Inhalt
Was ist die Reisekostenabrechnung?
Die Reisekosten fallen immer dann an, wenn ein Arbeitnehmer oder eine selbständig tätige Persönlichkeit auf eine dienstliche Reise geht. Dies ist immer dann der Fall, wenn ein direkter Bezug zu dem Zweck der Reise und dem ausgeübten Beruf besteht oder der Arbeitgeber/Auftraggeber die Reise anweist. Reisekosten können vom Arbeitnehmer übernommen werden, oder werden in der Einkommenssteuererklärung steuermindernd angegeben.
Dabei gilt es eine Reihe von Fachbegriffen und Regelungen zu beachten. Steuerliche Regelungen zur Verpflegungspauschale, der Fahrtkostenerstattung, der Übernachtungspauschale und dem Verpflegungsmehraufwand sind im Bundesreisekostengesetz geregelt. Für einen einwandfreien rechtlichen Rat ist deswegen der Gang zu einem Steuerberater unumgänglich.
Welche formalen Vorgaben für die Reisekostenabrechnung gibt es?
Grundsätzlich besteht die Pflicht zur Aufbewahrung der Belege. Dank der elektronischen Steuererklärung müssen diese Belege nicht mehr beim Finanzamt eingereicht, aber bei Bedarf vorgezeigt werden. Es gibt kein offizielles Reisekostenabrechnung Formular. Trotzdem ist es hilfreich, für sich selbst eine Übersicht zu erstellen bei der die einzelnen Ausgaben mit Belegen dokumentiert werden.
Die Abrechnung der Kosten für eine dienstliche Reise können auf zwei Wegen abgerechnet werden
- Der Arbeitgeber übernimmt die Abrechnung. In diesem Fall benötigt dieser sämtliche Belege und schlägt die Summe der entstandenen Spesen und Kosten dem Lohn auf. Dabei bleiben diese Kosten steuerfrei und können in der Einkommenssteuererklärung nicht als Werbungskosten abgesetzt werden.
- Selbständig tätige Personen und Arbeitnehmer können die Kosten für die Reise als Werbungskosten absetzen. Dafür müssen diese aber über das gesamte Jahr verteilt eine bestimmte Höhe (1.000 EUR) überschreiten. Selbständige haben zudem die Möglichkeit, die Kosten für die berufliche Reise oder Weiterbildung im Rahmen der Unternehmenseinkünfte gewinnmindernd anzugeben. In diesem Fall entfällt die Möglichkeit der Nutzung der Werbungskosten.
Welche Kosten können in Gänze übernommen werden?
Es gibt eine Reihe von Voraussetzungen, die für eine dienstliche Reise gelten. Doch diese sind so formuliert, dass der direkte und belegbare Bezug zum Auftrag oder der Wille des Arbeitgebers als Nachweis genügen. Die Angabe der Kosten für die Reise lohnt sich auf jeden Fall. Denn nicht nur die Kosten für die Anfahrt können steuermindernd angegeben werden.
Ebenso gehören die Kosten für die Unterkunft, die Verpflegung und weitere Kosten und Spesen zu den Geldbeträgen, die für eine deutliche Minderung der Steuerlast in der jährlich fälligen Einkommenssteuer sorgen können. Als steuerpflichtige Person muss man zwischen Ausgaben entscheiden, die in Gänze abgesetzt werden können und denjenigen, die nur teilweise oder zu pauschalen Beträgen abgesetzt werden dürfen.
Kosten die auf jeden Fall komplett übernommen werden, sind unter anderem
- Die Kosten für die Reise mit der Bahn und dem Flugzeug
- Kosten für dringend benötigte Dienstleistungen
- Kosten für Fortbildungen und Bildungsmaßnahmen
Darüber hinaus gibt es viele Grauzonen, aber auch sehr exakte Regelungen welche Kosten übernommen werden und welche nicht. Hier ist es als Laie oft schwer eine pauschale Beurteilung durchzuführen. Deswegen hier noch einmal der Tipp für den Gang zum Steuerberater. Wenn auf irgendeine Art und Weise eine Unklarheit entsteht, dann hilft professioneller Rat in der Regel weiter. Dieser Rat kann unter Umständen auch helfen teure Fehler zu vermeiden. Denn die Finanzämter und Steuerprüfer achten in der Regel sehr genau auf die Belege, sofern diese eingefordert werden.
Man kann zwar das Risiko eingehen und darauf hoffen, dass die Belege nie angefordert werden. Aber ebenso wenig kann man sich darauf verlassen. Um ganz sicher zu gehen, sollte man die Belege einem Steuerberater zur Verfügung stellen und über mehrere Jahre hinweg aufbewahren. So können Fehler vermieden, und später auch korrigiert werden.
Sonderfall Auto
Die Anreise mit dem Auto wird in der Regel nicht in Gänze übernommen. Der Grund dafür ist, dass es eine Reihe von verschiedenen Modellen zur richtigen Abrechnung der Kosten gibt. Diese haben unterschiedliche Schwerpunkte und werden nachfolgend in kurzer Form einmal näher vorgestellt. Die Grundvoraussetzung, um die Fahrt mit dem Auto erfolgreich abrechnen zu können ist immer das Fahrtenbuch. Unabhängig davon, ob ein Dienstwagen oder ein privates Auto genutzt wird sollte also immer das Fahrtenbuch korrekt und aktuell geführt werden.
Wie wird das Fahrtenbuch geführt?
Ein korrekter Eintrag im Fahrtenbuch könnte folgendermaßen lauten:
27.11.09 – KM-Stand zu Beginn der Fahrt 1 KM – KM-Stand zu Ende der Fahrt 2 KM – Reiseziel: Berlin – Route über A1 – Zweck Dienstessen – Geschäftspartner Herr Meyer
Die Angaben zum Datum, zu den gefahrenen Kilometern, zum Reiseziel, zur Route, zum Zweck und zum Geschäftspartner müssen auf jeden Fall enthalten sein.
Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz
Der fahrzeugindividuelle Kilometersatz ist besonders bei teuren Autos sehr beliebt. Wer beispielsweise einen hochwertigen Porsche dienstlich benötigt, der kann nicht mit dem normalen Verfahren der Kilometerpauschale zufrieden sein. Denn hier werden die realen Kosten nur ungenügend berücksichtigt. Demgegenüber fahren alle, die die übliche Kilometerpauschale nutzen und über ein vergleichsweise günstiges Auto verfügen deutlich besser.
Bei dem fahrzeuginidividuellen Kilometersatz wird die gefahrene Kilometerzahl aus dem Fahrtenbuch als Berechnungsgrundlage hergenommen. Das Fahrtenbuch muss in diesem Fall exakt 12 Monate lückenlos geführt werden. Anschließend werden die real entstandenen Kosten des Autos durch die gesamte Zahl der gefahrenen Kilometer geteilt. Das Ergebnis ergibt den von der Steuer absetzbaren Betrag.
Zu den realen Kosten für das Auto gehören unter anderem:
- Kraftstoffe
- Abschreibungen
- Kosten für Garagenmiete- Reparaturen und Wartung
- Zinsen
- Steuer und Versicherungen
Die Kilometerpauschale
Im Vergleich zum fahrzeugindividuellen Kilometersatz spielen bei der Kilometerpauschale nur die gefahrenen Kilometer eine relevante Rolle. Die Dauer der Aufzeichnung ist egal, wichtig ist nur das diese so genau und lückenlos wie vorgegeben durchgeführt wird. Die gefahrene Leistung wird mit der derzeit gültigen Kilometerpauschale multipliziert.
Das wären aktuell 30 Cent für Autos, und 20 Cent für Roller und Mopeds. Dieses Modell ähnelt sehr der allgemeinen Kilometerpauschale für Dienstfahrten, darf aber nicht mit diesem verwechselt werden. Denn bei Reisekosten gilt, dass die Kosten für die Nutzung von Fahrrädern und dem öffentlichen Nahverkehr anders abgerechnet werden müssen.
Diese beiden Berechnungsarten können vom Arbeitnehmer frei gewählt werden, sofern der Arbeitnehmer hier keine Vorgaben macht. Oftmals ist ein Fahrtkostenrechner ein gutes Tool, mit dem die Reisekosten für das Auto effektiv berechnet werden. Es gibt im Netz viele Fahrtkostenrechner, mit denen die Reisekostenabrechnung für die Nutzung eines Kfz effektiv und rechtssicher durchgeführt werden kann.
Die Fahrtkostenerstattung sollte man sich als Arbeitnehmer auf keinen Fall entgehen lassen. Gerade, wenn ein Dienstfahrzeug oder ein privates Fahrzeug für die Dienstreise genutzt werden sind die Kosten für die Übernachtung und die Anfahrt häufig ein signifikanter Bestandteil der gesamten Kosten.
Die Reisenebenkosten
Häufig deutlich kniffliger als die Reisekosten an sich ist die Abrechnung der Reisenebenkosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung. Hier sind Arbeitnehmer, bei denen der Arbeitgeber die Abrechnung der Spesen übernimmt immer im Vorteil. Denn die Reisekostenabrechnung gemäß dem Bundesreisekostengesetz kann den unerfahrenen Laien schnell zur Verzweiflung treiben. Es gibt eine Reihe von Kosten, die in der Regel auf jeden Fall übernommen werden. Allerdings gibt es so gut wie keine Kostenart, für die es nicht auch eine Ausnahme geben würde.
Zu den Kosten, die in der Regel auf jeden Fall übernommen werden, gehören unter anderem
- Telefonkosten, sofern die Gespräche dienstlich geführt werden
- Gegebene Trinkgelder, sofern diese auf dem Beleg aufgeführt werden
- Eintrittskarten für beruflich veranlasste Veranstaltungen, Messen und Ausstellungen
- Nutzung eines Mietwagens, eines Taxi oder der öffentlichen Verkehrsmittel
- Gebühren für Maut, Gepäckversicherung, Schließfächer und Parkflächen
- Schadensersatzforderungen aufgrund eines Verkehrsunfalls unter bestimmten Voraussetzungen
- Die Kosten für das Wlan im Hotel
Wie werden die Kosten für die Unterkunft und die Verpflegung berechnet und abgesetzt?
Natürlich muss ein Arbeitnehmer auch auf seiner Dienstreise nächtigen und etwas essen. Damit die Kosten hierfür nicht grenzenlos abgesetzt werden können, wurden die Pauschale für Übernachtungen und die Verpflegungspauschale entwickelt. Diese gelten für das Inland, und in einer höheren und ortsspezifischen Ausführung auch für das Ausland.
Sollten die realen Kosten tatsächlich höher sein, dann muss der Arbeitnehmer diese zusätzlichen Kosten entweder selber tragen oder aber der Arbeitgeber ist verpflichtet diese zu übernehmen. In vielen Fällen ist es so, dass der Arbeitgeber diese Kosten sogar übernehmen muss. Sofern der Arbeitnehmer nachweisen kann, dass die Erfüllung des Auftrages nur mit diesen Kosten möglich gewesen wäre.
Im Inland sind folgende Kosten derzeit der gültige Standard:
- Verpflegungsmehraufwand / Verpflegungspauschale bei einer Reise mit gesamten Dauer von mehr als 12 Stunden: 12 € pro angefangenem Tag
- Verpflegungsmehraufwand / Verpflegungspauschale bei einer Reise mit einer gesamten Dauer von mehr als 24 Stunden: 24 € pro angefangenem Tag
- Übernachtungskosten können im Inland mit Beleg innerhalb von 48 Monaten unbegrenzt abgesetzt werden. Nach Ablauf dieser Frist wird der Betrag auf 1.000 Euro im Monat reduziert. Sollte kein Nachweis erbracht werden, können 20 Euro pro Übernachtung als Übernachtungspauschale steuerlich abgesetzt werden.
Im Ausland gelten abweichende Regelungen für die Verpflegungspauschale und die Kosten für Übernachtungen, aber auch für die Übernachtungspauschale die sich an ortspezifische Faktoren halten. Hier kann das Bundesreisekostengesetz zur Hilfe genommen werden.
