Die Zeiten, in denen Unternehmen fast schon überrannt wurden mit Jobanfragen von qualifizierten Bewerbern sind längst vorbei. Mittlerweile hat sich das Blatt gewendet und Unternehmen kämpfen um jede gut ausgebildete Fachkraft. Entsprechend wichtig ist es auch geeignete Instrumente in der Personalentwicklung zu finden, um einerseits Talente zu finden und andererseits diese auch im Unternehmen zu halten. Unternehmen müssen mehr als nur einen Job bieten können, auch das soziale Umfeld wird immer wichtiger, wodurch sich auch Unternehmen mehr Gedanken über ihre Wirkung in der Öffentlichkeit machen müssen und, ob sie ein attraktiver Arbeitgeber sind.

Für Betriebe bedeutet dies sehr viel Öffentlichkeitsarbeit, vor allem auch dort präsent zu sein, wo sie mögliche Fachkräfte finden. Damit sie diese Fachkräfte bei Bedarf in das Unternehmen holen können, müssen ihre Fähigkeiten in einer Datenbank verzeichnet werden, der später den Talent Pool darstellt. Je größer ein Pool ist, umso besser ist es für das Unternehmen, denn nicht jedes Talent ist sofort verfügbar und manchmal müssen für eine Aufgabe oft bis zu 20-30 – manchmal sogar mehr – Fachkräfte angefragt werden, bis jemand zusagt, vor allem, wenn es sich dabei um noch nicht fest angestellte Fachkräfte handelt.

Mit einem Talent Pool die Qualifikationen im Blick haben

Ein Talent Pool ist in der Definition eine Datenbank, in der Profile gespeichert sind von Jobanwärtern, bereits bestehender Belegschaft, freiberuflichen Mitarbeitern oder anderen externen Experten, auf die bei Bedarf zurückgegriffen werden kann. Eng damit verbunden ist die Talent Management Definition, denn ein Pool alleine reicht nicht, denn die Profile müssen nach bestimmten Kriterien kategorisiert und vor allem regelmäßig gepflegt werden. Dies bedeutet, wenn ein Mitarbeiter etwa eine Fortbildung gemacht hat, wird dies in sein Profil eingetragen, da es eine zusätzliche Qualifikation darstellt.

Kriterien für den Talent Pool

Was für Kriterien in das Profil aufgenommen werden, ist vom jeweiligen Unternehmen abhängig, es schadet jedoch nicht auch Fähigkeiten aufzunehmen, die nur indirekt oder gar nicht mit dem Job zu tun haben. Dazu gehören beispielsweise Hobbys oder Interessen, denn solche Informationen bzw. Spezialwissen könnte einmal bei einem Auftrag von Nutzen sein.

Nicht zuletzt sind solche Informationen auch von Vorteil, wenn es um Verhandlungen geht, denn oft stellen solche trivialen Gemeinsamkeiten eine emotionale Basis dar, die das Verhandeln mit dem Gegenüber deutlich einfacher macht. Der Pool an Talenten dient später in erster Linie dazu Mitarbeiter zu rekrutieren und Active Sourcing zu betreiben, vor allem wenn festgestellt wird, dass gewisse Fähigkeiten im Unternehmen fehlen oder zu wenig Talente in der Datenbank verzeichnet sind.

Die Vorteile vom Talent Management

Der größte Pluspunkt beim Talent Management liegt darin, dass Unternehmen einen guten Überblick über die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter haben und auch welche Fähigkeiten ihnen möglicherweise durch externe Quellen zur Verfügung stehen. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn es um die Annahme von Aufträgen geht. Durch das Wissen, wie viele Mitarbeiter zur Erledigung zur Verfügung stehen bzw. infrage kommen, können realistischere Annahmen getroffen werden etwa im Hinblick auf die Dauer der Abwicklung von einem Auftrag.

Ein Talent Pool hat auch Vorteile, wenn es um die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern geht. Wer Fachkräfte im Unternehmen halten will, der ermöglicht es ihnen auch innerhalb des Betriebes aufzusteigen. Nicht immer ist dies ausschließlich durch die berufliche Praxis möglich und wer einen besseren Job will, muss oft auch zusätzliche Ausbildungen absolvieren. Ist dann eine Position vakant, reicht ein Blick in die Datenbank, ob diese Position mit einem eigenen Mitarbeiter nachbesetzt werden kann, oder ob eine neue Fachkraft gesucht werden kann.

Unternehmen, die rechtzeitig auf frei werdende Stellen reagieren, haben deutlich weniger Probleme bei der Suche nach Mitarbeitern, vor allem bietet die interne Nachbesetzung viel mehr Vorteile, da manche Arbeitsgänge bereits bekannt sind und nicht mehr vermittelt werden müssen.

Der Aufbau eines Talent Pools

Für Unternehmen ist vor allem der Aufbau eines Talent Pools eine große Herausforderung. Dafür unerlässlich ist eine Talent Management Software geworden. In einem geeigneten Programm können die Profile der Mitarbeiter gespeichert und später auch anhand unterschiedlicher Kriterien gezielt nach Mitarbeitern etwa für ein Projekt gesucht werden.

In diese Datenbank an Talenten werden natürlich im ersten Schritt sämtliche Mitarbeiter und deren Qualifikationen aufgenommen. Das ist ein erstes Abbild, wie der interne Talentpool aussieht und auch die Voraussetzung dafür, gezielt fehlendes Fachpersonal zu suchen und anzusprechen.

Kommen Bewerbungen herein, werden diese – unabhängig, ob ein Bewerber genommen wird oder nicht, ebenfalls in den Talent Pool aufgenommen. Um geeignete Mitarbeiter zu finden, ist es auch wichtig Active Sourcing zu betreiben. Talente, um neue Talente zu finden und diese später in die Datenbank aufzunehmen. Dafür muss aber bereits vorher bekannt sein, welche Qualifikationen diese Talente im günstigsten Falle mitbringen sollen.

Ein Talent Pool hört natürlich nie auf zu wachsen und vor allem in Zeiten, in denen sich vor allem hoch qualifizierte Facharbeiter nicht mehr nur an ein Unternehmen binden wollen, ist es wichtig einen Pool aufzubauen, der zumindest zur Unternehmensgröße passt.

Verbindung zu Talenten halten

Grundsätzlich hört ein Pool an Talenten nie auf zu wachsen, es ist allerdings auch wichtig, auch mit jenen Talenten in Kontakt zu bleiben, die momentan nicht verfügbar sind. Diese Aufgabe wird vom Talent Relationship Management übernommen. Der konstante Kontakt zu solchen Fachkräften, selbst wenn sie derzeit bei anderen Unternehmen beschäftigt sind, ist enorm wichtig. Dazu gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, wie telefonische Gespräche, Informationen via Newsletter, Einladungen zu Firmenevents oder auch eigene Talent Communities.

Mit vielversprechenden Kandidaten wird natürlich mehr Aufmerksamkeit geschenkt, aber auch Fachkräfte, die noch so relevant für das Unternehmen sind, sollten nicht außer Acht gelassen werden. Durch eine gute Kommunikation zwischen Unternehmen und Fachkraft kann eine gute Beziehung aufgebaut werden, das Unternehmen präsentiert sich als Arbeitgeber, der sich um Fachkräfte bemüht, selbst wenn im Moment keine Position frei ist. Dies macht ein Unternehmen auch zu einem attraktiven Arbeitgeber, wofür auch die Mundpropaganda der Talente im Pool sorgt.

Talente finden

Eine der größten Herausforderungen im Bereich Human Ressource ist, dort präsent zu sein, wo geeignete Mitarbeiter gefunden werden. Durch die Notwendigkeit aktiv Fachpersonal anzusprechen ist, es wichtig, sich möglichst früh als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Viele nutzen dazu Karrieremessen, auf denen es möglich ist oft sogar Hunderte Kontakte an einem Wochenende zu sammeln. Wichtig dabei ist, dass Unternehmen nicht nur fertig ausgebildetes Personal suchen, sondern auch bereits früh an Schulen präsent sind.

Daher sollten sie auch auf Messen, die für Jugendliche gedacht sind, die für sich einen passenden Beruf suchen, vertreten sein. So können Unternehmen zeigen, welche Jobs bei ihnen gesucht sind und entsprechen sich die Schüler auch beruflich orientieren. Wer noch direkter auf Menschen zugehen möchte, die sich noch in der Ausbildung befinden, der betreibt Talent Management bereits in der Schule und später an Hochschulen. Der Vorteil ist, dass durch Praktika bereits früh erkannt werden kann, ob jemand Potenzial hat oder nicht.

Monitoring von Talenten

Mithilfe einer Talent Management Software können Ausbildungsschritte mitverfolgt werden, vorausgesetzt der Kontakt zum einzelnen Talent bleibt aufrecht. Dafür bieten zum Glück soziale Medien zahlreiche Möglichkeiten. Es gibt eigene Karriereportale, in denen nicht nur Fachpersonal ihre Profile mit Qualifikation hineinstellen können, sondern auch Unternehmen sich präsentieren können.

Dadurch ist es deutlich einfacher geworden Talente zu finden und auch auf dem aktuellen Fortbildungsstand zu bleiben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass auf eine eigene Datenbank verzichtet werden kann, denn wie die Talent Pool Definition bereits sagt, umfasst diese Talente auch die eigenen Mitarbeiter, die nicht zwingend auf solchen Portalen aktiv sein müssen.

Die Stellenanzeige zum Füllen des Talent Pools

Um Talente zu finden, ist nach wie vor eine Stellenanzeige ein sehr wichtiges Instrument. Denn auch jene Kontakte, die aktuell nicht für einen Job infrage kommen, sind wertvoll und können in Evidenz gehalten werden. Dafür gibt es mittlerweile sogar den Second Best Bewerber, der nur knapp nicht eine ausgeschriebene Stelle bekommt. Anstatt diesem aber eine Standard-Absage zu übermitteln, teilen viele Betrieben zweit oder dritt gereihten Kandidaten mit, dass eben nur eine Position frei ist, falls aber in naher Zukunft etwas frei wird, sie wieder auf sie zurückkommen.

Durch den Umstand, dass sich viele um eine Position bewerben, während sie noch in einem Dienstverhältnis sind, macht es durchaus Sinn, mit solchen Kandidaten näher in Kontakt zu bleiben, weil viele mit ihren Bewerbungen auch nur ihre Chancen ausloten wollen. Vergleichbar ist auch das Active Sourcing bei denen ein Unternehmen bereits ein Auge auf einen qualifizierten Kandidaten geworfen hat, der jedoch derzeit noch nicht zur Verfügung steht, weil er möglicherweise noch in einem anderen Dienstverhältnis ist.

Möglichkeiten zur Segmentierung von Talenten

Wichtige Instrumente der Personalentwicklung sind neben dem Talent Pool auch das Talent Relationship Management, bei dem es um die Organisation der gefunden Talente geht. Eine wichtige Aufgabe dabei ist die Segmentierung von Talenten, die nach unterschiedlichen Kriterien erfolgen kann. Dabei können beispielsweise demografische Aspekte, wie die Region oder die Sprache verwendet werden, vor allem wenn es um die lokale Rekrutierung von Mitarbeitern geht.

Eine besonders wichtige Segmentierung wird anhand der Berufserfahrung getroffen. Was viele Kandidaten auch unterschätzen, ist, dass nach der Beziehung zu einem Kandidaten segmentiert wird. Das bedeutet nicht nur die Unternehmen gehen auf Kandidaten zu, auch Kandidaten müssen auf Unternehmen zugehen. Selbst wenn sich ein angesprochener Kandidat nicht für ein Unternehmen interessiert, sollte er dennoch etwa zu Firmenevents gehen, auch wenn er kein Interesse hat, bei dem Betrieb zu arbeiten. Kandidaten, die die Talent Management Definition kennen und wissen, dass Unternehmen Active Sourcing betreiben, können hier ebenfalls bessere Chancen in Zukunft für sich herausarbeiten.

Neben der Berufserfahrung wird beim Talent Management auch nach der Motivation eines Kandidaten segmentiert. Hier haben sich so manche Mitarbeiter schon die Chancen für den eigenen Aufstieg im Unternehmen verbaut, denn nicht nur die Qualifikationen sind für einen Aufstieg relevant, sondern auch wie die persönliche Beziehung und die Motivation einen Job zu bekommen. Natürlich spielt neben der Segmentierung nach der Erfahrung auch die Ausbildung eine Rolle und vor allem auch, welche Fortbildungen Kandidaten vorweisen können. Hier macht es durchaus auch Sinn diversifizierter zu agieren und sich nicht nur auf eine Ausbildung mit einem gesuchten Schwerpunkt zu konzentrieren. Viele Ausbildungen agieren zunehmend fächerübergreifend, wodurch auch in anderen Ausbildungsrichtungen Mitarbeiter gefunden werden könnten.