[inwave_button button_text=“Zurück zur Übersicht“ icon_item=“fa fa-arrow-left“ bg_button=“#2193c4″ font_weight=“700″ button_link=“https://www.thedigitaltalents.com/unternehmensleitfaden/“ align=“left“]
[inwave_button button_text=“vorheriger Artikel“ icon_item=“fa fa-arrow-circle-left“ font_weight=“600″ button_link=“https://www.thedigitaltalents.com/richtige-bewerberauswahl/“]
[inwave_button button_text=“nächster Artikel“ icon_item=“fa fa-arrow-circle-right“ font_weight=“600″ button_link=“https://www.thedigitaltalents.com/gespraechsfuehrung-vorstellungsgespraech/“]
[inwave_heading preview_style_1=““ title=“Die 5 typischen Gesprächsphasen im Vorstellungsgespräch“ color_title=“#00366d“]
gesprächsphasen

Warum ist es wichtig, ein gutes Vorstellungsgespräch zu führen? Jeder Erfolg eines Unternehmens ist geprägt durch kompetente Mitarbeiter. Um für freie Stellen einen geeigneten Kandidaten zu finden, laden Personaler zum Bewerbungsgespräch ein. In der Regel sind es 30 bis 60 Minuten Gesprächsführung, die entscheiden, wer in Zukunft für das Unternehmen arbeiten soll. Um in so kurzer Zeit ein gutes Bild vom Kandidaten mitsamt seinen Qualifikationen zu erhalten, sollte der Ablauf des Bewerbungsgesprächs gut strukturiert sein.

Ein klassisches Vorstellungsgespräch verläuft stets nach demselben Muster. Das Kennenlernen beider Seiten entwickelt sich über fünf typische Gesprächsphasen hinweg, von der Begrüßungsgeste bis zum Abschied: Dem Einstieg in das Gespräch folgen Fragen an den Bewerber, daraufhin stellt das Unternehmen sich selbst vor und stellt sich im Anschluss den Fragen des Bewerbers.

Im Folgenden lesen Sie, was Sie bei den fünf Phasen der Gesprächsführung beachten sollten.

Phase 1: Begrüßung und Einstieg

Bevor Sie beginnen, das eigentliche Vorstellungsgespräch zu führen, gilt es, für die richtigen Rahmenbedingungen zu sorgen. Begrüßen Sie den Kandidaten per Händedruck und zeigen Sie ihm seinen Sitzplatz. Alle Anwesenden sollten mit Namen und ihrer Funktion vorgestellt werden. Auch das Anbieten eines Getränks gehört zu den ersten Gepflogenheiten im Ablauf des Bewerbungsgesprächs.

Um die künstliche, angespannte Situation aufzulockern, sollte zunächst etwas Smalltalk gemacht werden. Erkundigen Sie sich nach dem Befinden des Bewerbers und ob er den Weg gut gefunden hat. Auch der Plauder-Klassiker Wetter kann hier ein hilfreicher Eisbrecher sein. Themen wie Religion, Politik oder auch der Gesundheit des Bewerbers bergen hingegen zu großes Konfliktpotential.

Schließlich sollten Sie direkt im Einstieg dem Bewerber das bevorstehende Gespräch skizzieren. Sagen Sie kurz etwas zum Ziel und Ablauf des Vorstellungsgesprächs und verweisen Sie auf die Möglichkeit, im Anschluss Rückfragen zu stellen.

Angenehme Atmosphäre durch den richtigen Ablauf des Vorstellungsgesprächs

Diese Gesprächsphase dauert fünf bis zehn Minuten. Sie hat den Zweck, dass sich alle Seiten entspannen, und die richtige Atmosphäre für einen reibungslosen Ablauf des Bewerbungsgesprächs zu gewährleisten. Ist der Anwärter zu nervös, wird er sich schwer in seiner eigentlichen Person und seinen Kompetenzen zeigen können. Für den Personaler auf der anderen Seite ist die angenehme Atmosphäre ebenso wichtig, damit er klar denken und gute Entscheidungen treffen kann.

Dass der erste Eindruck zählt, gilt auch für Sie selbst: Diese erste Phase ist entscheidend, um dem Bewerber einen guten ersten Eindruck über Ihr Betriebsklima und die Umgangsformen in Ihrem Unternehmen geben.

Um die Angenehme Atmosphäre während des Gesprächs zu gewährleisten, sollten auch andere Aspekte im Voraus bedacht und vorbereitet werden. Führen Sie das Bewerbungsgespräch in einem ruhigen Raum und gehen Sie sicher, dass niemand in der Zeit bei Ihnen anklopft. Sowohl Telefongeräusche als auch anklopfende Kollegen können Ihr Unternehmen chaotisch erscheinen lassen und den Bewerber unnötig aus dem Konzept bringen.

Phase 2: Fragen an den Bewerber

Die zweite Phase ist der eigentliche Hauptteil des Bewerbungsgesprächs. Nun möchten Personaler den Kandidaten kennen lernen. Sie wollen Ihr Vorstellungsgespräch so führen, dass Sie am Ende alles Wichtige über den Bewerber mitsamt Werdegang, fachlichen Kenntnissen, Hard und Soft Skills wissen. Letzterer versucht auf der anderen Seite Ihnen darzulegen, warum er der Richtige für Ihren freien Posten ist.

Ihre Fragen können seine Biografie betreffen, seine Vorlieben und Abneigungen, seine Motivation, bisherigen Aufgaben, Erfolge und Misserfolge.

Klassische Beispiele für Fragen sind

  • Erzählen Sie etwas über sich, das nicht in Ihrer Bewerbung steht.
  • Was hat Sie an der ausgeschriebenen Stelle fasziniert?
  • Warum möchten Sie genau diese Stelle haben?
  • Welche Aufgaben, glauben Sie, in dieser Position zu übernehmen?
  • Welche Faktoren haben ihre Studienwahl bestimmt?
  • Welche Aufgaben haben sie noch nie ausgeübt?
  • Wie sieht Ihr idealer Arbeitsplatz aus?
  • Wo sehen Sie sich beruflich in fünf Jahren?

Das Interview – die wichtigste der Gesprächsphasen

Die Länge dieses Gesprächsteils kann stark variieren und von 15 Minuten bis zu 45 reichen. Ihr Ziel ist, nach dieser Phase keine offenen Fragen mehr zu haben. Auch von den Soft Skills des Bewerbers möchten Sie sich ein Bild machen; etwa von seiner Durchsetzungsfähigkeit, seinem Talent im Problemlösen und dem, sich zügig in ein neues Team zu integrieren.

Gehen Sie vor dem Vorstellungsgespräch sicher, dass Sie die Bewerbungsunterlagen ausführlich gelesen haben, um seine Selbstbeschreibung mit passenden Fragen zu leiten und Unklarheiten sowie wichtige Details zu klären. Dafür sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen. So, wie Sie erwarten, dass der Bewerber sich vor dem Vorstellungsgespräch zu Ihrem Unternehmen informiert hat, sollten Sie sich die Mühe machen, seinen Lebenslauf ordentlich zu lesen, bevor Sie mit ihm ein Bewerbungsgespräch führen. Beim Durchgehen der Bewerbungsunterlagen können Sie sich offene Fragen oder Widersprüche notieren.

Zur Vorbereitung dieser Phase gehört auch, mit den anderen anwesenden Kollegen zu vereinbaren, wer welche Fragen stellt. Auch, welche Zeit Sie dieser Phase einräumen, sollten Sie im Voraus für sich klären. Wenn Sie sich zumindest grob an die selbst gesetzte Zeit halten, können Sie im Nachhinein die unterschiedlichen Kandidaten besser vergleichen.

In dieser Phase sollten Sie sich Notizen machen oder sicher gehen, dass jemand Protokoll führt. Gerade, wenn Sie in folgenden Gesprächen noch andere Kandidaten kennen lernen, sollten Sie unbedingt Ihre Eindrücke festhalten für Ihren anschließenden Entscheidungsprozess.

Geschickte Fragetechnik

Unter den bereits aufgeführten Beispielen sind einige Standardfragen, mit denen Sie als Personaler zwar auf der sicheren Seite sind, die Sie jedoch nicht unbedingt weit bringen. Etwa bei der Frage „Was sind Ihre Schwächen?“ können Sie davon ausgehen, dass der Bewerber sich in der Vorbereitung eine Antwort zurechtgelegt hat.

Um eine authentische, hilfreiche Antwort zu erhalten, sollten Sie sich eigene, ungewöhnliche Fragen überlegen. Nur über unvorbereitete Antworten erhalten Sie schließlich tiefere Blicke in die Persönlichkeit Ihres Gegenübers. Auf bewusst fiese oder provozierende Fragen sollten Sie jedoch verzichten. Damit drängen Sie den Bewerber in die Ecke und er wird seine Qualitäten nicht authentisch darstellen können.

Ihr Ziel ist in dieser Phase der Gesprächsführung, den Bewerber möglichst viel erzählen zu lassen. Halten Sie sich selbst in der Interview-Phase zurück und spielen Sie dem Bewerber Fragen zu, die ihn zur ausführlichen Selbstbeschreibung animieren. Um ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch zu führen, sind offene Fragen hilfreich, die sich nicht einfach mit Ja oder Nein beantworten lassen.

Geschickte Fragen sind häufig solche, die noch ein bisschen nach Smalltalk klingen, in Wirklichkeit jedoch für Sie hoch-informativ sind. Die Frage etwa

„Wie haben Sie sich auf dieses Gespräch vorbereitet?“

kann ein geschickter Übergang von der ersten zur zweiten Phase sein. Der Kandidat merkt möglicherweise nicht, dass er sich nun in der Interviewphase befindet und beginnt umso ungezwungener mit dem Erzählen. Gerade weil er nun vielleicht noch nicht bei jedem Wort überlegt, was Sie hören wollen könnten, können Sie aus der Antwort umso größere Schlüsse ziehen. Möglicherweise können Sie bereits aus dieser ersten Antwort viele Aspekte seiner Soft Skills heraushören: Wie motiviert er ist, wie er mit Herausforderungen umgeht und wie es um sein Zeitmanagement steht.

Auch mit skurrilen Fragen können Sie eine Menge erfahren:

„Welches Lied würden Sie als Ihre Hintergrundmusik wählen, wenn Sie ein Film wären?“

klingt etwas verrückt und mag Verwunderung im Ihrem Gesprächspartner auslösen, seine Antwort sagt aber umso mehr über seine Schlagfertigkeit, seine Lebenseinstellung und sein Selbstbild aus.

Fiese Fragen und Tabus

Trotz Ihrer vielen Fragen in dieser Gesprächsphase sollten Sie unbedingt beachten, dass Ihr Gegenüber sich nicht wie in einem Verhör fühlt. Neben fiesen Fragen sollten Sie selbstverständlich auf persönliche Fragen verzichten.

Tabu sind Erkundigungen nach der Gesundheit, etwa einer möglichen Schwangerschaft. Sollten Sie in der Vor-Recherche sich auf dem Social Media-Profil des Bewerbers kundig gemacht haben, sollten Sie das unter keinen Umständen durch Ihre Fragen durchscheinen lassen. Die Frage

„Können wir denn davon ausgehen, dass Sie in Ihrer Position bei uns nicht so viel Party machen, wie Ihr Facebook-Profil es vermuten lässt?“

wird dem Bewerber sehr unangenehm sein und vor allem Sie und Ihr Unternehmen in negatives Licht stellen.

Gehen Sie beim Fragestellen besonders freundlich vor und achten Sie auf kleine Dinge, wie eine wohlgesinnte Mimik und eine offene Körpersprache. Versuchen Sie Ruhe auszustrahlen und gewähren Sie Ihrem Gegenüber kurze Denkpausen. Auch wenn er inhaltlich etwas zu weit ausholt, sollten Sie möglichst darauf verzichten, ihm ins Wort zu fallen. Erst wenn seine Ausführung allzu lang wird, können Sie ihn mit freundlicher Stimme unterbrechen und bitten, die relevanten Punkte noch einmal zusammenzufassen. Wenn Ihr Gegenüber hingegen bei einer Antwort ins Stocken gerät, sollten Sie ihm eine Rettungsleine zuwerfen, indem Sie die Frage umformulieren.

Phase 3: Unternehmensvorstellung

Nachdem der Bewerber sich ausführlich vorgestellt hat, ist es in der nächsten Phase an Ihnen, Ihr Unternehmen und die zu besetzende Position ausführlich zu beschreiben. Weisen Sie auf die Aufgaben hin, die der Bewerber im Einstellungsfall zu übernehmen hätte, und erklären Sie die Arbeitsabläufe und Anforderungen an den Job. Auch Ihr Unternehmen an sich, die hiesige Atmosphäre und betriebsinternen Hierarchien sollen aufgezeigt werden. Dabei geht es nicht primär darum, Ihr Unternehmen zu bewerben. Der Fokus sollte auf den Aspekten liegen, die relevant für die freie Position und ihren Bewerber sind.

Hierfür sollten Sie sich fünf bis zehn Minuten Zeit nehmen und im Vorfeld überlegen, was Sie erzählen wollen.

Wer im Vorstellungsgespräch noch keine Routine hat, kann sich diese Fragen stellen:

  • Was macht unser Unternehmen?
  • Wer ist für was zuständig?
  • Welche Hierarchien gibt es bei uns?
  • Was haben wir bereits erreicht?
  • Welchen Herausforderungen stehen wir gerade gegenüber?
  • An welchen Aufgaben arbeiten wir aktuell?
  • Welche Aufgaben bringt die zu besetzende Position mit sich?
  • Wie kann man bei uns aufsteigen oder sich weiterbilden?
  • Wie messen wir Erfolge?

Relevanz der Selbstvorstellung

Die Unternehmensvorstellung spielt eine wesentliche Rolle darin, den passenden Kandidaten zu finden. Sie möchten dem Bewerber die Möglichkeit geben, in dem Bewerbungsgespräch nicht nur sich selbst vorzustellen, sondern auch herauszufinden, ob der angebotene Arbeitsplatz tatsächlich der richtige für ihn ist.

Ob hier ein zukünftiger Mitarbeiter vor Ihnen sitzt oder nicht: Als Arbeitgeber möchten Sie immer professionell auftreten und Ihr Unternehmen gut präsentieren. Natürlich sollten Sie sich in Ihrer Selbstbeschreibung ganz an die Wahrheit halten. Damit Phase drei im Vorstellungsgespräch zum Erfolg wird, sollte im Vorfeld mit den Kollegen geklärt werden, wer bei der Selbstpräsentation was sagt.

Das Unternehmen in gutes Licht stellen

Viele Arbeitgeber befinden sich heute in der unglücklichen Position, keine allzu große Auswahl an qualifizierten Kandidaten für ausgeschriebene Stelle zu haben. Umso wichtiger ist es, sich als Arbeitgeber dem Bewerber schmackhaft machen. Auch für den Fall, dass Sie sich bereits in der Interview-Phase gegen die Einstellung des Kandidaten entschieden haben, sollten Sie darauf achten, dass er mit einem guten Bild von Ihrem Unternehmen das Gespräch verlässt.

In der Selbstvorstellung können Sie auf die Vorteile hinweisen, die Ihre Mitarbeiter genießen, beispielsweise die Ausflüge und Team-Events oder die Möglichkeiten, im Home-Office zu arbeiten. Natürlich sollten Sie darauf achten, nicht zu viel zu versprechen und immer bei der Wahrheit zu bleiben. Von etwa Versprechungen auf schnelle Aufstiegschancen, die so nicht der Realität entsprechen, sollte Sie unbedingt absehen.

Dafür können Sie auf die speziellen Vorlieben und Hobbys Ihres Bewerbers eingehen. Hat er zum Beispiel von seiner Freude am Golfen erzählt, weisen Sie ihn darauf hin, dass sich viele Kollegen nach der Arbeit im nahe gelegenen Golfclub treffen. Auch derartige vermeintlichen Kleinigkeiten können ausschlaggebend für seine Entscheidung für oder gegen die Mitarbeit bei Ihnen sein.

Phase 4: Rückfragen des Bewerbers

In der folgenden Phase ist wieder der Bewerber an der Reihe. In etwa zehn Minuten hat er nun die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen und Punkte zu klären, die ihm relevant erscheinen. Vielleicht hat der Bewerber sich Notizen während der letzten Phase gemacht und möchte nun noch einzelne Unklarheiten klären.

Seine möglichen Fragen decken sich zum Teil mit denen, die Sie eventuell im letzten Schritt bereits geklärt haben:

  • Warum ist diese Stelle aktuell unbesetzt?
  • Was erwarten Sie vom neuen Stelleninhaber?
  • Wie sieht die Einarbeitung aus?
  • Wie arbeitet das Team bei Ihnen zusammen und welche Hierarchien bestehen im Betrieb?
  • Wie werden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen gefördert?

Relevanz der vierten Gesprächsphase

In der Phase der Rückfragen kann nun der tatsächliche Dialog und vielleicht eine Diskussion entstehen. Der Bewerber kann sich ein rundes Bild von Ihrem Unternehmen machen, um zu reflektieren, ob er tatsächlich der Richtige für die freie Stelle ist. Anhand der gestellten Fragen erkennen Sie, wie gut der Bewerber Ihnen zugehört hat und wie er sich auf das Vorstellungsgespräch vorbereitet hat.

Da Sie wahrscheinlich einige seiner vorbereiteten Fragen in der vorhergehenden Phase vorweggenommen haben, könnte Ihr Gesprächspartner einen Moment brauchen, um sich seine Fragen an Sie zu überlegen. Sie sollten Geduld zeigen und ihm seine Zeit lassen. Bleiben Sie offen, freundlich und ehrlich, unabhängig von den gestellten Fragen.

Eventuell getroffene Schwachstellen in Ihrem Unternehmen sollten Sie Ihrem Gegenüber auf keinen Fall krummnehmen. Seine Fähigkeit „wunde Punkte“ zu erkennen kann vielmehr als Kompliment und als sein gutes Verständnis für das Unternehmen mitsamt seinen Schwachstellen genommen werden. Gerade kritische und detaillierte Fragen weisen auf die hohe Aufmerksamkeit hin, die der Bewerber Ihnen entgegenbringt. Sollten Sie auf eine der Fragen keine Antwort wissen, können Sie Ihren Gesprächspartner anbieten, die Informationen einzuholen und ihm zukommen zu lassen.

Phase 5: Abschluss

Ein Vorstellungsgespräch endet erst, wenn der Bewerber den Raum verlässt. Entsprechend wird auch dem Abschluss des Gesprächs eine eigene Phase eingeräumt. Wenn Sie das Bewerbungsgespräch führen, sollten Sie beachten, dass Ihr Gesprächspartner das Treffen ohne offene Fragen und mit einem guten Eindruck von Ihrem Unternehmen verlässt.

In den letzten fünf Minuten danken Sie dem Bewerber für sein Kommen und für das Gespräch und stellen ihm die wichtige Frage, ob von seiner Seite noch Interesse an der Stelle besteht.

Letzte Fragen, die diesem noch auf dem Herzen liegen könnten, beantworten Sie ihm am besten direkt und unaufgefordert: 

  • Wie geht der Bewerbungs- und Entscheidungsprozess weiter?
  • Sind noch weitere Unterlagen nötig?
  • Haben Sie noch weitere Kandidaten zum Kennenlernen eingeladen?
  • Wann kann der Bewerber mit einer Antwort rechnen?
  • An wen kann er sich in der Zwischenzeit wenden, falls er Fragen haben sollte?

Erst wenn die letzten Fragen geklärt sind und Sie den Bewerber zum Ausgang begleitet und sich verabschiedet haben, ist das Gespräch vorbei.

Nun liegt vor Ihnen noch die Aufgabe, Notizen durchzugehen und das Vorstellungsgespräch zu reflektieren und Ergebnisse fürs weitere Vorgehen zu dokumentieren. Optimalerweise diskutieren Sie mit Ihren Kollegen, die während des Gesprächs anwesend waren, Ihre Erkenntnisse.

Fazit

Jeder Personaler hält sich in der ein oder anderen Form an diese fünf Phasen, um erfolgreich ein Bewerbungsgespräch zu führen. Anfängliche Höflichkeiten und Smalltalk mit möglichst angenehmem Übergang zum Interview-Teil sollten ebenso wenig fehlen wie die Selbstvorstellung des Unternehmens und die Möglichkeit für den Bewerber, Rückfragen zu stellen. Auch auf den richtigen, freundlichen Abschluss des Vorstellungsgesprächs sollte niemand verzichten, um langfristig mit seinem Unternehmen in einem guten Licht zu stehen.

[inwave_button button_text=“vorheriger Artikel“ icon_item=“fa fa-arrow-circle-left“ font_weight=“600″ button_link=“https://www.thedigitaltalents.com/richtige-bewerberauswahl/“]
[inwave_button button_text=“nächster Artikel“ icon_item=“fa fa-arrow-circle-right“ font_weight=“600″ button_link=“https://www.thedigitaltalents.com/gespraechsfuehrung-vorstellungsgespraech/“]