Wann darf Urlaub übertragen werden und worauf Sie als Arbeitgeber achten?
Glauben Sie jetzt, dass es sich dabei um einen schwierigen Prozess handelt? Wir können Sie beruhigen, dem ist nicht der Fall. Urlaubstage zu berechnen ist leichter, als Sie bisher vielleicht gedacht haben. Wie das geht, erfahren Sie in unserem Ratgeber. Es gibt Ausnahmefälle, in denen der Urlaub eines Mitarbeiters übertragen werden kann. Laut Paragraf 249 HGB sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet, ihren kompletten Urlaub innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres aufzubrauchen.
Auf der anderen Seite haben Sie als Arbeitgeber die Pflicht, diese Urlaubstage zur Verfügung zu stellen. Dabei gibt es allerdings eine Ausnahme. Es handelt sich um dringende private und betriebliche Geschehnisse, die dafür sorgen, dass das nicht möglich ist. Das können zum Beispiel Urlaubssperren sein, die aufgrund unvorhersehbarem hohen Arbeitsaufkommen verhängt werden.
Es ist ebenfalls möglich, dass ein Arbeitnehmer aufgrund einer Krankheit, den Urlaub nicht im vorgesehenen Zeitraum nehmen kann. Treten solche Fälle ein, dürfen Sie als Arbeitgeber die restlichen Urlaubstage in das kommende Jahr transferieren. Die gesetzliche Basis dafür ist im Paragraf 7 Absatz 3 BurlG hinterlegt. Dort erfahren Sie alle weiteren Details dazu. Im Rahmen dieser Regelung ist festgesetzt, dass die restlichen Urlaubstage bis zum 31. März des nächsten Jahres aufgebraucht werden müssen. Es gibt aber auch zusätzliche Vereinbarungen, die sich durch verlängerte Fristen auszeichnen.
Was geschieht, wenn ein Arbeitnehmer in ein anderes Unternehmen wechseln möchte?
Ein besonderer Fall tritt ein, wenn ein Arbeitnehmer Anfang des neuen Jahres zu einem anderen Unternehmen gehen möchte und noch restliche Urlaubstage vorhanden sind, die er nicht verbraucht hat. Dann müssen Sie ihm diese Tage finanziell erstatten. Der Verzicht Ihres ehemaligen Arbeitnehmers ist gesetzlich verboten und eine Rückstellung ist daher nicht notwendig. Anders sieht es aus, wenn der Mitarbeiter innerhalb des Geschäftsjahres zu einem anderen Arbeitgeber wechseln möchte.
Angestellte haben in den ersten sechs Monaten des Jahres nur anteilsmäßigen Anspruch auf Urlaub. Dennoch sind Unternehmer zur Urlaubsrückstellung der restlichen Urlaubstage des letzten Jahres verpflichtet. Sogar wenn Ihnen bereits Anfang des Jahres bekannt war, dass ein Mitarbeiter zu wechseln gedenkt. Das liegt daran, dass es zu einem Erfüllungsrückstand kommt, wenn das Arbeitsverhältnis weiter andauert. Die Dauer spielt dabei keine Rolle. Es entsteht eine ungewisse Verbindlichkeit. Es besteht stets eine Rückstellungspflicht.
Wann muss die Berechnung der Urlaubsrückstellung durchgeführt werden?
Sie wissen nicht, wann Sie die restliche Urlaubstage berechnen müssen? Das ist im Paragraf 249 HGB verankert. Sie müssen dafür sorgen, dass Ihre Finanzabteilung die dazugehörigen Informationen möglichst früh bekommt. Dann ist sie in der Lage, den handelsrechtlichen und den steuerrechtlichen Jahresabschluss gemäß der Frist zu erstellen. Die jeweiligen Fristen hängen nicht nur von der Größe, sondern auch von der Rechtsform Ihres Unternehmens ab.
Am besten ist es, Sie nehmen mit den Angestellten der Finanzabteilung Kontakt auf und machen schon im Dezember einen Termin dafür aus. Rückstellung und Steuerrecht sind nicht kompliziert, Sie müssen lediglich wissen, wie Sie dabei vorzugehen haben.
Urlaubstage berechnen – so müssen Sie vorgehen
Sie möchten die Urlaubsrückstellung berechnen und das auf individuelle Weise? Das ist speziell in allen großen Unternehmen für jeden einzelnen Angestellten mit großem Aufwand verbunden. Die Urlaubsrückstellung gemäß Handelsrecht 249 HGB ist sowohl als individuelle als auch als durchschnittliche Berechnung möglich. Sie möchten individuell berechnen?
Die Urlaubsrückstellung in der Steuerbilanz wird dann exakt ausgerechnet. Das ist der Vorteil an dieser Methode. Der Nachteil bei einem Unternehmen mit vielen Mitarbeitern liegt dabei aber auf der Hand, denn wenn Sie die Rückstellung Urlaub auf diese Weise berechnen, benötigen Ihre Mitarbeiter viel Zeit und haben einen Mehraufwand. Es ist aber auch möglich, die durchschnittlichen Urlaubstage zu berechnen. Dabei werden alle Angestellten zu einer Arbeitsgruppe zusammengefasst. Das vermindert den Aufwand deutlich. Schwanken die Lohnstrukturen aber stark, ist diese Methode eher ungeeignet. Es kann nämlich dabei zu zahlreichen Unter- und Überbewertungen kommen. Auf welche Art Sie die Urlaubsrückstellungen berechnen möchten, bleibt natürlich vollkommen Ihnen überlassen. Allerdings müssen Sie diese auch in den kommenden Jahren verwenden. Der Wechsel ist nur in Ausnahmen erlaubt.
Die Formel für eine Urlaubsrückstellung ist einfach. Sie teilen die maßgebliche Urlaubsvergütung durch die tatsächlichen Arbeitstage und multiplizieren das Ergebnis mit den offenen Urlaubstagen. Dazu sind die unterschiedlichen Werte der Mitarbeite erforderlich. Alle offenen Urlaubstage und die geleisteten Arbeitstage lassen sich einfach ermitteln. Die Urlaubsvergütung zu berechnen, ist jedoch aufwendiger, jedoch nicht schwierig.
Die maßgebliche Urlaubsvergütung ist die Bemessungsbasis für die jeweilige Urlaubsrückstellung. Das ist zur Ermittlung des Tagessatzes je Urlaubstag notwendig. Es ist das Ergebnis der Summe der unterschiedlichen Lohnkosten, die innerhalb eines Jahres entstanden sind. Sie müssen bei der Berechnung der maßgeblichen Urlaubsvergütung darauf achten, ob die Urlaubsrückstellungen für die Handels- oder Steuerbilanz gedacht sind.
Rückstellung und Steuerrecht
Bei den Aufwendungen und Kosten für Urlaubsrückstellungen in Bezug auf die Steuerbilanz handelt es sich um das Bruttoarbeitsentgelt pro Jahr, das Urlaubsgeld, die Arbeitgeberanteile für die Sozialversicherung, Weihnachtsgeld, wenn es zu den Bezügen gehört und die lohnabhängigen Nebenkosten, zum Beispiel Berufsgenossenschaftsbeiträge.
Rückstellung und Handelsrecht
Bei den Urlaubsrückstellungen bezüglich der Handelsbilanz müssen Sie außerdem die Jubiläumsrückstellungen, vermögenswirksamen Leistungen und Pensionsrückstellungen Zuführungen berücksichtigen.
Aufwendungen und Kosten, die aus steuerrechtlichen Gründen nicht berücksichtigt werden, sind Pensionsrückstellungen, Weihnachtsgeld, wenn es sich um ein jährliches Sonderentgelt handelt, vermögenswirksame Leistungen, Verwaltungskosten und gezahlte Tantiemen. Alle Werte nehmen Bezug auf alle Kosten je Geschäftsjahr.
Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter erhält pro Jahr 40.000 € brutto. Darüber hinaus erhält er 2.765 € Weihnachtsgeld, das fest zu seinem Gehalt gehört. Zusammengezählt werden der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, das Jahreseinkommen und die lohnabhängigen Nebenkosten. Das Ergebnis stellt die maßgebliche Urlaubsvergütung zur Rückstellung Urlaub dar.
Offene Urlaubstage und Arbeitstage gemäß Handels- und Steuergesetz
Nachdem die Finanzabteilung die maßgebliche Urlaubsvergütung für Urlaubsrückstellungen ermitteln konnte, ist es nur noch erforderlich, die Menge der Arbeitstage pro Jahr zu ermitteln, damit der Tagessatz je Urlaubstag berechnet werden kann. Die offenen Urlaubstage je Mitarbeiter bis zum 31.12. müssen ebenfalls berechnet werden. Sie können die Arbeitstage exakt oder durchschnittlich ermitteln. Dazu muss das Arbeitsverhältnis jedoch bereits seit mindestens zwölf Monaten bestehen.
Wie bei der maßgeblichen Urlaubsvergütung gibt es zwischen Handels- und Steuerbilanz Unterschiede. Bei der Steuerbilanz werden Arbeitstage mit den verbrauchten Krankheits- und Urlaubstagen berücksichtigt, bei der Handelsbilanz nicht. Nun wissen Sie, wie Sie die Urlaubstage berechnen müssen und können auch die Urlaubsrückstellung ermitteln.
Wie eine Software Ihnen bei der Ermittlung behilflich sein kann
Für alle Mitarbeiter eines Unternehmens ist es belastend, wenn es Zeit für den Jahresabschluss ist. Das nimmt mitunter so große Ausmaße an, dass die betroffenen Mitarbeiter in dieser Zeit keinen Urlaub nehmen dürfen. Doch es gibt einen Weg, die Belastung zu reduzieren. Das ist mit der automatischen Berechnung von Urlaubsrückstellungen möglich.
Hierfür gibt es bestimmte Software, die mithilfe von Schnittstellen die notwendigen Daten einsehen kann und so die Urlaubsrückstellungen für alle Angestellten nach der von Ihnen festgelegten Methode berechnet. Eine solche Software bietet nicht nur einen, sondern gleich mehrere Vorteile. Bei der manuellen Ermittlung können Fehler entstehen, mit einer Software ist das nicht möglich. Daraus resultiert, dass der komplette Prozess in Bezug auf Urlaubsrückstellungen deutlich effizienter wird.
Fazit
Sie wissen nun, wann Urlaub der Mitarbeiter übertragen werden kann und worauf Sie als Arbeitgeber achten müssen. Darüber hinaus haben Sie erfahren, was geschieht, wenn ein Arbeitnehmer in ein anderes Unternehmen wechseln möchte. Außerdem haben wir Ihnen erklärt, wann die Berechnung der Urlaubsrückstellung durchgeführt werden muss.
Ihnen ist nun bekannt, wie Sie vorgehen müssen, wenn die Urlaubstage ermittelt werden sollen. Wir haben Sie zudem über die Rückstellung im Steuer- und im Handelsrecht informiert und erklärt, wie offene Urlaubstage und Arbeitstage gemäß Handels- und Steuergesetz ermittelt werden. Abschließend haben wir Ihnen die Möglichkeit vorgestellt, wie spezielle Software die Arbeit bei der Berechnung von Urlaubsrückstellen erleichtern und Ihre Mitarbeiter entlasten kann.