Teilautonome Arbeitsgruppen – geteiltes Leid ist halbes Leid?

Teilautonome Arbeitsgruppen werden auch selbststeuernde Arbeitsgruppen genannt und beschreiben ein Konzept der Arbeitsgestaltung, welches sich von der Individualarbeit distanziert.
Am weitesten verbreitet sind teilautonome Arbeitsgruppen in der Industrie und der Produktion, wo sie auch ihren Ursprung haben. Erstmals wurde dieses Arbeitskonzept in den 60er- Jahren von dem schwedischen Autohersteller Volvo eingesetzt. Mittlerweile haben sich teilautonome Arbeitsgruppen in vielen Bereichen der Arbeitswelt, insbesondere der Wirtschaft, etabliert.

In dem folgenden Text klären wir auf, was man unter Teilautonomie und Autonomie versteht, welche Vorteile man durch teilautonome Arbeitsgruppen hat, nach welchem Prinzip sie funktionieren und welche Erfolgsfaktoren dafür entscheidend sind. Auch wird geklärt, wann es sinnvoll ist, teilautnome Arbeitsgruppen einzuführen und welche Risiken und Nachteile es gibt.

Autonomie vs Teilautonomie – Wo liegt der Unterschied?

Unter „Autonomie“ versteht man etwas, das verwaltungsmäßig selbstständig, unabhängig und eigenständig agiert. Autonome Arbeitsgruppen arbeiten also komplett auf sich selbst gestellt. Der Begriff „Teilautonomie“ erklärt sich demnach aus dem Zusammenhang selbst. Beide Arbeitsgestaltungen zählen zu „agilen Arbeitsmethoden“.

Teilautonome Arbeitsgruppen – Wie wird gearbeitet?

Bei teilautonome Arbeitsgruppen arbeiten Arbeitnehmer in Kleingruppen, die meistens zwischen drei und acht Personen bestehen. Aufgaben, die einer teilautonome Arbeitsgruppen zugeteilt werden, teilen die Gruppenmitgliedern selbst untereinander auf, wobei auf eine gemeinsame Lösung oder Ziel hingearbeitet wird.

Teilautonomie hierbei bedeutet nicht nur, dass die Gruppe über erweiterte Aufgaben verfügt, sondern auch, dass die Mitglieder im Arbeitsprozess ihre eigenen Entscheidungen treffen dürfen und sollen. Dies soll zu einer gesteigerten Motivation führen.

Durch teilautonome Arbeitsgruppen wird im Prinzip kein Manager oder eine Führungskraft mehr benötigt, da die Arbeitsgruppe deren Aufgaben, wie die Arbeitsvorbereitung, -planung und -organisation eigenhändig übernimmt. Auch die Ergebnis- und Erfolgskontrolle fällt unter die Zuständigkeit von teilautonome Arbeitsgruppen. Wenn das der Fall ist, spricht man von einer zyklischen Vollständigkeit

Es macht vor allem Sinn, wenn die Gruppenmitglieder bezüglich des Wissens auf dem gleichen Stand sind, da Hierarchie- und Wissensstufen wegfallen. Wenn jedes Mitglied alles beherrscht und ein hohes Maß an Selbstorganisation besitzt, werden Hierarchien überflüssig und man bezeichnet sie dann als autonome Arbeitsgruppen.

Weshalb „Teilautonomie“?

Es wird als Teilautonomie bezeichnet, wenn der Grad der Selbststeuerung beziehungsweise der Selbstorganisation nicht so hoch ist. Dann gibt es die Möglichkeit, ein Mitglied der Gruppe als „Gruppensprecher“ zu ernennen, welches für die Aufgabenverteilung zuständig ist.

Allerdings muss man differenzieren, denn der „Gruppensprecher“ ist nicht mit einer Führungskraft gleichzusetzen. Dieser wird demokratisch von den anderen Mitgliedern der teilautonome Arbeitsgruppen gewählt und wirkt genau so an den Aufgaben mit, wie jedes andere Mitglied auch.

Teilautonome Arbeitsgruppen – diese Vorteile bringen sie mit sich

Wenn man teilautonome Arbeitsgruppen richtig organisiert und das Prinzip implementiert, eröffnen sich durch diese Arbeitsmethode gleich zwei Vorteile:

Jobenlargement

Jobenlargement bedeutet übersetzt „Arbeitserweiterung“. Darunter versteht man eine Arbeitsgestaltungsmaßnahme, die darauf abzielt, die Vielfältigkeit der Arbeitsinhalte zu vergrößern und dadurch die Monotonie und den „Alltagstrott“ zu reduzieren. Zu beachten ist, dass das Anforderungsniveau der Aufgaben gleich bleibt, weshalb man auch von einer horizontalen Umstrukturierung spricht.

Jobenrichment

Unter Jobenrichment versteht man die Arbeitsbereicherung. Die bisherigen Aufgaben und Tätigkeiten eines Angestellten werden auf ein höheres Niveau gebracht. Der Mitarbeiter ist durch das gesteigerte Anforderungsniveau mehr in seine Arbeit involviert und wird dadurch dazu gebracht, eigenverantwortlicher zu Arbeiten. Da sich hier allerdings nicht an der Breite der Aufgaben ändert, spricht man hierbei von einer vertikalen Umstrukturierung.

Beides führt zu einer gesteigerten Motivation:

  • Angestellte sind zufriedener, da sie sich durch höhere Entscheidungsbefugnisse stärker mit ihren Gedanken und Ideen in das Unternehmen mit einbringen können
  • Das führt wiederum zu einer erhöhten intrinsischen Motivation, da sie ihre Aufgabe als wichtig ansehen und sie sich dadurch eher verwirklichen können
  • Teilautonome Arbeitsgruppen sorgen meist für eine andere Rollenverteilung in der Gruppe. Durch das höhere Maß an Mitverantwortung bezüglich der Prozesse, versuchen sie, den Ablauf und die Steuerung von Prozessen zu optimieren

Diese Aspekte sorgen ebenfalls dafür, dass Fehlzeiten verringert werden und die Fluktuation zurückgeht.

Erweiterte Kompetenzen durch teilautonome Arbeitsgruppen

Diese Form der Arbeitsgestaltung sorgt für die Weiterentwicklung verschiedener Kompetenzen, oder auch Soft Skills genannt:

Sozialkompetenz

Die Gruppenmitglieder müssen sich auf einander verlassen können und darauf vertrauen, dass jeder seine Aufgaben gewissenhaft erledigt

Handlungskompetenz

Jedes Gruppenmitglied ist dazu bereit, sich in beruflichen Situationen fachgerecht durchdacht und individuell/ sozial verantwortlich zu verhalten

Fachkompetenz

Falls der Wissenstand der Mitglieder doch nicht vollkommen ausgeglichen sein sollte, können teilautonome Arbeitsgruppen gegenseitig etwas voneinander lernen

Selbstkompetenz

Jedes einzelne Mitglied lernt die Anforderungen im Beruf zu klären, zu durchdenken und zu beurteilen. Sie lernen, sich selbst einzuschätzen, zu entfalten und weiterzuentwickeln. Darunter zählen auch Eigenschaften, wie z.B. Selbstständigkeit, Selbstvertrauen, Kritikfähigkeit, Verantwortungs- und Pflichtbewusstsein.

Welche Erfolgsfaktoren sind für teilautonome Arbeitsgruppen entscheidend?

Kein Hierarchiedenken

Damit teilautonome Arbeitsgruppen funktionieren und effektiv zusammenarbeiten können, müssen sich alle Mitglieder frei von dem Hierarchie-Gedanken machen, denn nur so ist ein respektvoller Umgang auf Augenhöhe gegeben und auch introvertiertere Menschen scheuen sich weniger, ihre Gedanken und Ideen einzubringen. Es ist wichtig, Hemmungen zu nehmen und so die Kreativität zu steigern.

Eine Fehlerkultur entwickeln

Wichtig ist hierbei, dass Fehler offen diskutiert werden und nicht kritisiert. Rückschläge passieren immer mal, doch die Art und Weise damit umzugehen, ist jedem selbst überlassen. Wenn etwas nicht funktioniert, müssen sich die Mitglieder auf die Suche nach einer optimalen Lösung machen, denn bekanntlich lernt man ja aus Fehlern. So lernen alle, trotz dem ein oder anderen Patzer nicht das Gesamtziel aus den Augen zu verlieren.

Ein gutes Arbeitsumfeld und eine passende Unternehmenskultur

Damit die Arbeitsgruppe effektiv und effizient arbeitet, müssen natürlich die richtigen Arbeitsressourcen gegeben sein. Das kann Material heißen, technische Hilfsmittel oder aber auch ein Whiteboard zum Brainstormen.

Gute Ausbildung und Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Für gute Ergebnisse benötigt man gut ausgebildete Arbeitskräfte, die sich regelmäßig weiterbilden. Als Arbeitgeber sollte man ihnen ermöglichen, sich schnell und kurzfristig Wissen anzueignen und am Puls der Zeit zu sein, denn veraltetes Wissen sorgt nicht für optimale Ergebnisse.

Ein Einführungsprozess und Vorbereitung der Mitarbeiter auf Selbstständigkeit

Von der Schule bis zur Ausbildung oder Uni – wir sind daran gewöhnt, Dinge vorgegeben zu bekommen. Ist dies nicht der Fall, fühlen sich die ein oder anderen etwas verloren und „hängen in der Luft“. Tatsächlich sollte man seine Arbeitnehmer auch darauf vorbereiten, selbstständig zu denken und arbeiten. Denn das müssen die Mitglieder – immer und zu jeder Zeit.
Ideen zu formulieren, Verantwortung übernehmen, Dinge hinterfragen – all das muss erst gestärkt und gefördert werden, bevor man eine effektiv arbeitende Arbeitsgruppe hat.

Die richtigen Mitglieder auswählen

Damit dieses Arbeitskonzept funktioniert, muss man die richtigen Leute mit einer hohen Motivation und die richtigen Aufgaben identifizieren. Man sollte es nicht inflationär etablieren, sondern genau abwägen, welche Mitarbeiter und Aufgabenbereiche dafür passend sind.

Wann ist es sinnvoll, teilautonome Arbeitsgruppen einzusetzen?

Nicht jeden Aufgabe lässt sich durch teilautonomen oder autonome Arbeitsgruppen bewältigen. Um besser einschätzen zu können, ob der Einsatz Sinn macht, ist es empfehlenswert, die folgende Checkliste in Gedanken durchzugehen und dann zu entscheiden.

Checkliste für die Einführung von teilautonomen und autonome Arbeitsgruppen:

  1. Gibt es mehrere Aufgaben, die zu einer gemeinsamen Gruppenaufgabe werden können?
  2. Gibt es einen räumlich abgegrenzten Bereich, über den die Gruppe verfügen kann?
  3. Werden Führungskräfte dadurch entlastet?
  4. Sind die Aufgaben so komplex, dass es mehr Sinn macht, einer Arbeitsgruppe die Planung zu überlassen?
  5. Können dank der erweiterten Gruppenaufgaben Wartezeiten reduziert werden?
  6. Benötige ich für die Aufgabe motivierte, kompetente und verantwortungsvolle Mitarbeiter?
  7. Handelt es sich um eine psychische oder eine physische Arbeit und sind die Mitglieder in der Lage, sich gegenseitig zu entlasten?
  8. Wird die Gruppenarbeit von den Arbeitnehmern und den unteren Führungskräften für sinnvoll gehalten?
  9. Ist das Unternehmen dazu bereit, teilautonome Arbeitsgruppen umzusetzen?
  10. Können die folgenden Einführungsschritte für eine Arbeitsgruppe realisiert werden?

Einführungsschritte für teilautonome Arbeitsgruppen

1. Bildung eines Steuerkreises (SK)

Der SK ist dafür verantwortlich, ein Konzept auszuarbeiten, zu informieren, Informationen auszuwerten.

2. Erarbeitung eines Konzeptes

Als Arbeitsgruppe sollte man schriftlich festhalten, was die Ziele der Gruppenarbeit ist und welche Mitglieder für welche Aufgaben verantwortlich sind

3. Kommunikation des Konzeptes

Alle Mitglieder werden gleichermaßen informiert um ein einheitliches Grundverständnis zu schaffen

4. Schulung der Mitglieder

Wie oben schon erwähnt, muss man seine Mitarbeiter auf diese Arbeitsweise vorbereiten um den Ideenfluss zu gewährleisten

5. Evaluation der Gruppen- und Aufgabenentwicklung

In regelmäßigen Abständen sollte evaluiert werden, wie der Stand der Dinge ist, sowohl auf die Mitarbeiterzufriedenheit, als auch auf die Wirtschaftlichkeit bezogen

Welche Nachteile gibt es?

Fehlendes Empowerment

Wirklich gewinnbringend und effizient sind teilautonome Arbeitsgruppen nur dann, wenn sie das volle Vertrauen des Managements erhalten. ist dies nicht der Fall, kann es am „Empowerment“ der Umsetzung der Aufgaben fehlen. Das ist dann der Fall, wenn der Leistungs- und Erwartungsdruck von oben an die Arbeitsgruppe weitergegeben wird, aber nicht die nötigen Motivations-, Befähigungs- und Umsetzungsmaßnahmen.

Die Konsequenz davon ist, dass die motivierende Wirkung ausbleibt und zu Frustration führt; z.B. wenn das vereinbarte Ziel nicht zeitlich eingehalten werden konnte, weil dafür nicht die notwendigen Voraussetzungen geschaffen worden sind.

Social Loafing

Eine weitere Gefahr sind Mitarbeiter, die sich mit dieser Arbeitsweise nicht wohl fühlen und nicht dahinter stehen. Dann kann es nämlich dazu kommen, dass sie sich unter dem Deckmantel der anderen Gruppenmitglieder verstecken, was man auch als „Social Loafing“ oder „Trittbrettfahrer-Effekt“ bezeichnet.

Profilieren einzelner Mitarbeiter

Natürlich kann es ebenfalls vorkommen, dass sich einzelne Mitglieder profilieren möchten und teilautonome oder autonome Arbeitsgruppen als ideale Plattform dafür ansehen.

Konservative Mitarbeiter

„Jobenlargement“, „Jobenrichment“ und auch „Job Rotation“ hört sich aus personalwirtschaftlicher und arbeitswissenschaftlicher Sicht super an. Es kann allerdings auch bei älteren oder „konservativeren“ Mitarbeitern auf Ablehnung stoßen. Deswegen ist die Auswahl der richtigen Gruppenmitglieder das A und O.

Fazit

Diese Arbeitsmethode wird vor allem in der Automobilindustrie eingesetzt und zielt auf kollektivistisches Arbeiten ab.
Teilautonome Arbeitsgruppen bestehen aus drei bis acht Mitgliedern. Die Aufgaben werden eigenständig unter den Gruppenmitgliedern aufgeteilt, wobei auf ein gemeinsames Ziel hingearbeitet wird.

Hierarchien sind in dieser Arbeitsform nicht notwendig, da alle Mitarbeiter optimalerweise auf dem gleichen Wissensstand sind. Falls der Grad der Selbstständigkeit doch nicht so hoch ist, wie in autonomen Arbeitsgruppen, besteht immer noch die Möglichkeit, einen „Gruppensprecher“ zu ernennen. Dieser wird, im Vergleich zu einer Führungskraft, von den Mitgliedern gewählt.

Durch das eigenständige Arbeiten und die Möglichkeit, mitzubestimmen und eigene Ideen einzubringen, wird für eine gesteigerte Motivation gesorgt. Außerdem werden die Mitglieder durch Jobenlargement, also die Aufgabenerweiterung und Jobenrichment, die Arbeitsbereicherung motiviert. Negative Dinge, wie Fluktuation und Krankheitszeiten werden zudem reduziert.
Soft Skills, wie die Handlungs-, Sozial-, Fach- und Selbstkompetenz der einzelnen Mitarbeiter werden gefördert.

Neben geeigneten Mitarbeitern gibt es weitere Faktoren, die für den Erfolg von teilautonomen Arbeitsgruppen verantwortlich ist. Dazu gehören unter anderem eine adequate Unternehmenskultur, kein Hierarchiedenken, eine Fehlerkultur, die richtige Vorbereitung der Mitarbeiter, sowie Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Die Art des Aufgabenbereiches ist natürlich auch zu berücksichtigen, wenn man mit dem Gedanken spielt, eine teilautonome Arbeitsgruppe zu etablieren.

Obwohl es viele Vorteile gibt, beinhaltet Gruppenarbeit auch Risiken, wie zum Beispiel das „Social Loafing“, auch „soziales Faulenzen“ genannt. Auch, dass Mitarbeiter besonders hervorstechen möchten, kann vorkommen. Falls die Unterstützung aus dem Management fehlt, ist die Gruppenarbeit ebenfalls zum Scheitern verurteilt.

Ob das Einführen von teilautonomen oder komplett autonome Arbeitsgruppen wirklich Sinn für ein Unternehmen macht, hängt also von vielen verschiedenen Faktoren ab, wobei die obige Checkliste eine gute Orientierung bietet.

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