Die Personalabteilungen widmen ihrem Onboarding-Prozess eine Menge Aufmerksamkeit, heißen neue Mitarbeiter herzlich willkommen und bringen sie schnell auf den neuesten Stand. Und das zu Recht. Aber wie sieht es aus, wenn Mitarbeiter gehen? Es scheint, dass die Sorgfalt, die die Arbeitgeber den Arbeitnehmern bei ihrer Ankunft anbieten, beim Ende des Arbeitsverhältnisses oft verschwindet. Das ist ein großer Fehler beim Offboarding.

Ein formalisierter Offboarding Prozess mindert nicht nur rechtliche und sicherheitsbezogene Bedrohungen und hilft Ihnen, ehrliches Feedback von Mitarbeitern zu erhalten, wie Sie Ihr Unternehmen verbessern könnten, es kann dazu führen, dass besonders gute Mitarbeiter motivierter sind, in der Zukunft möglicherweise wieder zurückzukehren. Deshalb verraten wir Ihnen, was für ein optimales Mitarbeiter Offboarding für Personalmanager dringend beachtet werden sollte.

Folgen Sie den Anweisungen, um einen reibungslosen Offboarding Prozess zu gewährleisten, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Kommunizieren Sie Änderungen beim Offboarding schnell

Wie lässt sich die Verabschiedung von Mitarbeitern optimal gestalten?

Wenn ein Mitarbeiter umzieht oder entlassen wird, besteht die Versuchung, die Änderung erst dann mitzuteilen, bis Sie alle Einzelheiten kennen:

• Wann ist der letzte Tag des Mitarbeiters?
• Wer übernimmt in der Zwischenzeit seine Verantwortung?
• Wie schnell können wir eine Stellenanforderung für den Ersatz erhalten?

Je länger Sie warten, desto wahrscheinlicher ist es jedoch, dass die Mitarbeiter anfangen, diese Fragen selbst zu beantworten, was zur Verbreitung von Fehlinformationen führen kann. Dies kann zu ernsthaften Schäden beim Offboarding führen: Laut Untersuchungen der Stanford University neigen die Menschen dazu, negative Gerüchte über andere ernst zu nehmen. Die Mitarbeiter glauben zu lassen, dass jemand entlassen wurde, als der Mitarbeiter gerade in eine andere Abteilung wechselte, kann einen irreparablen Schaden für den eigenen Ruf verursachen.

Um dies zu bekämpfen, teilen Sie den Managern mit, dass sie sowohl in ihrer Abteilung als auch in der Personalabteilung so schnell wie möglich den Austritt eines Mitarbeiters verkünden müssen, um die Verbreitung von Gerüchten zu verhindern. Eine einfache E-Mail reicht aus. Wünschen Sie dem Mitarbeiter alles Gute und geben Sie gegebenenfalls einen Grund für die Kündigung an. Sobald die Personalabteilung über die Kündigung informiert wurde, sollte die IT informiert werden, um den Offboarding Prozess zu starten.

Bereiten Sie die Unterlagen für den Offboarding Prozess vor

Wie lässt sich der Abschied eines Arbeitskollegen gut vorbereiten?

Als Nächstes wird sehr viel Papierkram anfallen. Der Offboarding-Prozess sollte die ordnungsgemäße Dokumentation der folgenden Punkte berücksichtigen:

• Rücktrittserklärung oder Kündigung
• Geheimhaltungs- und Wettbewerbsverbote (falls zutreffend)
• Leistungsdokumente (z. B. Erläuterung der laufenden Leistungen, Altersvorsorgeübergang, Arbeitslosenversicherung usw.)

Ein Audit-Trail der Unterlagen schützt beim Offboarding sowohl den Arbeitnehmer als auch den Arbeitgeber bei rechtlichen Problemen. Entlassene Angestellte müssen beispielsweise über die fortgesetzte Krankenversicherung informiert werden, die in der Leistungsdokumentation beschrieben wird. Administration Softwares können ein wertvolles Instrument sein, um die Leistungen von Mitarbeitern während des gesamten Prozesses klar nachzuverfolgen und zu kommunizieren.

Andererseits schützt ein unterschriebenes Kündigungsschreiben den Arbeitgeber, wenn ein verärgerter Arbeitnehmer behauptet, er sei nicht darüber informiert worden, warum er entlassen wurde. Um sicherzustellen, dass bei all diesen Dokumenten nichts verloren geht, wird die Verwendung Ihres Talent-Management-Systems zum Speichern von Kopien der Mitarbeiterunterlagen empfohlen. Wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet, könne Sie entweder physische Kopien von Offboarding-Dokumenten ausdrucken oder, bei einigen Systemen, den Mitarbeiter sich anmelden lassen, um diese elektronisch zu signieren.

Wenn Dokumente unterschrieben werden, benachrichtigt das System die Personalabteilung automatisch, welche abgeschlossen sind und welche noch erledigt werden müssen. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um den letzten Gehaltsscheck des Mitarbeiters auszustellen und zu schauen, ob er eine zusätzliche Entschädigung für die geschuldete Nebenabtretung einschließen muss.

Initiieren Sie den Wissenstransfer beim Offboarding

Was ist wichtig bei dem Abschied von Kollegen?

Wenn Mitarbeiter gehen, nehmen sie ihre Fähigkeiten und ihr institutionelles Wissen mit. Wenn Sie dieses Wissen nicht irgendwo aufzeichnen, könnte es für immer verloren gehen. Die nächste Einstellung möglicherweise sehr viel Zeit, um dieses Wissen selbst aufzubauen. Sobald ein Mitarbeiter kündigt, ist es Zeit, den Wissenstransfer-Prozess zu starten. Hier einige Fragen, die Sie ehemaligen Mitarbeitern stellen sollten, um ihr nützliches Wissen an den Nachfolger vermitteln zu können:

• Können Sie Ihren Alltag in Schritt-für-Schritt-Anweisungen aufteilen?
• Gibt es Projekte, die Sie wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich wiederholen? Was sind sie und wie machen Sie sie?
• Über welche Dateien muss Ihr Nachfolger Bescheid wissen und Zugriff darauf haben?
• Wer sind Ihre regelmäßigen Ansprechpartner innerhalb und außerhalb der Organisation, damit wir sie über den Übergang informieren können?
• Gibt es Systeme, an denen Ihr Nachfolger geschult werden muss?
• Welche Aufgaben haben in Ihrer Rolle Priorität?

Mitarbeiter können ihr Know-how während des Offboardings in einer Reihe von Prozess-Dokumenten oder in einem umfassenderen Wissensmanagement-System protokollieren, in dem Best Practices archiviert und im gesamten Unternehmen verbreitet werden können.

Führen Sie das Exit-Interview beim Offboarding durch

Wie kann man gute Worte zum Abschied finden?

Es was lange üblich, Exit-Interviews als sinnlose Formalität zu betrachten. Wenn ein Angestellter nicht bereit ist, ehrliches Feedback zu geben, während er hier arbeitet, warum sollte er dann seine Meinung ändern? Dennoch lohnt es sich häufig, ein Exit-Interview beim Offboarding durchzuführen.
Hier einige Fragen, die Sie den Mitarbeitern in einem Exit-Interview stellen sollten:

• Wie war der Job im Vergleich zu Ihren Erwartungen?
• Hatten Sie die notwendigen Ressourcen und Unterstützung, um Ihre Arbeit effektiv zu erledigen?
• Würden Sie dieses Unternehmen Freunden auf Arbeitssuche empfehlen? Warum oder warum nicht?
• Gibt es etwas, was wir hätten tun können, um Sie zu überzeugen, zu bleiben?
• Wie war Ihre Beziehung zu Ihrem Manager?
• Was ist das Wichtigste, was wir tun müssten, um uns zu verbessern?

Da die Anwesenheit der Manager oft zu Konflikten führt, sollten Sie in Betracht ziehen, einen neutralen Dritten wie einen Personalmanager dabei zu haben und das Interview selbst durchzuführen, um dem Mitarbeiter zu ermöglichen, sich wohlzufühlen. Versichern Sie dem Mitarbeiter, dass seine Antworten vertraulich oder zumindest anonym gehalten werden und dass Sie die von ihm aufgeworfenen Probleme untersuchen werden. Schließlich nehmen Sie die wertvolle Kritik ernst. Wenn Sie feststellen, dass häufige Probleme immer wieder auftauchen, können Sie die Probleme lösen, die dazu führen, dass wertvolle Arbeitskräfte verlassen werden.

Unternehmensbesitz beim Offboarding zurückfordern

Was muss bei der Verabschiedung von Mitarbeitern zurückgegeben werden?

Hoffentlich wissen Sie, wie wichtig es ist, Unternehmensbesitz zurückzufordern, wenn die Amtszeit eines Mitarbeiters zu Ende geht. Wenn nicht, hier sind einige Horrorgeschichten, um den Punkt nach Hause zu bringen:

• Ein Apple-Mitarbeiter behielt sein Sicherheitskennzeichen, damit er sich zurück ins Büro schleichen und ein ausgesetztes Projekt abschließen konnte.
• Ein Walmart-Arbeiter behielt seine Uniform und stahl 30.000 Dollar aus drei Geschäften.
• Ein Immobilienmakler verwahrte sein Firmen-Laptop und löschte permanent sensible Daten.

Stellen Sie sicher, dass Sie von Ihrem Unternehmen ausgestellte Geräte, wie Telefone oder Laptops zusammen mit Uniformen, Schlüsseln, Ausweisen, Taschen oder Sicherheitskarten wieder entgegennehmen. Sie sollten auch Firmen-Kreditkarten oder Spesenkonten auf den Namen dieses Mitarbeiters schließen und etwaige Gebühren oder Erstattungen bearbeiten.

Legen Sie den Mitarbeitern nicht die Last auf, sich daran zu erinnern, diese Gegenstände von sich aus einzureichen, da sie das bequemerweise „vergessen“ könnten. Sie können ein Inventar der an Mitarbeiter ausgeliehenen Artikel in einer Tabelle oder einem umfassenderen IT-Asset-Management-System führen, sodass Sie wissen, was Sie einfordern müssen, bevor der Mitarbeiter das Gebäude endgültig verlässt.

Eine schöne Verabschiedung beim Offboarding inszenieren

Welche Worte zum Abschied sind bei der Abschiedsfeier angemessen?

Bisher haben wir viel über die offiziellen Aspekte des Offboardings von Mitarbeitern gesprochen, aber es ist wichtig, auch eine schöne Verabschiedung zu machen – vor allem für die langjährigen Arbeiter, die sich feierliche Worte zum Abschied verdient haben.

Dies ist nicht nur eine Entschuldigung für eine Party. So wie sich ein guter erster Eindruck bei Neueinstellungen positiv auswirken kann, bleibt ein glücklicher letzter Eindruck bei einem Arbeitnehmer lange nach dem letzten Tag erhalten.

Die Verabschiedung vom Mitarbeiter ist ein wichtiger Moment. Hier haben die Kollegen auf der Abschiedsfeier die Gelegenheit, Abschiedsworte zum Ruhestand oder Worte zum Abschied zu finden, um den Abschied von Arbeitskollegen zu begehen. Die richtigen Worte zum Abschied sind jedoch häufig schwer zu finden. Doch die Verabschiedung vom Mitarbeiter muss unbedingt durchgeführt werden, da so eine Chance besteht, dass der Abschied von Kollegen und die Abschiedsfeier ihn motivieren, wieder ins Unternehmen zurückzukehren oder es anderen zu empfehlen.

Bei der Verabschiedung vom Kollegen ist außerdem wichtig, dass der Chef anwesend ist. Es ist bereits hilfreich, den Abschied von Kollegen im Rahmen der Abschiedsfeier zu zelebrieren, doch die Abschiedsworte zum Ruhestand oder anderen Anlässen der Abschiedsfeier sollten auch vom Chef zu hören sein. Vermeiden sollten Sie hingegen, peinliche oder unangenehme Geschichten herauszuholen und den Mitarbeiter dadurch möglicherweise in Bedrängnis zu bringen.

Trotz der persönlichen Geschichten und der ehrlichen Emotionen, die Sie zeigen sollten, muss auch das Timing einer Abschiedsrede stimmen. Für eine kleine Feier eignen sich fünf bis zehn Minuten ideal. Denn Sie sind häufig nicht der Einzige, der Worte zum Abschied äußern möchte. Auch sollte die Abschiedsrede nicht zu pathetisch klingen, sondern möglichst natürlich formuliert sein.

Je nachdem, aus welchem Grund der Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, müssen Sie passende Worte dazu finden. Ungeeignet sind pauschale Formulierungen, bei denen man heraushört, dass Sie die Rede aus dem Internet kopiert haben. Besser geeignet sind hingegen kurze Texte, die mit einer persönlichen Geschichte beginnen, die wichtigsten Leistungen des Mitarbeiters für das Unternehmen zusammenfassen und Ihre ehrliche Wertschätzung beinhalten.

Selbst, wenn es Ihnen schwer fällt, ehrliche Worte zu finden, so sollten Sie sich doch bemühen, das möglicherweise wenige Gute, das Sie an einem Mitarbeiter finden, zu formulieren. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Rede auch von den anderen Mitarbeitern positiv wahrgenommen wird und sich Ihr Unternehmen klar im Punkt Wertschätzung positioniert.

Lassen Sie die Tür für eine Rückkehr beim Offboarding offen

Wie kann man den Abschied von Kollegen revidierbar gestalten?

Früher herrschte bei den Unternehmen der Gedanke vor, dass ein Mitarbeiter nach seinem Ausscheiden nie wieder im Unternehmen arbeiten würde.
Heutzutage beginnt sich das Denken – bei Unternehmen, die mit Fachkräftemangel zu kämpfen haben – zu ändern. Das Tabu um die Einstellung von „Bumerang-Mitarbeitern“ ist nahezu verschwunden.

Eine Umfrage zeigt, dass 76 Prozent der HR-Mitarbeiter die Neueinstellung von ehemaligen Mitarbeitern eher akzeptieren als in der Vergangenheit. Bevor Ihr Mitarbeiter geht, sollten Sie einige Schritte unternehmen, um die Tür für die Rückkehr offen zu lassen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, ein Alumni-Netzwerk ehemaliger Mitarbeiter aufzubauen: Über LinkedIn oder ein formelles Alumni-Management-System laden Sie Mitarbeiter ein, dem Netzwerk beizutreten, wenn Sie das Unternehmen verlassen.

Verwenden Sie dann das Alumni-Netzwerk, um Unternehmensnachrichten zu teilen, Feedback zu Ihrer Organisation zu erhalten und nach Empfehlungen für Stellenangebote zu fragen. Wenn ein Alumni-Netzwerk nicht möglich ist, vergewissern Sie sich mindestens, dass die Kontaktinformationen der Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind, und behalten Sie ihr Profil in Ihrem Rekrutierungssystem. Sie wissen nie, wann die perfekte Öffnung mit dem Mitarbeiter übereinstimmt, der zurückkehren möchte.

Ein gut durchgeführter Offboarding Prozess bringt zahlreiche Vorteile mit sich und führt dazu, dass Sie sich um weniger Probleme im Nachgang sorgen müssen. Die Abschiedsfeier des Mitarbeiters kann dabei sehr helfen und sollte mit Bedacht durchgeführt werden. Auch die Abschiedsworte zum Ruhestand zeigen, dass Ihr Unternehmen seine Mitarbeiter wertschätzt und Sie einen persönliche Verabschiedung vom Mitarbeiter ernst nehmen. Daher sollten die Worte zum Abschied stets mit Bedacht gewählt werden und die lange, gemeinsame Zeit im Fokus haben.

Abschiedsworte von Kollege können ebenfalls hilfreich sein, um den Abschied vom Kollege zu feiern und die Bindungen der Mitarbeiter untereinander im Rahmen der Abschiedsfeier zu stärken. Am besten beginnen Sie noch einmal ganz von vorne und erinnern sich bei der Verabschiedung vom Mitarbeiter gemeinsam an die vergangene Zeit und führen aus, weshalb der Mitarbeiter so stark zum Gelingen des Unternehmens beigetragen hat.