Personalkosten sind in jedem Betrieb ein großer Kostenpunkt, häufig mit einem Anteil zwischen 30 und 40 Prozent an den Gesamtkosten. Denn gute und hochqualifizierte Mitarbeiter sind essentiell für den Erfolg eines Unternehmens. Vor allem in wirtschaftlich schwierigen Zeiten können hohe Personalkosten aber dazu führen, dass Mitarbeiter entlassen werden müssen. Dies ist zumindest der Anhaltspunkt für viele Arbeitgeber, wenn sie Kosten sparen im Betrieb.

Dabei gibt es vor der Ergreifung dieser Maßnahme noch eine Menge anderer Möglichkeiten, um Personalkosten senken zu können. Im folgenden Artikel erhalten Sie einen ausführlichen Überblick über alle Kriterien, die beachtet werden müssen, um Kosten einsparen zu können. Außerdem wird auf die einzelnen Maßnahmen, wie die Kürzung von freiwilligen Leistungen oder der Einsatz von externen Spezialisten näher eingegangen, damit Sie Personalkosten effizient einsparen können.

Kosten sparen im Betrieb – Überblick über Gesamtkosten verschaffen

Bevor Sie allerdings Maßnahmen ergreifen, sollten Sie Sich erstmal einen Überblick über die Fixkosten und über den Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten verschaffen. Dafür bietet es sich an, die unterschiedlichen Arten und Beträge der jeweiligen Personalkosten zu analysieren. Mit Hilfe einer Übersicht können Sie die einzelnen Kostenpunkte mit ihrem Anteil an den kompletten Personalkosten betrachten und bereits hier einen Anhaltspunkt finden, um Personalkosten zu senken.

Es ist dabei empfehlenswert, auch die vorherigen Jahre zu betrachten, um eine Art Trend zu erkennen. Zudem ist es wichtig, dass vor der Ergreifung von Maßnahmen die Rechtsabteilung miteinbezogen wird, wenn zum Beispiel Arbeitszeiten oder Entgelte geändert werden.

Um Kosten einsparen zu können, ist es außerdem sinnvoll, dass Sie Sich über den Umfang der Senkung von Personalkosten Gedanken machst. Häufig ist eine Senkung der Personalkosten um einen bestimmten Betrag am besten. Wenn Sie vorhast, Löhne zu senken oder bestimmte Sozialleistungen zu kürzen, sollten Sie allerdings darauf gefasst sein, dass Mitarbeiter oft etwas dagegen haben.

Auf jeden Fall sollte darauf geachtet werden, dass nur die Personalkosten und nicht andere Kosten gleichzeitig mit ansteigen, da dies zu einer Verzerrung des Ergebnisses führen kann. Wenn zum Beispiel gleichzeitig andere Kosten steigen, sinkt der relative Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten, wodurch der Erfolg der Maßnahmen bezüglich der Personalkosten nicht mehr nachgewiesen werden kann.

Entlassungen sollten allerdings nur im äußersten Notfall erfolgen, nicht zuletzt, da diese oft auch kostspielig sind im Hinblick auf Abfindungen oder evtl. anfallender Klagen. Aber welche Maßnahmen können Sie dann ergreifen, um die Personalkosten senken und gleichzeitig die Motivation der Mitarbeiter aufrecht erhalten zu können? In der folgenden Übersicht sind die wichtigsten Maßnahmen aufgeführt, um Kosten einsparen zu können.

Maßnahme 1: Abbau von Überstunden

In fast jedem Unternehmen werden Mitarbeiter irgendwann mehr oder weniger Überstunden ansammeln. Je nachdem, welchen Vertrag ein einzelner Mitarbeiter hat, kann er auf eine Auszahlung der zu viel gearbeiteten Stunden bestehen. Unternehmen müssen für diesen Fall Rücklagen bilden, damit sie den Mitarbeitern bei Nutzung dieser Regelung das Geld auszahlen können.

Daher ist es empfehlenswert, die Überstunden abzubauen, damit diese Rücklagen nicht ausgezahlt werden müssen, sondern durch die Gewährung von mehr Freizeit ausgeglichen werden. Falls dieser Ausgleich der Freizeit über eine längere Zeit geschehen sollte, muss dies im entsprechenden Vertrag auch geregelt sein.

Maßnahme 2: Kürzung von freiwilligen Leistungen

Vielen Mitarbeitern werden in einem Unternehmen freiwillige Leistungen gezahlt, wie Sozialleistungen, Jobtickets oder Zuschüsse für Weiterbildungen. Wenn Sie merkst, dass diese Leistungen einen großen Einfluss auf die Personalkosten haben, macht es Sinn, diese Leistungen zu kürzen oder im schlimmsten Fall sogar komplett zu streichen.

Bevor Sie die Personalkosten in diesem Bereich senken, können Sie Sich überlegen, wie die Kostenstrukturen hier besser gestaltet werden können. Manche Leistungen können durch staatliche Unterstützung ersetzt werden. Zudem können Änderungen bezüglich des Umfangs der Maßnahmen vorgenommen werden.

Mitarbeiter können sich bei der Nutzung von Weiterbildungen auch selbst an den Kosten beteiligen. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass diese Maßnahmen nicht zu voreilig und zu hart getroffen werden, da sich dies negativ auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken kann. Sie sollten vorab mit den Mitarbeitern sprechen, um sie möglichst schonend auf die Kürzung vorzubereiten.

Maßnahme 3: Flexible Arbeitszeiten ermöglichen

Es bietet sich auch an, flexible Arbeitsverträge mit Deinen Mitarbeitern zu schließen, um Personalkosten sparen zu können. Dadurch kann zum Beispiel eine wöchentliche Arbeitszeit zwischen 30 und 40 Stunden vereinbart werden. Je nachdem, wie viel Arbeit momentan anfällt und wie hoch die Auslastung im Unternehmen ist, kann ein Mitarbeiter an manchen Tagen mehr arbeiten und an anderen Tagen weniger.

Auf das Jahr hochgerechnet sollte sich dann aber eine durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit ergeben, die dem Tarif entspricht. Ein Nachteil dieser Maßnahme besteht in dem relativ hohen Aufwand, den Sie für die Organisation betreiben musst.

Maßnahme 4: Arbeit auf Abruf

Eine ähnliche Maßnahme, um Personalkosten senken zu können, besteht in der Arbeit auf Abruf. Hier können Aushilfen, die keinen Teilzeit- oder Vollzeitvertrag haben, mit einer Mindestarbeiszeit, zum Beispiel mit 15 Stunden, eingesetzt werden. Dabei kann diese Mindestarbeitszeit bei Bedarf um bis zu 25 Prozent überschritten werden. Der Vorteil hierbei ist die relativ geringen Lohn- und Sozialkosten.

Außerdem werden Mitarbeiter eingesetzt, die den Betrieb und die Abläufe bereits kennen und nicht extra eingearbeitet werden müssen. Allerdings kann die Beschränkung der Mindestarbeitszeit um 25 Prozent bei einer hohen Auslastung im Betrieb auch zu Problemen hinsichtlich der Flexibilität führen.

Maßnahme 5: Zeitarbeit

Wenn Sie für ein Projekt Mitarbeiter suchen, die nur eine bestimmte Zeit lang im Unternehmen verbleiben sollen, bietet es sich an, Kontakt zu einer Zeitarbeitsfirma herzustellen. Hier können Sie ausführlich beschreiben, welche und wie viele Mitarbeiter Sie für ein Projekt in einem bestimmten Zeitraum benötigst. Informationen können Sie sich über die Internetseite des Bundesverbands für Personaldienstleister oder auf der Website des Verbands Zeitarbeit in Deutschland einholen.

Die Vorteile der Zeitarbeit liegen auf der Hand: Notwendige Mitarbeiter sind kurzfristig verfügbar und werden von den Zeitarbeitsfirmen vorab ausgewählt. Es ergeben sich dadurch auch geringere Personalkosten, da die Mitarbeiter nur für die Zeit bezahlt werden müssen, in der sie auch wirklich benötigt werden.

Der Nachteil besteht allerdings darin, dass diese Mitarbeiter angelernt und eingearbeitet werden müssen.

Maßnahme 6: Einsatz von Spezialisten und Freiberuflern

Eine sehr beliebte Maßnahmen, um Kosten einsparen zu können, besteht im Einsatz von Experten und Freiberuflern. Vor allem bei Projekten, die ein spezifisches Wissen erfordern, ist diese Maßnahme sinnvoll. Dabei kann es sich um Aufgaben wie Online-Marketing handeln, mit denen die vorhandenen Mitarbeiter nicht vertraut sind. Dies ist auch deutlich günstiger, als die Mitarbeiter in den jeweiligen Bereichen zu schulen.

Optimalerweise wird durch die kontinuierliche Anwendung dieser Maßnahme ein großes Netzwerk an Spezialisten aufgebaut, aus denen Sie dann bei Bedarf frei wählen können. Es kann auch nützlich sein, bei anderen Unternehmen im Hinblick auf die Erfahrungen mit Experten nachzufragen. Eventuell haben diese schon mit geeigneten Freiberuflern zusammengearbeitet und können sich somit Empfehlungen geben. Bevor Sie einen Spezialisten einsetzt, können Sie zudem erstmal einen Probeauftrag vergeben, um zu sehen, ob dieser die notwendigen Referenzen besitzt.

Auch hier kann ein Unternehmen von vielen Vorteilen profitieren. Zum einen muss nur für die Leistung bezahlt werden, die auch wirklich erbracht wurde. Im Gegensatz zu einer Festanstellung fallen hier kein Fixkosten an. Zudem bist Sie sehr flexibel, weil Sie für ein bestimmtes Projekt oft nur einen Spezialisten benötigst und bei anderem Projekt einen anderen Experten hinzuziehen können, sofern Sie schon ein Netzwerk aufgebaut hast.

Allerdings bringt der Einsatz von Experten auch einige Nachteile mit sich. Zum einen verlangen diese häufig ein hohes Honorar und stehen auch oft nicht zur Verfügung, da sie viele Aufträge haben. Außerdem solltest Sie den Aufwand, der mit einer Zusammenarbeit verbunden ist, nicht unterschätzen. In einem Vertrag muss sehr genau geregelt werden, welche Aufgaben in welchem Zeitraum erledigt werden müssen. Auch die Frage der Haftung muss ausführlich besprochen werden. Zudem besteht das Risiko, dass der Freiberufler bei der Arbeit, etwa im EDV-Bereich, sensible Daten erhält, die er im schlimmsten Fall an ein konkurrierendes Unternehmen weitergibt.

Maßnahme 7: Kurzarbeit

Wenn sich ein Unternehmen in einer wirtschaftlichen Krise oder in einer Situation, die die Existenz des Unternehmens bedroht, befindet, kann der Einsatz von Kurzarbeit sinnvoll sein. Die Mitarbeiter werden von der Arbeit freigestellt und dadurch niedriger entlohnt. Der Verlust, den die Mitarbeiter hinnehmen müssen, wird aber von der Bundesagentur für Arbeit zu einem großen Teil wieder ausgeglichen, so dass die negativen Folgen dieser Maßnahme relativ überschaubar sind.

Allerdings darf die Maßnahme der Kurzarbeit nur dann angewendet werden, wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen, wie eine schwere Wirtschaftskrise, die unmittelbare Auswirkungen auf das Unternehmen hat. Zudem ist es notwendig, dass Sie dich mit jedem Mitarbeiter, der von der Kurzarbeit betroffen ist, individuell einigen können. Wenn es im Unternehmen einen Betriebsrat gibt, muss dieser ebenfalls in die Entscheidung miteinbezogen werden.

Maßnahme 8: Kürzung des Gehalts

Falls keine der oben genannten Maßnahmen helfen, die Personalkosten zu senken, bleibt leider nur noch die Möglichkeit der Gehaltskürzung, um einen Stellenabbau verhindern zu können. Im Gegensatz zur Kürzung der freiwilligen Leistungen kann jedoch die Kürzung des vertraglich vereinbarten Entgelts nur nach vorheriger Absprache mit den Mitarbeitern erfolgen. Leider ist dies das größte Problem. Nur die wenigsten Mitarbeiter werden freiwillig einen neuen Vertrag mit einer Kürzung des Gehalts unterschreiben. Für diese Maßnahme muss ein wirklich wichtiger Grund vorliegen, wie die Androhung von Entlassungen oder die Schließung des Unternehmens.

Kosten sparen im Betrieb – Weitere Maßnahmen

Um Personalkosten senken zu können, gibt es noch weitere kleine Maßnahmen, die zumindest einen Teil dazu beitragen können. So können Weiterbildungen arbeitsplatz-bezogen durchgeführt werden, so dass die Mitarbeiter nach Abschluss einer Weiterbildung das erworbene Wissen sichert am Arbeitsplatz anwenden können. Es bietet sich an, öffentliche Zuschüsse für Weiterbildungen in Anspruch zu nehmen, wie zum Beispiel den Bildungscheck bei der Bundesagentur für Arbeit. Wenn ein Mitarbeiter kurz nach Abschluss der Weiterbildung kündigen sollte, kann auch die Rückzahlung der Kosten vereinbart werden.

Zudem können die Kosten für die Arbeitsplätze deutlich reduziert werden, wenn sich beispielsweise Teilzeitmitarbeiter ein Büro mit mehreren PCs teilen. Dadurch können einige Kosten für zusätzliche Büroeinrichtung und Computer entfallen. Auch die Förderung der Mitarbeitermotivation kann einen Einfluss auf zu hohe Personalkosten haben. Wenn sich ein Mitarbeiter mit dem Unternehmen identifizieren kann, arbeitet er in der Regel motivierter und produktiver, was auch die Wahrscheinlichkeit für einen krankheitsbedingten Ausfall deutlich senken kann.

Eine Bindung der Mitarbeiter sorgt für eine niedrige Fluktuation und somit auch für niedrigere Kosten bei teuren Bewerbungsprozessen und Neueinstellungen. Das sog. interne Employer Branding sorgt also insgesamt für eine bessere Identifikation mit dem Unternehmen.

Fazit

Personalkosten haben durch ihren hohen Anteil an den Gesamtkosten einen wichtigen Stellenwert in jedem Unternehmen. Daher müssen Maßnahmen ergriffen werden, die dafür sorgen, dass die Personalkosten gesenkt werden können.

Es gibt zahlreiche unterschiedliche Maßnahmen, um Personalkosten effektiv senken zu können. Bevor Sie Dich um diese Maßnahmen kümmerst, solltest Sie den Anteil der verschiedenen Kostenarten an den Gesamtkosten betrachten , um zu sehen, an welchen Stellen Kürzungen und Verbesserungen erforderlich sind. Anschließend können Sie eine Maßnahme auswählen, die je nach der aktuellen Situation deines Unternehmens angebracht ist. Neben dem Abbau von Überstunden, flexibleren Arbeitszeiten und dem Kürzen von freiwilligen Leistungen wie zum Beispiel Sozialleistungen kommen auch aufwendigere Maßnahmen in Betracht.

Vor allem der Einsatz von externen Spezialisten oder Zeitarbeitern ist bei großen und kurzfristigen Projekten empfehlenswert, um Personalkosten senken zu können. Eine radikalere Maßnahme ist die Einführung von Kurzarbeit. Diese muss aber unbedingt vorher mit den betroffenen Mitarbeitern abgesprochen werden. Die Kürzung des Gehalts ist schließlich eine Maßnahme, die nur ergriffen werden sollte, wenn keine der anderen Maßnahmen die Personalkosten senken kann.