Das Onboarding neuer Mitarbeiter umfasst die Einarbeitung eines neuen Kollegen in das Unternehmen und ist in Zeiten erhöhter Mobilität und dadurch auch hoher Fluktuation ein wichtiger Prozess. Manche Unternehmen investieren viel Zeit und Geld in den Einstellungsprozess, aber vernachlässigen dann die Einführung des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen, den Onboarding Prozess.

Der gesamte Einstellungsprozess ist erst dann wirklich abgeschlossen, wenn sich der neue Mitarbeiter im Unternehmen fachlich gut auskennt und auch mit den Kollegen ein gutes Verhältnis hergestellt hat. Es ist wichtig, dass sich Firmen bewusst werden, dass das Onboarding auch gewissenhaft durchgeführt werden sollte. Zwar kann dadurch die Fluktuation neuer Mitarbeiter nicht komplett verhindert werden, aber zumindest zu einem großen Teil eingedämmt werden. Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist vor allem dazu da, dass die volle Leistungsfähigkeit abgerufen werden kann. Außerdem sollte der Mitarbeiter motiviert und möglichst langfristig im Unternehmen bleiben.

Dauer des Onboarding-Prozesses

Der komplette Prozess beginnt bei der Unterzeichnung des Vertrages und ist nach der Probezeit zumindest teilweise abgeschlossen. Spätestens nach einem Jahr kann von einem erfolgreichen Onboarding-Prozess gesprochen werden. Dabei ist es sowohl für Sie als auch den neuen Mitarbeiter das Einfachste, wenn das Vorgehen weitgehend standardisiert abläuft. Das spart Zeit und langwierige Vorbereitungen. Nicht zuletzt ist es auch günstiger für das gesamte Unternehmen, da bei einem fehlgeschlagenen Onboarding ein neuer Einstellungsprozess durchgeführt werden muss, was hohe Kosten verursacht.

Im Folgenden wird der Prozess der Einarbeitung ausführlich gezeigt. Außerdem werden häufige Probleme beim Onboarding neuer Mitarbeiter aufgezeigt.

Onboarding-Phasen

Vorbereitungsphase

Die Vorbereitungsphase ist der erste Schritt bei den Onboarding-Phasen. Diese Phase umfasst den Zeitpunkt von der Unterzeichnung des Vertrages bis zum ersten Tag des Mitarbeiters. Es empfiehlt sich für Unternehmen, die regelmäßig neue Mitarbeiter einstellen, eine Checkliste mit allen wichtigen Schritten zu erstellen. Dabei sollte der Personaler alle Punkte auf dieser Liste mit seinem neuen Mitarbeiter durchgehen, um allen Missverständnissen vorzubeugen und so einen optimalen Start zu schaffen. Auf was sollte nun alles geachtet werden? Im Folgenden erfolgt eine Übersicht der relevanten Informationen.

Zuerst sollte man dem neuen Mitarbeiter vor Beginn des Arbeitsverhältnisses alle nötigen Informationen, zum Beispiel per E-Mail, schicken. Klären Sie wichtige Fragen wie die konkreten Arbeitszeiten. Der Arbeitsplatz sollte vorher ordentlich vorbereitet werden. Das heißt, es muss ein Schreibtisch, ein Stuhl, ein Laptop, ein Telefon, Büroutensilien und der Büroschlüssel am besten am ersten Arbeitstag schon vorhanden sein, eventuell gehört auch noch ein Arbeitshandy dazu. Außerdem müssen alle erforderlichen Zugänge wie der E-Mail-Account oder ein Kundenmanagement-System eingerichtet sein, damit sich der neue Mitarbeiter schon mal mit dem Umgang vertraut machen kann.

Begrüßung mit Kurz-Präsentation

Der Personaler oder der Abteilungsleiter sollte bei der Begrüßung neuer Mitarbeiter zudem nochmal alle wichtigen Informationen über das Unternehmen mitteilen, zum Beispiel in Form von Power-Point Folien und/oder einem kurzen Vortrag. Auch relativ simple Dinge wie den Speiseplan der Kantine können Sie schon mal ansprechen. Zudem können Sie im Rahmen dieser Präsentation mit dem Mitarbeiter besprechen, welche Anforderungen Sie an ihn haben. Erzählen Sie ihm, was Sie von ihm erwarten, aber übertreiben Sie es nicht, indem Sie alle möglichen Aufgaben in der Zukunft auflisten. Das könnte zur Folge haben, dass der neue Mitarbeiter sich schnell überfordert fühlen könnte.

Es ist außerdem wichtig, dass sich die etablierten Mitarbeiter auf einen neuen Kollegen einstellen können und nicht völlig überrascht sind, dass auf einmal das Büro etwas voller ist als sonst. Am besten wäre es, wenn hier Mitarbeiter bestimmt werden, die den neuen Mitarbeiter einmal alles Wichtige zeigen und ihn vielleicht schon ein bisschen einarbeiten. In vielen Unternehmen wird hierfür ein sogenannter Mentor eingesetzt, der dem Mitarbeiter in den ersten Wochen oder auch Monaten zur Seite steht und ihm bei Fragen jederzeit Auskunft geben kann.

Eine wichtige Aufgabe für Unternehmen ist die Erstellung eines Konzeptes, also einen Einarbeitungsplan neuer Mitarbeiter. Gehen Sie am ersten Tag gemeinsam mit dem Mitarbeiter den Plan durch, damit er genau weiß, was auf ihn zukommt. Sie sollten zudem am ersten Tag dem Mitarbeiter das Unternehmen ausführlich zeigen und ihn durch die verschiedenen Abteilungen führen. Sprechen Sie regelmäßig mit ihm und beantworten Sie seine Fragen, damit er gleich einen guten Eindruck bekommt. Wenn es sich gerade anbietet, können Sie dem neuen Mitarbeiter auch schon eine Einladung zu einem Unternehmensevent anbieten. Dies wäre ein gute Gelegenheit, sich in das Team zu integrieren und die neuen Kollegen besser kennen zu lernen. Ein Mitarbeiter, der mit Kollegen gut klar kommt, ist produktiv und handelt meistens selbstsicher.

Orientierungsphase

Die Orientierungsphase umfasst die ersten Wochen des neuen Arbeitsverhältnisses. Vor allem während der ersten Woche ist es wichtig, dass für jeden Tag ein detaillierter Ablaufplan vorliegt. Für den ersten Arbeitstag sollte sich der Personaler oder der Abteilungsleiter, wie schon erwähnt, am meisten Zeit nehmen. Es sollte eine ausführliche Begrüßung neuer Mitarbeitererfolgen sowie eine Bekanntmachung mit Kollegen erfolgen. Die Arbeitsabläufe und die Tätigkeiten sollten genau erklärt werden, damit es zu keinen Fehlern seitens des neuen Mitarbeiters kommen kann. Im Verlauf kann dem Mitarbeiter ein Überblick über alle angebotenen Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens gegeben werden. Auch kann er schon einmal, je nach Branche, zum Beispiel zu einem Kunden mitfahren und dadurch erste Beziehungen knüpfen.

Integrationsphase

Diese Phase umfasst die darauffolgenden Monate bis zu maximal einem Jahr. In dieser Zeit erfolgt die weitere Integration des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen. Hierbei sollte ihm nach und nach immer mehr Verantwortung übergeben werden, damit er einschätzt, ob er damit umgehen kann oder nicht. Ein Unternehmen kann dies fördern, indem es regelmäßige Workshops, Veranstaltungen und Weiterbildungen zu dem jeweiligen Thema anbietet. Durch intensive Teamarbeit kann der Zusammenhalt im Unternehmen verstärkt werden, was dafür sorgt, dass sich der neue Mitarbeiter dauerhaft wohlfühlen wird. Auch eine Verbesserung der Beziehungen zu den Kunden kann für diesen Effekt sorgen.

Wenn der Mitarbeiter nun schon etwas länger im Unternehmen ist, dann geben Sie ihm regelmäßig Feedback. Das hilft ihm, sich zu verbessern und den Arbeitsablauf zu optimieren. Auch wenn es unangenehm ist, aber es kann durchaus der Fall eintreten, dass der neue Mitarbeiter die Erwartungen, die Sie an ihn stellen, nicht erfüllen kann. In dem Fall sollten Sie sich am besten von dem Mitarbeiter trennen. Da in den meisten Unternehmen eine Probezeit vereinbart wird, ist dies auch unproblematisch möglich. Bevor es aber dazu kommt, sollten Sie regelmäßig mit dem Mitarbeiter sprechen und ihm Verbesserungsvorschläge machen, damit er auch eine Chance hat, sich zu beweisen.

Beteiligte Akteure beim Onboarding neuer Mitarbeiter

Dies ist je nach Branche unterschiedlich. Meistens sind die Geschäftsleitung, die Personaler, der Vorgesetzte sowie die Kollegen in der entsprechenden Abteilung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter beteiligt.

Die größten Fehler beim Onboarding-Prozess

Schlechte Vorbereitung und mangelhafte Organisation

Es gibt immer wieder typische Fehler, die beim Onboarding auftreten und absolut vermeidbar sind. Der wohl größte Fehler ist die schlechte Vorbereitung und Organisation. Hierbei werden oft die Onboarding-Phasen einfach ignoriert. Ein neuer Mitarbeiter muss seinen Platz im Unternehmen und seine konkreten Aufgaben von Anfang an kennen, damit er eine gewisse Planungssicherheit hat. Leider ist dies bei vielen Unternehmen nicht der Fall.

Wenn am ersten Arbeitstag nicht alle notwendigen Materialien für den neuen Mitarbeiter bereitstehen, kann das in einem Chaos enden. Der Mitarbeiter wird sich fragen, in was für einem unorganisierten Unternehmen er gelandet ist und er wird sich womöglich sehr unwohl fühlen. Auch für die bestehenden Mitarbeiter ist das keine leichte Situation, da sie dann oftmals überfordert sind und nicht wissen, was sie dem neuen Mitarbeiter alles zeigen sollen, wenn viele Materialien nicht vorhanden sind.

Nicht ausgestattete Arbeitsplätze und fehlende Wertschätzung

Zwar sind unter anderem die Personaler und die HR-Abteilung auch für die Begrüßung neuer Mitarbeiter verantwortlich. Letztendlich ist aber die Führungskraft verpflichtet, dass dem neuen Mitarbeiter das nötige Equipment zur Verfügung steht. Außerdem muss sie sich ausreichend Zeit für Fragen nehmen und sie darf auch nicht ständig mit anderen Projekten, die am ersten Tag gleichzeitig anstehen, beschäftigt sein. Ein neuer Mitarbeiter muss sich wertgeschätzt fühlen und am Anfang die Aufmerksamkeit bekommen, die er verdient hat.

Übertragung des Onboardings

Ein weiterer mögliche Fehler, der durch mangelhafte Organisation entsteht, ist es, wenn die Führungskraft die Einarbeitung auf einen Kollegen übertragen will. Oder noch schlimmer: Der Mitarbeiter wird bei Fragen darauf hingewiesen, dass man für diesen Bereich nicht zuständig ist und daher keine Auskunft geben kann. Es ist außerdem möglich, dass der Mentor, der eigentlich für den neuen Mitarbeiter zugeteilt wurde, nicht oder nur schwer erreichbar ist. Dies kann dazu führen, dass der Mitarbeiter bei Problemen schnell frustriert wird, weil er nicht weiß, wie er ein bestimmtes Problem lösen soll. Das gilt besonders auch für gewünschte Feedback-Gespräche.

Schließlich ist es ein großer Fehler von vielen Unternehmen, dass sie ihrem neuen Mitarbeiter nicht die nötige Anerkennung geben. Wenn ein Neuling eine ihm zugeteilte Aufgabe gut absolviert, dann teilen Sie ihm das mit und geben Sie ihm eventuell eine Belohnung. Dies sorgt für eine Motivation und Zufriedenheit des neuen Mitarbeiters, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass er sich langfristig an das Unternehmen bindet.

Es gibt einige interessante Beispiele eines guten Onboarding-Prozesses in vielen Unternehmen

Twitter sorgt zum Beispiel dafür dass alle neuen Mitarbeiter einen Schreibtisch mit bereits vollständig eingerichtetem PC haben. Außerdem erhalten sie ein besonderes Geschenk. Das Highlight ist aber die persönliche Begrüßung neuer Mitarbeiter durch den Geschäftsführer, der regelmäßig mit ihnen frühstückt, um mehr Informationen über jeden Einzelnen zu erfahren.

Bei Google erhalten neue Mitarbeiter am Vortag des ersten Arbeitstages eine E-Mail mit interessanten Anweisungen. Zum Beispiel soll sichergestellt werden, dass ein erfahrener Mentor von Anfang an zur Verfügung steht. Außerdem sollen Gespräche über die Aufgaben des neuen Mitarbeiters geführt werden, damit sofort Klarheit besteht, wie die Rollen verteilt sind.

Netflix bezieht neue Mitarbeiter schon nach kurzer Zeit in größere Projekte ein. Dies schafft eine besondere Art von Wertschätzung, was ein extrem wichtiger Punkt im Onboarding neuer Mitarbeiter ist.

Diese Beispiele zeigen, dass besonders viele große Unternehmen eine gute Einarbeitung bieten. Die Probleme eines schlechten Onboarding, das zeigt die Praxis, haben vor allem kleine und mittelständische Unternehmen.

Fazit

Gerade in der heutigen Zeit, in der ein Wechsel des Arbeitsplatzes immer häufiger vorkommt, ist eine gut durchdachte Einarbeitung neuer Mitarbeiter entscheidend für eine langfristige Bindung. Um zu verhindern, dass der neue Mitarbeiter nicht schon nach kurzer Zeit wieder kündigt, ist es wichtig, dass der Onboarding-Prozess von Anfang an strukturiert und organisiert abläuft. Dieser sollte stets nach den genannten Onboarding-Phasen ablaufen, was einem guten Einarbeitungsplan neuer Mitarbeiter entspricht.

Außerdem muss dem neuen Mitarbeiter ausreichend Wertschätzung entgegengebracht werden. Ein Mentor, der ihm bis zum Ende der Einarbeitung zur Seite steht, ist dabei genauso wichtig. Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist dann erfolgreich abgeschlossen, wenn sich der Mitarbeiter nach einem Jahr mit dem Unternehmen vollständig identifizieren kann und sich dort wohlfühlt.