Arbeitszeugnis – Das müssen Sie beachten

Ein Arbeitszeugnis gibt Aufschluss über Tätigkeit und Persönlichkeit des Angestellten

Beendet ein Mitarbeiter seine Tätigkeit in Ihrem Unternehmen, hat er Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieses muss gewissen Kriterien entsprechen, die sowohl die formale Ausfertigung als auch den Inhalt und seine Formulierungen betreffen.

Was ist ein Arbeitszeugnis und wer hat Anspruch darauf?

Grundsätzlich ist ein Arbeitszeugnis eine schriftliche Urkunde über ein Beschäftigungsverhältnis und gilt vor allem für den Angestellten als entscheidend für sein weiteres Fortkommen auf dem Arbeitsmarkt. Grundsätzlich hat jeder, der einer Tätigkeit in Ihrem Unternehmen nachgekommen ist, Anspruch darauf, dass Sie ein Arbeitszeugnis erstellen.

Dies gilt unter anderem für

  • Voll- und Teilzeitkräfte
  • 450 Euro Jobber
  • Praktikanten
  • Volontäre

Die Relevanz eines Arbeitszeugnisses nicht unterschätzen

Für Arbeitnehmer, die sich nach einem neuen Job umsehen, ist ein Arbeitszeugnis ein wichtiges Dokument, das ihren bisherigen Werdegang auf dem Berufsweg sowie ihre Berufserfahrungen und deren Kenntnisse belegt. Als Arbeitgeber, der ein Arbeitszeugnis erstellen muss, sehen Sie das vermutlich etwas anders. Immerhin geht es dabei um einen ausscheidenden Arbeitnehmer und im Prinzip um die Vergangenheit sowie damit verbundene Themen, die für Sie und Ihr Unternehmen zukünftig kaum mehr Relevanz haben.

Doch diesen Standpunkt sollten Sie ändern, immerhin ist ein laienhaftes oder unzureichend formuliertes Arbeitszeugnis auch eine indirekte Abwertung Ihres Unternehmens in der Branche. Nicht zuletzt gibt es gerade aufgrund dessen immer wieder aufwändige Rechtsstreitereien zwischen Ihnen als Arbeitgeber und früheren Arbeitnehmern. Vermeiden Sie dies im Vorfeld und nehmen Sie sich die Zeit, ein Arbeitszeugnis so zu formulieren, dass es den Ansprüchen des Arbeitnehmers und Ihrem Ansehen gerecht wird.

Einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis – wo ist der Unterschied?

Ein sogenanntes einfaches Arbeitszeugnis enthält keinerlei Angaben über die Leistung oder die Ausführung der Tätigkeiten, die Ihr Angestellter erbracht hat. Vielmehr werden dabei einfach seine Personalien und die Dauer der Beschäftigung. Etwaige übertragene Arbeiten müssen ebenfalls exakt aufgegliedert werden, dies sollte allerdings absolut wertfrei geschehen.

Ein potentieller neuer Arbeitgeber muss sich aufgrund eines einfachen Arbeitszeugnisses ein genaues Bild über die Beschäftigung machen können, die der Betreffende bei Ihnen ausgeführt hat. Im Unterschied dazu müssen bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis neben den Personalien und der Dauer der Beschäftigung auch eine Beurteilung über die Führung sowie die erbrachten Leistungen enthalten sein.

Wann ein einfaches Arbeitszeugnis ausreicht

Wer sich als Arbeitnehmer um eine neue Stelle bewerben möchte, benötigt dazu naturgemäß ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Denn nur anhand dessen können seine Leistungen ersichtlich werden. In manchen Fällen kann auch ein einfaches Zeugnis ausreichend sein, auch wenn für etwaige Bewerbungen dies natürlich negative Folgen haben kann. Das einfache Arbeitszeugnis ist dann berechtigt, wenn Sie ein Arbeitsverhältnis einfach nur bescheinigen sollen. Das reicht dann völlig aus, um zum Beispiel bei Behörden oder Versicherungen und anderen öffentlichen Stellen vorgelegt zu werden.

Der richtige Aufbau beim qualifizierten Arbeitszeugnis

Wenn Sie ein Arbeitszeugnis formulieren, sollten Sie vorher auch auf die richtige Struktur achten. Gerade für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis gibt es hier entsprechende Vorgaben. So etwa sollten hier sechs Abschnitte enthalten sein. Am Beginn steht die Einführung, die das Datum des Berufseintritts in Ihrem Unternehmen nennt. Im nächsten Abschnitt folgt nun eine Darstellung der beruflichen Entwicklung in Ihrem Unternehmen.

Mögliche Formulierungen sind hier etwa:

„Herr/Frau XY wurde im Laufe seiner beruflichen Entwicklung als…. und als …. eingesetzt“.

Im Anschluss daran sollten Sie das Arbeitszeugnis so formulieren, dass die ausgeübte Stelle im Unternehmen möglichst detailliert beschrieben wird. Am Ende erfolgt im Arbeitszeugnis eine Bewertung der Leistungen, die Angaben zur

  • Arbeitsbeschreibung
  • Arbeitsbefähigung
  • Wissen und Weiterbildung
  • Arbeitsweise
  • Arbeitserfolgen

enthält und am Ende eine Leistungs-Zusammenfassung beinhaltet. Mögliche Formulierungen sind hier zum Beispiel

„Frau/Herr XY führte die ihr/ihm übertragenen Arbeiten zu unserer vollen Zufriedenheit jederzeit aus“.

Ein weiterer Aspekt beim Arbeitszeugnis erstellen ist die Beurteilung des sozialen Verhaltens Ihres Angestellten sowie eine Schlussfolgerung, die durchaus Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses nennen kann. Beim Arbeitszeugnis formulieren können Sie am Ende auch noch eine Dankens- oder Bedauernsformel in Verbindung mit Zukunftswünschen anknüpfen. Bis auf den ersten und letzten Punkt können Sie die Arbeitszeugnis Struktur natürlich verändern, doch im Gesamten sollten diese erhalten bleiben.

Was nicht in einem Arbeitszeugnis stehen darf

Während ein einfaches Arbeitszeugnis im Zusammenhang mit unerwünschten oder unerlaubten Formulierungen keinerlei Probleme verursacht, sollten Sie beim qualifizierten Zeugnis auf einige Aspekte und Arbeitszeugnis Codes achten.

Beim Arbeitszeugnis erstellen sollten Sie in jedem Fall beachten, dass Krankheitszeiten oder eine Partei- und Gewerkschaftszugehörigkeit nicht erwähnt werden dürfen. Auch eine eventuelle Betriebsratstätigkeit, sowie negative Vorkommnisse aus dem Privatleben des Angestellten sind nicht zu nennen ebenso wie eine Nebentätigkeit oder eine Schwangerschaft bzw. ein eben erst zu Ende gegangener Mutterschutz. Sofern nicht eine akute Gefährdung der Mitarbeiter besteht, dürfen Sie beim Arbeitszeugnis erstellen auch den Gesundheitszustand des Betreffenden nicht nennen. Auch ein Verdacht auf strafbare Handlungen, sowie die Teilnahme an einem Streik sind ein No-Go im qualifizierten Arbeitszeugnis.

Beim Arbeitszeugnis die Bewertung beachten

Ein einfaches Arbeitszeugnis verzichtet komplett auf eine Bewertung der gebrachten Leistungen. Bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis ist dies anders. Hier sollten Sie auch darauf verzichten, im Arbeitszeugnis Codes zu verwenden, die zwar nicht auf den ersten Blick erkennbar, aber doch deutlich, negative Aspekte des Verhaltens oder der Arbeitsleistung benennen. Grundsätzlich enthält eine Arbeitszeugnis-Bewertung 13 Einzelnoten, wobei zunächst die Motivation und die Arbeitsbereitschaft sowie

  • die Fähigkeiten
  • die eingebrachten Kenntnisse
  • die Arbeitsweise
  • der allgemeine Erfolg
  • der besondere Erfolg des Arbeitnehmers
  • die Führungsleistung

Diese sieben Leistungsaspekte werden zu einer Gesamtnote zusammengefasst, die das achte Bewertungskriterium ergibt. In der Folge wird noch das Verhalten des Angestellten bewertet. Sie müssen hier im Arbeitszeugnis sowohl eine Bewertung über das Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen, als auch das gegenüber Kunden und Geschäftspartnern abgeben.

Ein weiteres Bewertungskriterium kann dann noch das sogenannte sonstige Verhalten erklären, darunter werden spezielle Aspekte, wie die Loyalität Ihnen und Ihrem Unternehmen gegenüber, aber auch eine eventuell gezeigte Verhandlungsstärke, sowie Ehrlichkeit bewertet werden. Am Ende folgt dann der Beendigungsgrund sowie eine Dankes- und Bedauernsformel über den Austritt Ihres Angestellten und – wenn gewünscht – individuelle Zukunfts- und Erfolgswünsche.

Formale Ansprüche beim Arbeitszeugnis

Neben den Aspekten wie Sie ein Arbeitszeugnis formulieren müssen, sollten Sie gewisse formale Vorgaben beachten. Demzufolge muss laut BGB, § 126b sowohl ein einfaches Arbeitszeugnis als auch ein qualifiziertes immer in Textform erstellt werden. Zudem müssen Sie es als Arbeitgeber per Hand unterschreiben. Damit ist ausgeschlossen, dass Sie ein Arbeitszeugnis per Fax oder Email verfassen. Üblicherweise erfolgt das Arbeitszeugnis erstellen auf dem Briefpapier Ihres Unternehmens, was den Dokumentencharakter unterstreicht.

Als Chef müssen Sie im übrigen nicht unbedingt selbst ein qualifiziertes Arbeitszeugnis unterschreiben, die Unterschrift einer Vertretungsperson ist komplett ausreichend. Allerdings muss dann dargestellt werden, dass dieser Vertreter dem Arbeitnehmer gegenüber zu Weisungen befugt war. War der Arbeitnehmer hingegen direkt der Geschäftsführung unterstellt, so muss auch ein Mitglied der Geschäftsleitung ein qualifiziertes Arbeitszeugnis unterschreiben.

Falten nicht erlaubt

Beachten Sie beim Erstellen des Arbeitszeugnisses und vor allem später bei der Übergabe an Ihren Angestellten, dass dieses nicht gefaltet werden darf. Ist diese Falte allerdings später auf eventuell angefertigten Kopien nicht zu sehen, ist ein einfaches Falten zulässig. Dazu gibt es ein entsprechendes Gerichtsurteil. Doch um eventuelle Streitigkeiten zu vermeiden, sollten Sie das Dokument selbst in einwandfreiem Zustand überreichen. Was der Arbeitnehmer im Anschluss damit tut, liegt nicht mehr in Ihrem Entscheidungsbereich.

Auch ein Zwischenzeugnis gibt es

Gemäß § 109 der Gewerbeordnung hat ein Arbeitnehmer bei Beendigung seines Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Unter gewissen Voraussetzungen hat er das aber auch schon im Vorfeld, dann handelt es sich um ein sogenanntes Zwischenzeugnis. Bezüglich Form und Inhalt müssen Sie hier die gleichen Grundsätze anwenden wie bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis.

Einen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis besteht dann, wenn Sie ihren Arbeitnehmer in naher Zukunft kündigen müssen oder diesem die Suche nach dem neuen Arbeitsplatz erleichtern möchten. Auch wenn eine Versetzung innerhalb des Unternehmens geplant ist oder ein Vorgesetztenwechsel vorgenommen wird, kann einem Zwischenzeugnis viel Bedeutung zukommen.

Die Wohlwollenspflicht beim Arbeitszeugnis erstellen beachten

Neben den rechtlichen Grundlagen, die auf dem Gleichbehandlungsgesetz (AGG) basieren, haben Sie als Arbeitgeber auch eine sogenannte Wohlwollenspflicht beim Erstellen des Arbeitszeugnisses. Das bedeutet, dass Sie keinerlei Informationen, auch nicht als spezielle Codes, nennen dürfen, die den Arbeitnehmer bei der künftigen Jobsuche zum Nachteil werden. Klar ist, dass es im Arbeitszeugnis keine klassischen Schulnoten gibt. Dennoch gibt es eine Form der Bewertung, die mit dem Notensystem durchaus Ähnlichkeiten aufweist.

So etwa bedeutet die Aussage „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ die Note sehr gut, während die Formulierung „stets zur vollen Zufriedenheit“ eine Bewertung mit gut erkennen lässt. Vermerken Sie im Arbeitszeugnis einfach „stets zur Zufriedenheit“, bewerten Sie die Leistungen Ihres Arbeitnehmers mit befriedigend. Die Klassifizierung „zur Zufriedenheit“ bedeutet eine ausreichend erbrachte Arbeitstätigkeit während die Formel „stets bemüht“ diese als ungenügend einstuft.

Auf Arbeitszeugnis Codes verzichten

Es ist längst ein offenes Geheimnis, dass sich unter Personalverantwortlichen eine Art Geheimsprache zur Bewertung der Mitarbeiter durchgesetzt hat. Dabei geht es konkret um verschiedene Methoden der Kennzeichnung, die sich in Arbeitszeugnissen finden und die eine differenzierte Bewertung ermöglichen. Besonders oft findet sich die Positiv-Skala-Technik, bei der Sie schlechte Bewertungen einfach positiv bewerten. Durch den Einsatz von Temporaladverbien wie stets, immer oder jederzeit und deutlich qualifizierenden Adjektiven, wie einsatzfreudig bzw. zielstrebig können Sie gute Leistungen nochmals deutlich hervorheben.

Bei der sogenannten Leerstellen-Technik werden ganz bewusst Bestandteile eines Arbeitszeugnisses ausgelassen. Beispielsweise soll in der Beurteilung des Sozialverhaltens auch der Kontakt mit Kunden bewertet werden. Fehlt dieser Aspekt jedoch im Arbeitszeugnis, können Sie dies insofern deuten, als dass das Verhalten des Angestellten in dieser Hinsicht nicht in Ordnung war.

Bei der Reihenfolge-Technik werden weniger wichtige Dinge im Zeugnis vor wichtigen genannt. Einschränkende Aussagen finden sich in der gleichnamigen Technik, wobei hier deutlich an der Kompetenz des Mitarbeiters gezweifelt wird. So etwa kann die Formulierung

„Bei ihren Einsätzen im Außendienst zeigte XY große Einsatzbereitschaft“

Findet sich diese Formulierung in Kombination mit der Angabe, dass die Mitarbeiterin viele Innendienstaufgaben zu erledigen hatte, kann dies ein Indiz sein, dass diese nicht zur Zufriedenheit erledigt wurde. Mit der Andeutungstechnik können Sie auf Mängel im Verhalten oder sogar der Leistung Ihres Mitarbeiters hinweisen, ohne dies konkret zu nennen. Eine beliebte Formulierung ist in diesem Zusammenhang „im Rahmen ihrer Fähigkeit“.

Die Passivierungs-Technik gehört zu den Arbeitszeugnis Codes, die einen Mangel an Eigeninitiative zum Ausdruck bringen. Wenn Sie Ihren Arbeitnehmer abwerten möchten, dies aber nicht unumwunden tun möchten, ist ein sehr beliebter Ausweg die Knappheits-Technik. Damit wird alles sehr knapp und kurz formuliert. Auch das Gegenteil, also wenn Sie alles sehr übertrieben ausführen, ist ein Indiz dafür, dass Sie Ihren Mitarbeiter im Arbeitszeugnis abwerten.

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3 Kommentare zu „Arbeitszeugnis – Das müssen Sie beachten“

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