Wenn sich potentielle neue Mitarbeiter auf eine Stelle bewerben, läuft es häufig nach einem bekannten Schema ab: die Unterlagen werden gründlich untersucht, schlechte Bewerbungen werden abgelehnt und aussagekräftige Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. Häufig stellt sich dann die Frage: Wer übernimmt eigentlich die Kosten?Um Arbeitgebern und Bewerbern Unannehmlichkeiten zu ersparen, ist es hilfreich, sich mit dieser Thematik im Voraus auseinanderzusetzen. Kurz und knapp kann festgehalten werden, dass das Unternehmen in der Regel sowohl die Fahrtkosten, als auch die Verpflegungskosten für ein Bewerbungsgespräch zu tragen hat. Es gibt jedoch einen Spielraum für Abweichungen. Diese muss man dem Bewerber vor der Anreise kommunizieren. Der folgende Artikel geht auf Ausnahmen und weitere Möglichkeiten ein.

Die Fahrtkosten beim Bewerbungsgespräch

Für Bewerber kann ein Bewerbungsverfahren einen hohen finanziellen Aufwand bedeuten. Bewerbungskosten setzen sich unter anderem zusammen aus Reise- und Verpflegungskosten. Des weiteren sind Ausgaben für Fotos, Dokumente und Bewerbungsmappen zu berücksichtigen. Grundsätzlich muss ein einladendes Unternehmen eine Fahrtkostenerstattung beim Bewerbungsgespräch durchführen. Das Bürgerliche Gesetzbuch sagt dazu:

„Macht der Beauftragte zum Zweck der Ausführung des Auftrages Aufwendungen, die er dem Umstand nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet (§670 BGB)“Dabei spielt es auch keine Rolle, ob der Bewerber die ausgeschriebene Stelle bekommt oder nicht. Jedoch ist eindeutig vermerkt, dass die Verhältnismäßigkeit stimmen muss. Etwas überspitzt ausgedrückt: Ein Helikopterflug muss normalerweise nicht erstattet werden, wenn es sich um eine Stelle mit durchschnittlicher Verantwortung und Vergütung handelt.In der Regel findet eine Fahrtkostenerstattung vom Arbeitgeber statt, wenn der Bewerber mit der Bahn (2. Klasse) oder dem eigenen Auto anreist. Generell wird pro gefahrenem Kilometer mit dem Auto 30 Cent erstattet. Der Arbeitgeber hat allerdings auch die Möglichkeit, darauf zu verzichten. Zum Beispiel, wenn es sehr viele Bewerber eingeladen hat und dem Unternehmen dadurch ein großer finanzieller Aufwand entstehen würde. Aber beachten Sie, dass Sie dies am besten im Voraus bei der Einladung schriftlich deutlich formulieren und begründen.

Wie sieht es mit den Verpflegungskosten aus?

Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch umfasst auch noch einen weiteren Kostenpunkt. Nicht nur die Erstattung der Fahrtkosten muss erfolgen, sondern auch die der Verpflegung. §670 BGB beinhaltet auch diesen Bereich. Allerdings gibt es auch hier einige Aspekte zu beachten. Die Kosten der Verpflegung muss man vom Arbeitgeber nur dann übernehmen, wenn sie auch wirklich notwendig waren.Ein Beispiel: Ein Bewerber hat montags um 12:00 Uhr ein Bewerbungsgespräch in einem Unternehmen. Die Dauer der Anreise beträgt lediglich 20 Minuten mit dem Auto. In diesem Fall ist davon auszugehen, dass keine Notwendigkeit für die Erstattung von Essen und Trinken besteht.

Anders sieht dies aber zum Beispiel aus, wenn man ein mehrtägiges Assessment durchführt, das einen Aufenthalt in einer entfernten Stadt erfordert. In diesem Fall wären die Kosten vom Unternehmen zu tragen. Aber auch hier gilt das Prinzip der Verhältnismäßigkeit. Ein Besuch im teuersten Restaurant der Stadt, mit Verzehr von Hummer und Kaviar würde dies keinesfalls erfüllen. Wenn Sie als Arbeitgeber nicht für die Kosten des Hotels und der Verpflegung aufkommen möchten oder können, müssen Sie auch dies im Voraus schriftlich kommunizieren.

Bewerbungskosten und Steuer

Wenn von Bewerbern die Kosten nicht erstattet werden, können sie sie zumindest steuerlich geltend machen. Bewerbungskostengelten als Werbungskosten ( Aufwendungen, die zur Ausübung eines Berufes aufgebracht werden). Einfach ausgedrückt kann gesagt werden, dass Bewerbungskosten Ihre Steuern reduzieren. Auch hier spielt es keine Rolle, ob Sie den Job bekommen haben oder nicht.Somit können Sie alle Kosten für Materialien, Selbstmarketing, Recherche und Reise in der Steuer angeben. Wenn Sie die Bewerbungskosten absetzen möchten, sollten Sie aber alle benötigten Nachweise, wie Quittungen oder Zertifikate aufbewahren. Zur Vereinfachung kann eine Pauschale herangezogen werden. Laut eines Urteils des Finanzgerichtes in Köln aus dem Jahr 2004 beträgt diese für Bewerbungen mit einer Bewerbungsmappe 9 Euro und ohne eine Mappe 2,50 Euro. Eine oft angeführte Grenze ist 1000 Euro.

Überschreitet man diesen Betrag, fordert das Finanzamt in der Regel den Nachweis auf. Auch der Verpflegungsmehraufwand ist zu berücksichtigen. Für das Verständnis ist es hilfreich, diesen kurz zu erklären. Der Verpflegungsmehraufwand beinhaltet alle zusätzlichen Kosten der Verpflegung, die entstehen, wenn eine Person sich nicht auf der Arbeit oder im eigenen Zuhause aufhalten kann. Selbstverständlich bezieht sich auch dies auf berufliche Tätigkeiten. Dabei wird zwischen einer kleinen und einer großen Pauschale differenziert.Die kleine Pauschale beinhaltet Aufwendungen, die im Zuge einer beruflichen Reise mit einer Dauer von 8-24 Stunden entstehen und die An- und Abreisetage einer längeren Geschäftsreise. Die kleine Pauschale beläuft sich auf 12 Euro. Im Gegensatz dazu behandelt die große Pauschale Geschäftsreisen, die mehr als 24 Stunden andauern und der absetzbare Betrag ist 24 Euro. 

Die Alternativen zum klassischen Vorstellungsgespräch

Um Kosten zu reduzieren, können Sie sich über alternative Möglichkeiten Gedanken machen. Im heutigen digitalen Zeitalter verfügt nahezu jeder Mensch über technische Mittel. Spielen Sie doch einmal mit der Überlegung, ein Bewerbungsgespräch über Skype durchzuführen.Das ist besonders dann vorteilhaft, wenn der Bewerber weit entfernt wohnt. Damit es problemlos funktionieren kann, sollte Ihre Internetverbindung über eine ausreichend schnelle Datengeschwindigkeit verfügen. Dadurch sparen nicht nur Sie und der Bewerber Zeit und Geld, sondern schonen auch noch die Umwelt. Ein Gespräch kann selbstverständlich auch ganz einfach per Telefon erfolgen.Ein weiterer Denkansatz: Einige Experten sind der Meinung, das klassische Vorstellungsgespräch sei ein Auslaufmodell. Dies begründen sie mit Hilfe der Einschätzung von Psychologen.

Jene sagen, dass der Mensch ohnehin nicht dazu in der Lage sei, die Tauglichkeit eines Bewerbers in einem einzigen Gespräch zu beurteilen. Auch würden sich Personaler teilweise von äußerlichen Eindrücken beeinflussen lassen (eine normale menschliche Eigenschaft).Somit raten sie dazu, gleich ein Assessment Center durchzuführen oder einen Bewerber zur Probearbeit einzuladen. Dies führt natürlich auch zu Kosten, allerdings könnte man zumindest die eines Bewerbungsgespräches verhindern.

Fazit

Eine Einladung zur Vorstellung beinhaltet nicht nur Chancen und Vorteile, sondern auch Kosten. Paragraph 670 des Bürgerlichen Gesetzbuches zeigt eindeutig, dass ein Arbeitgeber die Kosten der Bewerber grundsätzlich zu tragen hat. Dabei ist nicht nur die Erstattung der Fahrtkosten zu beachten, sondern auch die der Verpflegung. Wollen Sie als Unternehmen jene Kosten nicht übernehmen, müssen Sie dies dem Bewerber im Voraus schriftlich mitteilen.

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