Kündigungsgespräche richtig führen – Vorbereitung ist das A und O

Mitarbeiter kündigen gehört zu den unangenehmen und heiklen Pflichten von Führungskräften. Obwohl durch sie das Arbeitsverhältnis mit dem Mitarbeiter endet, sind sie ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur. Mitarbeiter unfair zu kündigen, verstößt nämlich im Zweifel gegen die Werte des eigenen Unternehmens. Darüber hinaus reden unfair gekündigte Mitarbeiter schlecht über den Arbeitgeber. Das schadet dem Image des Unternehmens auf dem Markt und schwächt die Motivation bei den im Unternehmen verbleibenden Kollegen. Deshalb sind zahlreiche Punkte zu beachten für Arbeitgeber. Kündigung ist ein Fall fürs persönliche Gespräch.

Dieses Gespräch müssen Sie gut vorbereiten, durchführen und nachbereiten. Ausscheidende Mitarbeiter sollen nämlich Wertschätzung und Empathie erfahren, auch bei der Kündigung. Arbeitgeber sollten deshalb alles daran setzen, dass die Gespräche in ihrem Unternehmen professionell geführt werden. Sie sollten ihre Führungskräfte gründlich schulen und vorbereiten, bevor diese die Gespräche führen.

Richtig kündigen heißt fair kündigen

In den allermeisten Unternehmen wird nach einem Wertesysteme gearbeitet. In diesen ist so gut wie immer auch Respekt oder Fairness zu finden. Damit ist es selbstverständlich, dass auch die Arbeitskündigung respektvoll und fair verlaufen sollte. Anders ausgedrückt: Wer mit seinen Mitarbeitern immer fair und ordentlich umgegangen ist, sollte dies auch im Kündigungsgespräch tun. Darüber hinaus kann ein schlechter Umgang mit Mitarbeitern beim letzten Gespräch das Image des Unternehmens beschädigen. Gekränkte Mitarbeiter können ihrem Ärger auf Bewertungsportalen für Arbeitgeber oder in sozialen Medien wie Facebook, Xing oder LinkedIn Luft machen.

In Zeiten knapper Arbeitskräfte kann dies die Rekrutierung neuer Mitarbeiter empfindlich beeinträchtigen. Auch auf die Kollegen des gekündigten Mitarbeiters kann die Kündigung negativ wirken. Wenn sie das Gefühl haben, dass ein Kollege ungerecht oder unfair behandelt wurde, leiden sowohl Betriebsklima als auch Motivation. Geringere Produktivität und damit höhere Kosten sind die Folge. Nicht zuletzt können Mitarbeiter fürchten, dass ihnen irgendwann ebenfalls unfair gekündigt werden könnte.

Wer das Gespräch führen sollte

Das Kündigungsgespräch führen sollte der direkte Vorgesetzte des Mitarbeiters. Er kennt den Mitarbeiter, seine Stärken und Schwächen, seine Geschichte und Beziehungen im Unternehmen. Womöglich kennt die Führungskraft auch die privaten Verhältnisse des Mitarbeiters. Darüber hinaus ist es ein Gebot der Fairness, dass der direkte Vorgesetzte sich die Zeit für das Gespräch nimmt. Immerhin hat der betroffene Mitarbeiter für den Vorgesetzten gearbeitet.

Er hat an ihn berichtet, wahrscheinlich auch gemeinsame Erfolge mit ihm gehabt. Im Idealfall besteht ein Vertrauensverhältnis zwischen dem Vorgesetzten und der Person, von der sich das Unternehmen trennen will. Der Mitarbeiter kann dann die Kündigung vom Arbeitgeber unter Umständen leichter annehmen und verarbeiten.

Welche Rolle spielt die Personalabteilung?

Auf keinen Fall sollte die Personalabteilung das Kündigungsgespräch führen. Vielmehr hat die Personalabteilung die Aufgabe, für einen professionellen Ansatz zu sorgen bei Kündigung. Für Arbeitgeber geht es wie in vielen Bereichen des Managements um Systematisierung und gute Prozesse. Kündigungsgespräche sind nämlich nicht einfach und brauchen Vorbereitung und geschultes Personal.

Das Führen von schwierigen Gesprächen, dazu gehört natürlich die Kündigung von Mitarbeitern, gehört zur Anforderung an Führungskräften dazu. Die Personalabteilung hat die Aufgabe, in Schulungen das nötige Wissen zu vermitteln, die nötige Prozesse zu definieren und auch die Dokumente für den Prozess zur Verfügung zu stellen. Dazu gehört auch ein schriftlicher Leitfaden, an dem sich die Führungskräfte orientieren können.

Am konkreten Gespräch mit dem Mitarbeiter sollte eine Person aus der Personalabteilung ebenfalls beteiligt sein. Sie fungiert einerseits als Zeuge für den Fall von Missverständnissen. Andererseits kennen sich Personaler mit den rechtlichen Fragen im Zusammenhang mit der Entlassung aus. Sie können diese dann auch während des Gesprächs beantworten, was dem Mitarbeiter sehr helfen kann. Im Falle sehr emotionaler Reaktion kann der Mitarbeiter aus der Personalabteilung eventuell vermittelnd und beschwichtigend eingreifen. Hierin sind Personaler meist geschult.

Kündigung: Arbeitgeber müssen rechtliche Seite klären

Kündigungen müssen sorgfältig und konkret begründet sein. Das bedeutet eine juristische Klärung der Gründe. Diese können personen-, verhaltens- oder betriebsbedingt sein. Auf jeden Fall müssen die Gründe hieb- und stichfest sein und notfalls vor Gericht Bestand haben. Vor der Entscheidung zur Kündigung gilt es, Alternativen zu erwägen. Sie sollten gegebenenfalls im Führungskreis diskutiert werden. Wenn an anderer Stelle ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat und die Qualifikation passt, könnte eine Versetzung eine Möglichkeit sein. Wenn Effektivität das Problem ist, kann dies vielleicht durch Weiterbildung gelöst werden.

Sofern das Unternehmen einen Betriebsrat hat, muss dieser einbezogen werden. Ansonsten ist die Kündigung nicht wirksam. Hat der Mitarbeiter bereits eine Abmahnung erhalten? Er hatte dann nämlich auch die Möglichkeit, sein Verhalten zu ändern oder seine Leistung zu verbessern. Dies wird von Kollegen oft als fair angesehen. Zu prüfen ist, ob der Mitarbeiter einer besonders geschützten Personengruppe (Betriebsratsmitglieder, Menschen mit schwerer Behinderung, Auszubildende, Schwangere, Mitarbeiter in Elternzeit) angehört.

Sofern betriebsbedingt gekündigt wird und mehrere Personen in Frage kommen, muss die Kündigung sozial ausgewogen sein. Alter, Betriebszugehörigkeit und Familienstand können Kriterien sein. Formale Fehler sollten unbedingt vermieden werden. Sie können teuer werden und werfen ein schlechtes Licht auf das Unternehmen.

Richtig Kündigen: Die organisatorische Vorbereitung

Nachdem Sie die Entscheidung getroffen haben, sollte das Gespräch möglichst bald angesetzt werden. Das gilt auch für Mitarbeiter, die noch in der Probezeit sind. Warten Sie mit der Kündigung in dem Fall nicht bis zum letzten Tag. Das wird als nicht fair empfunden.

Beim Zeitpunkt für das Gespräch sollten Sie sich an den Interessen des Mitarbeiters orientieren. Als guter Zeitpunkt für eine Arbeitskündigung gilt der Beginn der Woche. Dadurch hat der Mitarbeit während der Restwoche Zeit, das Gespräch zu verarbeiten und mit Fragen darauf zurückzukommen. Ein Kündigungsgespräch führen am Ende der Woche gilt dementsprechend als unfair. Ähnliches gilt für die Tageszeit. Kündigungen sollten am Vormittag ausgesprochen werden.

Generell sollten Sie ehrlich sein gegenüber dem Mitarbeiter, auch in der Einladung zum Gespräch. Sie schreiben natürlich nicht „Kündigung“ oder „Entlassung“ in die Betreffzeile der Einladung, aber vermeiden Sie gerne auch irreführende Formulierungen wie „Einladung zum Feedbackgespräch„.

Der richtige Ort für ein Kündigung ist ein Besprechungsraum, der nicht verglast und auch nicht hellhörig ist. Kollegen sollten das Gespräch nicht mitbekommen, es weder sehen noch hören. Stellen Sie Getränke bereit. Erfahrungsgemäß kann es im Gespräch helfen, dem Mitarbeiter nach der Hiobsbotschaft der Entlassung etwas zu Trinken anzubieten.

Richtig Kündigen: Die inhaltliche Vorbereitung

Das Kündigungsgespräch müssen Sie gut vorbereiten. Sie sollten sich überlegen, was Sie dem Mitarbeiter inhaltlich sagen wollen. Darüber hinaus ist die Art, wie Sie Ihre Botschaft überbringen, wichtig. Am besten bereiten Sie eine Gesprächsstruktur vor, die Ihnen als Leitfaden dienen kann. Die wichtigsten Punkte, die Sie zur Sprache bringen wollen, können Sie sich zurechtlegen und vorformuliert auf einem Blatt vor sich liegen haben.

Um dies tun zu können, sollten Sie sich mit der Situation des Mitarbeiters auseinandersetzen und diese analysieren. So können Sie im Gespräch besser reagieren. Wie ist die private und die finanzielle Situation? Wie ist die Qualifikation einzuschätzen im Hinblick auf die Chancen am Arbeitsmarkt? Wie können Sie dem Mitarbeiter helfen, mit der neuen Situation fertig zu werden? Was ist die erwartete Reaktion? Das sind Fragen, die Sie sich vor dem Gespräch stellen sollten.

Analysieren Sie vor dem Gespräch auch, wie Sie sich selbst in Ihrer Führungsrolle verhalten haben. Waren Sie konsequent und haben zum Beispiel Feedback zu schlechten Leistungen gegeben? Dann kommt das Kündigungsgespräch eventuell nicht überraschend und Sie haben es leichter.

Sie sollten sich natürlich auch darüber klar werden, ob Sie den Mitarbeiter freistellen wollen nach der Kündigung. Für Arbeitergeber spricht natürlich dagegen, dass das Unternehmen den Mitarbeiter für den Rest der Beschäftigungszeit bezahlt und dann keine Leistung mehr erhält. Es gibt auch Mitarbeiter, die auf jeden Fall bis zum Ende einen Beitrag leisten wollen. Hier müssen Sie als Führungskraft einschätzen, ob dies sinnvoll ist. Für die sofortige Freistellung spricht, dass der Mitarbeiter sich dann sofort um seine Zukunft kümmern kann.

Richtig Kündigen: Die Durchführung

Allgemein wird für eine Kündigung durch Arbeitgeber eine Dauer von 15 Minuten angesetzt. Beim Kündigungsgespräch sollten Sie also möglichst schnell zum Kern kommen. Eine lange Einleitung des Gesprächs und „um den heißen Brei“ herumreden kann von Mitarbeitern in dieser Situation als demütigend empfunden werden.

Sprechen Sie die Kündigung eindeutig und unmissverständlich aus. Nachdem Sie dies getan haben, erläutern Sie kurz die Gründe für die Kündigung. Je konkreter Sie die Kündigung erklären können, umso besser. Nennen Sie Beispiele für schlechte Performance oder Verhaltensweisen, die Sie am Mitarbeiter stören. Eine Kündigung bedarf der Schriftform, also eines Kündigungsschreibens. Den Erhalt des Kündigungsschreibens lassen Sie sich vom Mitarbeiter quittieren. Wenn Sie es schaffen, bis zum Gespräch einen Zeugnisentwurf für den Mitarbeiter zu schreiben, können Sie diesen ebenfalls dem Mitarbeiter überreichen. In der Nachbereitung kommen Sie darauf zurück.

Emotionen bei Kündigung durch Arbeitgeber

Ein Kündigung vom Arbeitgeber läuft nicht nach einem einheitlichen Schema ab. Es gibt für jedes Gespräch unterschiedliche Gründe und es geht um individuelle Menschen. Ihr Leben wird durch das Gespräch maßgeblich verändert, entsprechend fallen die psychische Belastung und die Reaktionen aus.

Mitarbeiter kündigen ist eine Stresssituation. Deswegen gilt: Während Sie als Führungskraft auf jeden Fall sachlich und nüchtern sprechen sollten, können Mitarbeiter unterschiedlich reagieren auf die Kündigung. Für Arbeitgeber gilt, dass sie sich auf die möglichen Reaktionen vorbereiten müssen. Mitarbeiter können beherrscht und kühl sein oder emotional und bestürzt. Darüber hinaus können Mitarbeiter im Kündigungsgespräch Verhandlungen beginnen. Dies kann von Gehaltssenkung über das Angebot der Verhaltensänderung bis zur Möglichkeit einer zeitlichen Aufschiebung der Kündigung reichen. Als Vorgesetzter sollten Sie sich auf solche Verhandlungen nicht einlassen und sie sofort unterbinden. Lassen Sie sich nicht auf faule Kompromisse ein und seien Sie dabei empathisch und trotzdem klar.

Wenn der Mitarbeiter emotional wird, lassen Sie am besten die Emotionen zu. Hören Sie dem Mitarbeiter aufmerksam zu. Lassen Sie auch Gesprächspausen zu. Wenn der Ton des Mitarbeiters unangemessen wird, sollten Sie jedoch Grenzen setzen. Eventuell wiederholen Sie das Gesagte oder Teile des Gesagten. Das kann die Situation beruhigen.

Widerstehen Sie der Idee, das Kündigungsgespräch als Abrechnung zu nutzen. Das wäre unfair. Bringen Sie Wertschätzung für den Mitarbeiter zum Ausdruck und seien Sie sachlich. Als Führungskraft müssen Sie darüber hinaus das Gespräch kontrollieren. Es sollte in von Ihnen geordneten Bahnen verlaufen. Dazu gehört, dass Sie die nötige professionelle Distanz zum Mitarbeiter haben. Seien Sie höflich, aber nicht zu herzlich.

Sorgen Sie auf jeden Fall auch dafür, dass das Gespräch ohne Störung verläuft: Ihr Mobiltelefon ist selbstverständlich ausgeschaltet, niemand klopft an der Tür oder betritt gar den Besprechungsraum.

Sofern dies passend erscheint, können Sie mit dem gekündigten Mitarbeiter eine Sprachregelung über die Kommunikation an die Kollegen und andere Dritte vereinbaren. Eventuell ist es auch sinnvoll, die Kündigung und weitere Absprachen voneinander zu trennen. Das kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn den Mitarbeiter seine Kündigung völlig unerwartet trifft. Dann braucht er eventuell Zeit, die Information zu verdauen.

Im optimalen Fall besprechen Sie im Gespräch alle Formalitäten und das weitere Vorgehen. Hierzu gehören Zeugnis, Urlaubsanspruch, Coaching- und Outplacementangebote und eventuell eine Abfindung.

Arbeitgeber: Kündigung nachbereiten

Nach dem Gespräch sollten Sie die zunächst die Kollegen aus der Abteilung informieren. Eine kleine Einheit können Sie eventuell sofort zusammenrufen und informieren. Eine größere Einheit informieren Sie schriftlich per E-Mail inklusive einer Einladung zur Teambesprechung am nächsten Tag. Auf dieser informieren Sie klar und deutlich und ohne sich in Einzelheiten zu verlieren. In vielen Fällen zeigen die Kollegen Verständnis für die Kündigung. Die von Ihnen festgestellten Gründe sind nämlich im Zweifel den Kollegen auch klar. Besprechen Sie ruhig, wie die Arbeit in der Abteilung weitergehen kann, wie die Arbeit bis zur eventuellen Neubesetzung verteilt werden kann.

Sie sollten vermeiden, dass es zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter Missverständnisse bei den Sachpunkten gibt. Fassen Sie deshalb die wesentlichen Punkte des Gesprächs in einem Dokument zusammenfassen und übermitteln Sie es dem Mitarbeiter. Auch sollten Sie ihre Erwartungen an den Mitarbeiter für den Rest seiner Betriebszugehörigkeit formulieren.

Zur Professionalität gehört in modernen Organisationen auch ein Austrittsgespräch. In diesem kann der Arbeitgeber noch einmal Feedback vom Mitarbeiter entgegennehmen, sowohl zur Entlassung als auch zur gesamten Zeit der Betriebszugehörigkeit. Damit kann der gesamte Prozess weiter optimiert werden. Das kommt sowohl dem Unternehmen als auch zu kündigenden Mitarbeitern zu Gute.

Fazit: Sorgen Sie für Professionalität auch im Kündigungsgespräch

Mitarbeiter kündigen ist auf keinen Fall leicht. Bei guter Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung sollten Arbeitgeber und Mitarbeiter jedoch unbeschadet daraus hervorgehen. Es ist eine wichtige Managementaufgabe, dass das Unternehmen auch Kündigungen professionell und fair meistert.

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2 Kommentare zu „Kündigungsgespräche richtig führen – Vorbereitung ist das A und O“

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