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Topsharing – Teamwork auf Führungsebene

Topsharing – Teamwork auf Führungsebene

Topsharing – ein Modell für die Zukunft UND die Gegenwart! Durch die Digitalisierung und die steigende Arbeitsflexibilität ändern sich die Arbeitsstrukturen großer, mittlerer und kleiner Unternehmen in immer rasanterem Tempo. Aus diesem Kontext heraus entstehen neben vielen anderen notwendigen Veränderungen der Arbeitswelt Jobsharing- sowie Topsharing-Modelle.

Solche Modelle werden heutzutage von immer mehr Arbeitnehmern in Führungsebenen nachgefragt. Und immer mehr moderne Unternehmen bieten die sogenannte Teilzeitführung auf oberen Ebenen an, um Know-how zu halten und business-relevante Ziele erreichen zu können. Fortschrittliche Unternehmen neigen heute mehr dazu, einen Posten mit zwei Führungskräften zu besetzen, um Talente zu binden und um auf dem Arbeitsmarkt attraktiv zu sein.

Welcher Arbeitgeber träumt nicht davon, durch Jobsharing in Führungsebenen komplexe Aufgabenbereiche mit zwei sich ergänzenden Fachkräften optimal abzudecken?
Jobsharing- und Topsharing-Modelle sind heutzutage in allen Bereichen und Branchen realisierbar.

Was ist Topsharing?

Bei Topsharing handelt es sich um Jobsharing in Führungspositionen mit einem explizit definierten Teil der gemeinsamen, geteilten Verantwortung. Das arbeitsorganisatorische Modell Topsharing dient als Planungsinstrument für die Umsetzung von Jobsharing in Führungspositionen sowie für andere hochqualifizierte Jobs. Erfahrungen in Pilotorganisationen haben gezeigt, dass dieses alternative Arbeitsmodell sowohl praktisch als auch hilfreich ist.

Darüber hinaus kann es zudem als Instrument für kontinuierliche Reflexion und Teamentwicklung verwendet werden. Das Herzstück des Modells ist ein prozessorientierter Ansatz, der die Entwicklung eines gemeinsamen Führungsverständnisses durch Dialog verankert. Auf diese Weise können vorhandene Potenziale sowohl für die Organisation als auch für die Teammitglieder identifiziert und genutzt werden. Durch das Modell soll die Lücke zwischen theoretischem Wissen und seiner praktischen Anwendung geschlossen werden. Das Arbeitsorganisationsmodell Topsharing gibt einen Rahmen und Richtlinien für die praktische Umsetzung von Jobsharing auf Führungsebenen vor.

Eine Übersicht der Konstruktionsmaße bietet Richtlinien, mit denen als Checkliste gearbeitet werden kann. Die externe Evaluierung des Instituts für Wirtschaftsforschung der ETH in Zürich stufte die Entwicklung und Realisierung des Topsharing-Modells als „sehr erfolgreich“ und die Wirkung von Topsharing in entsprechenden Pilotorganisationen als „insgesamt positiv“ ein.
Während das Modell Jobsharing bereits seit ca. 40 Jahren existiert, ist Topsharing noch ein vergleichsweise junges Modell, das sich vor allem im internationalen Markt noch etablieren muss. Doch es gibt bereits einige große und sehr erfolgreiche Unternehmen, die Topsharing durch sogenannte Führungs-Tandems anbieten und damit erfolgreich businessrelevante Zieleerreichen wie z. Bsp. die Deutsche Telekom.

Vorteile von Topsharing

Die Vorzüge von Topsharing ähneln denen des Jobsharing-Modells stark, sind jedoch für Unternehmen in der Regel tiefgreifender, da sich ergänzende Fachkräfte besonders in Führungsebenen noch mal mehr Wirkung erzielen.

Vorteile für Arbeitnehmer

Zugang zu interessanteren/anspruchsvolleren Positionen

Topsharing ermöglicht Teilzeitführung auf oberen Ebenen. Damit werden für Teilzeitkräfte Positionen zugänglich, die typischerweise für Fulltime-Mitarbeiter „reserviert“ waren.

Vielfalt und Innovation

Eine geteilte Geschäftsführung erweitert das Spektrum an Talenten und Stärken und führt zu neuen Ideen.

Work-Life-Balance

Teilzeitarbeit durch geteilte Führung ermöglicht Mitarbeitern, ihr berufliches Leben mit familiären Verpflichtungen, Weiterbildungen oder sonstigen Aktivitäten zu vereinbaren.

Mehr Kompetenz

Die vielfältigen Fähigkeiten und Erfahrungen der sogenannten Führungs-Tandems bieten mehr Expertise für anspruchsvolle Aufgaben Projekte.

Effiziente Entscheidungsfindung

Einen Posten mit zwei Führungskräften zu besetzen, bietet den Partnern eines Führungs-Tandems die Möglichkeit, eine andere Perspektive für schwierige Entscheidungen zur Rate ziehen zu können. Effiziente Entscheidungsfindung wird gefördert und das von Managern oft erlebte Gefühl der Isolation wird reduziert.

Absicherung

Im Falle einer unvorhergesehenen Abwesenheit oder Krankheit, erleichtert Topsharing den temporären Ersatz einer Führungskraft (durch den Partner).

Erweitertes Netzwerk

Die Implementierung von Führungs-Tandems ist hilfreich für die Einrichtung neuer beruflicher Kontakte.

Bessere Integration in das Unternehmen

Durch das Teilen von relevanten Informationen, sind die Partner in Führungs-Partnerschaften besser über Unternehmensaktivitäten informiert und fühlen sich dadurch integrierter als traditionelle Teilzeitbeschäftigte.

Professionelle Wiedereingliederung

Mit Teilzeitführung auf oberen Ebenen werden Führungskräfte auch nach längerer Abwesenheit vom Arbeitsmarkt schnell wieder aufgebaut und in die relevanten Abläufe eingegliedert.

Förderung neuer Fachkräfte

Durch Jobsharing auf Führungsebene sind gerade junge Führungskräfte leichter zu integrieren.

Vorteile für Unternehmen

Höhere Produktivität und weniger Abwesenheiten

Einen Posten mit zwei Führungskräften zu besetzen, führt zu höherer kumulativer Produktivität. Ohne die geteilte Führung erleben Führungskräfte nach einer gewissen Zeit oft einen Produktivitätseinbruch.

Effektive Entscheidungsfindung

Durch geteilte Geschäftsführung gibt es auch mehr Perspektiven, was in der Regel zu besseren Entscheidungen führt.

Mehr Erfahrung und Können

Dank kombinierter Kompetenzen profitiert der Arbeitgeber von der Erfahrung von zwei Profis, anstatt sich auf die Unfehlbarkeit von einem einzigen Fulltime-Mitarbeiter verlassen zu müssen.

Kontinuierliche Präsenz

In den meisten Fällen bedeutet geteilte Geschäftsführung, dass die Stelle im Gegensatz zu traditionellen Führungspositionen jederzeit mit mindestens einer Kraft vor Ort besetzt ist, auch wenn der andere Teil des Führungs-Tandems abwesend ist.

Innovation

Das Engagement zweier Partner und ein intensiver Austausch unter diesen fördert die Innovation.

Gewährleistet die Deckung

Bei längerer Abwesenheit durch einen Partner sorgt das Topsharing für die Kontinuität der Arbeit und erspart die Kosten für vorübergehenden Ersatz oder eine Neueinstellung.

Motivierte, loyale Führungskräfte

Teilzeitführung auf oberen Ebenen Arbeit verringert die Fluktuation und sorgt für gesteigerte Motivation und Loyalität zum Unternehmen. Sie kann auch das Burnout-Risiko verringern, welchem Fulltime-Mitarbeiter ausgesetzt sind.

Bewahrt das Know-how

Einen Posten mit zwei Führungskräften zu besetzen, ermöglicht es, Fähigkeiten von erfahrenen Führungskräften auf die jüngere Generation zu übertragen.

Corporate Branding

Durch flexible Arbeitsmodelle auf der Führungsebene vermittelt das Unternehmen ein attraktives Avantgarde-Image auf dem Arbeitsmarkt.

Vernetzung

Das Unternehmen profitiert vom Netzwerk von zwei Profis.

Nachteile und Risiken von Topsharing

Topsharing wird auch heute noch vielerorts skeptisch betrachtet. Selbstverständlich ist auch dieses Modell nicht perfekt und bringt, wenn auch im Vergleich zu den Vorteilen wenige und wenig bedeutsame, Nachteile mit sich. Diese Nachteile möchten wir nun im folgenden Abschnitt genauer betrachten:

  1. Bei allen Vorteilen bedeutet Jobsharing auf Führungsebene natürlich auch, dass je nach Zeit- und Aufgabenteilung die einzelnen Führungskräfte seltener vor Ort sind.
  2. Die Teamarbeit könnte sich unter Umständen schwierig gestalten, wenn sich die Partner nicht verstehen.
  3. Kooperationspartner und Kunden könnten durch wechselnde Kontaktpersonen verwirrt sein.
  4. Topsharing birgt für Unternehmen zusätzlichen organisatorischen Aufwand im Vergleich zur Einstellung von einem Fulltime-Mitarbeiter. Beide Führungskräfte müssen sich untereinander auf dem neuesten Stand halten und sich bezüglich eventueller Entscheidungen und Schritte abstimmen.

Die genannten Nachteile sind mehr als Risiken und Herausforderungen zu verstehen. Wenn Unternehmen diese von Anfang an erkennen und zweckgerichtet darauf eingehen, können sie schnell minimiert oder sogar vollständig beseitigt werden.

Tipps/Richtlinien für erfolgreiches Topsharing

1. Geeignete Bewerbungen ohne Vorbehalte prüfen

Eine vakante Führungsposition kann mit einem expliziten Hinweis auf die Möglichkeit von Topsharing ausgeschrieben werden – dies ist aber oft nicht der Fall. Häufig ist es eher so, dass geeignete Führungs-Tandems von sich aus zusammenfinden. Sie wissen über ihre sich ergänzenden und verstärkenden Fähigkeiten und bewerben sich als Team. Unternehmen sollten für die Möglichkeit des Topsharings generell offen sein und solche Bewerbungen vorbehaltlos prüfen.

2. Unterschiedliche Persönlichkeiten beachten

Nicht jeder kann mit jedem arbeiten, das gilt für Führungskräfte genauso, wie für alle anderen Mitarbeiter. Zwei Führungskräfte, die sich wie Feuer und Wasser zueinander verhalten, sind wahrscheinlich keine ideale Besetzung für ein Jobsharing-Modell auf Führungsebene. Natürlich können sich unterschiedliche Persönlichkeiten auch gegenseitig ergänzen. Dafür sollte jedoch ein gemeinsames Grundverständnis von Aufgaben und Zielen vorhanden sein.

3. Ziele, Verantwortlichkeiten und Organisation klar definieren

Zunächst sollten potenzielle Partner ihre jeweilige Vorstellung vom Topsharing auf der jeweiligen Position darlegen. Dabei sind die Bereitschaft zum Einbezug anderer Perspektiven sowie ein offener und positiver Umgang mit Kritik absolute Voraussetzungen für die erfolgreiche Umsetzung eines Topsharing-Modells. Weitere essentielle Aspekte sind funktionierende Organisation, Abstimmung von Verantwortlichkeiten und Arbeitsteilung. Diese sollten nicht nur in Vorstellungsgesprächen thematisiert, sondern auch in Arbeitsverträgen implementiert werden.

Bedeutsame Entscheidungsprozesse müssen unbedingt vorher klar definiert werden, damit es bei späteren Meinungsverschiedenheiten klare Regeln gibt. Noch bevor die Arbeit von zwei Partnern aufgenommen wird, sollten insofern alle Eventualitäten bedacht werden, dass es auch bei einem unlösbaren Konflikt zwischen beiden Partnern einen klar definierten Weg gibt. Gleiches gilt auch für längeren Ausfall einer Seite, z.B. durch Krankheit.

4. Sorgfältig planen

Wenn eine Führungsposition mit zwei Führungskräften besetzt, verfügt das Unternehmen auf diese Position bestenfalls über die doppelte Menge an Erfahrung und Fachkenntnis. Gleichzeitig bringt das Modell aber auch mehr Aufwand und mehr Schnittstellen mit als eine Vollzeitstelle, sowohl für Mitarbeiter als auch Kunden und Kooperationspartner. Effektive und effiziente Koordination ist hier essentiell: Wer von beiden ist wann vor Ort? Welche Führungskraft nimmt an welchen Meetings teil? Wer ist der richtige Ansprechpartner für welches Problem? Sorgfältige Planung und regelmäßige Absprache sind ein absolutes Muss. Sollten wichtige Entscheidungen außerhalb der festgelegten Arbeitszeiten gefällt werden müssen, ist außerdem die Bereitschaft zu einer gewissen Flexibilität bei den Führungskräften nötig.

Organisation ist also auf keinen Fall zu unterschätzen: Gibt es verschiedene Aufgaben- und Verantwortungsbereiche zwischen den Chefs oder wird alles geteilt? Hier ist ebenfalls zu beachten, dass die Aufgabenbereiche nicht zu unterschiedlich sein dürfen. Nur so können sich die Führungskräfte gegenseitig vertreten, wenn nötig.

5. Gegenseitigen Informationsfluss gewährleisten

Gerade im Topsharing, ist hervorragende Kommunikation essentiell. Schon ein kleiner Fehler durch eine fehlende Information kann eine Fehlentscheidung und damit schwerwiegende Folgen nach sich ziehen. Am Ende jeder Woche, vielleicht sogar jeden Tag nach Dienstschluss, sollten sich die Partner über relevante Entwicklungen und anstehende Schritte austauschen. Beispielsweise ein geteiltes Postfach und E-Mail-Konto können gewährleisten, dass alle wichtigen Nachrichten von beiden Seiten gesehen werden.

Um optimalen Informationsfluss zu gewährleisten kann es hilfreich sein, für zeitliche Überschneidungen zwischen den Führungskräften zu sorgen. Denn selbst wenn Telefonate und E-Mails hilfreiche Kommunikationstools sind, so können sie doch kein persönliches Gespräch oder die gemeinsame Anwesenheit bei einer bedeutenden Sitzung ersetzen. Die Führungskräfte sollten also zu festgelegten Zeiten beide im Unternehmen anwesend sein.

6. Chancen und Risiken erkennen

Von grundlegender Bedeutung für eine erfolgreiche Umsetzung des Topsharings ist eine offene Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Kreativität und Eigeninitiative von Mitarbeitern wie Führungskräften können sich erst dann richtig entfalten, wenn Gestaltungsräume gegeben sind. Dieses Bewusstsein muss sich durch alle Ebenen des Unternehmens ziehen. Das Bewusstsein für Chancen sowie Risiken des Topsharings kann beispielsweise in speziellen Schulungen geschärft werden.

Dafür benötigt es das Commitment der obersten Führungsebene. Denn letzten Endes sind es die obersten Entscheidungsträger, die die notwendigen Ressourcen bereitstellen müssen. Insbesondere am Anfang ist mit höheren Fixkosten zu rechnen – Arbeitsmaterialien, Weiterbildungen etc.

7. Das Modell ganzheitlich evaluieren

Die businessrelevanten Ergebnisse einer geteilten Jobführung müssen stets als Ganzes beurteilt werden. Es geht um das Zusammenwirken von gemeinsamer und individueller Leistung in den entsprechenden Verantwortungsbereichen. Wie so oft bei neuen, alternativen Arbeitsmodellen ist die Erwartungshaltung zu Beginn sehr hoch, sogar oft zu hoch. Die Vorzüge des Modells kommen jedoch erst bei längerfristiger richtiger Anwendung zum Tragen – weniger Ausfallzeiten, höhere Motivation und Identifikation der Führungskräfte. Unternehmen sollten die Umsetzung des Topsharings deshalb regelmäßig und ganzheitlich evaluieren und es bei Bedarf weiterentwickeln. Die Erfahrungswerte sollten hierbei als Lernquelle genutzt werden.

Fazit

Das Jobsharing von Führungskräften ist wie eingangs erwähnt ein Modell, das nicht nur bereits in der Gegenwart erfolgreich umgesetzt wird, sondern außerdem über enormes Zukunftspotenzial verfügt. Eine geteilte Geschäftsführung bietet nicht nur für die Mitarbeiter enorm viele Vorteile wie gesteigerte Work-Life-Balance, bessere Eingliederung, geballte Kompetenz und einen höheren Innovationsdrang. Auch für Unternehmen macht das Modell absolut Sinn.

Durch die Besetzung eines einzelnen Postens mit zwei Führungskräften werden Produktivität, Motivation und Identifikation mit dem Unternehmen signifikant gesteigert. Wie alle alternativen Arbeitsmodelle ist auch dieses nicht perfekt und bringt augenscheinliche Risiken mit sich. Diese Herausforderungen können durch vorausschauende und ganzheitliche Organisation bewältigt bzw. umgangen werden. Um das Modell des Topsharings korrekt umsetzen zu können, bedarf es selbstverständlich guter Planung und vor allem exzellenter Kommunikation. Verantwortungsbereiche, Arbeitsabläufe und Vorgehensweisen für eventuelle Extremszenarien müssen detailliert organisiert und kommuniziert werden.

Unterm Strich müssen wir festhalten, dass die geteilte Führung von Unternehmen durchaus Sinn macht. Dies hängt auch hauptsächlich mit der veränderten Arbeitswelt an sich zusammen. Stichwörter wie Work-Life-Balance, also die Kombination von Arbeit und familiären und sozialen Wünschen und Verpflichtungen steht heute mehr und mehr auch für Führungskräfte im Vordergrund. Um Talente für sich zu gewinnen und an sich zu binden, ist das vorgestellte Modell ein vielversprechender Ansatz.

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