissen Turnus, meist wöchentlich oder monatlich, werden diese Tabellen dann an die Personalabteilung übergeben. Meist geschieht dies über den Versand der Dateien via E-Mail oder durch Ablegen derselben in einem Netzwerkordner.

Im Anschluss kann die Personalabteilung die Arbeitszeiten in ein zentrales System (oftmals ebenfalls Excel) übertragen. Dieser Systembruch und die resultierende Arbeit der Übertragung sind allerdings äußerst arbeitsintensiv, zeitaufwändig und fehleranfällig. Daher besteht auch die Möglichkeit, jedem Mitarbeiter Zugriff auf eine zentral abgelegte Excel-Datei zu geben, in die jener die entsprechende Zeiten einträgt. Die Zeit wird dann anhand programmierter Formeln in Excel errechnet. Auf diese Weise können in Excel Stundenabrechnung und Zeiterfassung kombiniert werden.

Vorteile

Der Vorteil der Arbeitszeiterfassung via Excel liegt in der einfachen Umsetzung derselben. Es sind keinerlei zusätzliche Investitionskosten von Nöten, da Excel im Normalfall ohnehin als Anwendung auf den Computern installiert ist. Zudem werden die Zeiten des Arbeitsbeginns und Arbeitsende erfasst. Die unproduktive Zeit auf dem Weg zwischen Arbeitsplatz und Stempeluhr entfällt.

Nachteile

Allerdings können Zeiten aufgrund der eigenen Zeiterfassung der Mitarbeiter zu deren Gunsten manipuliert werden. Die Zeiterfassung mit Excel erfordert daher zwingend das Vertrauen des Arbeitgebers in seine Mitarbeiter und die Disziplin derselben, jeden Tag mindestens zweimal entsprechende Zeiten schriftlich festzuhalten. Um die so anfallende Datenmenge im Überblick zu behalten, sollte diese Art der Arbeitszeiterfassung eher für Unternehmen angewendet werden, wo unter 1.000 Mitarbeiter beschäftigt sind. Ansonsten werden die entstehenden Kostenvorteile schnell durch erhöhten Arbeitsaufwand aufgezehrt.

Fazit

In den Zeiten der Digitalisierung liest man immer häufiger von künstlicher Intelligenz, vernetzten Maschinen und Produktionsanlagen sowie schlussendlich Big Data. All diese Begriffe stehen für pulsierenden Fortschritt und Innovation. Diesen Fortschritt gibt es allerdings nicht zum Nulltarif. Wer diesbezüglich auf dem neusten Stand sein möchte darf vor hohen Investionen nicht zurückschrecken.

Es gilt also sorgfältig abzuwägen, inwieweit Kosten und Nutzen der Neuerungen in einem vernünftigen und langfristig tragbaren Verhältnis zueinander stehen. Dies gilt nicht zuletzt auch für die Erfassung der Arbeitszeit. Nicht immer die neueste und technisch anspruchsvollste Methode ist die beste, sondern diejenige, die auf die Gegebenheiten und Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist.

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3 Kommentare zu „Arbeitszeiterfassung in Excel – Oder doch lieber eine Software?“

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