Home Office – Regeln für einen erfolgreichen Arbeitstag in den eigenen vier Wänden

Unser Arbeitsalltag dezentralisiert sich zunehmend. Arbeiten ist von nahezu überall aus möglich, ob im Büro, unterwegs in Bus und Bahn oder eben in den eigenen vier Wänden im Home Office. Was vor einigen Jahrzehnten noch unmöglich schien, ist heute für Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine interessante Alternative zum starren Büroalltag und wird in vielen Unternehmen bereits mit Erfolg umgesetzt.

Doch für die effektive Arbeit im Home Office brauchen beide Seiten klar definierte Regeln, damit diese zum Segen und nicht zum Fluch wird. Hier erfährst Du, was Arbeitnehmer tun können, um erfolgreich das Konzept Home Office umzusetzen und welche Veränderungen dadurch auf Arbeitgeber zukommen.

Was ist Home Office und für wen kommt es in Frage?

Unter dem Home Office, also dem Büro zu Hause, versteht man die Verlagerung des Arbeitsalltages in die eigenen vier Wände. Ob diese Verlagerung ganz oder nur teilweise geschieht, liegt in der Hand des jeweiligen Unternehmens. Es gibt hierzu viele Konzepte und Regeln für Home Office, die stark davon abhängen, welche Art von Arbeit und welche Branche jeweils betroffen ist. Einige verleben nahezu ihre gesamte Arbeitszeit im Home Office und sind eher selten in den Firmenräumen präsent, während anderen nur bestimmte Wochentage für die Heimarbeit nutzen und an den übrigen Tagen im Büro anzutreffen sind.

In der IT Branche ist durch die digitale Vernetzung das Home Office schon länger weit verbreitet. Hier ist es möglich, das Fachleute aus verschiedenen Regionen im Home Office gemeinsam an einem Projekt arbeiten, ohne sich je persönlich getroffen zu haben. Durch diese Methode werden Skills und Fachwissen gebündelt und so ein geballtes Know-How in einem Projekt zusammen geführt.

Die Konzepte und Regeln für Home Office finden aber auch zunehmend Einlass in anderen Branchen. Viele Unternehmen reagieren damit auf den Strukturwandel im Arbeitsalltag und die damit einhergehenden Möglichkeiten der Digitalisierung. In Zeiten von Fachkräftemangel bieten Unternehmen potenziellen Mitarbeitern mit dem Home Office einen zusätzlichen Mehrwert, der die Work-Life Balance deutlich positiv beeinflusst. In Branchen mit einem regelmäßigen Kundenverkehr vor Ort, ist es eher schwierig, eine dauerhafte Home Office Regelung einzuführen.

Je größer der Anteil der Arbeit am Computer in einer Tätigkeit ist, desto leichter ist auch die Umstellung auf das Home Office, denn durch die Digitalisierung ist es ein Leichtes, gemeinsame Server auch von zu Hause aus nutzen zu können oder via Chat, Mail oder Videokonferenz mit den Kollegen Kontakt zu halten.

Arbeitgeber Regeln für Home Office Konzepte

Nicht jeder Mitarbeiter ist geeignet für ein Arbeiten im Home Office, daher sollte dies niemals ein Zwang, sondern immer nur eine Option sein. Bevor ein solches Konzept startet, musst Du Dir darüber im Klaren sein, dass Du Deinen Arbeitnehmern zwangsläufig mehr Vertrauen entgegenbringen musst, als es bei einer ständigen Präsenz im Unternehmen der Fall wäre. Die Regeln für Home Office sollten transparent sein und einen klaren Vorteil für beide Seiten generieren.

Im Vorfeld gilt es, zu klären, was die Erwartungen des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers sind, damit die Ziele und Rahmenbedingungen für die Arbeit zu Hause klar definiert sind. Regelmäßiger Kontakt hilft, die Arbeitsfortschritte zu verfolgen und die Wünsche und Bedürfnisse des Mitarbeiters nicht aus den Augen zu verlieren. Dieser ist ja nicht mehr jeden Tag in der Firma anwesend, benötigt aber trotzdem weiterhin Führung und Ansprache.

Für den Transport und Austausch von Materialien und die damit einhergehende Kommunikation kannst Du moderne Kommunikationskanäle nutzen. Via Telefonkonferenz, Videokonferenz oder über geschützte Bürochats sind Deine Mitarbeiter stets optimal involviert und verlieren nicht den Kontakt zum Unternehmen.

Hier findest Du die 10 wichtigsten Regeln, die Du als Arbeitgeber beachten solltest, damit Deine Mitarbeiter im Home Office optimal arbeiten können:

1. Den direkten und regelmäßigen Austausch fördern

2. Moderne Kommunikationswege zur Verjüngung der Unternehmensstruktur nutzen

3. Arbeitsabläufe standardisieren durch regelmäßige Meetings, Reviews und Briefings

4. Mitarbeiter in der Heimarbeit in das Firmengeschehen einbinden, Präsenzphase helfen dabei

5. Führen und fordern auch im Home Office, damit die Bindung an das Unternehmen nicht verloren geht

6.  Parameter zur Messung der direkten Arbeitsleistung einführen

7.  Vertrauen in das selbstständige Arbeiten der Mitarbeiter haben

8. Nutzung als freiwillige Option, denn nicht jeder Mitarbeiter ist für die Arbeit im Home Office geeignet

9. Klare Strukturen schaffen, Regeln und Ziele auf beiden Seiten definieren

10.  Einbindung der Mitarbeiter in Weiterbildungs- und Fortbildungsphasen

Nur wenn Du bereit bist, Deinen Mitarbeitern zu vertrauen, sie aber weiterhin führst und förderst, kann eine Home Office Regelung gelingen. Geschieht das nicht, fühlen sich diese Arbeitnehmer oft allein gelassen und unterfordert, die Arbeitsleistung sinkt und die Motivation, sich einzubinden, ebenfalls.

Home Office – Regeln für Arbeitnehmer

Für den Mitarbeiter kann eine Home Office Regelung mehr Freiheit bedeuten, ohne dass die Effizienz seiner Arbeitsleitung sinkt. Besonders, wenn der Weg zur Arbeit lang ist und häufig viel Verkehr herrscht, ist es ein großer Vorteil, wenn der Weg zur Arbeit nur ein paar Schritte in ein anderes Zimmer beträgt. Starre Bürozeiten sind oft besonders für Familien mit Kindern nur schwer umzusetzen. Mit einer Home Office Regelung bist Du flexibel in der Lage, kurzfristig auf Änderungen in Deinem privaten Umfeld zu reagieren, ohne dass die Arbeitsleistung dadurch sinken muss.

Die liegen gebliebene Arbeit kann in Ausnahmefällen, also wenn private Termine anstehen oder ein Kind plötzlich krank geworden ist, auch noch am Abend bequem von zu Hause aus erledigt werden, die Ausfalltage reduzieren sich dadurch. Damit die Arbeit jedoch genauso zuverlässig und schnell erledigt wird, wie im Büro, bedarf es Regeln für Home Office Mitarbeiter. Um diese auch jeden Tag aufs Neue einzuhalten, musst Du ein gewisses Maß an Selbstdisziplin aufbringen.

Hier findest Du die 10 wichtigsten Regeln, die Du als Arbeitnehmer beachten solltest, damit das Konzept Home Office für Dich langfristig erfolgreich wird:

1. Der Feierabend ist auch zu Hause einzuhalten – auch wenn Überstunden in den eigenen vier Wänden leichter fallen

2. Kritische Selbstreflexion im Vorfeld, ob Du für eine Home Office Regelung geeignet bist

3. Selbstständiges Arbeiten – hier kommt mehr Verantwortung auf Dich zu

4. Flexibilität nicht grenzenlos gestalten – auch im Home Office hast Du ein Recht auf Pausen

5. Karriereziele nicht aus den Augen verlieren – auch von zu Hause aus kannst Du Dich beruflich weiter entwickeln

6. Zeit nehmen für den persönlichen Austausch mit den Kollegen, denn das hast Du im Büro vorher auch getan

7. Kommunikation ernst nehmen – Ziele, Termine, Aufgaben regelmäßig mit Deinen Kollegen austauschen

8. Arbeitszeiten klar definieren und an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen

9. Genau und präzise arbeiten – professionelle Ablagesysteme sind im Home Office Pflicht

10. Kleidung und Auftreten dem Büroalltag anpassen, denn auch im Home Office bist Du nicht zu Hause, sondern bei der Arbeit

Da der Begriff der Heimarbeit bei Arbeitgebern nach wie vor negativ belegt ist, gilt es etwas Überzeugungsarbeit zu leisten. Eine Probephase hilft Deinem Arbeitgeber dabei, zu prüfen, ob Deine Arbeitsleistung im Home Office genau so hoch ist, wie im Büro, oder vielleicht sogar ansteigt. Ist Dein Arbeitgeber erst einmal davon überzeugt, steht einer flexiblen Home Office Regelung nichts mehr im Weg.

Home Office Regelung – die Vorteile

Die Vorteile des Arbeitens in den eigenen vier Wänden liegen auf der Hand – allein die Zeitersparnis durch das Wegfallen des Arbeitsweges kann besonders im ländlichen Raum ein großer Faktor sein. Zusätzlich zu der Zeit sparst Du auch noch die Kosten für den öffentlichen Verkehr oder die Nutzung des Autos. Die Arbeitsumgebung ist in vielen Büros bereist festgelegt und kann vom Arbeitnehmer nur in kleinen Teilen individualisiert werden.

Anders sieht das im Home Office aus, denn dort kannst Du Deinen Arbeitsplatz so einrichten, wie es Dir gefällt. Das steigert den eigenen Wohlfühl-Faktor enorm und sorgt dafür, dass Du Dich in Deiner Arbeitsumgebung wohl fühlst. Ein weiterer Vorteil der Heimarbeit ist die Ruhe, denn hier telefonieren keine Kollegen oder unterhalten sich lautstark. Im Home Office bist Du in der Regel allein und kannst Dich störungsfrei um Deine Aufgaben kümmern.

Besonders für Familien ist dieses Konzept sehr attraktiv, denn auch, wenn die Zeit im häuslichen Büro allein der Arbeit gelten sollte, wenn etwas mit den Kindern ist, kannst Du jederzeit schnell eingreifen und musst nicht erst lange Wege zurücklegen.

Wir haben die Vorteile des Home Office hier noch einmal zusammengefasst:

1. Zeit- und Kostenersparnis durch den Wegfall des Arbeitsweges, die gewonnene Zeit kann anderweitig genutzt werden

2. Individuelle Gestaltungsmöglichkeiten des Arbeitsplatzes nach den eigenen Bedürfnissen

3. Ungestörte Arbeitsatmosphäre fördert konzentriertes Arbeiten und steigert die Effizienz

4. Flexibilität im Privatleben – kurzfristige Ereignisse können problemlos eingeplant werden

5. Kurze Wege für den Übergang von Berufsalltag zum privaten Bereich

Home Office Regelung – die Nachteile

Die Regeln für Home Office Konzepte erlauben den Arbeitnehmer viel mehr Freiheiten, als es im Büro der Fall ist. Dies bedeutet aber auch, dass Du ein hohes Maß an Disziplin aufbringen musst, um Deinen Arbeitsalltag genauso effektiv zu gestalten, wie er im Firmen-Büro ablaufen würde. Zu Hause locken auch viele Ablenkungen, Fernseher und Couch sind nur wenige Schritte entfernt und die Versuchung ist manchmal groß, diese auch zu nutzen.

Damit das Konzept funktioniert, musst Du die Bereiche für Privatleben und Berufsleben strikt voneinander trennen, denn wenn Deine Arbeitsleistung sinkt, wird Dein Arbeitgeber dieses Konzept nicht lange befürworten. Ein weiteres Risiko bei den Regeln für Home Office Konzepte ist die Isolation, denn wo vorher ein Gespräch mit den Kollegen und der Kaffee in der Büroküche für Ausgleich sorgten, bist Du nun den Tag über allein. Um dem vorzubeugen, solltest Du Dir Zeit nehmen für persönliche Kommunikation mit Deinen Kollegen.

Ein kurzes Telefongespräch oder ein privater Chat sorgen dafür, dass Du Dir nicht außen vor vorkommst und nach wie vor in die Vorgänge im Büro eingebunden bist. Vielleicht sinkt auch die Anerkennung für Deine Arbeit, da diese in der Regel schwerer kommuniziert werden kann. Vielleicht denken einige Kollegen auch, dass Du zu Hause weiter arbeitest, da Du Dich ja nicht unter direkter Beobachtung befindest.

Diesen Vorurteilen kannst Du am Besten mit Leistung begegnen, denn wenn Deine Arbeitsleistung konstant bleibt oder sogar steigt, werden auch diese Stimmen verstummen. Wenn Du Deinen Büroalltag zu Hause genauso so gut organisierst, wie Deine Präsenztage im Unternemen, kann das Konzept Heimarbeit Dich deutlich entlasten und ist auch für Deinen Arbeitgeber nicht nachteilig.

Alle Nachteile und Gefahren im Home Office haben wir hier noch einmal zusammengefasst:

1. Ablenkungen in den eigenen vier Wänden müssen ignoriert werden

2. Strikte Trennung von Privat und Beruf erfordert ein hohes Maß an Selbstdisziplin

3. Separiertes Arbeiten fördert die soziale Isolation

4. Die Anerkennung Deiner Leistung kann sinken, da diese nicht direkt im Sichtbereich liegt

Fazit

Um erfolgreich auf den Strukturwandel im Arbeitsleben einzugehen, müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber klare Regeln für Home Office Konzepte einhalten und viel Innovationswillen mitbringen. Der Mitarbeiter sollte sich immer darüber im Klaren sein, dass das Home Office klar zu trennen ist von den sonstigen Vorgängen zu Hause und ein gewisses Maß an Disziplin und Selbstständigkeit mitbringen.

Der Arbeitgeber muss lernen, seinen Mitarbeitern im Home Office zu vertrauen und den Erfolg über die Arbeitsleistung regelmäßig messen. Zusätzlich ist es die Pflicht des Arbeitgebers, für einen regelmäßige Kommunikation mit seinen Mitarbeitern zu sorgen und diese in firmeninterne Vorgänge einzubinden. Halten sich beide Seiten an die definierten Strukturen, steht einem effizienten und erfolgreichen Home Office Konzept nichts mehr im Wege!

2 Kommentare zu „Home Office – Regeln für einen erfolgreichen Arbeitstag in den eigenen vier Wänden“

  1. Pingback: Digitaler Burnout: Wer ständig erreichbar ist, lebt gefährlich!

  2. Pingback: Home Office - Eine Herausforderung für die Eigenverantwortung

Kommentar verfassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.