Die Debatte um die Erfassung der Arbeitszeit von Angestellten hat in den letzten Jahren sowohl auf nationaler als auch auf europäischer Ebene an Bedeutung gewonnen. Im Mittelpunkt stehen dabei die Anforderungen an die Arbeitgeber, für eine genaue und transparente Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden zu sorgen. Die Notwendigkeit einer solchen Erfassung wurde durch verschiedene Gerichtsurteile unterstrichen und mündet aktuell in einem Gesetzesentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zur Überarbeitung des Arbeitszeitgesetzes. Der vorgelegte Referentenentwurf bringt einige Neuerungen im Bereich der Arbeitszeiterfassung mit sich, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer betreffen.
Inhalt
Präzise Arbeitszeiterfassung – ein zentraler Aspekt
Mit dem vorliegenden Gesetzesentwurf werden die Arbeitgeber unmissverständlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer genau zu erfassen und zu dokumentieren. Dies ist ein wesentlicher Aspekt, um die Arbeitsbedingungen transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Der Entwurf bezieht sich insbesondere auf Beginn, Ende und Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers an jedem Arbeitstag.
Ein zentraler Punkt, der in diesem Zusammenhang hervorgehoben wird, ist die Tatsache, dass trotz der Möglichkeit, die Dokumentationspflicht an die Arbeitnehmer selbst oder an Dritte – zum Beispiel Führungskräfte oder Personalabteilungen – zu delegieren, die letztendliche Verantwortung für eine korrekte und regelkonforme Dokumentation eindeutig beim Arbeitgeber liegt. Damit wird die Verantwortung des Arbeitgebers für das Arbeitszeitmanagement unterstrichen und klargestellt, dass die Delegation von Aufgaben den Arbeitgeber nicht von seiner Verantwortung entbindet.
Des Weiteren legt der Entwurf einen besonderen Schwerpunkt auf die Nutzung digitaler Methoden zur Dokumentation der Arbeitszeiten. Dabei wird jedoch keine spezielle Form der elektronischen Datenerfassung verbindlich vorgeschrieben, was den Arbeitgebern eine signifikante Flexibilität in der Umsetzung dieser Vorgaben bietet. Dies bedeutet, dass sowohl etablierte Zeiterfassungssysteme als auch alternative elektronische Dokumentationsmethoden zur Anwendung kommen können.
Eine flexible Arbeitszeiterfassung auf elektronischem Wege ist auch für die Beschäftigten von Vorteil, da eventuelle Aus- beziehungsweise Abwesenheitszeiten für Arztbesuche, Einkäufe und andere Anlässe unkomplizierter erfasst werden können. Dies wird insbesondere von Personalvertretungen betont – wie mit einem Textmarker hervorgehoben.
Wann Abweichungen möglich sind
Tarifparteien haben die Möglichkeit, von den gesetzlichen Bestimmungen abzuweichen. Sie können etwa eine alternative Form der Aufzeichnung gestatten, eine ausgedehnte Frist für die Dokumentation festlegen oder die Zeiterfassungspflicht für spezielle Arbeitnehmergruppen aussetzen. Dies betrifft Gruppen, bei denen die gesamte Arbeitszeit aufgrund der einzigartigen Eigenschaften der verrichteten Tätigkeit nicht messbar, nicht im Voraus bestimmbar oder von den Arbeitnehmern selbst festlegbar ist.
Führungspersonal und Geschäftsführer sind angesichts der üblichen Arbeitszeitgestaltung vom Geltungsbereich des zukünftigen Arbeitszeitgesetzes ausgenommen.
Die Übergangsregelungen im Überblick
Für kleinere Betriebe sind bezüglich der elektronischen Dokumentationspflicht spezielle Übergangsregelungen vorgesehen. Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern müssen die elektronische Erfassung erst bis zu zwei Jahre nach dem Inkrafttreten des Gesetzes umsetzen. Im Falle von Arbeitgebern mit weniger als 50 Mitarbeitern wird eine Frist von bis zu fünf Jahren nach Inkrafttreten des Gesetzes gewährt.
Des Weiteren sieht der Gesetzesvorschlag spezielle Regelungen für Kleinbetriebe mit einer Mitarbeiterzahl von maximal zehn Personen vor, sowie für Unternehmen, die keine Niederlassung im Inland haben, aber bis zu zehn Mitarbeiter nach Deutschland entsenden. In diesen Fällen ist es nicht erforderlich, die Arbeitszeiten in elektronischer Form zu dokumentieren. Diese Regelung ist unbefristet gültig, was bedeutet, dass sie nicht an eine bestimmte Zeitdauer gebunden ist.
Betriebsrat – das ist bei der Beteiligung einschlägig
Die Einbindung des Betriebsrats ist ein wesentlicher Schritt bei der Einführung einer neuen Zeiterfassung im Betrieb, um die Rechte der Arbeitnehmer zu wahren und eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten. Sollte das Arbeitszeitgesetz gemäß dem Entwurf verabschiedet werden, entfällt grundsätzlich das Initiativ- oder Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bezüglich der Frage, ob Arbeitszeiten erfasst werden sollen, da dem Arbeitgeber durch die gesetzliche Vorgabe hier kein Entscheidungsspielraum gegeben ist.
Jedoch erhält der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Umsetzung der gesetzlichen Verpflichtung oder bei Regelungen, die über die gesetzlichen Mindestvorgaben hinausgehen, insbesondere in Bezug auf die Art und Weise der Arbeitszeiterfassung. Daher ist es ratsam, den Betriebsrat bei Entscheidungen über die spezifische Umsetzung der Arbeitszeiterfassung, beispielsweise bei der Auswahl des Zeiterfassungssystems oder bei der Ausgestaltung der Prozesse, aktiv einzubeziehen.