So gelingt die optimale Zu- bzw. Absage an Ihre Bewerber

Haben Sie sich mit einem potentiellen neuen Mitarbeiter persönlich auseinandergesetzt, geht es darum eine professionelle Rückmeldung nach dem Vorstellungsgespräch zu geben. Das kann im erfreulichen Fall eine Zusage der Bewerbung sein oder in einem Absageschreiben enden. Beides sind Dinge, die Sie mit besonderem Bedacht und unter Berücksichtigung einiger Aspekte tun sollten.

Eine Bewerbungszusage richtig formulieren

Eigentlich ist eine Zusage für einen Job eine für alle Beteiligten erfreuliche Sache. Meist wird dies auch in einem persönlichen Telefonanruf erledigt, doch wenn Sie sich entschließen, diesbezüglich einen Brief zu schreiben, gilt es einiges zu beachten.Grundsätzlich sollten in einer Zusage der Bewerbung fünf Bestandteile enthalten sein. Ganz zu Beginn steht der Dank an den Bewerber, dass er sich für Sie als Arbeitgeber interessiert und zum Bewerbungsgespräch ins Haus gekommen ist. Der zweite Inhaltspunkt besteht in der Zusage, dass der Betreffende den Job erhalten hat. Meist geschieht dies in Verbindung mit einem entsprechenden Glückwunsch. Zum Ausdruck kommen sollte auch die Vorfreude auf die spätere gemeinsame Tätigkeit sowie am Ende klare Anweisungen, wie der weitere Ablauf vor sich geht.

Richtigen Ton treffen

Wenn Sie dem Bewerber zusagen, nützen Sie dazu am besten sachliche, aber auch freundliche Formulierungen. Vor allem die Danksagung wird umso professioneller, je moderner und persönliche sie formuliert ist. Mögliche Sätze sind „wir bedanken uns für die Mühe, die Sie sich beim Erstellen der umfassenden Bewerbungsunterlagen gemacht haben“. Auch sollten Sie klar und rasch nach dem Einstieg in das Schreiben zum Thema kommen. Teilen Sie also gleich nach dem Dank mit, dass er mit seiner Bewerbung überzeugt hat. Damit ihm die Stelle sicher ist.

Verzichten Sie auf Formulierungen, die missverständlich sind und die den Empfänger irritieren kann. Bringen Sie zum Ausdruck, dass Sie mit Ihrem neuen Angestellten auf Augenhöhe kommunizieren. Sagen Sie ihm auch, dass Sie sich auf die gemeinsame Zeit und die wartenden Aufgaben im Unternehmen freuen. Am Ende sollten Sie konkrete Handlungsanweisungen definieren, dass sich der Empfänger bis zu einer exakt definierten Frist mit Ihnen in Verbindung setzen soll. Oder Ihnen den Dienstvertrag unterschrieben zurücksendens soll.

Bei Absageschreiben auf rechtliche Aspekte und höflichen Umgang achten

Eine Absage nach dem Vorstellungsgespräch ist um einiges komplizierter zu formulieren. Vor allem auch deswegen, weil Sie dazu nicht nur wertschätzend mit dem Bewerber umgehen sollten. Sondern Sie sollten auch rechtliche Fallstricke beachten. Deshalb sollten Sie eine Absage so formulieren, dass klar wird, dass sie nicht aus Gründen der Diskriminierung geschieht. Wer eine Bewerbungsabsage mit der Tatsache in Verbindung bringt, dass die Bewerberin Mutter ist und deshalb ihre Einsatzfähigkeit in Frage gestellt wird, kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Ähnliches gilt für Personen, die eine Bewerbungsabsage aufgrund ihrer Behinderung oder einer religiösen oder politischen Einstellung erhalten.

Wertschätzende Formulierungen sind wichtig

Nach dem Vorstellungsgespräch haben Sie sich also entschieden, einen Mitarbeiter nicht einzustellen. Wenn Sie ihm absagen, sollten Sie das entsprechende Schreiben mit einem Dank an den Bewerber beginnen. Vorallem sollten Sie auf die Zeit und Mühe eingehen, die dieser sich für Ihr Unternehmen gemacht hat. Liegen hohe Qualifikationen vor, gehen Sie auch darauf ein und formulieren Sie, wie schwierig es Ihnen fällt, die Absage zu schreiben.Gehen Sie darauf ein, dass der Bewerber in der engeren Auswahl war oder sich bei bestimmten Punkten besonders positiv hervorgetan hat. Eine Bewerbungsabsage als Muster finden Sie unten auf der Seite, doch liegen Sie nie falsch mit Formulierungen, wie:„Wir waren beeindruckt von Ihren Qualifikationen, weshalb Sie auch in der engsten Auswahl für die ausgeschriebene Position waren“

Gründe für die Absage formulieren

Wenn Sie einem potentiellen neuen Mitarbeiter absagen müssen, tun Sie dies auch mit der entsprechenden Begründung. Denn wenn der Bewerber spürt, dass Sie individuell auf vorausgegangene Kontakte eingehen oder sogar auf seine Referenzen, kann er die Absage besser nachvollziehen. Fehlt die Begründung, wenn Sie eine Absage schreiben, entsteht Raum für Spekulationen, vor allem aber für Frust. Wenn Sie sich jedoch beim Absage formulieren konkrete Gründe nennen, kann der Bewerber dies eventuell als wertvolle Hilfe für seine weitere berufliche Entwicklung werten. Mögliche Formulierungen sind in diesem Zusammenhang:„Manchmal sind es kleine Nuancen, die den Ausschlag für eine Entscheidung für einen Bewerber geben.

In diesem Fall war Ihnen ein Mitarbeiter einen kleinen Schritt voraus. Weshalb wir uns auch für ihn entschieden haben“Eine weitere Möglichkeit, seine Wertschätzung auszudrücken, liegt im Satz:„Letztendlich war es eine individuelle und sehr spezielle Erfahrung, die für die ausgeschriebene Position Voraussetzung ist. Einer Ihrer Mitbewerber hatte diese vorzuweisen, weshalb er uns derzeit als geeigneter erscheint“Wichtig ist immer, eine höfliche Absage zu formulieren. Denn Sie möchten mit Sicherheit weder Frust beim Bewerber auslösen, noch bei ihm in schlechter Erinnerung bleiben.

Schaffen Sie beim Absagen auch Verbindlichkeiten

Ein wichtiger Bestandteil beim Absage schreiben besteht auch darin, Verbindlichkeiten herzustellen. Allerdings sollten Sie das nur tun, wenn Sie es auch ernsthaft im Sinn haben. Dann tragen Sie glaubwürdig den Wunsch vor, in Kontakt mit dem Bewerber zu bleiben. Das vermittelt ihm trotz der Absage das Gefühl, dass der zukünftige Kontakt auch von Ihnen erwünscht ist. Zudem halten Sie sich für die Zukunft auch die Türe für weitere Dialoge offen. Diesbezüglich können Sie in der Absage schreiben, dass sich der Bewerber für ein ausführliches Feedback im Unternehmen melden kann. Oder aber Sie stellen in Aussicht, dass bei einer frei werdenden passenden Stelle sich der Betreffende gerne wieder melden kann. Eine höfliche Absage kann auch den Satz enthalten:„Wir hoffen, dass unser Unternehmen bei Ihnen in positiver Erinnerung bleibt und schließen eine spätere Zusammenarbeit nicht aus“

Am Ende auf die Motivation setzen

Wenn Sie eine höfliche Absage formulieren, sollten Sie am Ende unbedingt auf motivierende Formulierungen achten. Denn diese prägen sich beim Bewerber ein und bestätigen ihn auf seinem Weg. Dabei ist natürlich eine gängige Äußerung, dass Sie dem Bewerber alles Gute auf seinem weiteren Berufsweg wünschen. Auch individuelle Kleinigkeiten wie der Ausdruck „herzliche Grüße“ statt der gewohnten „freundlichen Grüße“ wirken in die richtige Richtung und kommen beim Bewerber gut an. Unterschreiben Sie in jedem Fall selbst und eigenhändig und kopieren Sie nicht einfach ihre Unterschrift in das Schreiben der Absage. Das zeigt dem Bewerber, dass Sie sich selbst darum gekümmert haben.

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