Stolperfalle Kündigung: Leichtsinnsfehler, die Du unbedingt vermeiden solltest

Es gibt so viele Dinge, die dazu führen können, dass gute, fleißige Mitarbeiter die Kündigung erhalten. In machen Fällen haben selbst Leichtsinnsfehler oft schwerwiegende Folgen. Neben gravierenden Gründen der Kündigung wie Belästigung, unentschuldigtem Fehlbleiben oder Diebstahl können auch Dinge wie Missbrauch von Unternehmenstechnologie zur Entlassung führen.

Unternehmen sind sehr besorgt über den Missbrauch von Technologien durch Mitarbeiter, dass viele Firmen ihre Mitarbeiter streng überwachen. Besonders gravierend wirkt eine Kündigung auf den betroffenen Mitarbeiter, wenn sie nicht vorsätzlich oder unbeabsichtigt, sondern durch einen Leichtsinnsfehler verursacht wurde. In diesen Fällen hängt die Kündigung von der sonstigen Leistung des Mitarbeiters ab und ob der Verbleib des Mitarbeiters im Unternehmen als Win-Win-Situation betrachtet wird.

Leichtsinnsfehler in der digitalen Welt

Wenn es um Entscheidung über Kündigung oder Win-win geht, stehen digitale Faux-Pas meist im Vordergrund. Jede Woche erscheinen neue Berichte über Mitarbeiter, die wegen einer Veröffentlichung auf Social Media von ihrem Arbeitgeber gefeuert wurden.

Aber digitale Medien sind bei weitem nicht der einzige Weg, wo Menschen Leichtsinnsfehler machen und dadurch ihren Arbeitsplatz verlieren. Manche Menschen werden wegen scheinbar unbedeutender Fehler gefeuert. Während wir hinter unseren Kaffeetassen über die zahlreichen Beispiele kichern und eine Win-Win-Lösung als möglich erachten, gibt es noch viele andere Möglichkeiten, gefeuert zu werden, die Dich überraschen können.

1. Zu hohe Versprechen werden nicht erfüllt.

Du hast ein eindeutiges Versprechen gegeben, als Du Deinen Job angenommen hast. Du hast versprochen, dass Du in der Lage bist, alle Aufgaben des Jobs zu erfüllen. Die Annahme eines Jobs, wenn Du weißt, dass Du nicht qualifiziert bist, holt Dich im Laufe der Zeit ein. Wundere Dich nicht, wenn Du die Kündigung erhältst, weil Du nicht alles getan hast, was Du gesagt hast, dass Du tun kannst.

2. Negativität.

Du wurdest angeheuert, um die Arbeit Deines Chefs und Deines Teams einfacher und nicht schwieriger zu machen. Menschen, die ständig eine negative Stimmung in ihrer Abteilung verbreiten, sich über andere beschweren und jammern, dass die Arbeit zu hart ist oder nicht Teil ihrer Stellenbeschreibung ist, erschweren die Dinge für alle anderen. Diejenigen, die das Leben ihres Chefs härter machen, sind normalerweise die ersten, die gehen müssen. Ein kleiner Leichtsinnsfehler ist zu entschuldigen, negative Stimmung bei der Arbeit hingegen nicht.

3. Mangelnde Leistung.

Egal, ob Du private E-Mails versendest oder einen Zettel für die Spendenaktion Deines Kindes aufhängst, Du könntest damit gegen die Unternehmensrichtlinien verstoßen. Gehe nicht davon aus, dass dies gestattet ist, nur weil andere Leute es tun. Diese Art von Leichtsinnsfehler wird von Managern als Richtlinienverletzung gedeutet, wenn sie mit der Leistung eines Mitarbeiters unzufrieden sind.

4. Ein Mangel an emotionaler Intelligenz.

Auch ein schlecht entwickeltes Pokerface kann zu einem teuren Leichtsinnsfehler werden. Wenn jeder erkennen kann, wann Du gelangweilt oder gereizt bist oder dass Du denkst, dass etwas, was ein Kollege sagt, dumm ist, wird Dich das einholen. Emotionale Ausbrüche, Verharmlosung gravierender Ereignisse und andere Dinge, die auf einen Mangel an emotionaler Intelligenz und Interesse an Win-win-Situationen im Beruf deuten lassen, werden Dich auf der Suche nach Arbeit zurücklassen.

5. Missbrauch von Betriebsmitteln oder Ressourcen des Unternehmens.

Viele Leute denken nicht zweimal darüber nach, ein Paket Druckerpapier mit nach Hause zu nehmen, wenn ihnen der private Vorrat ausgegangen ist, oder das DHL-Konto des Unternehmens zu nutzen, um ein privates Geschenk in letzter Minute zu versenden. In den Augen des Arbeitgebers ist das jedoch Diebstahl. Der Missbrauch von Unternehmensressourcen ist eine schwere Straftat, auch wenn sich der Geldwert des Gegenstands nicht zu viel summiert. Dich auf frischer Tat zu erwischen kann von Deinem Chef als Vorsatz und nicht als Leichtsinnsfehler genutzt werden, wenn er Dich sowieso feuern will. Es ist viel einfacher zu dokumentieren und zu rechtfertigen, jemanden wegen Diebstahls zu feuern, als ihn zu feuern, weil er dem Team oder dem Vorgesetzten nicht gefällt.

6. Im Namen des Unternehmens sprechen.

Dabei geht es nicht nur darum, eine unbefugte Pressemitteilung zu versenden oder Nachrichten über den Twitter-Account des Unternehmens zu versenden. Die meisten Menschen erkennen bereits, dass diese Art von Dingen keine Leichtsinnsfehler sind und zur Kündigung führen können. Vielmehr geht es um Situationen, in denen Dir ein Reporter ein Mikrofon ins Gesicht steckt oder wenn Du Dich als Mitarbeiter des Unternehmens identifizierst, wenn Du Deine persönliche Meinung online mitteilst. Dies erzeugt die Wahrnehmung, dass Du als Vertreter des Unternehmens sprichst, auch wenn Du es gar nicht so wolltest. Dieser vermeintliche Leichtsinnsfehler ist definitiv etwas, das zu Deiner Kündigung führen kann.

Kündigung durch Leichtsinnsfehler beim Schreiben

Unternehmen verlieren jedes Jahr Millionen von Euros durch typografische Fehler. Im Zeitalter globaler Exposition und sofortiger Konnektivität können Fehler in der schriftlichen Kommunikation die Wahrnehmung der Verbraucher enorm negativ beeinflussen und einen nachhaltigen Eindruck von Nachlässigkeit erzeugen. Sie können einen ersten Eindruck sabotieren, die Glaubwürdigkeit verringern, die Markenpositionierung beeinträchtigen und den Ruf schmälern.

Typographische Fehler untergraben die Klarheit der Markenbotschaft, schaffen Verwirrung, suggerieren schlechte Kommunikationsfähigkeiten und vermitteln mangelnde Aufmerksamkeit für Details. Sie können zu irreführenden oder sachlich ungenauen Informationen führen und die Verbraucher dazu veranlassen, die Integrität hinter den Angeboten oder die Fähigkeiten einer Marke in Frage zu stellen, die sie als ungebildet und unprofessionell empfinden.

Die Möglichkeiten, wie ein scheinbar trivialer Tippfehler enorme finanzielle Auswirkungen auf eine Marke haben kann, sind unermesslich. Die folgenden Beispiele enthalten viele der kostspieligsten Leichtsinnsfehler Fehler aller Zeiten – bei denen ein einziges Zeichen, Leerzeichen oder Satzzeichen an der falschen Stelle zu katastrophalen Verlusten geführt hat oder verheerende Folgen hatte. Allen Beispielen ist gemein, dass sie zur Kündigung des verursachenden Mitarbeiters führten.

Kündigung wegen Preisfehler

Preisfehler sind eine der häufigsten Formen der Leichtsinnsfehler in der Welt des Online-Marketings. Eine falsche Zahl, eine fehlende Ziffer, ein transponiertes Zeichen oder ein falscher Dezimalpunkt – oft das Ergebnis einer Computerpanne, unvorsichtiger Datenverarbeitung oder Problemen beim Umtausch von Fremdwährungen – kann zu trügerischen oder betrügerischen Verbraucheraktionen und Missverständnissen über Markenangebote führen.

Eine Marke muss die Wahl treffen, ob sie diese Fehler honoriert oder sich der unvermeidlichen Social-Media-Aufmerksamkeit von wütenden Kunden und dem Vorwurf der falschen Werbung von Verbraucherfürsprechern stellt. Ein Unternehmen könnte sogar rechtliche Sanktionen in Ländern erleiden, in denen die E-Commerce-Vorschriften die Einzelhändler verpflichten, die Preise einzuhalten, selbst wenn der Abschlag unbeabsichtigt ist.

In den meisten Fällen sind Marketingspezialisten nicht gesetzlich verpflichtet, diese Preise nach den sorgfältig formulierten Bedingungen und Lizenzhinweisen, die auf ihren Internet-Bestellformularen erscheinen, einzuhalten, dennoch riskieren sie negative Publicity und dauerhafte Reputationsschäden, wenn sie sich weigern, diese Transaktionen durchzuführen.

Während sich das Unternehmen in der Öffentlichkeit um Schadensbegrenzung bemüht, wird hinter den Kulissen dem betroffenen Mitarbeiter die Kündigung ausgesprochen. Auf der anderen Seite werden einige Marken die Win-Win-Chance für eine positive öffentliche Darstellung nutzen, indem sie kurzfristige Verluste auffangen, um ihr Engagement für den Kundenservice und die Kundenbindung zu demonstrieren.

Beispiele

Alitalia Airlines

Ein bemerkenswertes Beispiel war 2006, als Alitalia Airlines Business-Class-Flüge von Toronto nach Zypern für 39 US-Dollar statt der üblichen 3.900 US-Dollar anbot. Bis zu 2.000 Reisende nutzten die Tarife, bevor der Leichtsinnsfehler behoben wurde. Die Fluggesellschaft versuchte, die Ticketkäufe in einem Zug zu stornieren, der zu einem Zusammenbruch der Öffentlichkeitsarbeit führte. Alitalia reduzierte schließlich seine Verluste und stimmte der Preissenkung als Geste des guten Willens zu, um seinen Ruf mit geschätzten Kosten von über 7,2 Millionen US-Dollar in einer Win-Win-Aktion zu schützen.

Super-Gau in japanischer Bank

Der kostspieligste Preisfehler aller Zeiten geschah jedoch im Dezember 2005, als die Mizuho Securities Co., eine Abteilung der zweitgrößten japanischen Nationalbank, versuchte, Aktien eines Rekrutierungsunternehmens an der Tokioter Börse zu verkaufen. Anstatt Einzelaktien für 610.000 Yen pro Stück anzubieten, führte ein Leichtsinnsfehler zum Verkauf von 610.000 Aktien für 1 Yen pro Stück. In weniger als einem Tag verlor das Unternehmen fast 340 Millionen Dollar. Die Kündigung des Mitarbeiters war nicht zu vermeiden.

Rechtschreibfehler als Conversion-Killer

Typografische Fehler können eine Internet-Marketing-Kampagne in vielerlei Hinsicht beeinflussen. Rechtschreibfehler in der Betreffzeile einer E-Mail können dazu führen, dass Nachrichten mit Spam verwechselt werden, die Klickraten sinken und Kunden davon überzeugt werden, sich von Mailinglisten abzumelden. Darüber hinaus ist die korrekte Verwendung von Rechtschreibung und Grammatik eine der wichtigsten Variablen, die eine Suchmaschine analysiert, wenn sie Websites kategorisiert und priorisiert, die Relevanz von Inhalten misst und organische Suchergebnisse bewertet.

Schlechte Inhaltsqualität führt zu einer geringeren Platzierung, vermindert die Sichtbarkeit und verringert den Traffic. Rechtschreibfehler können auch die Suchmaschinenoptimierung beeinflussen, wenn die falsche Schreibweise von Keywords, einschließlich Titeln und Artikelbeschreibungen, potenzielle Kunden daran hindert, bestimmte Produkte und Dienstleistungen zu finden. Die Folge dieser Tippfehler aus Unachtsamkeit ist meist die Kündigung.

Vorsicht von Tippfehlern

Es gibt unzählige Möglichkeiten, dass bei der Entwicklung und Ausführung von Marketingmaterialien typografische Fehler passieren können. Ein einziger Rechtschreibfehler kann Tausende von Euros an Produktionskosten, Zeit und Ressourcenverschwendung kosten und zur Kündigung führen, wenn ein Projekt korrigiert oder neu erstellt werden muss oder Waren aus dem Vertrieb genommen werden müssen. Die Nichteinhaltung eines geschätzten Budgets oder die Einhaltung eines Liefertermins könnte die Beziehungen zu Lieferanten und Kunden beeinträchtigen.

Ein einziger falsch platzierter Buchstabe könnte auch zu Rechtsstreitigkeiten in Situationen führen, in denen eine Kontrolle der Redaktion zu einem abwertenden Begriff oder sogar zu einer Diffamierung führt. Im Jahr 2010 zitierte die Irish Times einen Tippfehler in einer medizinischen Publikation, die der Verleumdung eines Therapeuten nahe kam, als sie seinen Beruf als „den Vergewaltiger“ bezeichnete. Ein weiteres häufig genanntes Beispiel war 1988, als ein kalifornisches Reisebüro eine platzierte, um Reisearrangements zu exotischen Zielen zu bewerben. Ein typografischer Fehler während des Produktionsprozesses ersetzte das „x“ durch ein „r“, so dass „exotische Reisen“ zu „erotisch“ wurden. Der Leichtsinnsfehler der Agentur führte zu irreversiblen Schäden an ihrem Ruf und sie verlor fast 80 Prozent ihrer Kunden. Und der Mitarbeiter durch die Kündigung seinen Job.

Präzise Formulierung in Rechtstexten

Bei der Formulierung von Rechtstexten, einschließlich Verträgen und anderen Geschäftsdokumenten, ist die korrekte Verwendung von Rechtschreibung, Grammatik und Satzzeichen unerlässlich, um bestimmte Konzepte so präzise zu vermitteln, dass eine wörtliche Interpretation keinen Raum für Unklarheiten lässt. Mitarbeiter, denen bei diesen Dokumenten vermeintliche Leichtsinnsfehler unterlaufen, müssen direkt mit der Kündigung rechnen. Dies ist besonders wichtig in einer Zeit, in der jeder Informationsaustausch auf jeder Plattform und in jedem Format – einschließlich interner Bürodokumente, E-Mails, Sofortnachrichten und sogar Social Media-Postings – die Fähigkeit hat, zu einem rechtsverbindlichen Vertrag zu werden, eine Rolle in anhängigen Rechtsstreitigkeiten zu spielen oder als Beweismittel in einer Strafuntersuchung geltend gemacht zu werden. Ein typografischer Fehler in der Rechtssprache kann eine Gerichtsentscheidung aufheben, eine Beschwerde ablehnen, ein Geständnis disqualifizieren oder sogar einen Gefangenen aufgrund einer Formalität freilassen.

Inkonsistente Interpunktion

Die Mehrdeutigkeit, die durch inkonsistente Interpunktion entstehen kann, hat sogar zu jüngsten Versuchen von Historikern geführt, die Geschichte neu zu schreiben, indem sie die Bedeutungen historischer Dokumente in einer Weise hinterfragen, die die Absichten der Gründerväter falsch interpretieren könnte. Ein Professor machte Schlagzeilen, indem er vorschlug, dass ein Zeitraum in der offiziellen Transkription der Unabhängigkeitserklärung tatsächlich als Komma in das Originalmanuskript eingeschrieben wurde – mit der Folge, dass dieser „Tippfehler“ zu jahrhundertelangem „schwerwiegendem Missverständnis“ über die Rolle der Regierung beim Schutz der individuellen Freiheiten geführt hat. Das Komma hat die größte Vielseitigkeit aller Satzzeichen und sein Missbrauch hat das größte Potenzial, die Bedeutung eines Satzes zu verändern oder zu beeinflussen.

Beispiel

Ein inzwischen klassisches Beispiel dafür, wie die Verlegung eines einzelnen Kommas in einem Vertragsstreit teure Folgen haben kann, war 2006, als Bell Aliant, eine Telefongesellschaft, ihre Vereinbarung mit Rogers Communications, dem größten Kabelfernsehanbieter in Kanada, mit der Begründung kündigte, dass ein einziges Komma in ihrem 14-seitigen Vertrag beiden Parteien die Möglichkeit gab, die Vereinbarung nur ein Jahr nach Abschluss der Transaktion zu kündigen. Die Kündigungsklausel wurde wie folgt vereinbart:

Diese Vereinbarung tritt mit dem Datum ihres Abschlusses in Kraft und gilt für einen Zeitraum von fünf (5) Jahren ab dem Datum ihres Abschlusses und danach für aufeinanderfolgende fünf (5) Jahre, es sei denn, sie wird von einer der Parteien mit einer einjährigen Frist schriftlich gekündigt.

Die kanadische Telekommunikationskommission kam unter Berufung auf „die Regeln der Interpunktion“ zu dem Schluss, dass die Platzierung des zweiten Kommas „durch die Trennung der Klausel über die Kündigung von der Klausel über künftige Verlängerungen die Kündigung [des Vertrages] jederzeit und ohne Angabe von Gründen mit einer einjährigen schriftlichen Kündigung ermöglicht“.

Fazit

Viele Leute machen den Fehler zu denken, dass sie nur dann die Kündigung erhalten können, wenn sie dabei erwischt werden, wenn sie einen riesigen Fehltritt machen, wie zum Beispiel einen Kollegen sexuell zu belästigen oder schlecht über den Chef zu reden. Die Realität ist, dass bereits Leichtsinnsfehler zum Jobverlust führen können. Wenn der Chef sowieso nach einem Grund zur Entlassung gesucht hat, nutzen keine Erklärungen und Entschuldigungen mehr. Eine Win-Win Situation ist in diesen Fällen ausgeschlossen und die Suche nach einem neuen Arbeitgeber notwendig.

Kündigungsgespräche richtig führen – Vorbereitung ist das A und O

Mitarbeiter kündigen gehört zu den unangenehmen und heiklen Pflichten von Führungskräften. Obwohl durch sie das Arbeitsverhältnis mit dem Mitarbeiter endet, sind sie ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur. Mitarbeiter unfair zu kündigen, verstößt nämlich im Zweifel gegen die Werte des eigenen Unternehmens. Darüber hinaus reden unfair gekündigte Mitarbeiter schlecht über den Arbeitgeber. Das schadet dem Image des Unternehmens auf dem Markt und schwächt die Motivation bei den im Unternehmen verbleibenden Kollegen. Deshalb sind zahlreiche Punkte zu beachten für Arbeitgeber. Kündigung ist ein Fall fürs persönliche Gespräch.

Dieses Gespräch müssen Sie gut vorbereiten, durchführen und nachbereiten. Ausscheidende Mitarbeiter sollen nämlich Wertschätzung und Empathie erfahren, auch bei der Kündigung. Arbeitgeber sollten deshalb alles daran setzen, dass die Gespräche in ihrem Unternehmen professionell geführt werden. Sie sollten ihre Führungskräfte gründlich schulen und vorbereiten, bevor diese die Gespräche führen.

Richtig kündigen heißt fair kündigen

In den allermeisten Unternehmen wird nach einem Wertesysteme gearbeitet. In diesen ist so gut wie immer auch Respekt oder Fairness zu finden. Damit ist es selbstverständlich, dass auch die Arbeitskündigung respektvoll und fair verlaufen sollte. Anders ausgedrückt: Wer mit seinen Mitarbeitern immer fair und ordentlich umgegangen ist, sollte dies auch im Kündigungsgespräch tun. Darüber hinaus kann ein schlechter Umgang mit Mitarbeitern beim letzten Gespräch das Image des Unternehmens beschädigen. Gekränkte Mitarbeiter können ihrem Ärger auf Bewertungsportalen für Arbeitgeber oder in sozialen Medien wie Facebook, Xing oder LinkedIn Luft machen.

In Zeiten knapper Arbeitskräfte kann dies die Rekrutierung neuer Mitarbeiter empfindlich beeinträchtigen. Auch auf die Kollegen des gekündigten Mitarbeiters kann die Kündigung negativ wirken. Wenn sie das Gefühl haben, dass ein Kollege ungerecht oder unfair behandelt wurde, leiden sowohl Betriebsklima als auch Motivation. Geringere Produktivität und damit höhere Kosten sind die Folge. Nicht zuletzt können Mitarbeiter fürchten, dass ihnen irgendwann ebenfalls unfair gekündigt werden könnte.

Wer das Gespräch führen sollte

Das Kündigungsgespräch führen sollte der direkte Vorgesetzte des Mitarbeiters. Er kennt den Mitarbeiter, seine Stärken und Schwächen, seine Geschichte und Beziehungen im Unternehmen. Womöglich kennt die Führungskraft auch die privaten Verhältnisse des Mitarbeiters. Darüber hinaus ist es ein Gebot der Fairness, dass der direkte Vorgesetzte sich die Zeit für das Gespräch nimmt. Immerhin hat der betroffene Mitarbeiter für den Vorgesetzten gearbeitet.

Er hat an ihn berichtet, wahrscheinlich auch gemeinsame Erfolge mit ihm gehabt. Im Idealfall besteht ein Vertrauensverhältnis zwischen dem Vorgesetzten und der Person, von der sich das Unternehmen trennen will. Der Mitarbeiter kann dann die Kündigung vom Arbeitgeber unter Umständen leichter annehmen und verarbeiten.

Welche Rolle spielt die Personalabteilung?

Auf keinen Fall sollte die Personalabteilung das Kündigungsgespräch führen. Vielmehr hat die Personalabteilung die Aufgabe, für einen professionellen Ansatz zu sorgen bei Kündigung. Für Arbeitgeber geht es wie in vielen Bereichen des Managements um Systematisierung und gute Prozesse. Kündigungsgespräche sind nämlich nicht einfach und brauchen Vorbereitung und geschultes Personal.

Das Führen von schwierigen Gesprächen, dazu gehört natürlich die Kündigung von Mitarbeitern, gehört zur Anforderung an Führungskräften dazu. Die Personalabteilung hat die Aufgabe, in Schulungen das nötige Wissen zu vermitteln, die nötige Prozesse zu definieren und auch die Dokumente für den Prozess zur Verfügung zu stellen. Dazu gehört auch ein schriftlicher Leitfaden, an dem sich die Führungskräfte orientieren können.

Am konkreten Gespräch mit dem Mitarbeiter sollte eine Person aus der Personalabteilung ebenfalls beteiligt sein. Sie fungiert einerseits als Zeuge für den Fall von Missverständnissen. Andererseits kennen sich Personaler mit den rechtlichen Fragen im Zusammenhang mit der Entlassung aus. Sie können diese dann auch während des Gesprächs beantworten, was dem Mitarbeiter sehr helfen kann. Im Falle sehr emotionaler Reaktion kann der Mitarbeiter aus der Personalabteilung eventuell vermittelnd und beschwichtigend eingreifen. Hierin sind Personaler meist geschult.

Kündigung: Arbeitgeber müssen rechtliche Seite klären

Kündigungen müssen sorgfältig und konkret begründet sein. Das bedeutet eine juristische Klärung der Gründe. Diese können personen-, verhaltens- oder betriebsbedingt sein. Auf jeden Fall müssen die Gründe hieb- und stichfest sein und notfalls vor Gericht Bestand haben. Vor der Entscheidung zur Kündigung gilt es, Alternativen zu erwägen. Sie sollten gegebenenfalls im Führungskreis diskutiert werden. Wenn an anderer Stelle ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat und die Qualifikation passt, könnte eine Versetzung eine Möglichkeit sein. Wenn Effektivität das Problem ist, kann dies vielleicht durch Weiterbildung gelöst werden.

Sofern das Unternehmen einen Betriebsrat hat, muss dieser einbezogen werden. Ansonsten ist die Kündigung nicht wirksam. Hat der Mitarbeiter bereits eine Abmahnung erhalten? Er hatte dann nämlich auch die Möglichkeit, sein Verhalten zu ändern oder seine Leistung zu verbessern. Dies wird von Kollegen oft als fair angesehen. Zu prüfen ist, ob der Mitarbeiter einer besonders geschützten Personengruppe (Betriebsratsmitglieder, Menschen mit schwerer Behinderung, Auszubildende, Schwangere, Mitarbeiter in Elternzeit) angehört.

Sofern betriebsbedingt gekündigt wird und mehrere Personen in Frage kommen, muss die Kündigung sozial ausgewogen sein. Alter, Betriebszugehörigkeit und Familienstand können Kriterien sein. Formale Fehler sollten unbedingt vermieden werden. Sie können teuer werden und werfen ein schlechtes Licht auf das Unternehmen.

Richtig Kündigen: Die organisatorische Vorbereitung

Nachdem Sie die Entscheidung getroffen haben, sollte das Gespräch möglichst bald angesetzt werden. Das gilt auch für Mitarbeiter, die noch in der Probezeit sind. Warten Sie mit der Kündigung in dem Fall nicht bis zum letzten Tag. Das wird als nicht fair empfunden.

Beim Zeitpunkt für das Gespräch sollten Sie sich an den Interessen des Mitarbeiters orientieren. Als guter Zeitpunkt für eine Arbeitskündigung gilt der Beginn der Woche. Dadurch hat der Mitarbeit während der Restwoche Zeit, das Gespräch zu verarbeiten und mit Fragen darauf zurückzukommen. Ein Kündigungsgespräch führen am Ende der Woche gilt dementsprechend als unfair. Ähnliches gilt für die Tageszeit. Kündigungen sollten am Vormittag ausgesprochen werden.

Generell sollten Sie ehrlich sein gegenüber dem Mitarbeiter, auch in der Einladung zum Gespräch. Sie schreiben natürlich nicht „Kündigung“ oder „Entlassung“ in die Betreffzeile der Einladung, aber vermeiden Sie gerne auch irreführende Formulierungen wie „Einladung zum Feedbackgespräch„.

Der richtige Ort für ein Kündigung ist ein Besprechungsraum, der nicht verglast und auch nicht hellhörig ist. Kollegen sollten das Gespräch nicht mitbekommen, es weder sehen noch hören. Stellen Sie Getränke bereit. Erfahrungsgemäß kann es im Gespräch helfen, dem Mitarbeiter nach der Hiobsbotschaft der Entlassung etwas zu Trinken anzubieten.

Richtig Kündigen: Die inhaltliche Vorbereitung

Das Kündigungsgespräch müssen Sie gut vorbereiten. Sie sollten sich überlegen, was Sie dem Mitarbeiter inhaltlich sagen wollen. Darüber hinaus ist die Art, wie Sie Ihre Botschaft überbringen, wichtig. Am besten bereiten Sie eine Gesprächsstruktur vor, die Ihnen als Leitfaden dienen kann. Die wichtigsten Punkte, die Sie zur Sprache bringen wollen, können Sie sich zurechtlegen und vorformuliert auf einem Blatt vor sich liegen haben.

Um dies tun zu können, sollten Sie sich mit der Situation des Mitarbeiters auseinandersetzen und diese analysieren. So können Sie im Gespräch besser reagieren. Wie ist die private und die finanzielle Situation? Wie ist die Qualifikation einzuschätzen im Hinblick auf die Chancen am Arbeitsmarkt? Wie können Sie dem Mitarbeiter helfen, mit der neuen Situation fertig zu werden? Was ist die erwartete Reaktion? Das sind Fragen, die Sie sich vor dem Gespräch stellen sollten.

Analysieren Sie vor dem Gespräch auch, wie Sie sich selbst in Ihrer Führungsrolle verhalten haben. Waren Sie konsequent und haben zum Beispiel Feedback zu schlechten Leistungen gegeben? Dann kommt das Kündigungsgespräch eventuell nicht überraschend und Sie haben es leichter.

Sie sollten sich natürlich auch darüber klar werden, ob Sie den Mitarbeiter freistellen wollen nach der Kündigung. Für Arbeitergeber spricht natürlich dagegen, dass das Unternehmen den Mitarbeiter für den Rest der Beschäftigungszeit bezahlt und dann keine Leistung mehr erhält. Es gibt auch Mitarbeiter, die auf jeden Fall bis zum Ende einen Beitrag leisten wollen. Hier müssen Sie als Führungskraft einschätzen, ob dies sinnvoll ist. Für die sofortige Freistellung spricht, dass der Mitarbeiter sich dann sofort um seine Zukunft kümmern kann.

Richtig Kündigen: Die Durchführung

Allgemein wird für eine Kündigung durch Arbeitgeber eine Dauer von 15 Minuten angesetzt. Beim Kündigungsgespräch sollten Sie also möglichst schnell zum Kern kommen. Eine lange Einleitung des Gesprächs und „um den heißen Brei“ herumreden kann von Mitarbeitern in dieser Situation als demütigend empfunden werden.

Sprechen Sie die Kündigung eindeutig und unmissverständlich aus. Nachdem Sie dies getan haben, erläutern Sie kurz die Gründe für die Kündigung. Je konkreter Sie die Kündigung erklären können, umso besser. Nennen Sie Beispiele für schlechte Performance oder Verhaltensweisen, die Sie am Mitarbeiter stören. Eine Kündigung bedarf der Schriftform, also eines Kündigungsschreibens. Den Erhalt des Kündigungsschreibens lassen Sie sich vom Mitarbeiter quittieren. Wenn Sie es schaffen, bis zum Gespräch einen Zeugnisentwurf für den Mitarbeiter zu schreiben, können Sie diesen ebenfalls dem Mitarbeiter überreichen. In der Nachbereitung kommen Sie darauf zurück.

Emotionen bei Kündigung durch Arbeitgeber

Ein Kündigung vom Arbeitgeber läuft nicht nach einem einheitlichen Schema ab. Es gibt für jedes Gespräch unterschiedliche Gründe und es geht um individuelle Menschen. Ihr Leben wird durch das Gespräch maßgeblich verändert, entsprechend fallen die psychische Belastung und die Reaktionen aus.

Mitarbeiter kündigen ist eine Stresssituation. Deswegen gilt: Während Sie als Führungskraft auf jeden Fall sachlich und nüchtern sprechen sollten, können Mitarbeiter unterschiedlich reagieren auf die Kündigung. Für Arbeitgeber gilt, dass sie sich auf die möglichen Reaktionen vorbereiten müssen. Mitarbeiter können beherrscht und kühl sein oder emotional und bestürzt. Darüber hinaus können Mitarbeiter im Kündigungsgespräch Verhandlungen beginnen. Dies kann von Gehaltssenkung über das Angebot der Verhaltensänderung bis zur Möglichkeit einer zeitlichen Aufschiebung der Kündigung reichen. Als Vorgesetzter sollten Sie sich auf solche Verhandlungen nicht einlassen und sie sofort unterbinden. Lassen Sie sich nicht auf faule Kompromisse ein und seien Sie dabei empathisch und trotzdem klar.

Wenn der Mitarbeiter emotional wird, lassen Sie am besten die Emotionen zu. Hören Sie dem Mitarbeiter aufmerksam zu. Lassen Sie auch Gesprächspausen zu. Wenn der Ton des Mitarbeiters unangemessen wird, sollten Sie jedoch Grenzen setzen. Eventuell wiederholen Sie das Gesagte oder Teile des Gesagten. Das kann die Situation beruhigen.

Widerstehen Sie der Idee, das Kündigungsgespräch als Abrechnung zu nutzen. Das wäre unfair. Bringen Sie Wertschätzung für den Mitarbeiter zum Ausdruck und seien Sie sachlich. Als Führungskraft müssen Sie darüber hinaus das Gespräch kontrollieren. Es sollte in von Ihnen geordneten Bahnen verlaufen. Dazu gehört, dass Sie die nötige professionelle Distanz zum Mitarbeiter haben. Seien Sie höflich, aber nicht zu herzlich.

Sorgen Sie auf jeden Fall auch dafür, dass das Gespräch ohne Störung verläuft: Ihr Mobiltelefon ist selbstverständlich ausgeschaltet, niemand klopft an der Tür oder betritt gar den Besprechungsraum.

Sofern dies passend erscheint, können Sie mit dem gekündigten Mitarbeiter eine Sprachregelung über die Kommunikation an die Kollegen und andere Dritte vereinbaren. Eventuell ist es auch sinnvoll, die Kündigung und weitere Absprachen voneinander zu trennen. Das kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn den Mitarbeiter seine Kündigung völlig unerwartet trifft. Dann braucht er eventuell Zeit, die Information zu verdauen.

Im optimalen Fall besprechen Sie im Gespräch alle Formalitäten und das weitere Vorgehen. Hierzu gehören Zeugnis, Urlaubsanspruch, Coaching- und Outplacementangebote und eventuell eine Abfindung.

Arbeitgeber: Kündigung nachbereiten

Nach dem Gespräch sollten Sie die zunächst die Kollegen aus der Abteilung informieren. Eine kleine Einheit können Sie eventuell sofort zusammenrufen und informieren. Eine größere Einheit informieren Sie schriftlich per E-Mail inklusive einer Einladung zur Teambesprechung am nächsten Tag. Auf dieser informieren Sie klar und deutlich und ohne sich in Einzelheiten zu verlieren. In vielen Fällen zeigen die Kollegen Verständnis für die Kündigung. Die von Ihnen festgestellten Gründe sind nämlich im Zweifel den Kollegen auch klar. Besprechen Sie ruhig, wie die Arbeit in der Abteilung weitergehen kann, wie die Arbeit bis zur eventuellen Neubesetzung verteilt werden kann.

Sie sollten vermeiden, dass es zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter Missverständnisse bei den Sachpunkten gibt. Fassen Sie deshalb die wesentlichen Punkte des Gesprächs in einem Dokument zusammenfassen und übermitteln Sie es dem Mitarbeiter. Auch sollten Sie ihre Erwartungen an den Mitarbeiter für den Rest seiner Betriebszugehörigkeit formulieren.

Zur Professionalität gehört in modernen Organisationen auch ein Austrittsgespräch. In diesem kann der Arbeitgeber noch einmal Feedback vom Mitarbeiter entgegennehmen, sowohl zur Entlassung als auch zur gesamten Zeit der Betriebszugehörigkeit. Damit kann der gesamte Prozess weiter optimiert werden. Das kommt sowohl dem Unternehmen als auch zu kündigenden Mitarbeitern zu Gute.

Fazit: Sorgen Sie für Professionalität auch im Kündigungsgespräch

Mitarbeiter kündigen ist auf keinen Fall leicht. Bei guter Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung sollten Arbeitgeber und Mitarbeiter jedoch unbeschadet daraus hervorgehen. Es ist eine wichtige Managementaufgabe, dass das Unternehmen auch Kündigungen professionell und fair meistert.