Haben Sie heute eine Stelle zu besetzen ist es nicht selten, dass Sie Hunderte Bewerbungen erhalten. Natürlich werden Sie bei der Personalsuche eine Auswahl treffen, da eine Einladung aller Bewerber zu einem persönlichen Gespräch den Rahmen sprengt. Aber was für Kriterien sind das genau? Ein weit verbreitetes Problem ist, dass sich viele Personaler von ihrem Gefühl leiten lassen und erst zu einem späteren Zeitpunkt genauer hinschauen. Viel sinnvoller ist es aber den Prozess der Bewerberauswahl von Anfang an zu strukturieren, indem man genaue Kriterien für die betreffende Stelle definiert.

Was ist eine Bewerberauswahl?

Haben Unternehmen eine freie Stelle zu besetzen, sind sie oft mit der Herausforderung konfrontiert aus sehr vielen Bewerbungen den am besten geeigneten Kandidaten auszuwählen. Darauf folgen die Einladungen zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch. Bei hoher Eignung haben dann Bewerber gute Chancen auf den vakanten Posten. In der Regel legen Personaler Kriterien für die Personalauswahlverfahren fest. Damit lässt sich der Prozess strukturieren. Die eingegangene Bewerbung ist das erste Bewertungskriterium. Dabei werden die zwingenden Auswahlkriterien für Bewerber, Qualifikationen und Eigenschaften eines Bewerbers festgelegt. Bewertungsmaßstab ist das in der Ausschreibung geforderte Profil.

Bisherige Tätigkeiten, Referenzen und die Motivation für die Bewerbung sind weitere Details und spielen ebenfalls eine Rolle. Das Verhalten des Kandidaten im Vorstellungsgespräch ist das zweite Kriterium. Für den ersten Eindruck spielen dabei Mimik, Gestik und auch die Sprache eine große Rolle und beeinflussen den Gesprächsverlauf nicht selten entscheidend. Welche Kriterien letztendlich ausschlaggebend sind, hängt auch davon ab, welche Vorgaben der Personaler vom Unternehmen im Vorfeld erhalten hat.

Die Auswahlkriterien für Bewerber beim Personalauswahlverfahren

Vorauswahl der Bewerbungsunterlagen

Formale Kriterien

Hat der Bewerber den gewünschten Weg befolgt und ist die Bewerbung den Standards entsprechend zusammengestellt?
Darunter versteht man eine saubere und Knick freie Bewerbungsmappe, eine vollständige, gut lesbare und fehlerfreie Bewerbung und einen lückenlosen, sich auf dem neusten Stand befindender Lebenslauf.

Muss-Anforderungen

Bezeichnen die Bedingungen, welche der Bewerber auf jeden Fall erfüllen muss. Der Bewerber erkennt dies an Formulierungen wie:

• Voraussetzungen sind…
• Sie bringen mit….

Diese stehen meist ganz oben im der Stellenausschreibung. Bewirbt sich beispielsweise
ein gelernter Bankkaufmann auf eine Stelle als Fachinformatiker, erfüllt er das wichtigste Kriterium nicht und wird für die Stelle wohl kaum in Erwägung gezogen.

Kann-Anforderungen

Bezeichnen zusätzliche Qualifikationen, welche vorteilhaft wären. Diese sind in der Ausschreibung meist weiter unten aufgeführt. Das Unternehmen würde diese Qualifikationen begrüßen, sie sind aber nicht zwingend notwendig. Der Bewerber erkennt dies an Formulierungen wie:

• Wünschenswert sind zudem…
• Ausbaufähige Kenntnisse in…

Kriterium 1: Die Bewerbung

Liegen die Unterlagen der Bewerber auf dem Tisch, besteht die Aufgabe darin, eine Vorauswahl zu treffen. Allgemein gültig ist: Vom Allgemeinen zum Detail.

Das Prinzip der Negativauslese empfiehlt sich dazu: Welche Kriterien muss der Bewerber unbedingt erfüllen?

Ein Abgleich mit dem in der Ausschreibung geforderten Profil reicht hier in der Regel. Hier geht man davon aus, dass viele Bewerber ein oder mehrere Muss-Anforderungen nicht erfüllen.

Nach den weiteren inhaltlichen Details werden dann die verbleibenden Kandidaten beurteilt. Dies können angeforderte Referenzen, bisherige Tätigkeiten und die allgemeine Motivation für die Bewerbung sein. Weiter zählen auch formale Kriterien wie die Vollständigkeit der Bewerbung und gute Lesbarkeit. Zudem sollte der Lebenslauf lückenlos und auf dem neusten Stand sein. Alle offenen Fragen und Widersprüche sollten sofort notiert werden. Sie fließen in das Personalauswahlverfahren ein.

Bewährt hat sich dabei eine Unterteilung in diese Kategorien:

• A-Bewerber: Profil passt ideal zur Bewerbung, sofortige Einladung zum Vorstellungsgespräch
• B-Bewerber: Kandidaten mit guter Eignung als Nachrücker
• C-Bewerber: Kandidaten mit geringen Chancen als Reserve

Kriterium 2: Das Vorstellungsgespräch

Die geeigneten Bewerber werden nun persönlich kennengelernt. Bei dieser Auswahl sollten Sie effektiv vorgehen. Fünf bis acht Einladungen sind in der Regel ausreichend. Einige Kandidaten halten Sie sich als Reserve bereit. An diese senden Sie zeitnah Zwischenbescheide, denn eine professionelle Kommunikation beweist einen fairen Umgang mit Bewerbern und gestaltet das Auswahlverfahren transparent.

Es klingt einfach und banal, für das Gespräch selbst müssen Sie gut vorbereitet sein. Das ist leider keine Selbstverständlichkeit beim Personalauswahlverfahren. Dabei sind Interviewbögen oder ein Berufseignungstest hilfreich. Diese leiten Sie von den Anforderungskriterien der Stellenanzeige ab.

Aber auch Sie selbst sollten auf Fragen vorbereitet sein, denn gerade junge Talente erfahren gerne möglichst viel über ihren eventuellen Arbeitgeber. Realistische Informationen über das Unternehmen erleichtern dem Bewerber die Entscheidung, ob er für Sie arbeiten will oder nicht. Haben Sie bereits Employer Value Proposition definiert, sollten Sie diese jetzt kommunizieren.

Aber man sollte sich nichts vormachen: Dieser erste Eindruck, den man von einem Kandidaten bekommt, bleibt unwillkürlich im Kopf haften. Gemeint ist damit Mimik, Gestik und Sprache. Als endgültiges Urteil sollten Sie das nicht sehen. Ist der erste Eindruck gut, kann es hilfreich sein Argumente zu sammeln, die dagegen sprechen. Umgekehrt ist es bei einem schlechten Eindruck. Ob sich der erste Eindruck bestätigt hat oder nicht entscheiden Sie erst am Ende des Gesprächs.

Kriterium 3: Die Entscheidung

Es gibt leider keine allgemein gültige Faustregel dafür, von welchen Kriterien die letztendliche Entscheidung abhängt. Die Entscheidung sollten Sie in jeden Fall mit anderen am Bewerbungsprozess Beteiligten treffen. Ein Bewerber ist wahrscheinlich nicht der geeignete Kandidat, wenn Sie Bedenken etwa mit einem weiteren Gespräch ausräumen möchten.

Einen künftigen Kollegen in die Entscheidungsfindung mit einzubinden kann hilfreich sein. Dafür bietet sich ein Feierabendbier oder ein gemeinsames Mittagessen mit den Kollegen und dem Bewerber ohne Chef an. Die Meinung von Mitarbeitern sagt viel darüber aus, ob ein Bewerber in eine Gruppe passt.

Dass man ein gewisses Gespür für den geeigneten Kandidaten braucht, weiß jeder erfahrene Personaler. Daher ist es nicht schlecht, wenn das eigene Bauchgefühl die letzte Instanz ist. Folgen Sie Ihrer Intuition, wenn das Bauchgefühl entgegen aller Argumente „Nein“ sagt, auch wenn Sie es nicht objektiv begründen können.

Methoden für die Bewerberauswahl

Bewerbungsunterlagen geben natürlich einen ersten Einblick in die Qualifikationen des Bewerbers, aber Papier ist geduldig. Einem Bewerber auf den Zahn zu fühlen ergibt aus verschiedenen Gründen Sinn. So manch wohlwollend formulierte Bewerbung mit Zeugnissen und Zertifikaten gibt nur wenig Aufschluss über das Wichtigste, nämlich die Persönlichkeit des Bewerbers. Denn nebst allen fachlichen Qualifikationen kommt es auf diese an.

Testverfahren wie etwa Berufseignungstest und Auswahlgespräche sind gute Möglichkeiten etwas über die Persönlichkeit des Bewerbers herauszufinden. Denkbar sind auch Assessment-Center. Fragen über die sozialen Kompetenzen, die Teamfähigkeit und der Identifikation mit dem Unternehmen lassen sich so klären.

Als Klassiker bei der Bewerberauswahl gilt dabei immer noch das Einzelinterview. Darunter versteht man das althergebrachte Vorstellungsgespräch. Auch Gruppeninterviews sind möglich. Damit lassen sich Kandidaten besser vergleichen.

Ein Leitfaden basiertes Interview ist sinnvoll und hilft dem Personaler strukturiert vorzugehen. Interviewbögen oder ein Berufseignungstest können anhand des Anforderungsprofils abgeleitet werden.

Notizen über den Bewerber und Fragen gehören zwingend zur Vorbereitung des Personalers. Diese haben sich beim Sichten der Bewerbungsunterlagen ergeben. Da besonders Berufsanfänger möglichst viel über ihren potenziellen Arbeitgeber wissen wollen, muss er natürlich gleichzeitig über das Unternehmen Auskunft geben können.

Der Einsatz eines Assessment-Centers ist aufwendiger. Beispielsweise für Führungskräfte erfolgt die Beurteilung in Gruppen oder als Einzelassessment. Externe Berater bieten dieses Testverfahren an, es kann aber auch vom Unternehmen selbst durchgeführt werden.

Dabei werden unterschiedliche Methoden zu einem Verfahren kombiniert, wobei die Durchführung aus mehreren Runden besteht und bis zu drei Tagen dauern kann. Aus den verbliebenen Kandidaten kristallisiert sich am Ende des Verfahrens derjenige für die ausgeschriebene Stelle am besten geeignete heraus.

Das Ziel ist immer, die fachlichen und sozialen Kompetenzen des Kandidaten zu testen. Moderne Online Assessments ermöglichen das auch.

Drei grundsätzliche Konstruktionsprinzipien werden dort angewandt:

1. Das normative Testverfahren: Prüfung der persönlichen Eigenschaften wie Kontaktfähigkeit, Handlungsorientierung und Leistungsmotivation.
2. Das ipsative Testverfahren: Prüfung von Verhaltensweisen und Fähigkeiten in bestimmten Situationen.
3. Das kriterienorientierte Testverfahren: Eine Mischung aus normativem und ipsativem Testverfahren. Prüfung der Ausprägung bestimmter Verhaltensweisen, Merkmale und Eigenschaften.

Die Ergebnisse werden danach miteinander verglichen. Bei der Bewerberauswahl wird dazu auch das Matching angewandt. Dabei wird das Anforderungsprofil des Unternehmens mit den Bewerberprofilen abgeglichen. Dieser Teil der Bewerberauswahl basiert oft auf Algorithmen und ist zunehmend automatisiert.

Bewerberauswahl Checkliste für Unternehmen

Der Ablauf sieht grob gegliedert folgendermaßen aus:

• Erstellen eines Anforderungsprofils
• Wen sucht man für welchen Unternehmensbereich? Spezifische Anforderungen für diesen Bereich aufstellen
• Welche Qualifikationen sollte der Kandidat erfüllen?

Wahl der erforderlichen Methode

• Telefongespräche
• Persönliche Gespräche
• Tests, psychologisch und/oder physisch (Assessment-Center)
• Probearbeit / Berufseignungstest

Durchführung der Auswahl

Folgende Kriterien können zum Beispiel die Grundlage bilden:

• Fachkenntnisse
• Ausbildung, Praxiserfahrung, Spezialwissen
• Physische Anforderungen:
  Gesundheit, Widerstandsfähigkeit und nervliche Belastbarkeit, sowie äußeres Erscheinen
• Psychische Anforderungen:
  Aufnahmefähigkeit, Anpassungsfähigkeit, Beobachtungs- und Auffassungsgabe, Kreativität, mathematisches Verständnis
• Soziale Kompetenzen:
  Teamfähigkeit, Empathie, Aufrichtigkeit, Offenheit, Natürlichkeit

Anhand aller gewonnenen Informationen aus der Checkliste für die Bewerberauswahl machen Sie sich ein Bild und bewerten entsprechend.

Das Treffen der Entscheidung

Um Bewerber entsprechend zu filtern setzen große Konzerne Softwares ein. Aber auch kleinen Unternehmen ist die Bewerberauswahl nach rein formalen Kriterien möglich.

Experten sprechen sich gegen den Einsatz von Software aus. Arbeiten Menschen täglich eng zusammen, ist die menschliche Ebene besonders wichtig. Ist ein Bewerber mit hoher Fachkompetenz sozial eher unterentwickelt, wird er mit Kollegen anecken.
Die Meinung der Kollegen und das Bauchgefühl des Personalers sind bei der Entscheidung hilfreich.

Was ist nun also entscheidend bei der Auswahl, wie soll der Personaler vorgehen? Eigentlich geht es bei der Personalsuche immer um den ersten Eindruck des Bewerbers. Schon in der ersten Phase macht man sich ein Bild vom Gegenüber, was nicht heißen muss, dass alles zementiert ist.

Eine zukünftige Zusammenarbeit macht keiner der beiden Parteien wirklich Freude, wenn der Eindruck im Bewerbungsgespräch extrem unsympathisch, inkompetent und desinteressiert ist. Das verhält sich gegenseitig und gilt für den Bewerber wie den Vertreter des Unternehmens.

Viele Faktoren wie Sprache, Mimik, Gestik und Körperhaltung hinterlassen einen Eindruck. Um ein umfassendes und neutrales Bild zu bekommen gilt für den Personaler: Bei einem positiven ersten Eindruck des Bewerbers sollen Argumente gesammelt werden, die dagegen sprechen. Bei einem negativen Eindruck gilt das Umgekehrte. Zu diesem Zeitpunkt muss noch keine Entscheidung getroffen werden. Viel mehr soll überprüft werden, ob der erste Eindruck berechtigt ist.

Bedenken, die von vornherein nicht ausgeräumt werden können, sprechen gegen ein zukünftiges Arbeitsverhältnis. Das gilt für beide Seiten.

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