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Die elektronische Personalakte – HR goes paperless?

Die elektronische Personalakte – HR goes paperless?

Die meisten Unternehmen führen Akten, welche Unterlagen des Arbeitnehmers beinhalten. Das ist zwar nicht verpflichtend, kommt aber in der Praxis fast immer vor. Zu diesen Unterlagen gehören beispielsweise die Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag, Kontaktdaten, Daten zum Gehalt, Urlaubsanträge und gegebenenfalls deren Bewilligungen, Krankheitsbescheinigungen, Abmahnungen und Beförderungen.

Traditionell werden die Daten in Papierform angelegt und in einer Akte aufbewahrt. Dieses Verfahren bringt einen hohen Verwaltungsaufwand mit sich: Immer wenn ein Dokument benötigt wird, muss das jeweilige Schriftstück aus der Akte herausgesucht werden. Zunächst sucht man dafür die Akte selbst. Man mag sich gar nicht vorstellen, was passiert, wenn eine Akte mal falsch einsortiert und nicht auffindbar ist. Erst Recht, wenn es sich um ein großes Büro mit einer entsprechenden Fülle von Personalakten handelt. Die Aufbewahrung und Archivierung einer größeren Menge von Personalakten kann auch zu Platzproblem führen.

Im Zuge der Digitalisierung entstand die Möglichkeit, die Personalakte elektronisch anzulegen. Seit etwa 20 Jahren wird immer mehr Gebrauch davon gemacht. Was die E Akte ist, was sie beinhaltet, welche Vorteile sie hat und worauf man noch so achten sollte, wird nachfolgend erklärt.

Was ist eine elektronische Personalakte?

Eine gesetzliche Definition für die elektronische Personalakten gibt es nicht. Man könnte es aber folgendermaßen definieren: Die elektronische oder digitale Personalakte (auch ePersA) ist ein digitalisiertes Archiv, über welches die verschiedenen Unterlagen eines Mitarbeiters elektronisch verwaltet werden können. Es kann die herkömmliche Mitarbeiterakte aus Papier ergänzen oder ganz ersetzen. In der Regel führt man für Originale aber häufig auch noch eine sporadische Papierakte.

Die digitale Form enthält dieselben Informationen wie die herkömmliche Papierakte. Dabei handelt es sich um eine Software, die Mitarbeiterinformationen über Datenbanken zu Verfügung stellt. Die benötigten Dokumente digitalisieren kann man ganz einfach mit Hilfe eines Scanners. Auch digitale Daten wie E-Mails und Textdokumente auf dem Computer kann die Software in die Datenbank integrieren. Bei der digitalen Form der Personalakte wird zur Zeit häufig eine Enterprise Content Management-Software zur Hilfe genommen.

Zusammengefasst sollte die E Akte folgende Funktionen erfüllen:

  • Ablage von Dokumenten im Archivsystem
  • Vereinfachung von Wiedervorlagen (zum Beispiel durch automatische Erinnerung per E-Mail)
  • Anbindung des Abrechnungssystems
  • Volltextsuche
  • Vollständigkeitsprüfung
  • Verwaltung von Berechtigtenzugängen
  • Protokollierung jeder Änderung in der Akte

Was bedeutet Enterprise Content Management?

Die Bezeichnung selbst ist ein so genanntes Kunstwort. Die Kurzform ist ECM. Es bezeichnet einen Bereich des Informationsmanagements. Darunter fallen verschiedene Strategien und Methoden, die zur Erfassung (Capture), Verwaltung (Manage), Steuerung (Store), Bewahrung (Preserve) und letztendlich der Bereitstellung von bestimmten Inhalten zur Unterstützung der Organisation in einem Unternehmen dienen.

Es handelt sich dabei um ein Strategie- und Managementkonzept. ECM ist In der Lage, die unterschiedlichen Arbeitsabläufe sowie Prozesse abzubilden und stellt alle Unternehmensabläufe auf einer Plattform bereit. Auf diese Art sind alle Informationen an einer Stelle gespeichert und können von den Mitarbeitern des Unternehmens unkompliziert und schnell abgerufen werden. Es besteht außerdem die Möglichkeit externe IT-Infrastrukturen wie beispielsweise die Cloud hinzuzuziehen.

Die Vorteile der E Akte

Eine Akte in digitaler Form hat zahlreiche Vorteile gegenüber der Papierakte.

1. Weniger zeitlicher Aufwand spart Kosten

Das Abheften und Archivieren geht schneller. Man benötigt keine Akten oder Ordner mehr. Durch Minimierung des administrativen Aufwands wird wertvolle Arbeitszeit gewonnen und es werden Kosten gespart.

2. Mehr Ordnung schafft weniger zeitlichen Aufwand

Die Akten lassen sich schnell und mühelos finden. Aktenordner können nicht verlegt werden und der Inhalt nicht verloren gehen oder zum Beispiel durch einen Wasserschaden beschädigt werden. Das Aufrufen einer Personalakte geht meistens binnen einiger Sekunden. Auch die Volltextsuche erspart viel Zeit beim Suchen innerhalb einer Akte.

3. Keine Platzprobleme

Ein papierloses Büro hat keine Platzprobleme. Papierakten, die mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen, müssen schließlich irgendwo untergebracht werden. Ist nicht genug Platz vorhanden, kommt es zu Unordnung. Wenn dann wieder etwas gesucht werden muss, kostet auch das wieder Zeit. Führt man ein papierloses Büro, hat man diese Probleme nicht.

4. Sicherung durch Zugriffsschutz

Auch wenn sich viele Menschen Sorgen um ihre digitalen Daten machen, so ist es möglich, E Akten besonders gut zu schützen. Darauf sollte bei derartig sensiblen Daten selbstverständlich Wert gelegt werden. Zum Thema Sicherheit sollte man sich deswegen gründlich beraten lassen. Ist die Akte aber sicher, hat sie entgegen die Papierakte daraus resultierende Vorteile. Durch den Zugriffsschutz ist es beispielsweise nicht jedem Mitarbeiter möglich, Einsicht in die Akte zu nehmen.

Zugriffsberechtigt sind in der Regel die Personalsachbearbeitung, die Systemadministration, die Rechtsabteilung, die Revision, der Datenschutzbeauftragte, der Betriebsrat und der Mitarbeiter selber, um dessen Personalakte es sich handelt.

5. Besondere Sorgfalt

Durch eine Protokollierung jeder vorgenommenen Änderung in der Akte können Veränderungen nachvollzogen werden. Die Vollständigkeitsprüfung garantiert, dass die Akten die notwendigsten Dokumente enthalten.

Was beinhaltet die elektronische Personalakte?

Die Akte beinhaltet grundsätzlich die Informationen, an die der Arbeitgeber rechtmäßig gelangt ist und die von sachlichem Interesse sind. Selbstverständlich müssen sich die Daten auf das vorliegende Arbeitsverhältnis beziehen. Dazu gehören Bewerbungsunterlagen, Passfoto, Zeugnisse, Stammdaten, den Arbeitsvertrag, Kontaktdaten, Daten zur Sozialversicherung, Daten zum Gehalt (wie Gehaltsabrechnungen), Urlaubsanträge und gegebenenfalls deren Bewilligungen, Krankheitsbescheinigungen, Abmahnungen und Beförderungen des Arbeitnehmers. Abmahnungen müssen jedoch aus der Personalakte gelöscht werden, sofern kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers an der Speicherung mehr gegeben ist.

Es gibt jedoch auch einige Daten, die in der digitalen Personalakte nichts zu suchen haben. Dazu gehören Aufzeichnungen der Arbeitszeit, Uhrzeiten von Beginn und Ende der Arbeitszeit, die Pausen, Krankheitsgründe und Notizen bzw. Beurteilungen über die Arbeitsweise. Eine Ausnahme wäre, wenn der Arbeitnehmer nachgewiesenermaßen krank gefeiert hat. So etwas darf in der Personalakte vermerkt werden.
Ansonsten bleibt es dem Arbeitgeber selbst überlassen, ob und wie er die digitale Personalakte führt.

Die digitale Personalakte und der Datenschutz

In unserer heutigen Zeit wird das Thema Datenschutz ja bekanntlich groß geschrieben. Spätestens seit Einführung der Datenschutzgrundverordnung ist die Relevanz dieses Themas jedem deutlich geworden. Aber wie verhält es sich bei einer Personalakte, die digital ist?

Schon wenn die E Akte angelegt wird und man damit beginnt Dokumente zu digitalisieren, müssen einige Regeln beachtet werden: Die Akte muss mit der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) konform sein. Im Artikel 4 der Datenschutzgrundverordnung werden auch Begriffe definiert wie personenbezogene Daten, Verarbeitung, Dateisystem, Einwilligung und genetische und biometrische oder Gesundheitsdaten.

In § 32 BDSG ist der Datenschutz des Beschäftigen geregelt, der ebenfalls für die digitale Personalakte gilt.
Wird eine Cloud genutzt, so sollte diese BDSG-zertifiziert sein. Eine Zertifizierung im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes garantiert die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzvorschriften.

Was gibt es bei der Archivierung sonst noch zu beachten?

Die Archivierung muss GDPdu-konform sein. GDPdu ist die Kurzform für die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. In dieser Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums ist geregelt wie digitale Unterlagen aufbewahrt werden müssen und wie Steuerpflichtige bei Betriebsprüfungen mitzuwirken haben.
Weiterhin sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung bei der Archivierung anzuwenden.

Fazit: In Zukunft ein papierloses Büro?

In den heutigen Zeiten der Digitalisierung haben sich schon viele Unternehmen dafür entschieden, Dokumente zu digitalisieren und eine elektronische Personalakte anzulegen. E Akten haben den klassischen Papierakten gegenüber viele Vorteile. Sie schaffen Ordnung, sparen Platz, Zeit und damit Kosten. Auch der Sicherheitsaspekt ist nicht zu unterschätzen, sofern man Sicherheit geschaffen hat.

Gerade in größeren Unternehmen macht die digitale Form der Personalakte also absolut Sinn. Es gibt auch gute Software, die in der Lage ist, das Informationsmanagement in Unternehmen drastisch zu vereinfachen.

Entscheidet man sich, die Personalakten in elektronischer Form zu nutzen, so müssen einige rechtliche Aspekte beachtet werden. Die Vorgaben von der Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetz müssen eingehalten werden. Auch auf die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen sollte unbedingt geachtet werden. Deswegen ist eine gründliche Beratung zu diesen Themen zu empfehlen sowie bei Nutzung einer Cloud, auf das BDSG-Zertifikat zu achten. Zur Archivierung gelten auch wieder bestimmte Regeln wie Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen und die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung.

Was erst mal kompliziert klingen mag, ist für Unternehmen letztendlich eine praktische Lösung und in Zukunft vermutlich ein ganz normaler Standard. Wer gründlich auf alles achtet, kann sich am Ende über Ordnung, gesparte Zeit und gesparte Kosten freuen.

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