Die strategische Personalplanung ist wichtig für ein Unternehmen, denn wenn Sie zu spät Fachkräfte finden oder Stellen nicht rechtzeitig besetzen können, schadet das dem Betrieb. Ermitteln Sie den Personalbedarf und sorgen Sie für die Prozessoptimierung. Auf diese Weise können Sie personelle Engpässe vermeiden und Ihre Angestellten bleiben fachlich gesehen auf dem aktuellsten Stand. Andererseits nehmen Sie durch Workforce Management auch dem Recruiting den hohen Druck. Wir erklären Ihnen in diesem Ratgeber, was die strategische Personalplanung genau ist, welche Funktion und welches Ziel sie hat.
Außerdem informieren wir Sie, was passieren kann, wenn Sie keinen Gebrauch von der strategischen Personalplanung machen. Des Weiteren erfahren Sie, was der Unterschied zwischen quantitativer und qualitativer Personalplanung ist. Wir zählen die Instrumente der Personalplanung auf und Sie erfahren, wie Sie diese am besten in Ihrem Unternehmen implementieren. Zur strategischen Personalplanung gehört außerdem die Personalbeschaffung. Deshalb zeigen wir Ihnen, wie Sie den tatsächlichen Personalbedarf berechnen können und qualifizierte Mitarbeiter finden können.
Personalbedarfsplanung – was genau ist das eigentlich?
In besonders spezifischen Aufgabenbereichen entstehen regelmäßig neue Jobs. Dazu benötigen Sie äußerst qualifizierte Mitarbeiter. Doch es ist schwierig, diese zu finden und an das Unternehmen zu binden. Dazu müssen Sie sich auch gegen die Konkurrenz durchsetzen. Sie als Unternehmer müssen flexibel bleiben, auch bei der Personalplanung. Das bedeutet, wenn es um den Personalbedarf geht, müssen Sie sich generell auf dauerhaft verändernde Märkte und neue Konkurrenten einstellen.
Die Anforderungen an Ihre Angestellten ändern sich laufend. Dazu müssen Sie den wirklichen Personalbedarf ermitteln. Komplette Berufssparten gibt es im Laufe einiger Jahre nicht mehr, während dafür andere aus dem Boden gestampft werden. Wenn es um den Personalbedarf geht, müssen Sie vorausschauend agieren und nicht erst zu spät reagieren.
Das sind hohe Herausforderungen, doch dennoch erwarten Sie von Ihrer Personalabteilung, dass Sie die Personalplanung Aufgaben perfekt erfüllt. Sie sollen den Personalbedarf ermitteln und neue Experten beschaffen. Selbstverständlich müssen die erforderlichen Profile umgesetzt werden und das so schnell wie möglich. Der Rahmen des Budgets muss ebenfalls eingehalten werden. Die exakte Personalbedarfsplanung nimmt Ihren Mitarbeitern den Druck, weil sie die Möglichkeit haben, vorausschauend zu arbeiten.
Sie können rechtzeitig vorgehen und müssen nicht mehr nur reagieren. Wenn Ihre Mitarbeiter den Personalbedarf ermitteln, wissen sie, wie viele und welche Mitarbeiter benötigt werden. Sie wissen im Rahmen der Personalbedarfsplanung auch, welche neuen Berufsbilder entstanden und welche Weiterbildungen erforderlich sind. Auch welche anderen Maßnahmen notwendig sind, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Sie sehen, wie wichtig es ist, den Personalbedarf rechtzeitig zu ermitteln.
Personalbedarf – welche Funktionen und Ziele gibt es?
Das Personal gehört zur den menschlichen Ressourcen Ihres Unternehmens. Sie ist Ihr Rückgrat. Ihre Qualifikationen und ihr Arbeitseinsatz entscheiden auch in der heutigen Zeit, wie erfolgreich Sie mit Ihrem Unternehmen sind. Immer noch sind Menschen die Entscheidungsträger. Doch selbst im digitalen Zeitalter wissen viele nicht, wie wichtig die strategische Personalplanung ist. Die Personalplanung Aufgaben sind Teil eines mittel- sowie langfristigen Konzepts, wie Sie das Personal führen müssen. Dazu gehören allgemeine Dinge, unter anderem wie viel Personal Sie brauchen, aber auch exakte, wie Weiterbildungen und Qualifikationen Ihrer Belegschaft.
Zur Personalbedarfsplanung gehört es, innerhalb eines überschaubaren Zeitraums Mitarbeiter zu finden, die geeignete Qualifikationen besitzen, damit sie die freien Stellen besetzen können. Dazu müssen Sie den Personalbedarf ermitteln, ehe Ihr Unternehmen zur Personalbeschaffung schreitet. Nur so ist gutes Workforce Management möglich. Doch es gibt leider unangenehme Bereiche, wenn es darum geht, den Personalbedarf zu berechnen. Es gibt Zeiträume, in denen Sie als Unternehmer auch darüber nachdenken müssen, Personal abzubauen.
Darüber hinaus müssen Sie die Nachfolge planen, wenn ein Mitarbeiter auf eigenen Wunsch aus dem Unternehmen ausscheidet. Die spätere Einarbeitung gehört ebenfalls dazu, wenn der Personalbedarf geplant wird. Praktisch werden diese Dinge jedoch oftmals nicht geplant. Vielmehr geschieht das lediglich bei einzelnen Personen und wird meist von Abteilungsleitern durchgeführt. Im Rahmen der Prozessoptimierung kommt der Personalplanung jedoch eine wichtige Rolle zu. Es müssen nicht nur strategische, sondern auch kurzfristige, langfristige und operative Konzepte erstellt werden, damit Sie in Ihrem Unternehmen das optimale Personal beschäftigen können.
Das wichtigste Ziel der Personalplanung ist, zum richtigen Zeitpunkt geeignetes Personal an der korrekten Stelle zu beschäftigen. Daraus ergeben sich zahlreiche weitere Ziele, die Sie beachten müssen, wenn es um die Personalplanung geht. Wichtig sind ebenso die erforderlichen Qualifikationen und Art der Stellen. Sie werden vom Bedarf der verschiedenen Abteilungen bestimmt. Die Konzepte werden in Kooperation mit den unterschiedlichen Abteilungen entwickelt. Dazu gehören die Geschäftsführung und die Personalabteilung.
Die Personalplanung gehört unweigerlich zur Unternehmensplanung. Ein großer Teil der Ziele wird durch die Geschäftsführung und der Unternehmenskultur bestimmt. Wie die Personalplanung durchgeführt wird, ist von loyalem Personal oder ob Sie eine hohe Fluktuation wünschen, abhängig. Ihr allgemeines Denken in Bezug auf die gewünschte Mitarbeiterzufriedenheit, Unternehmenswerte, demografische Strukturen und ähnlichen Dingen bestimmt, wie Ihre strategische Personalplanung tatsächlich aussieht.
Was passiert, wenn Sie den Personalbedarf nicht berechnen?
Erfolgt die strategische Personalplanung nicht früh genug, verlieren Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Als Unternehmen und auch als Arbeitgeber. Es kann passieren, dass Sie zu wenig Mitarbeiter beschäftigen. Dann erreichen Sie Ihre Geschäftsziele nicht mehr. Ihr Unternehmen expandiert nicht mehr, wie Sie es geplant haben. Dazu fehlen Mitarbeiter, die Sie nicht finden, zumindest nicht rechtzeitig, die Sie so dringend für neue Abteilungen benötigen. Die Fluktuation ist zu hoch, außerdem dauert es zu lange, bis wichtige Jobs neu besetzt werden können. Eine Prozessoptimierung ist so nicht möglich.
Andererseits ist es auch möglich, dass Sie zu viele Mitarbeiter beschäftigen. Bestimmte Tätigkeiten werden ausgelagert oder automatisiert. Es kann sein, dass Sie Mitarbeiter entlassen müssen, weil es Marktschwankungen gibt. Möglich ist es auch, dass Mitarbeiter frei werden, denen Sie neue Aufgaben zuteilen müssen. Das kostet nicht nur Geld, sondern auch der Ruf Ihres Unternehmens kann darunter leiden.
Ein weiteres Szenario ohne Personalplanung ist, dass die Kosten für die Einarbeitung und das Recruiting neuer Mitarbeiter in die Höhe schnellen. Am teuersten ist es, eine Stelle mit einem fremden Bewerber zu besetzen. Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, profitieren beim neuen Arbeitgeber von ihrer gesammelten Erfahrung. Wenn es zu lange dauert, eine Stelle neu zu besetzen, ist es nicht mehr möglich, den neuen Mitarbeiter einzuarbeiten. Die Produktivität sinkt, während der Einarbeitungszeit. Erfolgt das Recruiting unter Zeitdruck, können teure Maßnahmen erforderlich sein. Stellen können fehlbesetzt werden.
Ein gewisses Maß an Fluktuation gibt es zwar in jedem Unternehmen, außerdem kann Personal nach Plan abgebaut werden. Verlassen hoch qualifizierte Mitarbeiter oder Mitarbeiter mit besonderen Qualifikationen, macht sich das im Unternehmen negativ bemerkbar. Dann ist es Ihrem Unternehmen nicht mehr möglich, auf dem aktuellen technischen Stand zu bleiben. Es sei denn, Sie engagieren andere Dienstleister, doch diese kosten viel Geld, doch anders ist es nicht möglich, weil Ihre eigenen Mitarbeiter diese Kenntnisse nicht besitzen.
Neue Mitarbeiter benötigen einen Arbeitsplatz. Sind Ihre Büros aber überfüllt und es gibt einen Mangel an Arbeitsmitteln, fällt die Produktivität ab. Dasselbe gilt für die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter. Andererseits zahlen Sie zu viel Geld für nicht genutzte Büros. Die Kultur Ihres Unternehmens leidet, wenn Sie zu viele Mitarbeiter zu schnell einstellen, aber nicht genug Zeit für ihre Einarbeitung und Integration haben.
Welche Unterschiede gibt es zwischen quantitativer und qualitativer Personalplanung?
Zur Personalplanung gehören quantitative und qualitative Anforderungen. Qualität lässt sich erheblich komplizierter darstellen, muss jedoch einbezogen werden. Sie benötigen keine schlechten, sondern gut ausgebildete Mitarbeiter mit fundiertem Wissen. Fragen zur quantitativen Personalplanung sind zum Beispiel, ob Sie genügend Personal zu jederzeit haben. Es darf nicht zu wenig sein, doch zu viel Personal ist ebenfalls schädlich. Mitarbeiter die in Rente gehen, steigern den Personalbedarf, die durchschnittliche Fluktuation, Krankheitsfälle, Urlaube und Elternzeiten müssen ebenfalls mit einbezogen werden.
Zur qualitativen Personalplanung müssen Sie sich fragen, ob Ihre Mitarbeiter für alle kommenden Herausforderungen qualifiziert sind. Müssen weitere Mitarbeiter eingestellt oder Personal entlassen werden? Gibt es Kompetenzen, die doppelt besetzt sind, damit Ausfälle nicht zu einem Fiasko führen. Ist es möglich, alle erforderlichen Kompetenzen im Unternehmen selbst aufzubauen, indem sie sich weiterqualifizieren können? Müssen Mitarbeiter zur Prozessoptimierung eingestellt werden oder muss für externen Ersatz gesorgt werden?
Welche Instrumente der Personalbedarfsplanung gibt es?
Die strategische Personalplanung ist mehr als nur das rechtzeitige Beschaffen oder Abbauen aller notwendigen Mitarbeiter. Es gibt noch weitere Maßnahmen, die einen Mangel an Fachkräften dauerhaft verhindern können. Es heißt im Geschäftsleben, dass immer rekrutiert werden soll und für Experten immer Personalbedarf besteht. Wenn es sein muss, wird eine neue Stelle bereitgestellt. Besonders qualifizierte Kandidaten benötigen im Durchschnitt zehn Tage, um eine neue Anstellung zu finden. Es ist jedoch nur wenig wahrscheinlich, dass diese einen neuen Job suchen, wenn bei Ihnen dringender Personalbedarf besteht. Die langfristige Personalbedarfsplanung sorgt dafür, dass Ihnen auch die Anforderungsprofile der Zukunft bekannt sind. So können Sie rechtzeitig einen passenden Kandidaten ermitteln.
Konzentrieren Sie sich auf Mitarbeiter, deren Profile sehr beliebt sind, sobald Sie die Gelegenheit dazu haben. Einen qualifizierten Mitarbeiter sechs Monate eher einzustellen, kostet weniger, als sechs Monate nach einem zu suchen. Sie können sogenannte passive Instrumente nutzen, beispielsweise Mitarbeiter Programme und Mitarbeiter werben. Sie sollten permanent mit Ihrer Zielgruppe in Kontakt sein. Das gelingt durch soziale Netzwerke und über Profile. Legen Sie Ihren Mitarbeitern nahe, Stellenangebote auch in sozialen Netzwerken zu veröffentlichen. Sie sollten auf Ihrer Karriereseite dazu auffordern, sich initiativ zu bewerben. Damit zeigen Sie, dass Sie immer an neuen qualifizierten Kandidaten interessiert sind.
Sie benötigen nicht nur die passende Anzahl an Angestellten, sondern auch qualifizierte Fachkräfte, damit Sie Ihre Unternehmensziele erreichen können. Analysieren Sie die Kompetenzprofile Ihrer Mitarbeiter auf fehlendes Wissen. Nutzen Sie das Feedback der einzelnen Fachabteilungen. Ihre Führungskräfte wissen vielleicht gar nicht, dass gewisse ihrer Mitarbeiter sich in einem bestimmten Fachgebiet besonders gut auskennt. Neue Weiterbildungsprogramme sind bestens geeignet, damit Ihre Angestellten auch in Zukunft auf dem Laufenden sind. Besprechen Sie mit den einzelnen Abteilungen, welche Fähigkeiten und technologisches Wissen noch erforderlich sind. Speziell in Teilgebieten, in denen keine Ausbildungen möglich sind, sollten Sie frühzeitig agieren. Verhindern Sie Kündigungen von guten Mitarbeitern durch Umschulungen und den Einsatz in anderen Bereichen.
Personalbedarf ermitteln – so implementieren Sie Mitarbeiter am besten in Ihrem Unternehmen
Durch finanzielle Anreize, persönliche Förderung und besondere Leistungen können Sie Mitarbeiter optimal in den geschäftlichen Betrieb einbinden und verringern so die Fluktuation. Das kostet allerdings Geld, weshalb Sie diese Mittel gezielt nutzen sollten. Durch die Personalplanung ist es möglich zu sehen, welche Fähigkeiten noch gebraucht werden.
Sie erkennen so auch, in welchen Abteilungen noch gute Mitarbeiter gesucht werden. Konzentrieren Sie sich auf diese und versuchen Sie sie durch eine spezielle Förderung an sich zu binden. Denken Sie jedoch ebenfalls an Mitarbeiter, welche diese Fähigkeiten noch nicht haben, allerdings besonders motiviert und lernbereit sind.
Fazit
Nachdem Sie unseren Ratgeber aufmerksam bis zum Ende gelesen haben, wissen Sie nun, was Sie unter strategischer Personalplanung verstehen und wie wichtig sie ist. Sie kennen ihre Funktionen und Ziele und wissen dadurch, wie Sie neue und fähige Mitarbeiter finden können. Wir haben Sie ebenfalls darüber informiert, was passieren kann, wenn Sie es versäumen, den Personalbedarf zu ermitteln. Außerdem kennen Sie jetzt die Unterschiede zwischen quantitativer und qualitativer Personalplanung und können Ihre Instrumente verwenden. Des Weiteren haben wir erklärt, wie Sie Ihre Mitarbeiter am besten in Ihr Unternehmen implementieren.