KPI’s im Recruitment-Prozess

Was sind HR KPI’s und welche Kennzahlen spielen eine Rolle im Recruitment Prozess?

Personalcontrolling Kennzahlen spielen im Auswahlprozess von Arbeitern und Führungskräfte eine große Rolle. Doch woher genau kommen diese Zahlen, wie werden sie erfasst und wie kann man sie richtig deuten? Die Kennzahlen im Recruiting sind vielfältig und erlauben es den Personalern eine ganz genaue Einteilung der individuellen Leistungsfähigkeit durchzuführen. Recruitment KPIs (Key Performance Indicators) erfüllen dabei einen ganz einfachen Zweck: Mit ihrer Hilfe soll die Auswahl der Fachkräfte deutlich erleichtert werden.

Die Kennzahlen im Personalcontrolling zeigen dabei im Detail auf, wie hoch und gut die Leistung einer einzelnen Person gegenüber einem vordefinierten Wert ist. Als vordefinierten Wert kann ein Unternehmen entweder die höchste erreichbare Zahl an Punkten im Leistungsindex hernehmen, oder aber den durchschnittlichen Wert aller Konkurrenten aus der Branche.

KPI Recruitment wird in einer internationalisierten Bewerberwelt immer wichtiger. Neben dem persönlichen Eindruck sind es ja vor allem die Leistungsfähigkeit und die Möglichkeiten des Mitarbeiters die in der Zukunft eine große Rolle spielen. Auch wenn es nicht darum geht neue Mitarbeiter einzustellen, können die KPIs im Recruitment Prozess eine wichtige Rolle spielen. Denn mit ihrer Hilfe erkennen Sie schnell, in welchen Bereichen alles läuft und in welchen es eben nicht läuft.

Weshalb benötigen Sie die KPI’s im Personalcontrolling?

Die KPI Definition an sich ist, dass mit ihr die Leistungen und auch die persönlichen Eigenschaften der Mitarbeiter in Kennzahlen erfasst werden. Das hört sich auf den ersten Blick etwas schwer, und vielleicht sogar ein wenig nach Überwachung an. Aber in der Praxis hat sich erwiesen, dass HR Analytics ein hocheffizientes Verfahren sind mit denen man die Produktivität, die Motivation und auch den Bildungsgrad innerhalb eines Unternehmens deutlich verbessern kann. Dadurch profitiert nicht nur das Controlling und die Führungsebene des Unternehmens, sondern auch die Mitarbeiter sowie das Unternehmen in seiner Gesamtheit. Die Zahlen können auf unterschiedliche Art und Weise erlangt werden.

Eine vernünftige und sehr häufig genutzte Datenbasis bieten natürlich die Mitarbeiter selbst und ihr tägliches tun und handeln. Als Unternehmer können Sie relativ leicht erfassen, wie produktiv Ihre Mitarbeiter sind. Die Zahl der Krankenstände, aber auch die Zahl der Teilzeitstellen sind für Sie in der Regel sofort verfügbar und schon wichtige Kennzahlen die unbedingt genutzt werden sollte. Aber umfassende HR Analytics gehen noch einen Schritt weiter.

Während Sie als Unternehmer mit Kennzahlen wie Teilzeitstellen, Krankenständen, Produktivität und weiteren vor allem eine externe Sichtweise auf eine Fachabteilung haben, so haben Sie im Gegenzug so gut wie keine Möglichkeit effektiv in das Innenleben einer Abteilung hineinzuschauen. Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen mittlerweile, als eine Art von Ergänzung, auf Datenerhebungen bei den Mitarbeitern in Form von Unternehmensumfragen. Diese Werte können nun ebenfalls in den Prozess mit einfließen und ermöglichen eine detaillierte Übersicht über die interne Stimmungslage und die Strukturen der Abteilung.

Inwiefern tragen Kennzahlen im Recruiting zur Verbesserung der Prozesse bei?

Gerade im Recruiting ist es schwer, genaue Pläne zu erfüllen. Das liegt daran, dass man als Recruiter neben den Zahlen nur noch seine Kenntnis über die Menschen hat. Denn die Auswahl der Bewerber werden anhand der Kriterien Qualifikation, Zeugnisse und eben auch Eindruck getroffen. Der Eindruck kann aber beidseitig täuschen, weswegen eine genaue Einteilung der Bewerber nur unter schwierigsten Bedingungen möglich ist. Doch diesen Aufwand können und wollen viele Unternehmen schlichtweg nicht betreiben. Das ist auch verständlich, da dieser Prozess in der Regel doch einiges an Ressourcen kostet und dementsprechend andere Arbeiten verhindert.

Es ist wichtig zu wissen, dass die Recruitment KPIs in der Regel nur eine Art von Stütze sein können. Sie geben mehr oder weniger den Rahmen vor, indem sich das Profil der Bewerber bewegen sollte. Erfüllt ein Bewerber alle relevanten Benchmark, überfüllt diese oder unterschreitet diese nur knapp kann er in den engeren Auswahlprozess mit einbezogen werden.

Hier ist es häufig wichtig, dass Sie als Unternehmer vor allem die Persönlichkeit des Bewerbers verstehen. Gerade negative Kriterien, wie häufige Arbeitsausfälle, müssen im Rahmen der individuellen Situation entsprechend Berücksichtigt werden. Es ist schwer ein Anforderungsprofil zu erstellen, wenn die geeigneten Daten nicht zur Verfügung stehen. Achten Sie deshalb genau darauf, dass die KPI immer auf einem aktuellen Stand sind. Gerade Unternehmen, die sich mit einer Vielzahl von Projekten beschäftigen sollten ihre Kennzahlen immer aktuell halten. Nur so sind die Führungskräfte in der Lage zeitnah die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Welche Vorteile haben Mitarbeiter von den Kennzahlen im Recruiting?

Auf den ersten Blick haben die Mitarbeiter nur wenig Freude daran, dass im Recruitment Prozess ihre Leistungsdaten akribisch erfasst werden. Doch die Personalcontrolling Kennzahlen helfen den Mitarbeitern mehr, als sich diese oftmals denken mögen. Eine ehrliche Leistungsbeurteilung sollte immer anhand von Daten und vor allem anhand von Fakten stattfinden. Wer kennt die Geschichte nicht, in der sich ein Mitarbeiter ungerecht vom Chef behandelt fühlte, weil dieser im mangelnde Leistung vorgeworfen hat. Das kann man mit einem Hinweis auf die aktuellen Zahlen schnell ändern. Wenn diese ordentlich erfasst wurden, dann kann der betroffene Mitarbeiter den Chef entweder wiederlegen, oder muss ihm letztlich zustimmen. Neben der Produktivität gibt es aber noch weitere wichtige Kriterien, die man zum Vorteil der Mitarbeiter auslegen kann.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter auffällt, der mit seiner Aufgabe in Teilen oder in Gänze überfordert wird, so kann man diesen auf eine Fortbildung schicken und so seinen Wissensstand erweitern. In der Regel werden Sie schnell merken, dass diese sich diese Fortbildung auch positiv auf die Benchmark Analyse des Mitarbeiters auswirkt. Denn dieser Mitarbeiter kann nun seinen Aufgaben dank der Erfassung der HR KPI und der genauen Analyse nebst Konsequenzen (Weiterbildung) besser nachkommen. Dadurch profitiert letztlich der Mitarbeiter genauso sehr, wie Sie als Unternehmer und der gesamte Betrieb. Mitarbeiter können also mit der Hilfe einer gezielten Benchmark Analyse, welche auf fundierten Daten basiert gezielt zu einer Produktivitätssteigerung animiert werden. Neben der beurteilenden Funktion kann man mit der Hilfe der Personalcontrolling Kennzahlen als Unternehmer also effektiv zur Verbesserung des Betriebsklimas und der Produktivität beitragen.

Wieso ist das KPI Recruitment so wichtig für Unternehmen?

Die KPI Definition besagt, dass mit der Hilfe dieser Kennzahlen die Auswahl der geeigneten Bewerber und Angestellten deutlich einfacher geht. Die HR Analytics hilft den Unternehmen somit, die Auswahlverfahren zu verkürzen und zu vereinheitlichen. In den heutigen Zeiten ist das enorm wichtig, denn der Konkurrenzkampf um passende Fachkräfte ist enorm angewachsen. Die Kennzahlen im Personalcontrolling helfen bei der schnellen Auswahl der passenden Bewerber. Sie erlauben eine genaue Beurteilung der Leistungen, und damit eine deutlich schneller Entscheidung im Recruitment Prozess. Das ist sehr wichtig, denn in der heutigen Zeit laufen die Uhren deutlich schneller als in der Vergangenheit. Was früher durchaus einmal ein paar Monate beanspruchen konnte, muss heute innerhalb von wenigen Minuten entschieden werden. Wenn Sie hier keine fundierte Basis für Ihre Entscheidung haben, stehen Sie buchstäblich auf dem Trockenen.

Die Recruitment KPIs unterstützen Sie bei der Findung der richtigen Entscheidung und erlauben es Ihnen, Ihre Entscheidung anhand von Daten und Fakten zu begründen. Auch aus diesem Grund werden diese Kennzahlen immer gerne hergenommen und dienen als Grundlage für wichtige Entscheidungen. Das fängt schon bei den einfachen Angestellten an, und hört bei den Führungskräften auf. Jetzt soll aber nicht der Eindruck entstehen, dass Menschen nur anhand von Zahlen ausgewertet werden. Wobei das in anderen Ländern teilweise schon der Fall ist. Hier werden die Prozesse bei der Personalfindung häufig von Maschinen gesteuert, und nur die letzte Entscheidung liegt bei einem Menschen. In Deutschland ist so etwas derzeit noch nicht denkbar. Aber theoretisch wäre es durchaus möglich, sofern die vorhandenen Daten ausreichend sind und eine von Diskriminierungen freie Entscheidung ermöglichen.

Neben der Auswahl von Bewerbern im Recruitment Prozess spielen die KPI’s vor allem bei der Beurteilung von Leistungen einzelner Fachbereiche eine große Rolle. Mit der Hilfe der Kennzahlen kann das Controlling ziemlich genau feststellen, welche Abteilung derzeit ihre Leistung erbringt und welche nicht. Gerade wenn es darum geht, dass eigene Unternehmen deutlich effektiver zu gestalten oder neue Abläufe zu integrieren können die KPI deswegen auf mehreren Wegen eine große Erleichterung bieten. So ist es möglich, die Abteilung von einer externen Warte aus zu beurteilen. Dabei kommt wertvoller Input in die Abteilung. In der Regel sind die Mitarbeiter, aber auch deren Führungskräfte nicht in der Lage alle relevanten Kennzahlen zu erfassen. Das liegt auch daran, dass diese im Alltag viel zu sehr auf ihre Aufgaben fokussiert sind und die gewohnten Abläufe fast automatisch beibehalten. Externer Input hilft dabei, diese gewohnten Abläufe zu durchbrechen und neue Abläufe zu etablieren.

HR Analytics hat also ganz klar einen kontrollierenden Charakter, wobei es weniger darum geht eine einzelne Abteilung auf Effizienz hin zu überprüfen und zu beurteilen. Vielmehr sollten Sie als Unternehmer auch die Möglichkeit sehen, mit der Hilfe der HR Analytics die Chance auf eine Etablierung von besseren Strukturen zu finden und wahrzunehmen. Die Kennzahlen sind, sofern sie auf einer guten Datenbasis beruhen, ein wichtiges Mittel und können eine enorme Hilfe sein.

Welche Arten von Kennzahlen gibt es?

Es gibt viele verschiedene Kennzahlen, und nicht immer entsprechen die Kennzahlen innerhalb eines Unternehmens der Bezeichnung, oder gar von der Art her, den Kennzahlen eines anderen Unternehmens. Das liegt an den individuellen Anforderungen, die die jeweilige Branche an die Kennzahlen hat. Aber auch daran, dass diese Kennzahlen auf die individuelle Beschaffenheit des Unternehmens und dessen Tätigkeit bezogen werden müssen. Dennoch gibt es eine Reihe von KPI’s, die immer auf die gleiche Art und Weise erhoben werden und den Unternehmen dabei helfen gute Aussagen über Effizienz und Leistungsvermögen zu treffen. Teilweise wurde auch die Erfassung der Daten so optimiert und einem Standard unterworfen, dass die Aussagen der Kennzahlen als absolut richtig bezeichnet werden können.

Folgende Recruitment KPIs werden in der Regel verwendet und helfen bei der schnellen Benchmark Analyse des Bewerbers im Rahmen des Recruitment Prozess und der einzelnen Fachabteilungen im Unternehmen:

  • Überstunden: Wie stark werden die Mitarbeiter in der Abteilung überlastet?
  • Weiterbildungskosten: Haben die gezahlten Kosten für die Weiterbildung einen Effekt und lohnen sich diese?
  • Mitarbeiterproduktivität: Wie Produktiv sind die Mitarbeiter einer Abteilung im Vergleich zu Mitarbeitern anderen Abteilungen?
  • Rekrutierungsrate: Über welchen Weg können Sie am häufigsten rekrutieren?
  • Kosten pro Neueinstellung: Welche Kosten werden durch eine Neuanstellung verursacht?
  • Arbeitsausfälle: Wie hoch ist die Abwesenheitsrate der Mitarbeiter?
  • Fluktuationsrate: Wie lange bleiben die Mitarbeiter im Unternehmen?
  • Geschlechterverhältnis: Wie ist das Verhältnis in den Abteilungen aufgeteilt?
  • Anteil an Teilzeitstellen/Minijobs: Wie viel Prozent der Angestellten sind in Teilzeit?
  • Time to Fill: Wie schnell sind Sie in der Lage die offenen Stellen effektiv zu besetzen?

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