Mehr als nur ein Telefonat: So führst Du erfolgreich Telefonkonferenzen

Eine Telefonkonferenz durchzuführen hört sich zunächst sehr einfach an. Schließlich telefonieren die meisten von uns regelmäßig privat und beruflich, sodass wir Erfahrung damit haben, mit anderen Menschen fernmündlich zu kommunizieren. Eine Telefonkonferenz zu führen hat jedoch mehr von einem Geschäftstermin als von einem Telefongespräch.

Sie ist deutlich verbindlicher und im Normalfall auch förmlicher. Das liegt schon daran, dass mehrere Teilnehmer und Teilnehmerinnen von unterschiedlichen Orten und meist auch mit verschiedenen (hierarchischen) Hintergründen im Unternehmen virtuell zusammenkommen, sodass nicht allein der Informationsaustausch, sondern auch die Präsentation eines jeden Einzelnen eine Rolle spielt.

Wenn Du Telefonkonferenzen erfolgreich führen willst, solltest Du sie nicht auf die leichte Schulter nehmen. Aber keine Sorge, wir haben in diesem Artikel 10 Tipps für Dich zusammengestellt, mit denen Deine Telefonkonferenzen ganz sicher zum Erfolg werden.

Warum Telefonkonferenzen an Bedeutung zunehmen

Die Globalisierung hat auch vorm Büroalltag nicht Halt gemacht. Längst arbeiten Teams auch über Standorte und sogar Ländergrenzen hinweg zusammen. Natürlich muss man dann Mittel und Wege finden, miteinander zu kommunizieren. Zwar helfen E-Mail- und Chat-Programme dabei, die räumliche Distanz zu überwinden, aber manchmal ist ein persönliches Gespräch eben durch nichts zu ersetzen. Gerade wenn wichtige Entscheidungen in der Gruppe getroffen werden oder wenn man Manager in bestimmte Themen einbinden möchte, bietet es sich an, eine Telefonkonferenz zu führen.

Manche Unternehmen setzen auch verstärkt auf Near- oder Off-Shoring, um Teams zu ergänzen, für die nicht ausreichend qualifizierte Mitarbeiter am Heimat-Standort gefunden werden können. In diesem Fall kommt zur räumlichen Distanz häufig noch eine Sprachbarriere hinzu. Meist wird auf Englisch kommuniziert, was für viele der Beteiligten nicht die Muttersprache ist. Gerade wenn man dem Gesprächspartner nicht gegenüber sitzt, können so Missverständnisse entstehen.

Dennoch bleibt die Telefonkonferenz sehr beliebt, denn sie ist im Vergleich zu Dienstreisen eine relativ kostengünstige Möglichkeit, sich über verschiedene Orte hinweg schnell miteinander abzustimmen.

Mit diesen 10 Tipps führst Du erfolgreich eine Telefonkonferenz

1. Die Telefonkonferenz organisieren

Der erste Schritt zur Telefonkonferenz besteht natürlich darin, die Telefonkonferenz zu organisieren. Hierzu musst du zunächst einen Termin finden, zu dem alle Teilnehmer Zeit haben. Wenn es sich um einen firmeninternen Termin handelt und Du Zugriff auf die Kalender Deiner Kollegen hast, solltest Du auf jeden Fall nachschauen, ob der Termin, den Du Dir vorstellst, bei allen frei ist. Wenn Du nicht selbst nachschauen kannst, frage nach. Nichts ist ärgerlicher, als eine komplett eingerichtete Telefonkonferenz wieder verschieben zu müssen, weil einzelne Teilnehmer gar keine Zeit haben.

Wenn Du einen Termin gefunden hast, musst Du die Telefonkonferenz einrichten (mehr dazu im nächsten Tipp). Ist das erledigt, kannst Du die E-Mail-Einladungen an alle verschicken. In die Einladungen gehören alle Informationen, die die Teilnehmer benötigen. Diese sind:

  • natürlich der Termin selbst,
  • Thema der Telefonkonferenz,
  • eine kurze Agenda,
  • vollständige Einwahldaten,
  • die Mobiltelefonnummer des Organisators, falls etwas bei der Einwahl nicht funktionieren sollte,
  • gegebenenfalls Unterlagen, die die Teilnehmer für die Telefonkonferenz benötigen oder vorher durchlesen sollten.

Es ist sehr sinnvoll, die Einwahldaten direkt in den Termin zu schreiben und nicht in einer zusätzlichen E-Mail zu verschicken. So haben alle Teilnehmer genau zu dem Zeitpunkt, an dem sie sie brauchen, die Informationen zur Hand und müssen nicht lange danach suchen.

2. Die Telefonkonferenz einrichten

Viele große Unternehmen arbeiten fest mit einem Anbieter für Telefonkonferenzen zusammen. Dort muss man wie für ein persönliches Meeting auch einen Raum für die Telefonkonferenz reservieren. Es gibt verschiedene Systeme, in jedem Fall aber erhältst Du vom Betreiber Einwahldaten, die Du an die Teilnehmer verteilen musst, um die Telefonkonferenz führen zu können. Dies ist in jedem Fall eine Telefonnummer und meistens auch ein Zugangscode.

Manche Anbieter haben außerdem eigene Einwahldaten für den Moderator, ohne den die Telefonkonferenz nicht beginnen kann. In diesem Fall bleiben alle Teilnehmer, die sich vor dem Moderator einwählen, so lange allein in einer Warteschleife, bis der Moderator die Telefonkonferenz freischaltet.

3. Pünktlich da sein

Wenn Du der Moderator der Telefonkonferenz bist, musst Du auf jeden Fall pünktlich da sein. Am besten solltest Du dich in dem Fall einige Minuten vor Beginn des Gesprächs einwählen. So kannst Du auch selbst überprüfen, ob technisch alles funktioniert.

Wenn Du als Moderator zur Telefonkonferenz zu spät kommst, ist dies gegenüber allen anderen Teilnehmern und Teilnehmerinnen sehr unhöflich, denn ohne Dich können sie nicht beginnen. Wenn Du sie warten lässt, wird die Stimmung es Dir dann vielleicht sogar schwerer machen, eine gute Telefonkonferenz zu führen.

Wenn Du selbst nicht moderierst, sondern nur an der Telefonkonferenz teilnimmst, musst Du natürlich trotzdem pünktlich sein. Bedenke auch, dass immer technisch etwas schiefgehen kann, und plane immer einen kleinen zeitlichen Puffer ein.

4. Anmoderation und Vorstellung

Als Moderator solltest Du die Telefonkonferenz auch offiziell beginnen, und zwar nicht nur mit einem Satz wie „Alle da? Dann kann es ja losgehen!“. Viel besser ist es, wenn Du Dich direkt zu Beginn versicherst, ob alle Teilnehmer da sind, Dich bei ihnen für ihre Teilnahme bedankst und noch einmal das Thema vorstellst.

Wenn Du die Telefonkonferenz einrichten solltest, damit ein komplett neues Team sich kennenlernen kann, ist es sinnvoll, dass alle sich zu Beginn kurz vorstellen. Ist das Team schon eingespielt, ist dies nicht mehr nötig. Dann kannst Du direkt zur Agenda überleiten und den ersten Punkt entweder selbst vorstellen oder das Thema an den entsprechenden Redner weitergeben.

Solltest Du zu spät in eine Telefonkonferenz kommen, die Du nicht selbst moderierst, warte eine Gesprächspause ab und sage dann laut, dass Du jetzt auch dabei bist (mit Namen). Am besten entschuldigst Du Dich auch für Dein Zuspätkommen. Sich nicht zu melden, ist unhöflich, weil dann unter Umständen nicht klar ist, dass du gerade zuhörst. Das hat dann etwas von heimlich Lauschen.

Die meisten Betreiber, bei denen man Telefonkonferenzen einrichten kann, kündigen zwar durch einen Ton oder eine Ansage an, wenn jemand den Raum betritt, aber nicht alle tun dies. Und manchmal geht dieses Geräusch auch einfach im Gespräch unter.

5. Kommunikation der Gesprächssituation anpassen

Wenn Du Telefonkonferenzen erfolgreich führen willst, musst Du Dir vergegenwärtigen, dass die Kommunikationssituation eine besondere ist. Es gibt keine Möglichkeit, durch Gesten oder Mimik etwas zu erklären, und oft gibt es noch eine Sprachbarriere. Wenn Ihr Euch also nicht alle besonders gut kennt, solltest Du auf Ironie und schwer zu verstehende Witze in einer Telefonkonferenz verzichten. Sprich langsam und deutlich, sodass alle Dich verstehen können. Wenn Du etwas nicht verstanden hast, frage am besten sofort nach.

Anders als in Präsenz-Meetings weiß man manchmal auch gar nicht, wer gerade spricht. Um es den Teilnehmern, mit denen Du die Telefonkonferenz führen sollst, leichter zu machen, kannst Du Dich kurz vor Deinem ersten Redebeitrag mit Namen melden, zum Beispiel mit „Hier spricht Max Meier“. Danach können sehr wahrscheinlich alle Deine Stimme einordnen.

6. Bei Außengeräuschen den eigenen Apparat stumm schalten

Ebenfalls zur Kunst, eine Telefonkonferenz zu organisieren, gehört es, den Termin nicht auf eine Autofahrt zu legen oder an einen Ort, an dem es sehr laut ist. Trotzdem kommt es häufig vor, dass einzelne Teilnehmer oder Teilnehmerinnen einer Telefonkonferenz nicht in einem ruhigen Büro sitzen, sondern von Außengeräuschen umgeben sind.

Einem selbst fällt dies oft gar nicht auf, weil man so konzentriert auf das Gespräch ist. Aber für andere Teilnehmer ist es ungemein störend, die Hintergrundgeräusche aus dem Telefonhörer mitzubekommen. Wenn Du also nicht an einem ruhigen Gesprächsort bist, sondern um Dich herum das Leben tobt, während Du eine Telefonkonferenz führen willst, schalte dein eigenes Telefon immer dann auf stumm, wenn Du selbst gerade nicht sprichst. So sorgst Du für eine viel bessere Gesprächsatmosphäre.

Wenn Dir auffällt, dass offensichtlich bei jemand anderem Hintergrundgeräusche zu hören sind, weise ruhig darauf hin, damit der- oder diejenige sein Telefon ebenfalls auf stumm schalten kann.

7. Bei Bedarf moderierend eingreifen

Um Telefonkonferenzen erfolgreich zu führen, bedarf es einiger Disziplin. Manchmal geht es in solchen Gesprächen hoch her, vor allem, wenn wichtige Entscheidungen getroffen werden müssen, mit denen nicht alle einverstanden sind. Da man sich nicht gegenseitig ansehen kann, bleiben einem nicht viele rhetorische Möglichkeiten, sich in einem solchen Gespräch durchzusetzen. Manche werden dann lauter und fallen vor allem anderen ins Wort. Beides solltest Du natürlich nicht tun.

Wenn Du selbst der Moderator der Telefonkonferenz bist, kannst Du in solchen Situationen außerdem eingreifen und darum bitten, dass alle nacheinander sprechen, weil man sonst nichts mehr verstehen kann. Wenn die Diskussion sehr ungeregelt abläuft, kannst Du auch eine Rede-Reihenfolge festlegen, um die Telefonkonferenz zu führen.

8. Wichtiges sofort notieren

Gerade in einer Telefonkonferenz konzentriert man sich sehr auf das gesprochene Wort. Manche Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind nicht gut zu verstehen, sodass es besonderer Anstrengung darf, alles mitzubekommen. Dabei geht manchmal der Gedanke an später verloren und Du merkst Dir vielleicht nicht alles Wichtige. Daher solltest Du Dir in jedem Fall während der Telefonkonferenzen Notizen machen und alles Wichtige sofort aufschreiben.

Wenn ein Teilnehmer länger spricht und Du noch Rückfragen hast, schreibe auch diese auf, damit Du sie geregelt anschließend stellen kannst. Auch Todos, die aus der Telefonkonferenz hervorgehen, solltest Du natürlich notieren.

9. Zusammenfassung und Abschiedsworte zum Schluss

Wenn Du der Moderator der Telefonkonferenz bist, schließt Du diese natürlich auch, und zwar am besten genau pünktlich. Zum Schluss kannst Du noch einmal die Ergebnisse und Todos feststellen, wobei Dir Deine Notizen helfen werden. Außerdem kannst Du Dich noch einmal bei allen bedanken, Dich verabschieden und einen schönen Tag wünschen.

Wenn schon der Termin für die nächste Telefonkonferenz feststeht, kannst Du hier auch noch einmal darauf verweisen.

10. Nachbereitung der Telefonkonferenz

Wenn Du als Moderator die Telefonkonferenz organisieren solltest, gehört es auch zu Deinen Aufgaben, das Gespräch nachzubereiten. Wenn es sich um eine sehr wichtige Konferenz gehandelt hat (zum Beispiel um ein Jour Fixe mit der Geschäftsleitung), solltest Du anschließend ein Protokoll an alle Teilnehmer verschicken. Dieses musst Du natürlich in einem guten Format verschicken. Deine handschriftlichen Notizen machen einen unprofessionellen Eindruck. In das Protokoll kannst Du auch gleich die To-Do’s aufnehmen, die sich aus der Telefonkonferenz ergeben haben. Wenn möglich, ergänzt du diese um den Termin, bis zu dem sie erledigt werden sollen, und um den Verantwortlichen.

Wenn Du kein Protokoll verschickst, kannst Du trotzdem im Nachgang eine kurze Zusammenfassung von wenigen Sätzen schicken. So stellst Du sicher, dass alle Teilnehmer dasselbe aus der Telefonkonferenz mitnehmen und dass es keine Missverständnisse zwischen euch gibt.

Spezialfall Videokonferenz

Eine Telefonkonferenz führen kann man natürlich auch mit Bild. Wenn Du eine Videokonferenz vorbereiten musst, sind ein paar weitere Punkte zu beachten. Wenn alle teilnehmenden Standorte über Equipment für eine Videokonferenz verfügen, solltest Du auf jeden dieses nutzen, um die Telefonkonferenz zu führen.

Teste am besten vorher einmal, ob die Technik wirklich funktioniert und Du am jeweiligen Standort auch jemanden erreichst. Gerade Videokonferenzen sind auch heute noch sehr fehleranfällig. Am besten informierst Du einen Admin, dass Du zur Zeit der Telefonkonferenz eventuell seine Hilfe benötigen wirst.

Wenn Ihr auf einen Anbieter wie Skype zurückgreifen wollt, musst Du sicher sein, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer zum Zeitpunkt der Videokonferenz über einen exzellenten Internetzugang verfügen. Oft ist dies nämlich bei Einzelnen nicht der Fall, die sich dann nicht einwählen können. Um diesen Teilnehmern dennoch für den Notfall die Möglichkeit zu geben, zumindest telefonisch teilzunehmen, solltest Du zusätzlich eine ganz normale Telefonkonferenz einrichten, die Du über ein Lautsprechertelefon mitlaufen lassen kannst. So bist Du für jeden Spezialfall gerüstet und kannst auch schwierige Telefonkonferenzen erfolgreich führen.

Selbstverständlich sollte es sein, dass Du zu einer Videokonferenz genauso gekleidet bist wie zu einem persönlichen Meeting. Würdest Du dem CEO Deiner Firma nur im Anzug gegenübertreten, solltest Du auch bei einer Videokonferenz mit ihm einen tragen. Bei einer Telefonkonferenz hast Du da mehr Freiheiten.

Fazit

Telefonkonferenzen sind aus dem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken. Sie werden jedoch häufig unterschätzt. Es ist nun einmal nicht dasselbe, jemanden kurz anzurufen und um eine Information zu bitten, oder einen einstündigen Termin mit Agenda aufzusetzen, der von allerlei technischen und organisatorischen Schwierigkeiten getroffen werden kann.

Wenn Telefonkonferenzen jedoch richtig organisiert, vor- und nachbereitet werden und sich alle Teilnehmer an ein paar Grundregeln halten, erleichtern Sie die Kommunikation gerade in großen Unternehmen ungemein. Denn durch Telefonkonferenzen lässt sich Geld und Zeit sparen, die sonst für Reisen aufgewendet werden würde.

About The Author

2 Kommentare zu „Mehr als nur ein Telefonat: So führst Du erfolgreich Telefonkonferenzen“

Kommentar verfassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Scroll to Top