Referral Hiring – Wenn Mitarbeiter Kandidaten für offene Stellen vorschlagen

Mitarbeiterempfehlungen sind zu einer der beliebtesten und produktivsten Methoden geworden, um Talente zu finden. Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, um die wichtigsten Faktoren für Stellenbesetzungen wie Zeit und Kosten pro Einstellung, Qualität der Einstellung und Mitarbeiterbindung zu verbessern. Doch was genau ist Referral Hiring und wie funktioniert es?

Was ist Referral Hiring?

Employee Referrals sind eine interne Rekrutierungsform, die aktuelle Mitarbeiternetzwerke nutzt. Mitarbeiter sind die besten Botschafter eines Unternehmens und Mitarbeiterempfehlungen können den Bewerbungsprozess verbessern. Potenzielle Kandidaten werden von den Mitarbeitern identifiziert und rekrutiert. Das geschieht besonders über die Mitarbeiter, die gut über die zu besetzende Position und die dafür benötigten Qualifikationen informiert sind.

Warum sollte mein Unternehmen ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm einsetzen?

Wenn Sie bereits über eine Rekrutierungsstrategie verfügen, fragen Sie sich vielleicht, warum Sie die Hilfe der Mitarbeiter für Stellenbesetzungen benötigen. Hier einige Gründe, warum es eine gute Idee ist, die Mitarbeiter für Referral Hiring zu gewinnen:

  • Die Mitarbeiter kennen das Unternehmen am besten und können es den richtigen Personen empfehlen
  • Die Sichtbarkeit als Arbeitgeber wird erweitert
  • Erhöht die Chance jemanden zu finden, der zur Unternehmenskultur passt
    Belohnungen von Employee Rererrals können zur Maximierung des Potenzials genutzt werden. Die Belohnung sollte sich allerdings nur der Mitarbeiter erhalten, der den später eingestellten Kandidaten vermittelt hat.
  • Bewerber können schneller eingestellt werden
  • Mitarbeiter, die aufgrund einer Empfehlung eingestellt wurden, sind in der Regel zufriedener mit ihren beruflichen Anforderungen und passen in das Unternehmen
  • Stärkt die Mitarbeiterbindung
  • Glückliche Mitarbeiter bringen Produktivität und Erfolg

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm implementieren – Schritte zum erfolgreichen Einsatz von Referral Hiring

1. Die Anforderungen an den Arbeitsplatz genau erklären

Mitarbeiter wissen nicht sofort, wonach ihr Unternehmen bei Kandidaten sucht. Sie haben vielleicht eine Vorstellung davon, was Unternehmenskultur bedeutet. Die spezifischen Anforderungen an den jeweiligen Arbeitsplatz sind jedoch möglicherweise weniger eindeutig. Das trifft insbesondere dann zu, wenn Mitarbeiter Personen für Abteilungen und Jobfunktionen empfehlen sollen, mit denen sie sich selbst nicht auskennen.

Klären Sie die Mitarbeiter auf. Wenn Du E-Mails verschickst, um nach Employee Referrals zu fragen, füge Links zu den Stellenbeschreibungen ein. Es kann auch eine gute Idee sein deutlich zu machen, wonach Du nicht suchst. Nicht jeder Freund oder Bekannte eignet sich als Mitarbeiter für das Unternehmen.

2. Mitarbeiter auf dem Laufenden halten

Mitarbeiter, die Kandidaten empfehlen, erwarten, dass sie über den Stand ihrer Employee Referrals informiert werden. Wenn Sie nichts von der Personalabteilung hören, kann das dazu führen, dass sie nur ungern erneut Employee Referrals abgeben. Dadurch wird Dein Mitarbeiterempfehlungsprogramm untergraben.

Deshalb sollten Sie regelmäßig kommunizieren. Informieren Sie die Mitarbeiter darüber, was in jeder Phase des Referral Hiring passiert. Wenn ein Kandidat nicht für ein Bewerbungsgespräch ausgewählt wurde, sende dem Empfehler trotzdem eine Dankes-E-Mail. Ermutigen Sie ihn, weiterhin nach großartigen Menschen zu suchen. Auf diese Weise fühlen sich die Mitarbeiter nicht unterbewertet.

3. Anerkennung für erfolgreiche Empfehler

Bieten Sie mehr als nur eine finanzielle Belohnung, indem die Leistung erfolgreicher Mitarbeiter auch öffentlich gewürdigt wird. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter acht Personen empfohlen hat, von denen vier eingestellt wurden, ist das eine hervorragende Leistung. Sorgen Sie dafür, dass solche Mitarbeiter wissen, dass ihre Bemühungen geschätzt werden. Jede Anerkennung, von der Prämie bis zum offiziellen Lob durch die Geschäftsführung, kann sinnvoll sein. Solche Bestätigungen sollten ein fester Bestandteil der Richtlinien für Referral Hiring sein.

Manche Unternehmen haben auf ihren Social-Sourcing-Plattformen ein Punktesystem eingeführt. Je häufiger Mitarbeiter Jobs in ihrem Netzwerk teilen und Kandidaten empfehlen, desto mehr Punkte erhalten sie und ihre Namen werden im internen System prominent angezeigt. Auch auf Firmenveranstaltungen können erfolgreiche Mitarbeiter gewürdigt werden und Auszeichnungen erhalten.

4. Monetäre und nichtmonetäre Anreize bieten

Die Mitarbeiter beim Referral Hiring mit Geld zu belohnen kommt immer gut an, es gibt aber viele andere Möglichkeiten, um Anreize zu schaffen. Dabei können Aktivitäten angeboten werden, z. B. mit Reisen, Erlebnisgutscheinen oder Veranstaltungsbesuchen kann das Mitarbeiterempfehlungsprogramm hervorragend vermarketet werden. Und einige dieser Anreize, wie Freizeit und Gutscheine, sind günstiger als Geldprämien.

Wenn Sie Geld als Belohnung anbieten, sollten Sie sich für ein abgestuftes System entscheiden. Das ist die effektivste Methode, um Mitarbeiter zur Teilnahme am Referral Hiring zu motivieren. Für schwer zu besetzende Positionen sollte es höhere Belohnungen geben. Zahlen Sie einen Pauschalbetrag für alle Bewerbungen und bieten Sie mehr, wenn eine vorgeschlagene Person zum Bewerbungsgespräch eingeladen wird, angestellt wird, oder mindestes sechs Monate im Unternehmen bleibt.

5. Den Bewerbungsprozess optimieren

Ein benutzerfreundlicher Bewerbungsprozess ist unerlässlich, damit sich Kandidaten auf eine Stelle bewerben, und das gilt auch für Empfehlungen. Der Prozess für Employee Referrals sollte nicht langwierig und kompliziert sein oder viele Klicks erfordern. Sonst werden Empfehler eventuell abgeschreckt.

Der Einsatz einer Empfehlungssoftware oder -plattform könnte sinnvoll sein. Diese Art von Software ermöglicht es Personalmanagern und Personalvermittlern, Anfragen für Empfehlungen für bestimmte Positionen aufzugeben. Eine Empfehlungssoftware ist auch eine gute Möglichkeit, um Mitarbeitern dabei zu unterstützen, offene Positionen auf ihren sozialen Netzwerken zu teilen. Bewerbermanagementsysteme können in der Regel in spezielle Referral Hiring-Systeme eingebunden werden oder haben eigene Employee Referrals Tools.

6. Verschiedene Referral Hiring-Techniken ausprobieren

Fragen Sie die Mitarbeiter, um herauszufinden, was sie dazu veranlasst hat, zu empfehlen (oder nicht zu empfehlen) und welche Verbesserungsvorschläge sie für das Referral Hiring-Programm haben. Ein erfolgreiches Empfehlungsprogramm passt sich durch den Einsatz verschiedener Initiativen kontinuierlich an die Gegebenheiten des Unternehmens an. Probieren Sie diese Techniken aus, um Dein Referral Hiring-Programm zu verbessern:

  • Spontane Aktionen planen: Du kannst etwas zu essen besorgen oder eine kleine gemeinsame Aktivität anbieten, um die Aufmerksamkeit auf das Referral Hiring-Programm zu lenken
  • Unterstützende Erinnerungstechniken einsetzen: Nicht nur allgemein nach Empfehlungen fragen, sondern spezifische Fragen stellen, wie „wer ist der beste Entwickler, den du kennst?“ Auf diese Weise fällt es den Mitarbeitern leichter, an jemanden zu denken.
  • Gamifizierungs-Techniken ausprobieren: Dabei werden Bestandteile von beliebten Spielen in den Empfehlungsprozess eingebunden. Tests haben gezeigt, dass gamifizierte Anwendungen sehr motivationssteigernd sind. Erfahrungspunkte oder Highscores oder Ranglisten können dann auch in tatsächliche Belohnungen umgewandelt werden.
  • Sonderprämienprogramme anbieten: Sonderprämien können für die Empfehlung von im Unternehmen unterrepräsentierten Personengruppen eingesetzt werden (Frauenquote erhöhen).
  • Öffentliche Stellenanzeigen mit dem Empfehlungsprogramm verknüpfen

Referral Hiring ist ein sehr umfangreiches Gebiet und bedeutet viel Arbeit für die Personalabteilung. Allerdings gibt es inzwischen eine Reihe an guten Softwarelösungen und Plattformen, die den Einsatz vereinfachen und optimieren. Aber bevor Du Dich für eine Software entscheidest, solltest Du zuerst überlegen, welche Art von Mitarbeiterempfehlungsprogramm Du verwenden möchtest.

Möglichkeiten für ein skalierbares Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Traditionelles Mitarbeiterempfehlungsprogramm ohne Belohnung

Traditionelle Mitarbeiterempfehlungen sind eine einfache Möglichkeit für Unternehmen, skalierbare Empfehlungen zu generieren. Dabei wird ein Prozess zur Überwachung von Kandidaten eingerichtet und die Personalabteilung informiert die Mitarbeiter über die Vorteile des Programms.

Vorteile

Das ist das am einfachsten zu installierende Programm, wenn Du gerade erst anfängst. Die Personalabteilung kann kleine Schritte unternehmen, um das Programm einzurichten und erste Ergebnisse zu erzielen. Empfehlungen vermitteln den Mitarbeitern das Gefühl, dass sie direkt zur Kultur und zum Team ihres Unternehmens beitragen, und steigern den Einsatz der Mitarbeiter.

Nachteile

Das traditionelle, nicht belohnende Mitarbeiterempfehlungsprogramm gerät schnell in Vergessenheit, wenn es keinen Grund gibt, die Mitarbeiter laufend zu erinnern, und es besteht kein Anreiz für eine Weiterempfehlung. Möglicherweise muss man den Mitarbeitern hinterherlaufen, um Empfehlungen zu bekommen. Das ist eine mühsame und unbequeme Aufgabe, die sich oft nicht lohnt.

Traditionelles Mitarbeiterempfehlungsprogramm mit Belohnung

Ein Referral Hiring-Programm dient auch zur allgemeinen Empfehlung eines Unternehmens. Laut einer Studie bieten über 50 % der Unternehmen eine gewisse Belohnung für Empfehlungen. Das belohnungsbasierte Programm beinhaltet alle Elemente eines Standardprogramms mit einem zusätzlichen Vorteil: Kompensation des Empfehlers für die Beschaffung des Kandidaten. Wenn Sie sich für einen auf Belohnungen basierenden Ansatz entscheiden, müssen Sie entscheiden, wie Sie die Belohnungen verteilen möchten. Welche Möglichkeiten es dafür gibt wurde weiter oben bereits beschrieben.

Vorteile

Ein auf Belohnungen basierendes Programm umfasst alle Vorteile eines Standardempfehlungsprogramms und zusätzlich gibt es eine Belohnung für die Empfehler. Diese Programme motivieren die Mitarbeiter, die daran teilnehmen mit Belohnungen oder Geldprämien. Personalteams, die diese Programme nutzen, erhöhen die Anzahl der insgesamt vorgeschlagenen Kandidaten und reduzieren die Kosten pro Einstellung.

Nachteile

Referral Hiring-Programme mit Belohnungen haben oft zusätzliche steuerliche Auswirkungen auf Dein Unternehmen und die Mitarbeiter. Hier sollten Sie  Sich vorher genau informieren, was auf steuerlicher Seite alles zu berücksichtigen ist, um Mitarbeiter mit Bargeld oder Preisen zu belohnen. Belohnungen werden zwar einer größeren Teil Deines Budgets verschlingen, aber die Qualität der Einstellungen, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität der neuen Mitarbeiter steigt.

Öffentliches Referral Hiring-Programm ohne Belohnung

Bei öffentlichen Programmen greifen Unternehmen auf externe Ressourcen wie ehemalige Mitarbeiter, Freunde und Ehepartner von Angestellten, Investoren und Social-Media-Anhängern zurück, um Empfehlungen für Kandidaten zu bekommen.

Vorteile

Durch die Erweiterung der Suche über das firmeneigene Netzwerk hinaus ist Dein Unternehmen in der Lage, Tausende potenzielle Kontakte zu möglichen Kandidaten zu erschließen.

Nachteile

Die größte Sorge bei externen Empfehlungsprogrammen ist die Qualität der Kandidaten. Unternehmen befürchten, dass diese Empfehlungen nicht qualitativ hochwertig oder für das Unternehmen geeignet sind. Während diese Programme möglicherweise ein breiteres Publikum erreichen können, sind die Teilnahmequoten ohne Anreiz relativ niedrig.

Öffentliches Referral-Hiring-Programm mit Belohnung

Ein belohnungsbasiertes öffentliches Empfehlungsprogramm ist wahrscheinlich der effektivste Weg, um ein skalierbares Referral Hiring-Programm in Deinem Unternehmen einzusetzen. Es kombiniert die stärksten Elemente der traditionellen und öffentlichen Programme und bietet mit der Belohnung einen Anreiz.

Wie beim traditionellen Programm mit Belohnung müssen Sie auch hier entscheiden, welche Arten von Prämien (Bargeld oder Sachleistungen) angeboten werden sollen, wie die Prämien strukturiert werden (einmalig oder skalierbar), wie die steuerrechtliche Situation aussieht und ob nur der Empfehler oder beide Parteien des Employee Referrals belohnt werden.

Vorteile

Der wahre Wert dieses Programms beruht auf seinem Netzwerkeffekt. Jedes Mitglied ist mit Hunderten oder Tausenden Kontakten verbunden, die potenziell Kandidaten vermitteln können. Indem Sie Anreize für Branchenspezialisten, talentierte Fachleute und Freunde Ihrer Mitarbeiter schafften, bekommen Sie Zugang zu einer großen Anzahl an möglichen Bewerbern, die weit über die Kontakte der Mitarbeiter hinausreicht.

Sie bekommen Verbindungen zu Personen, die sich sonst nicht beworben hätten. Die Ausweitung des Netzwerks auf öffentliche Bereiche ist der effektivste Weg, um ein skalierbares Referral-Hiring-Programm aufzubauen.

Nachteile

Die großen Hürden für die Einführung eines öffentlichen Referral-Hiring-Programms sind ein enormer Arbeitsaufwand und die Koordination der Prämien. Sie müssen auch die Qualität der Empfehlungen, die Sie von Personen außerhalb des Unternehmens erhalten, überwachen. Damit wird der relativen Wert einer öffentlichen Empfehlung gegenüber anderen Quellen, einschließlich der Empfehlungen von Mitarbeitern, ermittelt.

Fazit

Welches Programm für Ihr Unternehmen das richtige ist, wird sicherlich auch davon abhängen, wie viele Mitarbeiter benötigt werden und wie schnell das Unternehmen wachsen soll. Zudem spielt auch die Art von Positionen, die zu besetzen sind eine Rolle und um welches Unternehmen es sich handelt. Hat es bereits einen hohen Bekanntheitsgrad, oder ist es relativ neu am Markt und muss sich erst einen Ruf aufbauen? Gerade für junge Unternehmen ist Referral Hiring eine hervorragende Chance, an Bekanntheit zu gewinnen und sich zu etablieren.

Wenn Sie sich entschieden haben, welches Referral-Hiring-Programm Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen möchtest, können Sie mit der Erstellung eines Projektplans beginnen, um es der Geschäftsführung vorzustellen. Auch das ist sicherlich keine leichte Aufgabe, aber durch die Vorteile, die Dein Unternehmen durch Employee Referrals haben wird, ein lohnenswertes Unterfangen.

Qualifizierte und zufriedene Mitarbeiter sind der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Unternehmens, deshalb sollten Referral Hiring-Programme unbedingt in den Einstellungsprozess mit einbezogen werden.

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