Cost-per-Hire ist wohl die wichtigste aller Kennzahlen der Personalgewinnung. Dies gilt besonders in Zeiten erhöhter Fluktuation und Arbeitsflexibilität. Um im „War-for-Talent“ zu bestehen, sollten Unternehmen zumindest wissen, worum es sich bei Cost-per-Hire handelt. Kennt ein Unternehmen seine Kosten in der Personalbeschaffung, kann besser bestimmt werden, wo die vielen Rekrutierungseuros investiert werden. Diese strategischen Rekrutierungsentscheidungen können Unternehmen potenziell eine ganze Menge Geld sparen und dazu beitragen, bessere Talente für sich zu gewinnen.

Cost-per-Hire (CPH) ist eine der interessantesten Rekrutierungskennzahlen. Das Konzept ist zwar ist einfach zu verstehen, kann jedoch zeitraubend sein. Für manche ist es wichtig, für andere undurchsichtig. Da bei der Personalbeschaffung vielfältige Faktoren einfließen, kann es schwierig sein, genaue Kosten pro Rekrutierung für ein Unternehmen zu berechnen.
In diesem Artikel untersuchen wir die Funktionsweise und versuchen, den Wert zu ermitteln.

Was ist Cost-per-Hire?

Zunächst ist es wichtig, zu erklären, dass bei Cost-per-Hire grundsätzlich zwischen verschiedenen Ansätzen unterschieden werden kann – dem unternehmensinternen Cost-per-Hire und dem Cost-per-Hire im Branchen- bzw. Unternehmensvergleich.

Der Unternehmensinterne Cost-per-Hire: Definiert eine Formel und Methode zum Erstellen der Recruiting Kosten, die für eine bestimmte Organisation geeignet ist. Diese Metrik ist nicht für den Vergleich mit den CPH-Daten anderer Organisationen ausgelegt. Es ist als umfassende Darstellung der Kosten- und Einstellungsdaten einer einzelnen Organisation konzipiert.

Cost-per-Hire im Branchen- bzw. Unternehmensvergleich: Definiert eine Formel und Methode zum Erstellen der CPH-Kennzahl, die für den Vergleich zwischen Organisationen geeignet ist. Diese Metrik verwendet eine ähnliche Methode wie der unternehmensinterne CPH.

Wir beschäftigen uns in diesem Artikel mit dem unternehmensinternen Cost-per-Hire.
Mit dem Cost-per-Hire sollen die Kosten gemessen werden, die mit der Beschaffung, Einstellung und Eingliederung eines Arbeitnehmers verbunden sind, mit dem eine offene Stelle in einer Organisation besetzt wird.

Wie wird Cost-per-Hire berechnet?

CPH ist das Verhältnis der Gesamtausgaben (sowohl der externen als auch der internen Kosten) zur Gesamtzahl der Einstellungen in einem bestimmten Zeitraum.
Oder als mathematische Formel dargestellt:

           interne Recruiting Kosten + externe Recruiting Kosten
CPH = —————————————————————–
Anzahl von Neueinstellungen in einer Zeitperiode

Die Variable der externen Recruiting Kosten umfasst alle außerhalb der Organisation für die Rekrutierungsbemühungen während des fraglichen Zeitraums aufgewendeten Ausgaben. Dazu zählen beispielsweise Agenturgebühren, Werbekosten, Investitionen auf Jobmessen und Reisekosten im Zuge des Rekrutierungsprozesses.

Die interne Kostenvariable umfasst alle Quellen von internen Ressourcen und Aufwendungen, die während des betreffenden Zeitraums für die Personalbesetzung verwendet wurden. Beispiele für interne Recruiting Kosten sind das Gehalt und die Boni des Rekrutierungsteams sowie Fixkosten wie physische Infrastruktur (Systemkosten für Talentakquisitionen usw.).

Die Variable für die Gesamtanzahl der Einstellungen umfasst die Gesamtzahl der Einstellungen, die in dem ausgewerteten Zeitraum vorgenommen wurden – unabhängig von der Personalkategorie der Mitarbeiter (reguläre Vollzeit, Teilzeit usw.).

Bedeutung von Cost-per-Hire

Unternehmen, die diese Metrik konsequent anwenden, verfolgen dabei einen großen Vorteil. Durch die Verfolgung interner und externer Rekrutierungskosten können Talentakquisitionsteams Budgets erstellen und diese einhalten. Es ist einfach, Ressourcen für Dinge auszugeben, wo es nicht gebraucht wird, wenn Unternehmen Ihre Rekrutierungskosten nicht konsequent berechnen.

Die Messung des Cost-per-Hire hat jedoch auch Nachteile. Autor Dr. John Sullivan, der sich auf Talent Management spezialisiert hat, hat sich seit langem gegen die Verwendung des Cost-per-Hire ausgesprochen. Er führt viele vernünftige Argumente an, etwa die Tatsache, dass das Konzept von strategischer Rekrutierung und der Qualität der Einstellungen ablenken kann.
Es macht durchaus Sinn für Unternehmen, weniger auf Personalbeschaffungskosten und mehr auf Qualität neuer Talente zu achten.

Die besten Leute könnten teuer sein oder länger brauchen, aber sie sind ein Garant für langfristigen Erfolg. Wenn Organisationen beispielsweise festgestellt haben, dass sich der Cost-per-Hire in diesem Jahr gegenüber dem letzten Jahr verdreifacht hat, wäre dies nicht unbedingt eine schlechte Sache. Möglicherweise wurden bessere (und höher bezahlte) Mitarbeiter eingestellt, in bezahlten (anstelle von kostenlosen) Jobbörsen geworben oder in ein Applicant Tracking System (ATS) investiert. All dies kann trotz erhöhtem Investitionsaufwand zu besseren Einstellungen führen.

Ein weiteres Problem bei der Cost-per-Hire Metrik besteht darin, dass sie ergänzende Metriken benötigt, um nützlich zu sein. Wer die anderen Kennzahlen der Personalgewinnung außer Acht lässt, läuft Gefahr, seinem Unternehmen langfristig zu schaden.

Cost-per-Hire ist nur ein Teil des Kuchens, und wenn Unternehmen es als eigenständige Einheit betrachten, kann dies Nachteile haben. Wenn Organisationen nur den CPH bewerten, sind sie möglicherweise so auf das Geld konzentriert, dass sie die Qualität einer Einstellung übersehen. Die Einstellung von Top-Talenten kann im „War-for-Talent“ teuer sein oder länger dauern, aber diese stellen sich oft als erfolgreiche, treue Mitarbeiter heraus.

Um das Konzept von Cost-per-Hire effektiv nutzen zu können, sollten Unternehmen diese drei Best Practices verfolgen

Auswerten und dann neu bewerten

CPH regelmäßig auswerten, damit die Fluktuationen kontinuierlich bewertet werden können. Dabei sollte bedacht werden, dass eine Erhöhung nicht immer eine schlechte Sache ist. Möglicherweise wurde mehr Geld in eine Rekrutierung investiert, um ein Geschäftsziel zu erreichen, das den Erfolg des Unternehmens steigern kann.

Kreuzüberprüfung

CPH-Daten sollten nach verglichen werden, um Bereiche zu ermitteln, in denen möglicherweise Kostengesenkt werden können, ohne die aktuellen Prozesse zu beschädigen.

Das Gesamtbild im Blick behalten

Es ist wichtig, dass Unternehmen die CPH-Werte anhand anderer wichtiger Messgrößen wie Einstellungsqualität oder Einstellungsquelle (z.Bsp. Mitarbeiterempfehlungen) messen und aus dem Gesamtbild Schlussfolgerungen ziehen, um ein ganzheitlicheres Verständnis des Recruiting-Erfolgs zu erzielen.

Wie können Unternehmen ihren Cost-per-Hire senken?

Für Personaler mit einem begrenzten Budget besteht die Schwierigkeit darin, das Gleichgewicht zwischen der Minimierung der Rekrutierungskosten pro Mitarbeiter und der optimalen Nutzung der vorhandenen Ressourcen. Eine angemessene Planung, Automatisierung und datengestützte Dokumentation sind hilfreich. Unternehmer müssen jedoch wissen, wie sie die zur Verfügung stehenden Tools einsetzen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Unternehmen damit anfangen können, die Einstellungskosten zu senken und dennoch die Ergebnisse Ihrer Rekrutierungsbemühungen zu maximieren.

Erstellen eines detaillierten Kandidaten-Profils

Es ist wichtig, von Anfang an genau zu wissen, welche Art von Hintergrund und Erfahrung für eine bestimmte Funktion benötigt wird. Mit einer Mischung aus Fokusgruppen, Besprechungen mit Einstellungsmanagern und Umfragen können Unternehmen ein Bild davon zeichnen, wer die ideale Person für ein Vorstellungsgespräch ist und welche Kandidaten am ehesten langfristig gehalten werden. Personaler sollten sich fragen, welche relevanten Fähigkeiten, Hintergründe und Persönlichkeitsmerkmale Talente haben sollten und wo sie sich am ehesten finden lassen.

Der Aufbau einer „Talent-Community“

Der Aufbau und die Wartung einer Pipeline interessierter, qualifizierter Kandidaten können Wunder für den Cost-per-Hirebewirken. Wenn eine neue Position in einem Team verfügbar wird, können Unternehmen auf die Talent-Community zugreifen, um die Position schneller zu besetzen. Dadurch werden sowohl die Aufwendungen für Stellenausschreibung als auch der Zeitaufwand für die Befragung von Bewerbern, die sich nicht für die Stelle eignen, minimiert.

Mitarbeiterempfehlungen

Mitarbeiterempfehlungen sind ein wichtiges Instrument, um neue Talente zu gewinnen. Das Beste daran ist, dass Unternehmen nicht erst in ein teures Mitarbeiterempfehlungsprogramm investieren müssen, um weitere Empfehlungen zu erhalten. Durch die Stärkung der Corporate Brand ermutigen Mitarbeiter andere, sich zu bewerben, ohne dafür bezahlt zu werden.

Social Media

Mit Social Media können Unternehmen ihre Stellenangebote auf Social-Media-Kanälen wie LinkedIn, Facebook, Twitter und sogar auf Instagram und Snapchat verknüpfen. Darüber hinaus können sie Ihre Arbeitgebermarke durch diese Form des Rekrutierungsprozesses der Welt präsentieren. Videos können Bewerber zeigen, wie ein „Tag im Leben“ in einem Unternehmen aussieht, und helle, ansprechende Bilder und Links zu Blogbeiträgen bieten auch wertvolle Einblicke in Kultur, Werte und Nutzen der Organisation.

Social Media bietet darüber hinaus den Vorteil, dass Organisationen durch gezielte Anzeigen Talente für vakante Stellen finden können, die zwar über das Unternehmen Bescheid wissen, aber möglicherweise erst dann aktiv werden, wenn sie auf einer direkteren Ebene angesprochen werden.

Eine Karriere Website

Da eine Karriereseite rund um die Uhr für Stellen und Corporate Brand werben kann, können so wesentlich mehr Bewerber zu sehr günstigen Preisen erreicht werden. Karriereseiten sind bereits seit Jahren eine der wichtigsten internen Rekrutierungsquellen, die beweisen, dass sie qualitativ hochwertige Kandidaten gewinnen können. Mit anderen Worten: Mit einer Karriereseite können Unternehmen schneller und kostengünstiger die richtigen Kandidaten finden. Dadurch wird weniger Geld für teure Rekrutierungsmethoden wie Stellenanzeigen oder Karrieremessen ausgegeben.

Interne Beförderungen

Die Beförderung bereits vorhandener Mitarbeiter ist zwar nicht immer die beste Lösung, wirkt sich jedoch äußerst positiv auf Kostenersparnis und Produktivität aus. Zum einen müssen Unternehmen auf diese Weise kaum Rekrutierungskosten für den neuen Mitarbeiter zahlen.

Zum anderen sind ihre Stärken, Schwächen und Erfahrungen bereits bekannt. Daher sollte ihre Leistung in der neuen Rolle leicht vorhersagbar sein. Ein weiterer Vorteil ergibt sich daraus, dass der Mitarbeiter bereits mit der Unternehmenskultur und den Kollegen vertraut ist. Auch wenn sie für ihre neuen Aufgaben zusätzliche Schulungen benötigen, wissen Organisation bereits das sie zum Unternehmen passen.

Der einzige Nachteil dieser Methode ist, dass Unternehmer die alte Position des Mitarbeiters entweder mit einem anderen Mitarbeiter oder einem neuen Mitarbeiter besetzen müssen. Aus diesem Grund senkt die interne Beförderung zwangsläufig nicht immer den Cost-per-Hire.

Prozessautomatisierung

Die Befragung von Kandidaten, die Wiederaufnahme des Screenings und das Arbeiten mit großen Datenmengen verbrauchen beträchtliche Zeit- und Arbeitsressourcen. Durch die Automatisierung bestimmter Arbeitsabläufe können menschliche Fehler (und die daraus folgende Verdoppelung der Arbeit) beseitigt, der Personalaufwand reduziert und die Effizienz der Rekrutierungsmaßnahmen verbessert werden.

Effiziente Software-Lösungen können die Arbeit mehrerer Personen gleichzeitig erledigen und die Rekrutierungsarbeit rationalisieren. Personaler können sich stattdessen auf wichtige strategische Aufgaben konzentrieren, z. B. die Verbesserung der Arbeitgebermarke oder den Aufbau wertvoller Beziehungen.

Dokumentation des Rekrutierungsprozesses

Eine der besten Möglichkeiten, die Effizienz von praktisch allen Aktivitäten von Unternehmen zu steigern, ist die Dokumentation eines Prozesses, die vor der nächsten Ausführung der gleichen Aufgabe ausgewertet werden kann. Dies hat zur Folge, dass der Prozess beim nächsten Mal in kürzerer Zeit, konsistenter und mit weniger Fehlern ausgeführt werden kann.
Nehmen wir an, eine Organisation muss einen Mitarbeiter einstellen, hat jedoch keinen festgelegten Prozess für die Rekrutierung.

Die Chancen stehen gut, dass sich die Personaler mit der Frage, wo sie überhaupt anfangen sollen, Zeit lassen, nicht wissen, welche Rekrutierungsquellen für die Suche am besten geeignet sind, und dass es schwierig ist, den Prozess über die Zeit zu verfolgen, die er benötigt.

Die Prozessdokumentation muss nicht groß oder ausgefallen sein, aber die ineffiziente Nutzung von Zeit und Geld kann verhindert werden, wenn Unternehmen ein einfaches Standardverfahren einsetzen, um den Rekrutierungsprozess zu dokumentieren und zu steuern.

Schaffen einer offenen, einladenden Unternehmenskultur

Die allermeisten Menschen arbeiten nicht gerne in Gegenwart einer Ellenbogengesellschaft. Unternehmen brauchen ein Team, das so freundlich und hilfsbereit wie möglich ist, um neuen Mitarbeitern zu helfen, sich so schnell wie möglich auf den neuesten Stand zu bringen. Eine gesunde Unternehmenskultur hilft auch dabei, die Fluktuationsrate der Mitarbeiter zu reduzieren, was für die Reduzierung des Cost-per-Hire wichtig ist.

Eine inklusive Kultur hilft den Mitarbeitern, Hürden im Training zu überwinden und mit Unterstützung ihrer Kollegen schneller zu wachsen. All dies ermutigt den Mitarbeiter gleichzeitig dazu, länger zu bleiben und minimiert die Notwendigkeit, erneut Zeit und Geld für einen Einstellungsprozess aufzuwenden.

Beim Testen dieser Rekrutierungswerkzeuge darf nicht vergessen werden, dass jedes Unternehmen einzigartig ist und die Ergebnisse dieser Werkzeuge je nach Organisation variieren können. Wenn Personaler jedoch die Wirksamkeit der einzelnen Tools messen und nachverfolgen, werden sie herausfinden, welche für ihr Unternehmen am effektivsten sind. Im Optimalfall wird so der Cost-per-Hire reduziert, während immer noch einige der besten Talente eingestellt werden.

Fazit

Wie eingangs bereits erwähnt ist der Cost-per-Hire die wohl wichtigste der vielfältigen Kennzahlen der Personalgewinnung. Er wird durch eine Kombination von internen sowie externen Rekrutierungskosten und den Anstellungen in einer festgelegten Zeitperiode berechnet.

Cost-per-Hire kann für Unternehmen bei richtiger Einordnung ein sehr wertvolles Mittel zur Kostenreduzierung sein. Vor allem für Personalabteilungen mit knappen Budgets bietet Cost-per-Hire einen hilfreichen Überblick zur effizienten Nutzung vorhandener Ressourcen. Jedoch birgt das Konzept auch Risiken. Organisationen, die sich nur noch am Cost-per-Hire in Form von finanziellen und zeitlichen Ressourcen orientieren, verlieren dabei unter Umständen die Tatsache aus den Augen, dass besonders im heutigen „War-for-Talent“ die besonders qualitativen Talente mehr Rekrutierungskosten bedeuten. Die Rekrutierungskosten sollten also immer in Relation zu der Qualität neu eingestellter Mitarbeiter betrachtet werden.

Die Mittel zur Reduzierung von dem Cost-per Hire sind vielfältig. Hierbei ist es von besonderer Bedeutung für Unternehmen, die entsprechenden Werkzeuge zu testen und gegebenenfalls an die Eigenschaften und Bedürfnisse der Organisation anzupassen.

Bei falscher Anwendung wird das Konzept von Cost-per-Hire zum Risiko, bei richtiger Implementierung spart es Unternehmen hingegen sehr viel Geld und Zeit.