Einen sauberen Übergang schaffen – Nachfolgeplanung in Unternehmen

Kaum ein Gebiet ist so relevant für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens, wie die Nachfolgeplanung. Im Kern geht es darum, frühzeitig sicherzustellen, dass Stellen in einem Unternehmen rechtzeitig besetzt werden, wenn ein Mitarbeiter wegen Kündigung oder Rente das Unternehmen verlässt. Im Fall von Personalwechseln ist das Risiko besonders hoch, dass enorme Mengen an Fachwissen verloren gehen und dem Unternehmen nicht mehr zur Verfügung stehen.

Findet dieser Verlust an Schlüsselstellen und bei sogenannten Keyusern statt, können die Betriebsabläufe merklich ins Stocken geraten. sollten Sie verantwortlich für die Nachfolgeplanung sein oder diese beeinflussen können gibt es im Folgenden einige hilfreiche Tipps für Sie. Dass Nachfolgeplanung und Personalentwicklung eng miteinander verwoben sind, wird sich ebenfalls zeigen.

Überblick über die Personalsituation verschaffen

Um Fachkräfte zur richtigen Zeit ersetzen zu können und zielgerichtete Personalentwicklung zu betreiben, benötigen Sie einen Personalspiegel. Dieser gibt Ihnen einen Überblick, welche Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung beschäftigt sind. Die Altersstruktur der Mitarbeiter ist dabei für die strategische Nachfolgeplanung von entscheidender Bedeutung. Anhand des Alters der einzelnen Mitarbeiter lässt sich ableiten, wann ein Ersatz notwendig wird.

Sicherheitshalber sollten Sie nicht mit dem gesetzlichen Renteneintrittsalter für die Nachfolgeplanung kalkulieren, da viele Mitarbeiter bereits vorher in Rente gehen. Auch das Risiko längerer Krankheitsphasen steigt mit höherem Alter. Aus der Altersstruktur abgeleitet wird sich ein Bild ergeben, welche Stellen in der nächsten Zeit zu besetzen sind. Dabei ist eine Unterteilung in kurzfristige (1-2 Jahre), mittelfristige (2-5 Jahre) und langfristige Personalplanung (mehr als 5 Jahre) sinnvoll.

Ausgewogene Altersstruktur gewährleisten

Bereits bevor es an die Detailplanung der Personalentwicklung geht, können Sie versuchen, eine dauerhaft gesunde Altersstruktur im Unternehmen zu gewährleisten. Junge Mitarbeiter haben dabei den Vorteil, dass sie belastbar, neugierig und offen für Neues sind. Dafür mangelt es ihnen an Erfahrung, sodass sie für komplexe Sachverhalte meist nicht geeignet sind.

Die Mischung macht’s

Alte Mitarbeiter haben genau diese Erfahrung, sind aber nicht selten eingefahren in ihren Abläufen. Manche von ihnen haben bereits innerlich gekündigt oder lassen keine Innovationen mehr zu („Das haben wir schon immer so gemacht!“). Bei den Altersgruppen dazwischen finden sich unterschiedliche Abstufungen der eben genannten Aspekte. Im Rahmen der Personalentwicklung sollten Sie immer ein Auge auf eine gesunde Mischung der Altersklassen haben. Dabei geht es nicht nur um das ganze Unternehmen, sondern auch um spezielle Fachbereiche.

Für die Nachfolgeplanung ist die Überalterung eines Fachbereiches genauso nachteilig, wie die Überalterung des ganzen Unternehmens. Strategische Nachfolgeplanung setzt bereits hier an. Wenn es junge und alte Mitarbeiter in den Abteilungen gibt, kann ein Wissenstransfer stattfinden. Junge Mitarbeiter profitieren von Fachwissen und Erfahrung, ältere Mitarbeiter erhalten neuen Input und technisch versierte Kollegen.

Schlüsselpositionen erkennen

Ein erster Schritt, um eine zielgerichtete Nachfolgeplanung zu betreiben, ist die Identifikation von Schlüsselpositionen. Gerade bei diesen lohnt sich der Aufwand der Personalentwicklung. Schlüsselpositionen sind dabei nicht an bestimmte Hierarchiestufen gebunden. Sie können an jeder Stelle des Unternehmens entstehen. Beispielsweise hat ein Außendienstmitarbeiter definitiv eine Schlüsselposition inne, wenn er die überwiegende Anzahl an Kundenkontakten hält.

Ein Techniker, der als einziger eine Maschine bedienen kann, hat ebenso eine Schlüsselposition inne. In diesem extremen Beispiel sollten Sie im Rahmen der Personalentwicklung sowieso über eine Vertretung nachdenken. Sonst könnte im Krankheitsfall dieses Mitarbeiters die Produktion stehen, obwohl dies vermeidbar gewesen wäre.

Folgende Kriterien können Ihnen helfen, eine Schlüsselposition zu erkennen

  • besondere Tragweite der Entscheidungen
  • Auswirkungen der Entscheidungen auf andere Unternehmensbereiche
  • hohe Personalverantwortung
  • Inhaber erbringt komplexe Problemlösungen
  • Spezialwissen einer Branche / eines Wissensgebietes benötigt
  • hoher zeitlicher Aufwand bei Neubesetzung
  • hohe Einarbeitungsdauer für neue Mitarbeiter
  • Karrieren in Bahnen lenken
  • Bei Sachbearbeiterposten dürfte Ihnen die Nachfolgeplanung nicht sonderlich schwerfallen. Ein ausscheidender Mitarbeiter wird durch einen neuen Mitarbeiter mit einer entsprechenden
  • Berufsausbildung ersetzt. Nach wenigen Wochen Einarbeitungszeit, in Einzelfällen auch weniger, kann der neue Mitarbeiter seine Arbeit vollumfänglich und selbstständig ausführen. Vor größere Probleme ist die Personalentwicklung dagegen bei Schlüsselpositionen mit besonders hohen Anforderungen gestellt.

Diese finden Sie oft im Finanzbereich, in der IT oder in technischen Abteilungen. Hat sich ein Mitarbeiter über Jahre weiterentwickelt und Fortbildungen absolviert ist alleine ein fachliches Pendant nicht auf Anhieb zu finden. Die praktischen Erfahrungen innerhalb der Organisation sind noch schwieriger zu erlangen. Daher sollten Du, sofern möglich, die Nachfolgeplanung konkret auf solche Stellen lenken. Ein praktischer Ansatz ist es, junge und hoch qualifizierte Mitarbeiter dem älteren Mitarbeiter an die Seite zu stellen.

So kann dieser eine Art Mentorenrolle übernehmen. Die jungen Kollegen werden stetig entwickelt und profitieren von der Erfahrung ihres Mentors. Irgendwann übernehmen sie Teilaufgaben von diesem und Lösen ihn bei Renteneintritt komplett ab. Die langfristige Entwicklungsperspektive kann für junge Mitarbeiter zudem sehr motivierend wirken. Dadurch leisten sie mehr und werden möglicherweise noch besser in dem betreffenden Themengebiet, als es ihr Mentor war. Die Personalentwicklung muss in diesem Fall jedoch sehr frühzeitig, bestenfalls über Jahre hinweg eingeleitet werden.

Fachkräftemangel in Sicht

Der Begriff Fachkräftemangel ist derzeit in aller Munde. Doch der Tatsache, dass die Generation der Babyboomer in den nächsten Jahren in Rente geht, ist kaum von der Hand zu weisen. Neben den internen Herausforderungen von Nachfolgeplanung und Personalentwicklung werden dann noch externe Einflussfaktoren an Bedeutung gewinnen. Bevor sich diese Situation weiter verschärft sind Sie bereits gut gerüstet, wenn Sie junge Nachwuchstalente schon jetzt in das Unternehmen holst.

Mit der Personalentwicklung können Sie es dann entspannter angehen lassen und das Wissen der jungen Kollegen nachhaltig aufbauen. Selbst wenn Sie ein oder zwei Jahre mehr Mitarbeiter als nötig beschäftigst, können Sie diese Strategie als Investition in die Zukunft sehen. Konkurrierende Unternehmen werden in wenigen Jahren ebenfalls händeringend Personal für ihre eigene Nachfolgeplanung suchen.

Wenn Sie bereits die Möglichkeit hattest, Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden, stehen die Chancen gut, dass sie sich nicht abwerben lassen. Daraus kann Ihnen ein erheblicher Wettbewerbsvorteil entstehen, der die Mehrausgaben in den Jahren davor mehr als rechtfertigt.

Sind Ihre Mitarbeiter zufrieden?

Fluktuation im Personal kann nicht nur durch die Altersrente entstehen. Auch junge Mitarbeiter können sich umorientieren und die Kündigung einreichen. Meistens können Sie dann keine langfristige Nachfolgeplanung betreiben. Sie können jedoch vermeiden, dass Sie eine Kündigung vollends überrascht. Zu diesem Zweck sind regelmäßige Mitarbeiterbefragungen denkbar. Wenn sich dort eine breite Unzufriedenheit abzeichnet, sollten Sie versuchen gegenzuwirken.

Nachfolgeplanung als Win-win-Situation

Zu diesem Zweck ist auch die Personalentwicklung ein probates Mittel. Oft resultiert Unzufriedenheit nicht aus zu geringem Gehalt, sondern aus Unterforderung. Wenn mehr interne Mitarbeiter in die Nachfolgeplanung eingebunden und dafür qualifiziert werden, ergibt sich eine Win-win-Situation.

Die Mitarbeiter erhalten eine kostenlose Weiterbildungsmaßnahme und können höherwertige Aufgaben ausführen und durch die Förderung des Personals lässt sich Unzufriedenheit vorbeugen. Im Endeffekt haben Sie damit besser qualifiziertes und zufriedeneres Personal als vorher. Die Kosten für die Fortbildungen sollte dieses Resultat definitiv wert sein.

Über die fachliche Zufriedenheit hinaus können Sie die Work-Life Balance der Belegschaft im Auge behalten. Eine gute Work-Life Balance wird bestenfalls mit einer geringen Fluktuation und einem niedrigen Krankenstand belohnt. Das vereinfacht die Nachfolgeplanung und auch die Personalentwicklung enorm. Sport und Freizeitangebote sowie flexible Arbeitszeitmodelle sind effektive Wege Beruf und Freizeit für die Mitarbeiter besser vereinbar zu machen.

Kostenvorteile durch strategische Nachfolgeplanung

Die Kostenvorteile, die durch die Nachfolgeplanung entstehen, wurden bereits teilweise angesprochen. Aus der Vielzahl der kleinen Sparpotenziale ergibt sich in Summe meistens ein erheblicher Betrag. Einige Vorteile entstehen durch Ihnenekte Ersparnisse, die meisten Vorteile ergeben sich aber durch die Vermeidung von Kosten. Eine Ihnenekte Ersparnis ist das geringere Gehalt von internen Bewerbern.

Hat ein Mitarbeiter seine Ausbildung in dem Betrieb abgeschlossen und wurde danach im Rahmen der Personalentwicklung auf eine höherwertige Stelle vorbereitet, werden meist geringere Gehälter gezahlt, als für externe Mitarbeiter. Das liegt unter anderem daran, dass der Mitarbeiter selbst keinen Vergleich hat und dass ihm die Erfahrung aus verschiedenen Unternehmen fehlt. Diesem Kostenvorteil steht aber immer das Risiko von „Betriebsblindheit“ entgegen.

Schutz vor unnötigen Kosten

Das größere finanzielle Potenzial der Nachfolgeplanung im Rahmen der Personalentwicklung steckt in den Kosten, die durch eine geordnete Nachfolgeregelung vermieden werden können. In technischen und IT-Berufen werden Ausfallkosten vermieden. Egal ob ein Computerprogramm nicht nutzbar ist oder eine Produktionsmaschine stillsteht, entstehen innerhalb weniger Stunden erhebliche Kosten. Eine geregelte Nachfolgeplanung schützt davor.

Vermeidung von Reputationsschäden

Mit solchen Ausfallkosten geht auch ein Reputationsschaden einher. Dieser kann besonders bei Stellen mit Kundenkontakt eintreten. Wenn keine Personalentwicklung durchgeführt werden konnte, nimmt möglicherweise ein Mitarbeiter mit Geschäftspartnern Kontakt auf, der dafür noch nicht vorbereitet ist. Das kann dem Ansehen des Unternehmens schaden und Kundenbeziehungen gefährden. In diesem Szenario entstehen weitere Kosten für Schulungen und Fortbildungen, um jemanden für die unbesetzte Stelle zu qualifizieren.

Qualitätsabnahme verhindern

Die direkte Weitergabe des Wissens hätte diese Kosten gespart. Eine gute Nachfolgeplanung verhindert auch einen Qualitätsabnahme, egal in welchem Fachbereich. Eine detaillierte Einarbeitung schafft einen fließenden Übergang, der von anderen Abteilungen und Geschäftspartnern bestenfalls gar nicht zur Kenntnis genommen wird. Mängel in der geleisteten Arbeit haben Unstimmigkeiten mit anderen Abteilungen oder externe Reklamationen zur Folge.

Beides verursacht erhebliche Kosten. Ineffektive Arbeitsweisen entstehen meistens auch aus mangelnder Personalentwicklung. Selbst wenn ein Mitarbeiter für nur eine Aufgabe durch eine fehlende Nachfolgeplanung 30 Minuten pro Tag länger braucht, entsteht dem Unternehmen ein Verlust.
Die größten Kostenvorteile der Nachfolgeplanung entstehen daher durch die Kosten, die vermieden werden können. Daher sind diese Vorteile oft auch erst auf den zweiten Blick sichtbar.

Unternehmensnachfolge planen

Ein besonderer Bereich der Nachfolgeplanung ist die Unternehmensnachfolge, bei der ein Ersatz für den Inhaber oder Geschäftsführer einer Gesellschaft gesucht wird. Selten wird dieser Schritt aufgrund einer Kündigung vollzogen. Meistens wird eine Altersnachfolge gesucht. Einige Unternehmen mussten auch bereits ihren Betrieb einstellen, weil kein Nachfolger gefunden wurde.

Wenn Sie mit der Nachfolgeplanung für diese Position betraut sind, ergeben sich spezielle Herausforderungen, die es bei anderen Bereichen nicht gibt. Bestenfalls gibt es in Familienunternehmen einen Nachfolgekandidaten aus der Inhaberfamilie. Mithilfe der Personalentwicklung kann dieser bereits vorab in dem Unternehmen tätig sein und alle nötigen Kenntnisse vermittelt bekommen. Dann ist meistens ein reibungsloser Wechsel der Geschäftsführung möglich.

Hoffnung in die Kinder stecken?

Oft scheuen sich Kinder von Unternehmern aber vor der zeitaufwendigen und verantwortungsvollen Aufgabe ein Unternehmen zu leiten. Ob ein Interesse innerhalb der Familie besteht, das Unternehmen weiterzuführen sollten Sie daher schnellstmöglich in Erfahrung bringen. Gibt es dieses Interesse nicht, gilt es, so schnell wie möglich mit der Nachfolgeplanung zu beginnen.

Ist ein geeigneter Nachfolger gefunden, dessen Qualifikationen der Tätigkeit genügen, ist eine weitere Personalentwicklung vorerst nicht notwendig. Jedoch muss ein Übergabezeitpunkt insbesondere in mittelständischen Unternehmen genau fixiert werden. Ansonsten besteht das Risiko, dass sich der bisherige Inhaber nicht von dem Unternehmen löst und immer noch eigene Ideen einbringt. Die neue Geschäftsführung kann dann kein eigenes Profil entwickeln und wird von der Belegschaft nicht respektiert.

Umgekehrt besteht die Gefahr einer zu kurzen Übergangsfrist darin, dass der neue Geschäftsführer nicht ausreichend in die Unternehmensprozesse eingewiesen wird. Infolge dessen ist ein Scheitern des Nachfolgers wahrscheinlich.

Fazit

Nachfolgeplanung in Unternehmen ist ein wichtiges Gebiet, das oft wenig beachtet wird. Dabei können die Risiken aus mangelnder Personalentwicklung nur mit weitsichtiger Planung beseitigt werden. Wenn sowohl intern als auch extern geeignete Kandidaten ausgewählt und an ihre Aufgaben herangeführt werden, entstehen keine Personalengpässe.

Das ist eine der Voraussetzungen für die Fortführung eines Unternehmens. Wenn Sie die oben genannten Punkte berücksichtigst und Ihr eigenes Profil finden, wird dieser Teil der Personalentwicklung keine Herausforderung für Sie darstellen.

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4 Kommentare zu „Einen sauberen Übergang schaffen – Nachfolgeplanung in Unternehmen“

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