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Das papierlose Büro: Tipps für die Umsetzung

Das papierlose Büro: Tipps für die Umsetzung

Immer mehr Unternehmen entwickeln sich in Richtung papierloses Büro und setzen auf die zahlreichen Vorteile der Digitalisierung. Inzwischen ist es zum Beispiel möglich, wichtige Arbeitsdokumente, wie Arbeitsverträge, digital unterschreiben zu lassen. Dies ist laut dem deutschen Gesetz rechtskräftig. So kann der Vertragsabschluss möglichst schnell und effizient über die Bühne gebracht werden. Hinzu kommt, dass das Sparen von Papier zum Umweltschutz beiträgt. Doch auf was müssen die Unternehmen bei der Umsetzung eines papierlosen Büros achten?

Analyse des Ist- und Soll-Zustands

Wer sich für die Umsetzung eines papierlosen Büros entscheidet, sollte zu Beginn des Prozesses zunächst einmal eine ausführliche Bestandsaufnahme machen und den Ist-Zustand analysieren. Wichtig ist, sich ausreichend Zeit dafür zu nehmen. Im ersten Schritt sollte man zum Beispiel herausfinden, in welchen Bereichen Papier anfällt und wo dieses aufbewahrt wird. Bei der Analyse des Soll-Zustandes sollte man sich dann fragen, welche Dokumente digitalisiert werden können. Dies gilt sowohl für eingehende als auch für ausgehende Dokumente. Digitalisiert werden können beispielsweise Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Buchungsbelege oder Lieferscheine. Bei größeren Unternehmen kann es sinnvoll sein, hierfür einen externen Dienstleister zu beauftragen. Wichtig ist auch, Verantwortliche festzulegen, die den Prozess managen.

Mitarbeitende regelmäßig schulen

Um auf ein papierloses Büro umstellen zu können, ist es notwendig, dass die Mitarbeitenden aktiv an diesem Prozess beteiligt werden. Transparenz und Kommunikation sind hierbei das A und O. Zum einen ist es wichtig, dass die Mitarbeiter darin ermutigt werden, den digitalen Wandel aktiv mitzugestalten. Diese müssen die Vorteile von diesem Wandel erkennen, sodass sie den Prozess kontinuierlich unterstützen. Zum anderen müssen die Mitarbeitenden regelmäßig geschult werden, damit sie mit den einzelnen Prozessen vertraut sind und genau wissen, was zu tun ist. Die Verantwortlichen sollten sich regelmäßig Feedback zu den Schulungen einholen, um Fehlerquellen aufdecken zu können und die Schulungen stetig zu verbessern.

Cloudbasierte Lösungen verwenden

Cloudbasierte Lösungen bieten die optimale Alternative für ein papierbasiertes Dokumentenmanagement. Auf diese Art und Weise können Dokumente online gespeichert werden, sodass die Mitarbeitenden flexibel auf sämtliche Daten zugreifen können. Dies erleichtert das Arbeiten im Homeoffice enorm. Cloudbasierte Lösungen sind außerdem sehr sicher, da die Datenübertragung verschlüsselt erfolgt. Unternehmen, die sich in Richtung papierloses Büro entwickeln möchten, sollten daher in jedem Fall auf Online-Datenspeicher zurückgreifen. Zusätzlich gibt es mehrere eSignatur-Tools, mit denen Verträge digital unterschrieben und dann automatisch im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden können. Das spart Bearbeitungszeit und Ressourcen.

Durchdachte Ordnerstrukturen und geeignete Dateinamen

Um nicht den Überblick zu verlieren, ist es unerlässlich, auf eine durchdachte Ordnerstruktur sowie geeignete Dateinamen Wert zu legen. Hierbei ist es sinnvoll, mit Haupt- und Unterordnern zu arbeiten und bei den Dateinamen auf eine einheitliche Bezeichnung zu achten. Man sollte außerdem darauf achten, dass die Anzahl der Unterordner nicht zu groß wird. Die Mitarbeitenden müssen dazu angehalten werden, dieses Vorgehen stets zu berücksichtigen. Dies sollte von den Verantwortlichen in regelmäßigen Abständen überprüft werden.

Papierlos arbeiten – ja oder nein?

Es gibt eine Menge guter Gründe, die für ein papierloses Arbeiten in Unternehmen sprechen. Auf diese Art und Weise können Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen, da beispielsweise deutlich weniger Papier und Tinte für den Drucker angeschafft werden müssen. Hinzu kommt, dass durch die Einsparung von Papier enorm viel Platz gespart werden kann, da die Dokumente in einem Online-Datenspeicher und nicht mehr in Büroräumen aufbewahrt werden müssen. Es lohnt sich also definitiv, sich in Richtung papierloses Büro zu entwickeln. Bei der Umsetzung ist es allerdings essentiell, sich umfänglich Gedanken über die Ausgestaltung zu machen und nicht überstürzt zu handeln.

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