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Urlaubsanspruch berechnen

Urlaubsanspruch berechnen

Nach § 3 BUrlG hat jeder Arbeitnehmer in Deutschland einen gesetzlichen Anspruch auf Erholungsurlaub. Dieser ist in Tagen definiert und richtet sich nach den jeweiligen Arbeitstagen, die im Arbeitsvertrag festgelegt wurden. So fällt der Urlaubsanspruch je nach Arbeitszeitmodell natürlich unterschiedlich hoch aus. Aber wie hoch ist der Anspruch bei Teil- und Vollzeitbeschäftigten und wie verhält es sich bei Minijobbern? Wie viel Urlaub bekommt ein Arbeitnehmer, dessen Arbeitszeiten stark schwanken und welche Regelungen gibt es aktuell im Hinblick auf Sonderurlaub?

Der folgende Ratgeber liefert auf diese Fragen die Antworten. Darüber hinaus erhalten Sie zahlreiche wichtige Informationen rund um spezielle Fälle, wie etwa dem gesetzlich geregelten Urlaubsanspruch bei Krankheit, in der Probezeit und bei Kündigung.

Gesetzlicher Mindesturlaub: Grundsätzliches zum Thema

Sie müssen Ihren Mitarbeitern Urlaub in Form von Freizeit geben, wobei jeder Beschäftigte auch einen Anspruch darauf hat, einen Urlaub von mindestens 12 Werktagen am Stück genehmigt zu bekommen. Der Urlaubsanspruch in Deutschland wird im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Hier sind unter anderem Rechte und Pflichten genau definiert, aber auch die jeweiligen Mindestansprüche. Der Berechnung des Urlaubsanspruchs werden nicht die Stunden, sondern ausschließlich die Tage zugrunde gelegt, an denen der Arbeitnehmer im Jahr gearbeitet hat.

So viel Urlaub steht Arbeitnehmern zu: Die Grundlage für Ihre Berechnung

Pro Arbeitstag in der Woche kann eine Vollzeit-Arbeitskraft 4 Tage Urlaub im Jahr beanspruchen. Der gesetzlich geregelte Mindestanspruch auf Urlaub beträgt in Deutschland bei einer 6-tägigen Arbeitswoche also 24 Tage, während dem Arbeitnehmer bei einer 5 Tage Woche noch 20 Urlaubstage zustehen.

Allerdings ist in vielen Tarifverträgen ein höherer Anspruch von 30 Tagen Urlaub im Jahr festgelegt. Auch der Urlaubsanspruch für ältere Arbeitnehmer ist oft anders geregelt, denn hier besteht häufig ein höherer Anspruch auf Mindesturlaub. Zudem richtet sich der Anspruch bei Jugendlichen nach dem Arbeitsrecht nach deren Alter, sodass beispielsweise unter 16-jährige mindestens 25 Tage Urlaub bei einer 5 Tage Arbeitswoche nehmen dürfen.

Urlaubsanspruch berechnen

Der gesetzliche Mindesturlaub basiert auf der Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage, wobei Sie hier unbedingt zwischen Werktagen und Arbeitstagen unterscheiden müssen. Als Arbeitstage werden stets diejenigen Tage der Woche gerechnet, die ein Arbeitnehmer laut seinem Vertrag tatsächlich arbeitet. Werktage sind hingegen die 6 Wochentage von Montag bis Samstag.

Gesetzlicher Urlaubsanspruch wird hierzulande immer basierend auf 24 Arbeitstage ermittelt – ausgehend von einer 6-Tage-Woche.

Daraus ergibt sich für die Berechnung des Urlaubsanspruchs folgende Rechnung:

24 Werktage gesetzlicher Urlaubsanspruch : 6 Arbeitstage pro Woche = 4 Tage Urlaub pro Arbeitstag

In vielen Betrieben ist heute jedoch nur eine 5-tägige Arbeitswoche üblich. In diesem Fall müssen Sie den Anspruch auf Urlaub ausgehend von den wöchentlichen Arbeitstagen folgendermaßen berechnen:

5 Arbeitstage x 4 Tage Urlaub pro Arbeitstag = 20 Tage Urlaub jährlich

Urlaubsanspruch bei Teilzeit

Teilzeitbeschäftigte haben unterschiedliche Ansprüche auf gesetzlichen Mindesturlaub, ausgehend von der Anzahl der Arbeitstage. Diese Regelung betrifft alle Formen der Teilzeitarbeit, also auch Minijobber beziehungsweise geringfügige Beschäftigte:

  1. Teilzeit ohne fixe Arbeitstage
    Liegt ein Arbeitszeitmodell ohne fixe Arbeitstage vor, hat ein Teilzeitangestellter grundsätzlich denselben Anspruch auf Urlaub, wie ein Vollzeit-Beschäftigter. Sind beispielsweise pro Woche 20 Arbeitsstunden festgelegt, der Arbeitnehmer kann jedoch frei einteilen, wann er diese Wochenstunden von Montag bis Freitag leisten möchte, stehen ihm Minimum 20 Tage Urlaub pro Jahr zu, denn es werden alle Tage (von Montag bis Freitag) als Arbeitstage gezählt.
  2. Teilzeit mit fixen Arbeitstagen
    Wurden fixe Arbeitstage festgelegt, ist die Berechnung abhängig von der Anzahl der wöchentliche Arbeitstage. Arbeitet ein Beschäftigter z.B. nur Montag, Dienstag und Donnerstag, werden 3 Tage als Berechnungsgrundlage genommen. Daraus würde sich dann ein Urlaubsanspruch von 12 Tagen ergeben:
    3 Arbeitstage x 4 Tage Urlaub pro Arbeitstag = 12 Tage Urlaub jährlich

Urlaub in der Probezeit

Auch in der Probezeit hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf Urlaub. Allerdings darf der Urlaub nur anteilig genommen werden. Dabei hat der Arbeitnehmer pro vollem Arbeitsmonat einen Anspruch auf 1,5 Tage des Jahresurlaubs. Beginnt ein Arbeitsverhältnis beispielsweise am 01. August und möchte ein Beschäftigter nach 2 Monaten bereits den ersten Urlaub nehmen, hat er einen Gesamtanspruch von 3 Tagen.

Krank während des Urlaubs

Erkrankt ein Arbeitnehmer während des Urlaubs, müssen ihm die Urlaubstage in der Regel unter Berücksichtigung bestimmter Voraussetzungen wieder gutgeschrieben werden. So ist es entscheidend, ob die Krankheit auch zu einer Arbeitsunfähigkeit führt.

Ein leichter Husten oder Schnupfen ist also nicht ausreichend. Zudem ist der Arbeitnehmer in der Pflicht, Nachweise zu erbringen. Nur wenn ab dem ersten Tag der Krankheit ein ärztliches Attest vorgewiesen werden konnte, dass der Arbeitnehmer unaufgefordert (!) vorlegt, besteht die Möglichkeit für eine Gutschrift des Resturlaubs.

Nur wenn Sie durch den Arbeitgeber schnellstmöglich über die Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Krankheitsdauer informiert werden, besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Wird der Beschäftigte im Ausland krank, muss der Nachweis erbracht werden, dass eine Untersuchung von einer Person stattfand, die als Arzt zugelassen ist. Der bereits eingetragene Urlaub darf der Beschäftigte natürlich nicht einfach um die Dauer der Erkrankung verlängern. Erneuter Urlaub bedarf einer weiteren Beantragung.

Urlaubsanspruch berechnen beim Wechsel von Voll- in Teilzeit

Bis vor einigen Jahren war es noch üblich, dass eine Vollzeitkraft, die eine Reduzierung der Arbeitstage und der Arbeitszeit plant, auch damit rechnen musste, dass die Resturlaubsansprüche nur noch anteilig gewährt wurden. Hierfür war dann die neue Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage eine Orientierungshilfe.

In der Praxis ist dies laut dem Europäischen Gerichtshof (EuGH) seit dem Jahr 2013 jedoch nicht mehr zulässig, denn es handelt sich um ein Verstoß gegen das Diskriminierungsverbot, wenn eine Kürzung des bereits erworbenen Urlaubsanspruchs aufgrund einer Reduzierung der wöchentlichen Arbeitszeit angestrebt wird.

Arbeitet eine Teilzeitkraft also an gleich vielen Wochentagen, wie ein Vollzeitbeschäftigter, besteht bei beiden Arbeitsmodellen der gleiche Urlaubsanspruch. Der erworbene Anspruch auf Urlaub aus einer Vollzeitbeschäftigung darf beim Wechsel in eine Teilzeitbeschäftigung nicht mehr gekürzt werden, wenn vor dem Wechsel der Urlaub nicht beansprucht werden konnte.

Bei Teilzeitangestellten, die hingegen an weniger Wochentagen arbeiten als Vollzeitbeschäftigte, reduziert sich der Urlaubsanspruch entsprechend der jeweiligen Wochentage.

Hierzu ein einfaches Beispiel:

Eine Vollzeitkraft mit einem jährlich Anspruch von 30 Tagen Urlaub, arbeitet regulär an 5 Tagen die Woche. Als Teilzeitkraft arbeitet sie nun nur noch von Montag bis Mittwoch.Demnach liegt bei diesem Verhältnis ein gesetzlicher Urlaubsanspruch von 3/5 der Urlaubstage aus dem Volleitbeschäftigungsverhältnisses vor, also 18 Tage.

Urlaubsanspruch bei Kündigung

Für den Restanspruch nach einer Kündigung spielt der Kündigungszeitpunkt eine entscheidende Rolle. Verlässt oder kündigt ein Beschäftigter in der ersten Jahreshälfte (bis . Juni), richtet sich der Anspruch anteilig nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit. Er erhält 1/12 des Jahresurlaubs für jeden Monat, der voll gearbeitet wurde. Wird beispielsweise zum 31. Mai eine Kündigung vorgelegt, ergibt sich ein gesetzlicher Mindestanspruch von noch 10 Tagen (24 Urlaubstage / 12 Monate x 5 Monate). Scheidet aber ein Mitarbeiter in der zweiten Jahreshälfte aus dem Unternehmen aus, steht diesem der volle Urlaubsanspruch bei Kündigung zu.

Sonderurlaub: Wann gibt es Extra-Tage?

Verschiedene Lebensumstände können dazu führen, dass sich ein Arbeitnehmer nur schwer auf die eigene Arbeit konzentrieren kann. Aus diesem Grund gewährt der Gesetzgeber in solchen Situationen Sonderurlaub, der den Beschäftigten ermöglichen soll, wieder besser durchatmen zu können. Im Gesetzestext im BurlG ist allerdings nicht eindeutig geregelt, welche Umstände konkret einen Sonderurlaub rechtfertigen. Daher orientieren sich hier viele Arbeitgeber an denen im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) genannten Anlässen.

  • Für die Geburt des eigenen Kindes werden damit 1 Tag gewährt, ebenso für einen erforderlichen Umzug aus betriebsbedingten Gründen
  • Einen Tag erhalten Beschäftigte auch, die ihr 25-jähriges oder 40-jähriges Arbeitsjubiläum feiern dürfen
  • Bei einer schweren Erkrankung eines im Haushalt lebenden Angehörigen werden ein Tag pro Kalenderjahr genehmigt
  • Erkrankt das eigene Kind unter 12 Jahren, können 4 Tage im Jahr beantragt werden. Beim Tod des Ehepartners werden in der Regel 2 Tage genehmigt

Viele Arbeitgeber halten sich an diese Vorgaben jedoch nicht allzu streng und gewähren so auch bei der eigenen Hochzeit zusätzlichen Urlaub oder bei einem Umzug, der nicht aus betriebsbedingten Gründen stattfindet.

Die automatisierte Urlaubsberechnung: Alles auf einen Blick

Besonders wenn Sie in einem aufstrebenden, größeren Unternehmen arbeiten, nimmt die Urlaubsplanung sicherlich viel Zeit und Geduld in Anspruch. Doch auch Personaler, die wenige Beschäftigte leiten, sind nicht davor gefeit, unter Umständen durch eine Fehlererhebung bei den Daten mit unangenehmen Folgen konfrontiert zu werden.

Besonders wenn oft ein Wechsel von Voll- auf Teilzeit stattfindet oder umgekehrt, ist eine manuelle Erhebung der Urlaubsplanung eine große Belastung. Doch dies können Sie sich selbstverständlich auch leichter machen, denn hier kann eine automatisierte Urlaubsberechnung durch spezielle Software-Lösungen eingesetzt werden.

Diese bieten nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch ein sehr hohes Maß an Effizienz. Damit verwalten Sie den Urlaub Ihrer Angestellten fehlerfrei, erfassen Urlaubstage und Krankheitstage und halten übersichtlich anderen Abwesenheiten der Beschäftigten fest.

Fazit

Laut Arbeitsrecht hat jeder Arbeitnehmer in Deutschland einen Mindestanspruch von 20 Werktagen Erholungsurlaub im Jahr und zwar unabhängig davon, ob er in Vollzeit oder in Teilzeit beschäftigt ist. Allerdings gibt es trotzdem viele verschiedene Sonderregelungen, welche die Urlaubsberechnung äußerst kompliziert erscheinen lassen. Hier kann Ihnen eine automatisierte Urlaubsberechnung mittels einer Software-Lösung dabei helfen, besser den Überblick zu behalten und fehlerfrei zu planen.

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