Ein Arbeitszeugnis muss gewissen formalen und sprachlichen Anforderungen gerecht werden

Ein Arbeitszeugnis ist die schriftliche Dokumentation über die Art und der Dauer der in einem Unternehmen ausgeführten Tätigkeit sowie die erbrachten Leistungen inklusive des Verhaltens des Arbeitsnehmers.

Damit sind sie eine Art Eignungsnachweis für die Bewerbung um einen neuen Arbeitsplatz. Beim Arbeitszeugnis Schreiben gibt es sowohl in formaler als auch in sprachlicher Hinsicht einiges zu beachten.

 

Wer auf ein Arbeitszeugnis Anspruch hat

Grundsätzlich hast Du als Arbeitnehmer immer einen rechtlichen Anspruch darauf, ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis zu erhalten. Dies gilt für unterschiedliche Beschäftigungsarten, etwa

• Voll- und Teilzeitbeschäftigung
• Nebenbeschäftigung
• befristete und unbefristete Arbeitsverhältnisse
• freiberufliche Tätigkeit sowie
• Ausbildunsgsverhältnisse und
• alle Praktika oder Aushilfstätigkeiten sowie Probearbeiten

Du hast mit dem Tag der Kündigung bzw. der Beendigung Deines Arbeitsverhältnisses einen rechtlichen Anspruch auf dieses Dokument, das Dir spätestens am letzten Arbeitstag überreicht werden muss. Als Auszubildender hast Du auch noch Jahre über den Zeitpunkt des Ausbildungsabschlusses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis.

Wichtige Voraussetzung in diesem Zusammenhang ist allerdings, dass Du es ausdrücklich verlangst. Denn grundsätzlich ist ein Arbeitgeber nicht verpflichtet, ein Arbeitszeugnis zu schreiben, auch wenn es die meisten einfach tun.

Unterschiedliche Zeugnisarten mit verschiedenen Vorgaben

Im Joballtag werden drei unterschiedliche Zeugnisarten unterschieden. Das sogenannte einfache Zeugnis enthält einfach die Eckdaten Deiner Person sowie die Dauer und Art der Tätigkeit, die Du im Unternehmen ausgeführt hast. Zudem kommen noch Angaben zum Firmennamen bzw. der Branche, der die Firma angehört. Dabei ist wichtig, dass die Art der Beschäftigung möglichst konkret dargestellt wird und unter anderem

 

• eine möglichst genaue Beschreibung der übertragenen Tätigkeiten
• Art und Dauer von eventuell absolvierten Leistungsbefugnissen sowie
• die Dauer von besonderen Vollmachten
• und eventuell durchgeführte Fortbildungsmaßnahmen

auflistet. In dieses Arbeitszeugnis nicht schreiben darf der Vorgesetzte sämtliche Unterbrechungen Deiner Tätigkeit wie etwa Urlaube oder Krankheiten ebenso wie den Grund, warum das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Dies darf nur dann erwähnt werden, wenn Du es als Arbeitnehmer ausdrücklich wünschst.

Beim qualifizierten Arbeitszeugnis handelt es sich um die ausführlichste Variante eines Arbeitsnachweises. Denn neben den nachvollziehbaren Fakten wie Deinen persönlichen Daten sowie Deiner verrichteten Tätigkeit werden auch Angaben zu Deiner Persönlichkeit sowie den sozialen Kompetenzen dargestellt und sogar bewertet.

Das sogenannte Zwischenzeugnis ist grundsätzlich ähnlich ausführlich gestaltet wie das qualifizierte Arbeitszeugnis, dennoch gibt es Unterschiede. Denn – wie der Name schon sagt – wird es während des noch bestehenden Jobverhältnisses verfasst. Dazu kann es unterschiedliche Gründe geben, etwa den Wechsel eines Vorgesetzten oder wenn Du dich im Zuge eines Stellenabbaus um einen neuen Job bewerben möchtest bzw. die Abteilung innerhalb des Unternehmens wechselst.

Zu beachten ist, dass ein qualifiziertes Arbeitszeugnis keinesfalls schlechter ausfallen darf, als ein kurz zuvor erstelltes Zwischenzeugnis. Dies ist gesetzlich geregelt und soll verhindern, dass Dein Chef bei einem nicht gewünschten Verlassen des Unternehmens mit abwertenden Aussagen im Zeugnis negativen Einfluss auf Deine Karriere oder Deine Stellensuche nimmt. Eine Ausnahme stellt allerdings dar, wenn Deine Arbeitsleistung markant gelitten hat bzw. Du extrem nachgelassen hast.

 

Was beim Arbeitszeugnis erstellen zu beachten ist

Beim Arbeitszeugnis erstellen gilt es besonders auf die zusätzlichen Angaben hinsichtlich deines Verhaltens im Betrieb sowie etwaiger Führungsqualitäten und der erbrachten Arbeitsleistung zu achten. Gerade bei letzteren können Beurteilungen hinsichtlich

• der Arbeitsbereitschaft
• des Arbeitserfolges sowie etwaiger
• Fachkenntnisse und
• der Arbeitsqualität
• des Arbeitsumfanges
• des Ausdrucksvermögens sowie
• ein eventuell gezeigtes Verhandlungsgeschick

enthalten sein.

 

Unterschiedliche Ansprüche beim Arbeitszeugnis erstellen

Wenn Du Ein Arbeitszeugnis verlangst, das auch als Zwischenzeugnis erstellt sein kann, hast Du gewisse Rechte gegenüber dem Arbeitgeber. Das Dokument muss unter anderem formal einigen Ansprüchen gerecht werden. Dazu gehört der Ausdruck des Arbeitszeugnisses auf Papier.

Es darf also nicht per Mail oder per Hand geschrieben werden. Zudem hast Du als Arbeitnehmer ein Recht darauf, einen sauberen Ausdruck auf Firmenpapier zu erhalten. Dieser darf natürlich weder zerknittert noch mit Flecken versehen sein, er darf sogar nicht einmal gefaltet sein.

Ein weiteres Recht, das beim Arbeitszeugnis erstellen seitens Deines Vorgesetzten zu berücksichtigen ist, ist die Individualität. Auch wenn mittlerweile oft eine Arbeitszeugnis Vorlage als Basisdokument verwendet wird, dass es individuell auf Deine Person ausgerichtet wurde. Hast Du den Eindruck bzw. kannst Du nachweisen, dass Dein Zeugnis einfach abgeschrieben wurde, kannst Du ein neues verlangen.

Auch die Personalien müssen korrekt angegeben werden. Neben Deinem Namen, dem Geburtsdatum sowie dem genauen Tätigkeitszeitraum sowie der Darstellung sämtlicher von Dir ausgeführten Tätigkeiten, kann auch eine Leistungssteigerung erwähnt werden. Das muss nicht automatisch eine Beförderung gewesen sein, es kann auch eine durch Tatsachen nachweisbare Verbesserung des Unternehmenserfolges durch Deine Tätigkeit ist oft wichtig.

Im Schlusssatz kann Dir der Arbeitgeber zum Abschied Dank aussprechen und Dein Ausscheiden bedauern bzw. Dir weiterhin viel Erfolg wünschen. Dieser Punkt kann beim Arbeitszeugnis schreiben aber auch entfallen. Wobei Du beachten solltest, dass das Fehlen dieser sogenannten Schlussformel oft negativ ausgelegt wird.

 

Wer das Arbeitszeugnis unterschreiben soll

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, ein Arbeitszeugnis zu erstellen. Häufig wird auf eine Arbeitszeugnis Vorlage zurück gegriffen, manchmal schreibt auch Dein Vorgesetzter oder der Personalverantwortliche dieses Dokument.

Immer häufiger kommt es vor, dass Du als ausscheidender Dienstnehmer Dir Dein Arbeitszeugnis schreiben kannst. Wichtig ist dabei immer am Ende, wer das Dokument unterschreibt. Dazu gibt es klare Regelungen, denn es muss vom Personalverantwortlichen unterschrieben werden. Bei Dienstnehmern aus dem Vorstand muss es der Vorsitzende des Aufsichtsrates sein, während es bei
Geschäftsführern einer der Gesellschafter bzw. dessen Vertreter sein muss.

Ein weiteres Kriterium, das beim Arbeitszeugnis schreiben zu berücksichtigen ist, ist der Kündigungsgrund. Dieser darf grundsätzlich nicht im Dokument erscheinen, außer Du hast dem ausdrücklich zugestimmt. Das Gleiche gilt für Fehltage wegen Krankheiten. Auch diese dürfen in einem Arbeitszeugnis nicht aufgeführt werden.

 

Der Arbeitgeber hat einen Spielraum bei der Beurteilung

Natürlich muss das Arbeitszeugnis der Wahrheit entsprechen, zugleich ist gesetzlich festgelegt, dass es wohlwollend ist. Das bedeutet, dass es Dir für Dein berufliches Weiterkommen kein Hindernis oder eine Erschwernis darstellt. Das bedeutet aber nicht, dass Dein ehemaliger Chef beim Arbeitszeugnis schreiben nicht ungünstige Umstände erwähnen darf.

Zum Beispiel darf ohne weiteres ausgeführt werden, dass Du eine Prüfung, die für die fachliche Qualifikation notwendig oder wesentlich war, nicht bestanden hast. Grundsätzlich muss aber Deine erbrachte Arbeitsleistung gewürdigt werden und nicht auf besonders gute oder besonders negative Aspekte eingegangen werden. Einzelvorkommnisse, egal ob sie besonders positiv oder negativ waren, dürfen ebenfalls beim Arbeitszeugnis schreiben nicht festgehalten werden.

 

Formulierungen können eine heikle Angelegenheit sein

Dein Chef kann natürlich das Arbeitszeugnis so schreiben, dass die Darstellung Deiner erbrachten Leistungen und Deine soziale Kompetenz eindeutig beurteilt werden. Damit ist Konfliktpotential gegeben, denn die Fremd- und Selbstwahrnehmung kann erheblich voneinander abweichen.

Außerdem muss Dein Arbeitgeber zwar wohlwollend formulieren, doch mittlerweile hat sich längst ein Geheimcode bei der Zeugnissprache entwickelt. Insider wissen damit ganz genau, was hinter positiv wirkenden Formulierungen des ehemaligen Arbeitgebers steckt.

Zur Verständlichkeit können bei einigen Formulierungen Parallelen zu den bekannten Schulnoten gezogen werden. Steht in der Arbeitszeugnis Vorlage etwa der Vermerk „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“, kommt dies der Schulnote 1 gleich.

Der Note 1 bis 2 entspricht die Formulierung „zu unserer vollsten Zufriedenheit“. „stets zu unserer Zufriedenheit“ wird mit der Note 3 gleich gesetzt, während die Bemerkung „zu unserer Zufriedenheit“ als Note 4 gilt. Steht in Deinem Arbeitszeugnis einfach nur die Bewertung „insgesamt zu unserer Zufriedenheit“ kommt dies der Note 5 gleich.

Da im Unterschied zu den traditionellen Schulzeugnissen keine dezidierten Noten vergeben werden, solltest Du zur Bewertung Deiner erbrachten Leistung auf die verwendeten Adverbien achten. Dazu gehören unter anderem „immer, jederzeit oder sehr und stets“.

Auch die Adjektive „exzellent, hervorragend, hoch, voll, überdurchschnittlich oder groß“ gelten als gute Beurteilung und werten Deine Tätigkeit entsprechend auf. Fehlen diese genannten Attribute oder werden sie durch sehr vage Formulierungen ersetzt, kann dies abwertend gemeint sein. Formulierungen wie „in der Regel, häufig, zumeist“ sind schwach negativ wirkend.

Auch das Anführen von Selbstverständlichkeiten beim Arbeitszeugnis schreiben, wie etwa „er war stets pünktlich und höflich“ ist kein Indiz für ein zufriedenstellendes Arbeitszeugnis.

 

Was nicht im Arbeitszeugnis stehen darf

Neben den versteckten Hinweisen über Deine Arbeitsleistung oder Dein Verhalten im Unternehmen, gibt es ganz klar definierte Angaben, die keinesfalls enthalten sein dürfen. Dies betrifft vor allem Angelegenheiten, die mit Deiner unmittelbaren Tätigkeit in der Firma nichts zu tun haben. Dazu zählen beispielsweise Informationen über die Mitgliedschaft in einem Betriebsrat oder in der Gewerkschaft ebenso wie Angaben zu einem allfälligen Mutterschutz oder der Elternzeit.

Auch persönliche Angaben zu Deiner Person, wie die Zugehörigkeit zu einer bestimmten politischen Partei, Dein aktueller Gesundheitszustand sowie etwaige Behinderungen dürfen im Arbeitszeugnis nicht stehen. Hinweise auf individuelle Wettbewerbsverbote oder Teilnahme an Streiks bzw. Aussperrungen sind ebenfalls zu unterlassen. Das gilt auch für Straftaten, außer sie stehen in direktem Zusammenhang mit der Arbeitsstelle.

 

Verräterische Arbeitszeugnisse – was nicht enthalten ist

Professionelle und erfahrene Personalverantwortliche können bei einem Arbeitszeugnis, auch wenn dies nur ein Zwischenzeugnis ist, auch zwischen den Zeilen lesen. Damit holen sie sich auch Informationen über Dinge, die im Dokument gar nicht enthalten sind.

Ist Dein Arbeitszeugnis ausschließlich mit neutralen Floskeln formuliert und sehr nüchtern im Ton gehalten, kann dies negativ wirken. Bemüht sich der Aussteller des Zeugnisses jedoch um persönliche Worte, in denen die Zusammenarbeit ausdrücklich lobt und wertschätzt sowie sich für Referenzanfragen zur Verfügung stellt, ist dies ausgesprochen positiv.

Klar ist damit einfach, dass je weniger persönliches im Zeugnis enthalten ist, desto schlechter ist seine Aussage.

Negativ kann sich auch der Umfang des Arbeitszeugnisses auswirken. Denn es ist klar, dass sich bei weniger Text als einer halben Seite kaum aussagekräftige Informationen zu Deiner erbrachten Leistung oder Deiner Persönlichkeit treffen lassen.

Umgekehrt sollte die Länge aber zwei Seiten nicht überschreiten, denn sonst kann schnell das Gefühl entstehen, dass sich der Verfasser des Arbeitszeugnisses selbst lobt und dabei kein Ende findet.

 

Arbeitszeugnis selbst schreiben – Chance oder Risiko?

Grundsätzlich ist Dein Arbeitgeber verpflichtet, Dir nach Beendigung Deiner Tätigkeit im Unternehmen ein Arbeitszeugnis auszustellen. Immer öfter kommt es vor, dass dazu ein sogenannter Generator aus dem Internet herangezogen wird.

Dies hat den Vorteil, dass das Arbeitszeugnis schreiben nicht nur rasch und einfach erledigt werden kann, sondern Vorgesetzte sind damit auch auf der rechtlich sicheren Seite. Denn diese Vorlagen wissen um die Zulässigkeit gewisser Formulierungen und bescheren so den Verfassern des Dokuments Rechtssicherheit. Eine andere Variante, die immer beliebter wird, ist, dass Du Dir selbst Dein Arbeitszeugnis erstellst.

Dies ist rechtlich durchaus ok, wobei es natürlich wichtig ist, dass Du es Deinem Arbeitgeber vorlegst, damit dieser es gegenlesen kann. Unterschreibt er das Dokument, gilt es als akzeptiert. Es ist allerdings nicht rechtlich erlaubt, dass Du Dir Dein Arbeitszeugnis selbst schreibst und es im Anschluss einfach einem neuen Arbeitgeber vorlegst.

Dein ehemaliges Unternehmen bzw. der Arbeitgeber muss das Dokument freigeben. Im Ernstfall kann es sonst als Betrug gewertet werden, was strafrechtliche Konsequenzen hat. Natürlich kannst Du auch beim Arbeitszeugnis selbst schreiben auf entsprechende Vorlagen im Internet zurückgreifen. Damit ist eine individuelle Personalisierung besonders einfach und Du gehst auf Nummer Sicher, dass Dein Zeugnis allen rechtlichen Ansprüchen genügt.

 

Fazit zum Arbeitszeugnis

Grundsätzlich hast Du als Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses das Recht, ein Arbeitszeugnis zu erhalten. Hier gibt es entweder das normale Dokument oder ein qualifiziertes, das neben der exakten Beschreibung Deiner Tätigkeit sowie des Zeitraumes, die Du im Unternehmen angestellt warst, eine Leistungsbewertung enthält.

Diese kann mit entsprechenden Formulierungen versehen sein, die Du allerdings genau in Augenschein nehmen kannst. Denn Dein Arbeitgeber muss das Zeugnis wohlwollend und wahr ausstellen, negative Aspekte ebenso wie ein allfälliger Kündigungsgrund dürfen nicht enthalten sein.