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Ist der Unternehmenserfolg eine Frage der Attraktivität?
Steuerfreie Sachbezüge sind im allgemeinen sehr motivierend und eine nette Geste der Wertschätzung für das Engagement und die gute Leistungen der Mitarbeiter. Trotzdem gibt es viele Mitarbeiter, die sich in ihrem Job unterbezahlt fühlen. Das kann sich für viele Unternehmen zu einem Problem ausweiten, denn sie sind nicht in der Lage, mehr Lohn zu zahlen.
Wie kommt aber mehr Netto in die Lohntüte? Statt einer Lohn- oder Gehaltserhöhung können die Unternehmer viele andere Extras bieten. So zahlt man statt einer Gehaltserhöhung einen steuerfreien Sachbezug, in vielen Unternehmen ein beliebtes Mittel, denn steuerfreie Sachbezüge stellen für die Unternehmen und die Mitarbeiter eine Win-Win-Situation dar. Ob als monatliche Zugabe oder als Präsent zum Geburtstag, solche Geschenke im Rahmen der Freigrenze können sehr motivierend sein.
Bei den Sachzuwendungen an Mitarbeiter erhält der Arbeitnehmer auch den vollen Wert der Sachzuwendung, anders als bei Lohnerhöhungen, bei denen Steuer- und Sozialabgaben wieder abgeführt werden. Daher ist ein steuerfreier Sachbezug ein beliebtes Mittel der Anerkennung und der Unternehmer tut seinen Mitarbeitern etwas Gutes, ohne dass der Staat seine Hand aufhält. Welche Alternativen hat demnach ein Chef und welche steuerfreie Arbeitgeberleistungen bieten sich hier an?
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen
Hier ist ein Überblick über steuerfreie Arbeitgeberleistungen, die bei den Arbeitnehmern auch sehr beliebt sind. Die 44 Euro Freigrenze sollte dabei immer beachtet werden, ansonsten werden übersteigende Beträge wieder steuerpflichtig.
Fahrtkosten/Jobticket
Zuschüsse für Fahrkosten für den Bus oder die Bahn sind bei vielen Mitarbeitern beliebt. Als Gehalts-Extra sind diese Zuschüsse ein gutes Instrument, um die Attraktivität einer Firma zu erhöhen.
Aber Vorsicht, diese Zuschüsse sind nur dann steuerfrei, wenn die 44 Euro Freigrenze als monatlicher Zuschuss nicht überschritten wird.
Restaurant-Schecks zum Sachbezug 44 Euro
Diese beliebten Extras, die Restaurant-Schecks fürs Mittagessen, sind bei den Mitarbeitern sehr beliebt. Damit sind die Arbeitgeber in der Lage, täglich einen Anteil des Essens und Trinkens zu bezahlen. Diese Schecks können in Restaurants oder Bistros und Imbissen eingelöst werden. Für kleine Betriebe ist das auch eine Gelegenheit, den Mitarbeitern ein preiswertes Mittagessen zu ermöglichen, wenn sie selbst über keine Betriebskantine verfügen.
Auch Supermärkte, andere Lebensmittelgeschäfte oder Gaststätten der Systemgastronomie nehmen Restaurantschecks an. Für kostenlose oder eine verbilligte Verpflegung hat der Fiskus einen Sachbezug 44 € festgelegt. Aber Achtung, steuerfrei sind die Schecks allerdings nur, wenn der Unternehmer täglich eine feste Summe zum Mittagessen beiträgt.
Für 2018 sind 1,73 € für ein Frühstück und 3,23 € für ein Mittag- oder Abendessen anzusetzen. Der Verrechnungswert des Schecks darf also höchstens 6,33 € betragen. Allerdings darf pro Tag nur ein Gutschein eingelöst werden, über das Wochenende gibt es keine Gutscheine für die Mitarbeiter. Für 2018 gilt also ein steuerfreier Sachbezug in Höhe von 6,33 € pro Menüscheck. Davon trägt der Arbeitnehmer 3,23 € Mitarbeiteranteil,während der Arbeitgeber 3,10 € Arbeitgeberanteil dazu zahlt.
Dienstwagen oder Elektrofahrrad
Ein beliebtes Gehalts-Extra sind auch die Dienstwagen oder auch Elektrofahrräder, die den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Wenn der Mitarbeiter einen Dienstwagen fährt, dann ist die Nutzung nur für dienstliche Belange erlaubt. Besondere Aufmerksamkeiten für Arbeitnehmer sind die Überlassungen dieser Dienstwagen für private Zwecke.
Allerdings ist die private Nutzung nicht steuerfrei, es ist ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil zu werten. Trotzdem sind auch das Aufmerksamkeiten für Arbeitnehmer, denn der Mitarbeiter muss keinen eigenen Wagen kaufen, wenn der Mitarbeiter den Dienstwagen auch privat nutzen kann.
Mitgliedschaften in einem Fitnessstudio
Wenn die Arbeitnehmer motiviert arbeiten sollen, dann sollten sie auch gesund sein. Und wo kann man am besten seine Gesundheit unterstützen? Natürlich in einem Fitnessstudio. Da auch der Unternehmer ein Interesse an gesunden Mitarbeitern hat, besteht die Möglichkeit, einen Zuschuss für den Besuch der Fitnessstudios zu geben. Das ist ein einfaches Mittel, um Mitarbeiter zu unterstützen.
Noch einfacher und unkomplizierter wäre die Vorstellung, dass es in der Firma einen Raum gibt, den man als Fitnessraum nutzen könnte. Den könnten die Mitarbeiter dann kostenlos nutzen und es besteht dabei kein steuerpflichtiger Vorteil.
Gesundheitliche Förderung und steuerfreie Arbeitgeberleistungen
Steuerbegünstigt entspannen und bewegen ist auch eine Gelegenheit, der Gesundheit zu dienen. Viele Unternehmer nutzen die Chance und bieten ihren Mitarbeitern eine betriebliche Gesundheitsförderung an. Inhalt dieser Förderung sind beispielsweise Kurse, die sich mit den Themen Ernährung, Bewegung und Entspannung, eventuell auch Nichtraucher-Kurse befassen. Rücken- oder Anti-Stress-Kurse können ebenfalls zu dem Programm gehören. Leistungen im Wert bis zu 500 Euro pro Jahr können steuer- und sozialversicherungsfrei angeboten werden.
Die gesetzlichen Krankenkassen verfügen über einen Leitfaden, in dem alle wichtigen Punkte aufgelistet sind. Im Gegensatz zu dem klassischen Sachbezug ist die Summe von 500 € ein Freibetrag. Wenn dieser Betrag überschritten wird, dann wird nur die Summe steuer- und sozialversicherungspflichtig, die über dem Betrag von 500 € liegt.
Wichtig ist auch, dass alle angebotenen Kurse die Kriterien erfüllen, die vom Spitzenverband der gesetzlichen Krankenkassen festgelegt hat. Nachzulesen ist das im „Leitfaden Prävention“. Eine Forderung des Finanzamtes ist dass diese Betriebliche Gesundheitsförderung zusätzlich gewährt wird. Eine Absenkung des Gehaltes als Gegenleistung ist damit nicht statthaft.
Welche Gutscheine für Mitarbeiter gibt es noch?
Mit den bisher aufgezeigten Sachzuwendungen an Mitarbeiter ist die Liste der Gutscheine für Mitarbeiter noch nicht abgearbeitet, denn es gibt noch andere Möglichkeiten Sachzuwendungen an Mitarbeiter zu verteilen.
Gutscheine für Mitarbeiter gibt es zu vielen anderen Anlässen, wie zu Beispiel:
- Gutscheine für Besuche im Theater oder im Kino können vom Firmenchef spendiert werden, auch Geburtstagsgeschenke an Mitarbeiter sind möglich. Aber immer muss die 44 Euro Freigrenze beachtet werden, sonst fallen sofort Steuern an. Aber nicht für die darüber liegenden Summe, sondern für den Gesamtbetrag werden die Steuern veranlagt.
- Tankgutscheine für Mitarbeiter
Neben dem Essenszuschuss ist der Tankgutschein eine der am meisten eingesetzten Gutscheine. Tankgutscheine für Mitarbeiter bieten den Vorteil, dass dem Mitarbeiter anstelle einer Gehaltserhöhung mehr Geld zur Verfügung steht. Tankkarten, bzw. Tankgutscheine gelten als steuerfreier Sachbezug 44 Euro monatlich Steuer- und Sozialabgabenfrei. - Handy und Laptop
Besonders beliebt sind auch Zuschüsse zum Firmenhandy oder -Laptop. Steuerfrei ist dieser Zuschuss aber nur, wenn das Gerät dem Arbeitgeber gehört und wenn lediglich die private Nutzung erlaubt ist. Dem Finanzamt sollte der Arbeitgeber belegen, warum der Arbeitnehmer dieses betriebliche Gerät braucht. Ein Grund wäre die dauerhafte Erreichbarkeit des Arbeitnehmers. Dem Finanzamt gegenüber muss allerdings nicht belegt werden, wie oft oder wie lange eine private Nutzung vorliegt. - Kindergartenzuschuss
Jeder weiß, wie es in Deutschland um die KITA-Plätze gestellt ist. Ein Arbeitnehmer wird einen betrieblichen Zuschuss für den Kindergarten, eine Tagesmutter oder eine Betreuung zur Nacht liebend gern in Anspruch nehmen. Die Angestellten zu unterstützen lässt auf den Arbeitgeber ein gutes Licht fallen und macht den Arbeitsplatz besonders attraktiv. Um diesen Betrag auch steuerfrei zu bekommen ist es notwendig, dieser Zuschuss zusätzlich zu dem regulären Gehalt gezahlt wird. Wird diese Bedingung erfüllt wird, dann ist dieser Zuschuss unbegrenzt steuerfrei. So könnten vom Arbeitgeber die kompletten Kosten übernommen werden, allerdings nur für klassische Kindergärten, Kindertageskinderstätten oder Tagesmütter. Für Kindermädchen zu Hause gilt diese Regelung nicht, hier ist der Zuschuss voll steuerpflichtig. - Gutscheine für Mitarbeiter
Mitarbeiter freuen sich auch, wenn sie zu ihrem Geburtstag vom Arbeitgeber geehrt werden. Das kann ein freundlicher Händedruck sein, aber auch kleine Geschenke erhöhen die Freundschaft. Damit diese Geschenke steuerfrei bleiben, gibt es eine Freigrenze. Hier liegt die Obergrenze bei
60 Euro, inklusive der Umsatzsteuer. Wenn das Geschenk auch nur einen Cent teurer ist, wird der ganze Betrag steuerpflichtig. Geschenke zu persönlichen Anlässen können mehrmals pro Monat oder im Jahr steuerfrei gegeben werden, wenn zum Beispiel eine Hochzeit, die Geburt eines Kindes oder wenn der Geburtstag des Arbeitnehmers ansteht. Bekommt der Arbeitnehmer das Geschenk als Geldbetrag, dann muss es versteuert werden, weil es als Arbeitslohn gilt. Gibt es Geschenke, die nicht zu o.g. Beispielen zählen, dann ist es ein steuerfreier Sachbezug 44 Euro Freigrenze.
In diese Freigrenze muss man auch andere Zuschüsse, wie Tankgutscheine, Fitnessstudio, u.a. eingerechnet werden. - Gemeinsame Ausflüge oder Urlaub
So mancher Unternehmer kann seinen Mitarbeitern attraktive Ausflüge bieten. Es muss ja nicht gleich ein Urlaub mit der ganzen Belegschaft sein, Ausflüge in die nähere Umgebung oder an Kultstätten können die Kollegen anspornen und auch besser zusammenschweißen, wenn man von gemeinsamen Erlebnissen zehren kann. Steuerfrei wird dieser Ausflug nur, wenn dieser den Betrag von 110 Euro nicht übersteigt. Alles, was diesen Betrag übersteigt, muss der Arbeitnehmer als geldwerten Vorteil versteuern. Um den Betriebsfrieden zu erhalten, werden Manche Arbeitgeber die Steuersumme selbst zahlen. So wird das Finanzamt zufrieden gestellt und die Mitarbeiter hatten einen schönen Tag. - Betriebsfeiern
Für die Betriebsfeiern gibt es auch viele Anlässen, zum Beispiel einen gemeinsamen Grillabend oder zum Jahresende eine Weihnachtsfeier. Auch diese Feierlichkeiten helfen, dass aus einzelnen Teams ein perfektes Ganzes wird. Auch diese Feiern können ein Highlight werden, denn der Fiskus genehmigt pro Mitarbeiter 110 Euro. Im Jahr kann das Unternehmen zwei steuerfreie Betriebsfeiern ausgestalten, solange der Preis pro Kopf 110 Euro nicht übersteigt. Andernfalls müssen übersteigende Beträge versteuert werden. Hier gelten die gleichen Regeln wie bei den Betriebsausflügen.
Sachbezüge – und alle profitieren!
Wenn es um Sachzuwendungen an Mitarbeiter geht, wie Tankgutscheine für Mitarbeiter oder kleine Aufmerksamkeiten für Arbeitnehmer, dann kann man schon gut davon profitieren, denn anstatt eine Gehaltserhöhung zu bekommen, die man noch versteuern muss und Sozialabgaben fällig werden, werden diese Gutscheine für Mitarbeiter zu 100% an den Mitarbeiter weiter gegeben.
Es werden von den Unternehmen Gutscheine vergeben, mit einer 44 Euro Freigrenze. Bei einer Überschreitung dieser 44 Euro Freigrenze werden sofort die Steuern fällig. Das sollte man beachten, wenn die Steuerfreie Arbeitgeberleistung greifen soll.
Gezielt honorieren
Im Prinzip stehen die steuerfreien Leistungen allen Mitarbeitern offen. Einzelne Mitarbeiter dürfen nicht ausgegrenzt werden, das heißt, wenn zum Beispiel Tankgutscheine Vergeben werden, dann muss das für alle Mitarbeiter gelten. Ausnahmen gibt es nur bei den Zuschüssen für Kita- Plätze. Mitarbeiter, die zum Beispiel keine Kinder haben, können diesen Zuschuss nicht bekommen. Auch wenn Kinder zu Hause betreut werden, steht diesen Eltern auch kein Kinderzuschuss zu.
Was verlangt der Fiskus?
Wer Betriebsprüfungen und die dazugehörigen Prüfer kennt, der weiß wie akribisch und beinahe misstrauisch Belege betrachtet werden. Wichtig ist, dass die Unternehmer alle Maßnahmen detailliert auflisten und bei Bedarf die Ausgaben auch gezielt um- und aufrechnen. Eine namentlich Auflistung ist hilfreich, so kann man dokumentieren, wer welche Leistung bezogen hat. Sind Zuschüsse für Gesundheitskurse vergeben worden, dann ist es wichtig, dass man die Ausgaben auf die Teilnehmer umrechnet.
Positiv ist, dass eine Privatnutzung von Handy und Laptop nicht mit eingerechnet werden. Wichtig ist auch, dass man vom 01.01. bis zum 31.12. eines jeden Jahres alle Belege sammelt und aufbewahrt. Dazu gehören auch die Nachweise, dass Tankgutscheine nicht in Bargeld umgetauscht wurden. Teilnahmebescheinigungen und Betreuungsbelege sind ebenfalls einzusammeln und zu archivieren. Wenn so alles akribisch gesammelt und sortiert wurde geht die Prüfung ohne Beanstandung über die Bühne.
