Zahlreiche Unternehmen entscheiden sich heutzutage für die Durchführung eines Bewerber Screenings. Dieser Schritt erfolgt oft noch vor dem Vorstellungsgespräch und dient der umfassenden Informationsgewinnung. Ziel ist es, herauszufinden, ob der Kandidat in Bezug auf seine Fachkenntnisse und die Persönlichkeit zur Stelle und zum Unternehmen passt.
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Ein gründliches Bewerber Screening als Voraussetzung für Erfolg
Um Ihre Bewerber ausführlich screenen zu können, müssen Sie zuerst ein Anforderungsprofil erstellen. Dieses sollte in erster Linie das Fachwissen enthalten, über das Ihr Kandidat verfügen sollte. Bis dato war diese Art der Screenings vor allem im anglo-amerikanischen Raum beliebt. Doch auch in Mitteleuropa findet die digitale Überprüfung von Kandidaten Einzug. Oft bedienen sich Unternehmen zum Screening ihrer Bewerber einfach Suchmaschinen und Sozialen Netzwerken. Alleine durch die Eingabe des vollen Namens eines Kandidaten lassen sich viele Daten über die Person sammeln.
Als Vorteil erweist sich dieses Vorgehen, wenn sich mehrere qualifizierte Personen auf eine Stellenausschreibung beworben haben. In diesem Fall kann es nämlich schwer sein, sich einen umfassenden Überblick zu verschaffen. Bevor Sie Ihre Mitarbeiter aber mit dem Zusammentragen der Informationen zur Bewerberauswahl beauftragen, sollten Sie sich überlegen, welche Eigenschaften ein idealer Kandidat mitbringen sollte. Denn das Screening und das damit verbundene Zusammentragen der Informationen sollten gezielt erfolgen.
Der Ablauf des Bewerber Screening
Zuerst überprüfen die Arbeitgeber XING– oder LinkedIn-Profile. Dabei wird überprüft, ob die Angaben im Lebenslauf mit den Daten in den Profilen übereinstimmen. Üblich ist es auch, Auslandsaufenthalte während des Studiums sowie Arbeits- und Hochschulzeugnisse zu überprüfen. Bei der Bewerberauswahl werden aber nicht nur die fachlichen Kompetenzen und die Angaben eines Bewerbers unter die Lupe genommen. Auch die Charaktereigenschaften und dessen Persönlichkeit stehen auf dem Prüfstand. Denn schließlich muss auch die Persönlichkeit der Person der Firmenkultur entsprechen.
Zu einem der wichtigsten Werkzeuge des Screenings gehört der so genannte „Backgroundcheck“. Dieser erfolgt heute mithilfe des Internets – hier holen sich viele Unternehmen ihre Informationen aus Sozialen Netzwerken, wie Facebook und Twitter. Diese gewähren Ihnen nämlich nicht nur einen Einblick in die Geschäftsbeziehungen, sondern auch in das soziale Umfeld möglicher Kandidaten. So lässt sich unter anderem erkennen, in welchen Gruppen sich der Bewerber bewegt und was über ihn gesprochen wird. Idealerweise wird das Screening von einer ausgebildeten Fachkraft durchgeführt.
Ein Experte verfügt in Bezug auf Kriterien zur Personalauswahl über viel Erfahrung und weiß daher, welche Informationen für die betreffende Stellenausschreibung relevant sind. Oft führt diese Ihre Recherchen auch unter der Berücksichtigung einer Bewerberauswahl/Checkliste durch. In einigen Sparten ist es außerdem üblich, potenzielle Kandidaten auf Vorstrafen hin zu überprüfen.
Bewerber Screening in jedem Unternehmen?
Auch dann, wenn in Ihrer Branche Fachkräftemangel vorherrscht, kommen Sie nicht darum herum, Ihre Bewerber gründlich zu durchleuchten. Mittlerweile kann so gut wie jeder Betrieb von einem Screening Ihrer Kandidaten profitieren. Immerhin ist das Einstellen eines Experten für jede Firma mit Ausgaben verbunden. Daher ist es sehr wichtig, dass Ihr Betrieb eine Entscheidung trifft, die sich langfristig positiv auswirkt. Denn schließlich ist es für jede Firma mit hohen zeitlichen und finanziellen Verlusten verbunden, wenn das Arbeitsverhältnis mit einem neuen Mitarbeiter in nur kurzer Zeit wieder aufgelöst wird. Ein ausgereiftes Screening hilft Ihnen dabei, dieses Szenario zu vermeiden.
Ein umfassendes Screening für Fachkräfte
Studien zufolge, sind bis zu 40 Prozent der Fachkräfte und sogar an die 30 Prozent der angestellten Führungskräfte Fehlbesetzungen. Für Unternehmen ist ein solcher Fehlschlag mit bis zu 100.000 Euro Mehrkosten verbunden. Wenn es um die Bewerberauswahl geht, ist es also sehr wichtig, dass Sie sich durch eine Recherche absichern. Wollen Sie eine Fachkraft einstellen, muss das Auswahlverfahren in der Bewerbung oft gründlicher erfolgen.
Um sich rechtlich abzusichern, sollten Sie vor der Durchführung eines Background-Checks die Zustimmung des Bewerbers einholen. Gerade bei zukünftigen Managern lohnt es sich, Zeugnisse im Original anzufordern. Auch ist das Gespräch mit ehemaligen Arbeitgebern und Referenzpersonen zu suchen. So erfahren Sie nicht nur Details zur Qualifikation, sondern finden auch heraus, welche Soft Skills der zukünftige Mitarbeiter mitbringt.
Die Vor- und Nachteile des Screenings
Natürlich gibt es auch bei diesem Auswahlverfahren bei der Bewerbung nicht nur Pluspunkte, sondern gleichzeitig einige negative Aspekte. So ist es ein klarer Vorteil, dass diese Ihnen Art der Personalauswahl in nur kurzer Zeit einen guten Einblick in das Leben der Kandidaten gewährt. Allerdings können die Informationen auch verfälscht sein und nicht die Realität wiedergeben – dies gilt vor allem dann, wenn es sich um veraltete Einträge handelt. Auch kann es vorkommen, dass Informationen gewonnen werden, welche für den Beruf nicht relevant sind, die Entscheidung des Personalverantwortlichen aber trotzdem beeinflussen.
Wichtige Grundsätze
Damit sich aus dem Screening keine ungerechtfertigten Vor- oder Nachteile für die Kandidaten ergeben, sollten Sie folgende Grundsätze berücksichtigen:
- Erstellen Sie ein Kurz-Briefing mit eindeutigen Informationszielen
- Fragen Sie sich, ob die Informationen zur Beurteilung der Persönlichkeit wichtig sind
- Schauen Sie darauf, dass die Einträge aus seriösen Quellen stammen
- Achten Sie darauf, dass die Informationen für die Position relevant sind
- Überlegen Sie sich, ob Sie kritische Aspekte mit dem Bewerber erörtern wollen
- Beauftragen Sie eine fachkundige Person mit dem Durchführen der Screenings
- Definieren Sie im Vorfeld zugelassene und gesperrte Webseiten
Wenn Sie diese Aspekte berücksichtigen, sorgen Sie dafür, dass der Prozess fair und unter der Berücksichtigung der Privatsphäre der Kandidaten erfolgt. Denn nur dann, wenn Sie das Screening verantwortungsvoll angehen, ist dieses auch wirklich fair. Viele Unternehmen machen zusätzlich von Compliance-Regeln Gebrauch. Diese enthalten eindeutige Informationsziele sowie auch Recherchethemen. Auf diese Weise gewährleisten Sie bei der Informationsgewinnung Seriosität.
Guidelines zur Unterstützung
Damit Ihre Mitarbeiter wissen, auf welche Aspekte Sie beim Screening besonders achten müssen, sollten Sie in Bezug auf das Personalauswahlverfahren Guidelines aufstellen. Zur Unterstützung können Sie Bewerbungsdossiers und Stellenausschreibungen heranziehen und Kriterien der Personalauswahl definieren. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass die recherchierten Informationen verwertbare Substanz aufweisen. Formulieren Sie außerdem ein KO Kriterium. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass dieses nur dann zur Anwendung kommt, wenn Ihnen eindeutige Informationen vorliegen.
Andernfalls kann es nämlich passieren, dass Sie eigentlich passende Kandidaten aussieben. Sollten Sie bei diesem Prozess Unterstützung brauchen, haben Sie heute die Möglichkeit, eine externe Fachkraft zu beauftragen. Diese kann Ihnen ein Anforderungsprofil erstellen und mit Ihnen eine Bewerberauswahl Checkliste formulieren.
Fairness als oberstes Gebot
Als transparent erweist sich ein Screening lediglich dann, wenn Sie dazu bereit sind, alle relevanten Punkte auch mit dem Bewerber zu erläutern. Auf diese Weise geben Sie dem Kandidaten nämlich die Möglichkeit, zu kritischen oder unklaren Aspekten Stellung zu nehmen. So haben auch Sie die Gelegenheit, sich ein umfassendes Bild von den Informationen und vom Bewerber zu verschaffen.
Auch sollten Sie die Privatsphäre eines potenziellen Mitarbeiters nicht verletzen. Sie sollten es also auf jeden Fall vermeiden, sich unerlaubt Zugang zu privaten Informationen zu verschaffen. Nicht nur machen Sie sich dadurch strafbar, sondern Sie werfen auch ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen.
Sammeln Sie Daten im Vorstellungsgespräch
Das Screening können Sie im Bewerbungsgespräch fortsetzen. Dazu ist es notwendig, dass Sie die Kriterien für die Personalauswahl definieren. Auf deren Grundlage können Sie dann einen Bewertungsbogen für ein Vorstellungsgespräch entwerfen. Durch diesen können Sie die wichtigsten Daten und Antworten über den Kandidaten festhalten.
Auch das Assessment Center ist in vielen Unternehmen Teil des Vorstellungsgesprächs. Dieses lässt sich ebenfalls für das Screening der Bewerber einsetzen. Denn mit einem Test lässt sich nachprüfen, ob der zukünftige Mitarbeiter die erforderliche Fachkenntnis mitbringt. Bauen Sie ein psychologisches Screening mit ein, können Sie Schlüsse auf Motivation und Charakter des Bewerbers ziehen.
Rechtliche Grundlagen
Bevor Sie im Personalauswahlverfahren ein Bewerber Screening durchführen, sollten Sie sich auch mit den gesetzlichen Grundlagen auseinandersetzen. Das Recht gibt nämlich vor, welche Maßnahmen bei der Personalauswahl seitens des Unternehmens erlaubt sind. Bewerber Screenings dürfen sehr umfangreich ausfallen, wenn ein berechtigtes und zu schützendes Interesse der Firma vorliegt. Rechtfertigen lässt sich dieser Schritt beispielsweise dann, wenn Sie einen Bankangestellten auf Vermögensdelikte hin untersuchen.
Es ist im deutschsprachigen Raum aber nicht selbstverständlich, das polizeiliche Führungszeugnis zu verlangen. Dieses dürfen Sie lediglich bei einer Tätigkeit im juristischen oder im medizinischen Bereich einfordern. Schießen Ihre Fragen über das Ziel hinaus, ist es dem Bewerber gestattet, diese nicht zu beantworten. Jeder Kandidat und Mitarbeiter hat außerdem das Recht, Ihnen den Zugang zu privaten Informationen zu verweigern. So ist dieser beispielsweise nicht dazu verpflichtet, Ihre Freundschaftsanfrage in Sozialen Netzwerken zu bestätigen.
Abgesehen von den rechtlichen Grundlagen, sollten Sie Ihren Bewerbern stets Respekt entgegenbringen. Informieren Sie diese also ruhig darüber, dass Sie mit einem Bewertungsbogen im Vorstellungsgespräch arbeiten und ein Screening vornehmen. So sorgen Sie bereits vor der Einstellung für Transparenz und sichern sich im Zweifelsfall ab.
Fazit
Heute ist es in vielen Unternehmen üblich, ein Bewerber Screening durchzuführen. Allerdings sollten Sie stets darauf achten, dass das Verfahren fair und transparent abläuft. Damit Sie sich ein gutes Bild vom Kandidaten verschaffen können, empfiehlt es sich, kritische Punkte mit diesem persönlich zu besprechen. Besondere Vorsicht ist dann geboten, wenn Sie Ihr KO Kriterium definieren. Achten Sie hierbei darauf, dass dieses nur dann zum Tragen kommt, wenn Sie eindeutige Informationen haben.
Im Zweifelsfall sollten Sie sich diesbezüglich an einen Experten wenden. Mittlerweile haben Sie auch die Möglichkeit, externe Fachkräfte mit dem Screening potenzieller Kandidaten zu beauftragen. Während des gesamten Prozesses sollten Sie Ihre Bewerber aber stets mit Respekt behandeln. Informieren Sie diese ruhig darüber, dass Sie bei der Bewerberauswahl ein Screening durchführen. Holen Sie sich bei Bedarf ruhig das Einverständnis der Fachkräfte ein.
