Du kennst das sicher: Schnell noch Facebook und Mails checken, zwischendurch WhatsApp-Nachrichten oder SMS lesen und den permanenten Blick auf das Handy. Kollegen und Freunde haben auch noch Wünsche, schnell zwischendurch, aber bitte gleich. Du kannst nicht ablehnen und schon ist der Tag vorbei.
Die Dinge, die Du erledigen wolltest, sind immer noch unerledigt und Du fühlst Dich gestresst. Der Berg, den Du vor Dir herschiebst, wächst kontinuierlich. In gleichem Maße sinkt Deine Motivation. Was kannst Du tun um aus diesem Teufelskreis herauszukommen? Was macht produktiv arbeiten aus?
Wie schaffst Du es, die Dinge rechtzeitig zu erledigen und den Tag entspannter zu gestalten? Zeitmanagement und Organisation helfen Dir dabei.
Inhalt
Was bedeutet produktiv arbeiten?
Produktiv arbeiten bedeutet in erster Linie Deine Zeit sinnvoll zu nutzen und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Möglichst entspannt und es sollte Dir noch Zeit für Dich selbst bleiben. Du benötigst Pausen und Freizeit für Dich, um die Tanks wieder mit Energie aufzufüllen. Du wirst schnell feststellen, dass Du konzentrierter und effektiver arbeiten kannst. Manage Deine Zeit, organisiere Deine Aufgaben und arbeite mit Prioritäten!
Produktiv arbeiten – folgende Tipps können Dir helfen
Produktiv arbeiten – Plane Deinen Tag
Überlege Dir am Abend vorher oder am frühen Morgen, je nachdem, was Dir eher liegt, was Du am nächsten Tag oder heute erledigen möchtest oder musst. Mach eine Liste mit den zu erledigenden Aufgaben. Die Liste kannst Du von Hand erstellen oder am PC, Tablet oder Handy. Mach Dir Gedanken, wie lange Du für die einzelnen Aufgaben benötigst. Teile Deinen Tag ein und vergiss nicht Pausen einzuplanen. Viele Menschen planen ihren Tag in kleinen 15-minütigen Blöcken. Du hast bei dieser Methode 96 Blöcke.
Das bedeutet keineswegs, dass jede Aufgabe nur fünfzehn Minuten dauern darf oder kann. Du kannst Dir die Zeit aber besser einteilen. Nicht jede Besprechung oder Aufgabe dauert eine Stunde, wie sie von vielen Hilfsmitteln, Kalendern oder anderen Programmen vorgegeben wird. Nach 90 Minuten solltest Du eine kurze Pause einplanen und nach spätestens vier Stunden mindestens dreißig Minuten.
Deine To-do-Liste und priorisiertes Arbeiten – produktiv arbeiten
Aufgaben organisieren und in Deiner To-do-Liste für den jeweiligen Tag eintragen, ist die wichtigste Voraussetzung um die wichtigen von den weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Entscheide Dich für die wichtigsten beiden Aufgaben. Die Liste sollte insgesamt nicht mehr als zehn Punkte enthalten. Es hängt natürlich davon ab, welche Aufgaben Du aufschreibst.
Erledige die kleinen Aufgaben und Dinge, wie eine Mail schreiben, einen Anruf tätigen oder sonstige Kleinigkeiten zuerst. Du musst dann nicht mehr daran denken und hast den Kopf frei für die wichtigen Aufgaben. Durch priorisiertes Arbeiten bleiben nicht die wichtigen Dinge liegen, sondern im Notfall die weniger wichtigen Aufgaben.
Produktiv arbeiten – erledigte Aufgaben abhaken
Alles was Du erledigt hast, hakst Du ab. Das gibt Dir ein gutes Gefühl, die Liste wird kleiner und das was noch zu tun ist, schrumpft auf einige Kleinigkeiten. Du behältst die Übersicht und vergisst garantiert nichts. Was nicht abgehakt ist, muss noch erledigt werden oder auf den nächsten Tag übertragen werden. So gehen auch kleinere Aufgaben nicht mehr unter. Die Aufgaben organisieren, bringt Zeitersparnis und Übersichtlichkeit.
Produktive Zeiten nutzen
Nutze für die wichtigen Aufgaben die produktiven Zeiten des Tages. Bei Morgenmenschen liegen diese Zeiten zwischen neun und zwölf Uhr und zwischen fünfzehn und achtzehn Uhr. Um 21 Uhr ist es mit der Leistungsfähigkeit bei Morgenmenschen dann meist endgültig vorbei.
Bei Abendmenschen oder Nachteulen verschieben sich die Zeiten entsprechend auf den Nachmittag oder auch in die Nacht hinein. Versuche entsprechend Deinem eigenen Biorhythmus zu arbeiten, sofern das möglich ist. Beobachte Dich selbst und Du wirst schnell herausfinden, zu welchem Typ Du gehörst.
Nutze Wartezeiten effektiv
Die Zeiten, in denen Du irgendwo warten musst, auf ein Gespräch, einen Termin oder an der Kasse kannst Du nutzen. Entweder Du nutzt diese Zeiten als Pausenzeiten oder Du erledigst kleine, unwichtigere Dinge. Entspanne einige Minuten, während Du warten musst, und genieße die Zeit.
Du verfügst anschließend wieder über mehr Energie und musstest keine zusätzliche Zeit investieren. Oder Du erledigst einen erforderlichen Anruf, beantwortest eine Mail oder erledigst eine andere Kleinigkeit. All diese Dinge hast Du dann schon erledigt und kannst sie auf Deiner Liste abhaken.
Produktiv arbeiten während Bahn- und Busfahrten
Nutzt Du öffentliche Verkehrsmittel, so kannst Du Zeit ebenfalls nutzen und produktiv arbeiten. Du kannst etwas lesen, was Du später benötigst, Mails beantworten, oder ähnliche Dinge erledigen. Alles was Du während dieser Zeit erledigst, begegnet Dir später nicht mehr und schafft ein bisschen Freiraum für andere Dinge.
Gut organisieren
Deinen Tagesablauf zu planen und zu organisieren ist eine wichtige Voraussetzung, um produktiv zu arbeiten. Ebenso wichtig ist es, Deinen Arbeitsplatz zu organisieren. Dinge, die Du häufig benötigst, sollten gut und leicht erreichbar sein. Was Du selten brauchst, kannst Du etwas weiter wegräumen. Das Licht an Deinem Arbeitsplatz sollte so eingerichtet sein, dass es Dich unterstützt und nicht blendet. Chaos auf Deinem Schreibtisch verursacht Chaos in Deinem Kopf. Hinzu kommt, dass Du Zeit brauchst, wenn Du alles ständig suchen musst.
Setze Dir konkrete Ziele
Es gibt zahlreiche Zielsetzungsmethoden auf dem Markt. Wähle eine passende Methode für Dich aus. Einfach und empfehlenswert ist die Zielsetzung mit der SMART-Methode. Diese Methode besagt, Ziele sollten specific (spezifisch), measurable (messbar), achievable (erreichbar), realistic (realistisch) und time bound (terminiert) sein.
Es nützt nichts, wenn Du Dir Ziele setzest, die nicht erreichbar, nicht spezifisch und nicht realistisch sind. Das führt dazu, dass Du das Ziel nie erreichen wirst. Stattdessen läufst Du immer irgendetwas hinterher und das wiederum lässt die Motivation schnell sinken und verschwinden.
Ein Ziel, wie ich will abnehmen, ist nicht hilfreich. Das Ziel sollte beinhalten, wie viel Du abnehmen möchtest, ist es überhaupt möglich, in welcher Zeit möchtest Du diese Anzahl an Kilos abnehmen und wann willst Du Dein Ziel erreicht haben. Plane kleinere Schritte und erhöhe so die Wahrscheinlichkeit, das Ziel zu erreichen. Deine Motivation wird steigen und Dein Selbstbewusstsein auch. Du wirst in Zukunft viel mehr erreichen.
Schaffe Zeitinseln
Denke an bestimmte Zeiten in Deinem Tagesablauf, die der Regeneration dienen. Einige Menschen erholen sich bei einer gemütlichen Tasse Kaffee, andere bei einem Power Nap und wieder andere bei einem kurzen Spaziergang. Wichtig ist, dass Du solche Zeiten einplanst, um neue Energie zu tanken. Die neue Energie lässt Dich konzentrierter weiterarbeiten und Du hast nicht mehr das Gefühl müde und gestresst zu sein. Gleichzeitig erhöhst Du damit Deine Produktivität.
Arbeite nach dem Pareto-Prinzip
Der Ökonom und italienische Ingenieur Vilfredo Pareto stellte fest, dass sich grundsätzlich alles auf das Verhältnis 80/20 teilen lässt. 80 Prozent der Ergebnisse können mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die restlichen 20 Prozent der Ergebnisse erfordern achtzig Prozent des Aufwands. Dieses Prinzip kann auf viele Lebensbereiche angewendet werden, wenn auch nicht auf alle.
So sind 20 Prozent der Kunden für 80 Prozent des Umsatzes verantwortlich. 20 Prozent der Angestellten erledigen 80 Prozent der anfallenden Arbeit. Auf Dein Leben übertragen könnte das zum Beispiel so aussehen. Du möchtest Muskeln aufbauen und hast dieses Ziel formuliert. Fokussiere Dich auf die Grundübungen beim Training und achte auf eine gesunde, ausgewogene und proteinreiche Ernährung.
Konzentriere Dich auf die 80 Prozent, die die Basics ausmachen, damit wirst du 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses erzielen. Du musst keine drei Stunden täglich im Fitnessstudio verbringen und teure Proteinprodukte zu Dir nehmen. Bei der Arbeit ist es genauso. Priorisiertes Arbeiten zeigt Dir die zwanzig Prozent, die für 80 Prozent deiner Ergebnisse verantwortlich sind. Nun kannst Du Dich auf die Erledigung dieser 20 Prozent konzentrieren, dann hast Du 80 Prozent des Ergebnisses erreicht.
Ablenkung und „Nein“ sagen
Das kennst Du wahrscheinlich auch, Kollegen oder Freunde benötigen etwas. Es muss allerdings gleich und sofort sein. Du sagst zu und bringst Dich selbst in Schwierigkeiten. Deine Arbeit bleibt währenddessen liegen und verschiebt sich nach hinten. Du bist gestresst und genervt. Gefühlte tausendmal am Tag schaust Du auf Dein Handy. Du wirst aus Deiner Arbeit gerissen und musst Dich wieder hineindenken. Wieder geht Zeit verloren.
Lerne auch mal „Nein“, zu sagen, und sorge dafür, dass Du nicht ständig abgelenkt wirst. Schalte das Handy mal aus oder verbanne es in eine Schublade, natürlich, nachdem Du vorher die Töne abgestellt hast. Du wirst schnell feststellen, wie viel Ruhe das in Deinen Alltag bringt. Und nur in den wenigsten Fällen ist ein Anruf oder eine Nachricht von lebenswichtiger Bedeutung.
Produktiv arbeiten, Zeitmanagement und Produktivität
Es ist nicht besonders schwer, die eigene Produktivität zu erhöhen. Das Ziel lässt sich erreichen, wenn Du diese kleinen, aber hilfreichen Tipps beachtest. Am Anfang ist eine gewisse Umgewöhnung erforderlich, aber mit der Zeit wird es zum Automatismus und Du reduzierst den Stress auf ein Minimum. Du wirst feststellen, dass Du wieder Zeit für Dich selbst hast und Regenerationsphasen, die Dir wieder neue Energie verleihen.
Aufgaben gehen nicht mehr unter und Du musst sie nicht mehr auf den letzten Drücker erledigen. Vermutlich wirst Du erstaunt feststellen wie viele positive Effekte diese Veränderungen mit sich bringen. Zeitmanagement hilft Dir, die Zeit im Auge zu behalten und nicht zu vergeuden, um abends festzustellen, dass Du eigentlich nichts wirklich erledigt hast. Aber nicht nur das, die Aufgaben sind nicht erledigt und erholt hast Du Dich auch nicht, Du machst zwar einen permanent beschäftigten Eindruck und fühlst Dich gestresst.
Das Ergebnis ist jedoch nicht zufriedenstellend. Es fehlt die Produktivität. Zeitmanagement und Produktivität sind eng miteinander verknüpft. Wer seine Zeit vernünftig plant und einteilt, arbeitet auch produktiv. Wenn Du Dich natürlich den halben Tag verzettelst und nachmittags überrascht feststellst, was Du alles nicht erledigt hast, führt das zu Stress und Hektik. Stress bringt wiederum Fehler mit sich, die anders vermieden werden können.
Organisieren, Zeitmanagement und produktiv arbeiten machen Dir das Leben um einiges leichter und schaffen Freiräume. Eine höhere Produktivität wird auch Deinem Arbeitgeber auffallen und verhilft Dir vielleicht zu einer Gehaltserhöhung oder einer Beförderung. Du siehst. Produktivität bringt nur Vorteile für alle Beteiligten.
Tipps zur Umsetzung einer höheren Produktivität
Versuche, nicht alles an einem Tag zu ändern. Du hast vermutlich lange Zeit über all diese Dinge nicht nachgedacht und es dauert jetzt ein bisschen, bis alles umgesetzt ist. Wähle einen Punkt aus, der für Dich besonders wichtig ist und fange damit an. Du wirst schnell den Erfolg bemerken und die Umsetzung anderer Veränderungen wird Dir leichter fallen.
Hilfreich ist es sicherlich, wenn Du mit dem Organisieren Deiner Aufgaben und einer To-do-Liste beginnst. An zweiter Stelle solltest Du Dich mit Deinem Zeitmanagement beschäftigen. Mit diesen beiden Punkten wirst Du bereits eine Menge für Deine Produktivitäterreichen. Wenn Du diese beiden Themen für Dich passend umgesetzt hast, beschäftige Dich mit den anderen Punkten. Im ersten Moment klingt das nach großen Veränderungen. Es sind jedoch nur Kleinigkeiten mit einer großen Wirkung.
Sehr schnell gewöhnst Du Dich daran, produktiv zu arbeiten. Vermutlich kommst Du anschließend nie wieder auf die Idee, auf die kleinen Helfer und Hilfsmittel zu verzichten. Lass dich von den Ergebnissen überraschen und genieße den Erfolg und die gewonnene Zeit. Produktiv arbeiten, bringt Entspannung, Zeitersparnis und vereinfacht Dein Leben.
