Die Bewerberauswahl ist heute wie früher eine diffizile Angelegenheit, da es darum geht, dass es Personalern oder wie sie heute ebenfalls gerne genannt werden, Recruitern, gelingen muss, jeweils den richtigen Menschen für die passenden freie Stellen zum idealerweise passenden Zeitpunkt zu akquirieren. Die spannenden Frage sind, wie denn die Bewerberauswahl in Unternehmen üblicherweise durchgeführt wird und ob es sich bei der Bewerberauswahl um rationale oder emotionale Entscheidungen gehandelt hat.

Pauschal ist die Frage nach der Entscheidungsfindung und zwar konkret die Frage, ob eine Entscheidung in einem Bewerbungsverfahren rational oder emotional getroffen wird, nicht zu beantworten. Allgemein lässt sich festhalten, dass jedes Unternehmen eigene, individuelle Auswahlprozesse in Bewerbungsverfahren implementiert hat. Zu unterscheiden ist sicherlich nach der Größe der Unternehmen, die ein Personalauswahlverfahren durchführen.

Bei kleineren Unternehmen stellt der „Chef“ selbst noch das Personal für „sein Unternehmen“ ein. Hier dürften Entscheidungen tendenziell noch überwiegend emotional getroffen werden, da das Bauchgefühl und der Sympathiefaktor bei einem Bewerber primär von Bedeutung sind. In größeren Unternehmen finden Auswahlverfahren in standardisierter und strukturierter Form statt und werden zentral durch die Personalabteilung bzw. die Recruiting-Abteilung koordiniert und gesteuert.

Das strukturierte Verfahren in größeren Unternehmen sorgt sicherlich auch dafür, dass Personalentscheidungen hier tendenziell rational, das heißt unter Abwägung und kritischer Beurteilung vorher festgelegter Auswahlkriterien, getroffen werden.

Was bedeutet eigentlich Bewerberauswahl?

Bewerberauswahl bezeichnet einen Prozess, der zum Ziel hat, neue Mitarbeiter zu gewinnen und damit vakante Stellen im Unternehmen zu besetzen. Die Bewerberauswahl erfolgt in der Regel auf der Basis vorher definierter Auswahlkriterien innerhalb einer auf Ebene der Recruiting-Abteilung festgelegten Struktur. Dabei kann eine Stellenbesetzung extern, das heißt durch neue Mitarbeiter, die das Unternehmen von außen neu einstellt und intern, das heißt durch Rückgriff auf unternehmenseigene Mitarbeiter, die auf die neuen Stellen versetzt werden, erfolgen.

Die Bewerberauswahl wird in Unternehmen ab einer bestimmten Größenordnung und einer eigenen Recruiting– bzw. Personalabteilungen in einem mehrstufigen Prozess mit einer klar vorgegebenen Struktur durchgeführt. Zunächst werden in einem Personalentwicklungsplan die offenen und vakanten Stellen und die jeweiligen Zeitpunkte ermittelt, zu denen diese Stellen mit geeigneten Bewerbern zu besetzen sind.

Anschließend werden für die betreffenden Stellen Anforderungen definiert, die in klar strukturierte Auswahlkriterien für alle vakanten Stellen münden. Anschließend werden die zu besetzenden Stellen in verschiedenen Medien ausgeschrieben. Dies können neben den klassischen Printmedien (Tageszeitungen, Fachzeitschriften, Sonntagsblätter, etc.) auch Onlinemedien sein (zum Beispiel Facebook, Instagram, Xing, stellenanzeigen.de, etc.) sein.

In der Folge werden alle eingehenden schriftlichen Bewerbungen gesichtet und nach einem definierten Anforderungskatalog geprüft, der sowohl formale Anforderungen an die Bewerbungen, als auch fachliche und persönliche Anforderungen an die Bewerber richtet. Anschließend werden die eingegangenen Bewerbungen in der Regel in zwei Kategorien aufgeteilt. Zum einen die Bewerbungen, die abzusagen sind, weil formale und/oder persönliche und/oder fachliche Gründe gegen eine Einstellung sprechen und zum anderen die Bewerbungen derjenigen Kandidaten, die zu einem ersten Vorstellungsgespräch eingeladen werden.

Damit ist der erste Schritt der Bewerberauswahl, nämlich die Sichtung und Prüfung der schriftlichen Bewerbungsunterlagen, erfolgt. Allgemein gilt, dass je größer ein Unternehmen ist und wenn es über eine eigene Personal- bzw. Recruiting-Abteilung verfügt, die Bewerberauswahl strukturiert und in einem mehrstufigen Verfahren anhand fest vorgegebener sachlicher Auswahlkriterien erfolgt, wohingegen gerade in kleinen, inhabergeführten Unternehmen eher emotionale Entscheidungen, die Bewerberauswahl dominieren.

Die Bewerberauswahl erfolgt in kleineren Unternehmen weniger strukturiert und eher intuitiv und emotional gesteuert. Grundsätzlich sollte die Bewerberauswahl einem klar strukturierten und transparenten Prozess folgen, da dadurch Fehlentscheidungen besser vermieden werden können.

An den nach der Vorselektion der Bewerbungsunterlagen anschließenden Bewerbungsgesprächen, nehmen neben dem Bewerber von Unternehmensseite in der Regel der Personaler bzw. Recruiter, gegebenenfalls die Geschäftsführung (je nach Hierarchiestufe der zu besetzenden Stellen), Führungskräfte, Abteilungs- oder Bereichsleiter, womöglich sogar zukünftige Kollegen teil.

Wonach werden Bewerber beurteilt?

Die Grundlage für die Beurteilung der Bewerber auf spezielle Stellen bildet ein konkreter Anforderungskatalog, in dem Unternehmen exakt festlegen, welche beruflichen Qualifikationen und Kenntnisse und persönliche Eigenschaften ein Bewerber vorzuweisen haben muss, damit er im Bewerbungsprozess weiter berücksichtigt wird. Die Vorauswahl der Bewerber auf Basis der eingereichten schriftlichen Bewerbungsunterlagen richtet sich im Wesentlichen nach den folgenden Kriterien:

1. Formale Anforderungen an die Bewerbung

Hier geht es unter anderem um die Frage, ob die Bewerbungsunterlagen vollständig und ohne Fehler sind und ob die Bewerbung einen sauberen und ordentlichen Eindruck macht. Ferner werden die Bewerbungsunterlagen auf Aktualität und Lücken im Lebenslauf geprüft. Bewerber, die bereits die formalen Anforderungen an eine schriftliche Bewerbung nicht erfüllen, scheiden aus dem Bewerbungsverfahren aus.

2. Zu erfüllende Muss-Anforderungen des Bewerbers

Die Bewerbungsunterlagen werden daraufhin geprüft, ob der Bewerber die zwingenden Muss-Anforderungen, die an Stellen geknüpft sind, erfüllt. Dies ist zum Beispiel bei einer Abteilungsleiterfunktion ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Ausbildung. Erfüllt ein Bewerber diese zwingende Voraussetzung nicht, so wird die Bewerbung aussortiert und es erfolgt zu gegebener Zeit eine schriftliche Absage an den Bewerber. Bewerber, die eine oder gar mehrere Muss-Anforderungen nicht erfüllen, scheiden aus dem Bewerbungsverfahren aus.

3. Erfüllungsgrad der Kann-Anforderungen

Die Kann-Anforderungen müssen nicht zwingend erfüllt werden, können aber in dem Fall entscheidungsrelevant sein, wo mehrere Bewerber grundsätzlich hinsichtlich der formalen Anforderungen und Muss-Anforderungen gleichauf sind. In diesem Fall würden die Bewerber mit der geringsten Erfüllungsquote in Bezug auf Kann-Anforderungen aus dem Bewerbungsverfahren ausscheiden.

Personaler denken gerne in Kategorien und so ist eine Möglichkeit, eine strukturierte Kategorisierung der Bewerber vorzunehmen, die, dass man die Bewerber in A-, B- und C-Bewerber untergliedert, wobei A-Bewerber eine sehr hohe und C-Bewerber eine geringe Übereinstimmung mit den Kriterien des Anforderungskatalogs aufweisen. B-Bewerber stellen grundsätzlich Nachrücker dar, wenn keine Einigkeit mit mindestens einem A-Bewerber erzielt werden kann. Alle A-Bewerber werden in der Regel in Bewerbungsverfahren zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen.

Das Auswahlverfahren

In Auswahlverfahren sollten Emotionen des Recruiters keinerlei Rolle spielen. Entscheidungen dürfen nicht von Emotionen geleitet sein, sondern muss sich an nachvollziehbaren objektiven Auswahlkriterien orientieren, die die Basis aller Entscheidungen in Unternehmen bilden. Emotional geprägte Auswahlentscheidungen sind sehr fehleranfällig. Ein wissenschaftlich bereits in mehreren Studien nachgewiesener hoher Anteil falscher Personalentscheidungen ist die Folge.

Zu empfehlen ist vielmehr, das Bewerberauswahlverfahren in systematisch strukturierter Form durchzuführen, das heißt konkret über die Implementierung eines strukturierten Interviewleitfadens mit vorab definierten Fragen, die jeweils für eine zu prüfende Eigenschaft des Bewerbers stehen. Die gewünschten Antworten sind in jedem Bewerberauswahlverfahren konkret und auf die zu besetzenden Stellen abgestimmt, zu erstellen.

Im Nachgang der geführten Bewerbungsgespräche kann dann jeweils ein Abgleich der durch die Kandidaten gegebenen Antworten mit den vorab definierten, unternehmensseitig gewünschten Antworten erfolgen. Diejenigen Kandidaten, die bei diesem Abgleich die größten Übereinstimmungen mit den gewünschten Eigenschaften liefern, gelangen in die engere Wahl. Je nach Hierarchiestufe der zu besetzenden Stelle kann das Auswahlverfahren mehrere Stufen beinhalten. Am Ende des Auswahlverfahrens muss der Kandidat mit der größtmöglichen Übereinstimmung mit den gewünschten Eigenschaften identifiziert werden.

Der Halo-Effekt

Der Halo-Effekt (aus dem Englischen, zu Deutsch: Heiligenschein) stammt aus der Sozialpsychologie und beschreibt das Phänomen, dass der Mensch dazu neigt, von einigen bekannten Eigenschaften einer Person auf die unbekannten Eigenschaften zu schließen. Man spricht in diesem Zusammenhang von einer kognitiven Verzerrung.

Die Verzerrung kann positiv (Heiligenschein-Effekt) oder negativ (Teufelshörner-Effekt) sein. Einige wenige Eigenschaften eines Menschen können durch einen Beurteilenden (in einem Bewerbungsgespräch den Recruiter) so wahrgenommen werden, dass sie beim Recruiter eine bestimmte, entweder positive oder negative Wahrnehmung der anderen Person erzeugen.

Obwohl alle anderen Eigenschaften der zu beurteilenden Person nichts mit den offensichtlich hervorstechenden Eigenschaften zu tun haben, färbt sich der Gesamteindruck als Ganzes entweder positiv oder negativ ein. Der H.-Effekt kommt besonders dann verstärkt vor, wenn die zu beurteilende Person über besonders auffällige und hervorstechende Eigenschaften und Verhaltensweisen verfügt.

Verstärkt tritt der H.-Effekt auf, wenn der Recruiter auf bestimmte Merkmale und Verhaltensweise in besonderem Maße Wert legt. Er neigt dann dazu, diese Merkmale überzubewerten, wodurch sich wiederrum das Gesamtbild des zu beurteilenden Menschen einprägt.

In Auswahlverfahren werden eine ganze Reihe von Bewerbungsgesprächen geführt, in denen prinzipiell immer die Gefahr auftritt, dass der beschriebene Effekt auftritt. So besteht die Gefahr bei emotionalen Auswahlentscheidungen, dass der Bewerber den Job erhält, der an der gleichen Universität wie der Personalentscheider studiert hat oder demselben Hobby nachgeht. In strukturierten mehrstufigen, auf festen Anforderungskriterien basierenden Bewerbungsverfahren, in denen die Entscheidung schlussendlich auf Basis der quantitativen Auswertung der Bewerberdaten erfolgt, ist das Risiko eines Auftretens des Halo-Effektes deutlich begrenzt.

Einsatz einer Software für die Bewerberauswahl

Die Bewerberauswahl wird in vielen deutschen Unternehmen mittlerweile durch eine spezialisierte Software unterstützt, in der sich Bewerbungsverfahren verwalten und gezielt auswerten lassen. Diese Softwareanwendungen finden vor allem bei großen Unternehmen und Konzernen ihren Einsatz, bei denen mitunter mehrere hundert oder gar tausend Bewerbungen auf eine Stelle eingehen.

Die spezialisierten Programme erlauben die digitale Verarbeitung der Bewerbungen und deren automatisierte Selektion. Ansonsten wäre die Bewerberauswahl mit einem unglaublichen Mehraufwand verbunden. Durch den Einsatz geeigneter EDV-Programme ist der gesamte Prozess der Bewerberauswahl jederzeit transparent, strukturiert und nachvollziehbar.
Zudem können Bewerberprofile mittels Datenbankanalysen gezielt untersucht und ausgewertet werden.

Zu beachten ist in diesem Zusammenhang jedoch, dass die Speicherung personenbezogener Daten nach der Datenschutzgrundverordnung der schriftlichen Einwilligung der Bewerber bedarf.

Welche Methoden für die Bewerberauswahl gibt es?

Das am weitesten verbreitete und am häufigsten genutzte Instrument ist das Einzelgespräch (auch klassisches Bewerbungsgespräch). Daneben sind zum Beispiel Gruppeninterviews möglich, bei denen eine kleine Gruppe von Bewerbern gemeinsam zu einem Gespräch eingeladen wird.

Rationale oder emotionale Bewerberauswahl?

Recruiter sollten bei der Bewerberauswahl unbedingt rational und mittels eines leitfadenbasierten Interviews vorgehen. Ausgehend von dem definierten Anforderungsprofil des idealen Bewerbers werden für die Bewerbungsgespräche Interviewfragen und Testaufgaben konzipiert. Zur Vorbereitung auf ein Bewerbungsgespräch gehören für einen Recruiter zwingend die Bewerbungsunterlagen des Bewerbers, versehen mit Notizen und Fragen, die sich bei der Prüfung der Unterlagen ergeben haben. Zudem muss der Recruiter in der Lage sein, den Bewerbern alle wesentlichen Informationen zum Unternehmen in kompakter Form zu liefern.

Eine verschärfte Form der strukturierten und rationalen Bewerberauswahl ist das Assessment-Center. Im Zuge eines Assessment-Centers, das entweder durch das Unternehmen in Eigenregie oder externe Berater durchgeführt werden kann, werden den Kandidaten in mehreren Runden verschiedene Aufgaben gestellt, die diese entweder einzeln oder als Gruppe zu lösen haben. Neben fachlichen werden auch soziale Kompetenzen der Bewerber getestet. Die Aufgaben leiten sich konkret aus dem Anforderungsprofil der zu besetzenden Position ab. Am Ende des Assessment-Centers steht in der Regel fest, welcher Kandidat am besten für die Position geeignet ist.

Fazit

Die Bewerberauswahl ist deutlich weniger fehleranfällig, wenn sie rationalen und nachvollziehbaren Auswahlkriterien folgt und die Auswahl sich aus objektiven Kriterienkatalogen ableitet. Emotionale Auswahlentscheidungen werden zumeist in kleineren Unternehmen getroffen, die noch nicht ein strukturiertes Personalauswahlverfahren in ihrem Unternehmen implementiert haben oder gar über keine eigene Personal-/Recruiting-Abteilung verfügen.

Ein mehrstufiges, auf einem konkreten Anforderungskatalog basierendes Verfahren zur Bewerberauswahl ist am besten geeignet, fundierte Personalentscheidungen zu treffen, die mit einer hohen Wahrscheinlichkeit richtig sind und dem Unternehmen daraufhin idealerweise einen Nutzen stiften. Zwar ist das rationale Verfahren aufwendiger als das emotionale, aber die aus dem emotionalen Verfahren resultierenden Auswahlfehler können einem Unternehmen durch Ineffizienzen, Fehler und notwendige Stellenneubesetzungen auch erheblich Kosten verursachen.

Somit bleibt festzuhalten, dass Personalentscheidungen bei der Bewerberauswahl einer fundierten Entscheidungsbasis bedürfen, um menschliche Fehler auszuschließen. Die Frage nach dem rational oder emotional lässt sich damit eindeutig zu Gunsten von rational beantworten. Personalentscheidungen bedürfen einer rationalen Entscheidungsfindung.