Du kennst die Situation bestimmt aus der Schule und früher oder später ist es auch im Berufsleben so weit. Du musst eine Präsentation vorbereiten. Oft hast Du einige Wochen oder Monate mit einer Aufgabe verbracht und willst Deine Arbeitsergebnisse jetzt präsentieren. Die Ergebnisse stellst Du Deinen Kollegen oder Deinem Chef vor. Ein gut gemachter Vortrag kann Deine Arbeit herausheben und deutlich machen, dass Du der Experte auf diesem Gebiet bist.
Damit steigen Deine Chancen auf weitere Projekte oder eine Beförderung. Daher kann schnell Nervosität aufkommen. Aber wenn Du gut vorbereitet bist, besteht dafür kein Grund. Hier findest Du einige Tipps und Hinweise, die Dir helfen, Deine Arbeitsergebnisse zu präsentieren.
Inhalt
Gute Vorbereitung ist die halbe Miete
Grundsätzlich solltest Du jede Präsentation gut vorbereiten. Dafür ist zuerst qualitative Arbeit zu leisten. Der Inhalt des Vortrages ist nur so gut, wie die Recherchearbeit, die Du vorab erbracht hast. Je besser Dein Wissen ist und je hochwertiger Deine Daten sind, desto besser lassen sich die Arbeitsergebnisse präsentieren. Wenn Du Deine Präsentation bestmöglich vorbereiten willst, solltest Du für eine klare Struktur sorgen. Deine Hörer müssen dem Vortrag zu jedem Zeitpunkt folgen können.
Neben der inhaltlichen Vorbereitung solltest Du auch an Deine Geräte und Präsentationsutensilien denken. Dazu gehört als Erstes ein Überblick, welche Geräte benutzt werden. Dann sollte jedes Gerät, wie z. B. Laptop oder Beamer einzeln geprüft werden. Gibt es Probleme, kannst Du sie jetzt schon beheben. Wenn Du die Präsentation gerade vortragen möchtest, ist es dafür zu spät. Auch alle Kabel sollten vorhanden sein und die Programme, die Du nutzen möchtest, verdienen ebenfalls einen kurzen Funktionstest. Falls dennoch etwas schiefgehen sollte, hilft Dir ein Back-up-Plan dabei, Deine Arbeitsergebnisse zu präsentieren, obwohl nicht alles geklappt hat, wie es sollte.
In die Zuhörer hineinversetzen
Musst Du eine Präsentation vorbereiten, solltest Du auch die eingeladenen Personen berücksichtigen. Diese sind enorm wichtig, wenn es darum geht Deine Arbeitsergebnisse zu präsentieren. Als Erstes darf der Besprechungsraum nicht zu groß oder klein für die Personenanzahl sein. Außerdem gibt es mitunter Kollegen, die schlechter sehen und hören als andere. Ein Platz in der ersten Reihe verschafft Dir auch die Aufmerksamkeit dieser Personen. Mental einstellen solltest Du Dich ebenfalls auf Kollegen Müller, der immer etwas zu meckern hat. Bissige Kommentare überraschen Dich dann nicht mehr.
Wenn Du eine Präsentation vortragen willst, solltest Du diese auf Deine Hörer abstimmen. Handelt es sich um eine Verkaufspräsentation, wirst Du den Vortrag anders aufbauen, als wenn die Daten nur der Information dienen. Auch die Frage, ob Deine Hörer alle das gleiche Vorwissen haben, solltest Du Dir stellen. Die Visualisierung des Gesagten kann Deinen Darstellungen zusätzlichen Nachdruck verleihen.
In der Vorbereitungsphase kann es Dir auch helfen, schon zu wissen, ob Du ein Handout verteilen möchtest, wie lange der Vortrag dauert und mit welchem Gefühl Deine Hörer den Vortrag verlassen sollen. Sollst Du eine Präsentation vorbereiten, gibt es Dir schließlich eine ganz andere Ausrichtung, wenn Du Deine Zuhörer überzeugen, aufrütteln oder auch gegen eine Idee argumentieren möchtest.
Metaplan, Beamer & Co – Welche Hilfsmittel Dir wirklich weiterhelfen
Metaplanwand
Sobald Du eine Präsentation vorbereiten musst, liegt es nahe, eine Metaplanwand zu verwenden. Aufgrund der großen Fläche kannst Du auch komplexer Sachverhalte abbilden. Du kannst sowohl Deine Arbeitsergebnisse präsentieren, indem Du die Metaplanwand zu Hilfe nimmst als auch Ideen im Verlauf eines Vortrages an ihr sammeln. Im Rahmen eines Brainstormings kannst Du beispielsweise Gedanken auf einen Zettel schreiben und diesen einfach an die Metaplanwand pinnen oder kleben. Wenn Du eine Präsentation vorbereiten solltest, ist dieses Hilfsmittel also eine Überlegung wert.
Flipchart
Die Flipchart findet inzwischen bei verschiedensten Präsentationen Anwendung. Wenn Du dabei bist, Deine Arbeitsergebnisse zu präsentieren, kann Dich die Flipchart auf unterschiedliche Arten unterstützen. Auf der begrenzten Fläche können nur kurze und Knappe Punkte notiert werden, die das Gesagte untermauern, wenn Du eine Präsentation vortragen musst. Beispielsweise kann die Gliederung Deines Vortrages dort permanent, für jeden Teilnehmer sichtbar, abgebildet werden. Dann gibt es keine Missverständnisse, wo Du Dich in Deiner Präsentation befindest. Zum schnellen Skizzieren von Sachverhalten oder dem Notieren von Fragen ist die Flipchart natürlich ebenso geeignet. Wenn Du eine Präsentation vorbereiten musst und Dich entscheidest, dieses Hilfsmittel zu wählen, denk an die notwendigen Stifte, gegebenenfalls in verschiedenen Farben.
Beamer / Laptop
Sobald Du Dich für technische Unterstützung für Deinen Vortrag entscheidest, sollte sie auch einen wirklichen Mehrwert bieten. Wenn Du eine Präsentation vortragen wirst, sind Beamer und Laptop grundsätzlich eher Stolperfallen. Die Gefahren eines technischen Defektes müssen den Vorteilen dabei Deine Arbeitsergebnisse zu präsentieren unterliegen. Mittlerweile sind diese technischen Helfer leicht zu transportieren oder bereits in Besprechungsräumen verbaut. Vor Ort müssen alle Kabel vorhanden sein und die Anschlüsse passen.
PowerPoint
Sobald die technische Grundausstattung vorhanden ist, kannst Du die wohl bekannteste Präsentationssoftware PowerPoint von Microsoft nutzen. Wenn Du eine Präsentation vorbereiten musst, wird die Wahl oft auf PowerPoint fallen. Um die Daten so aufzubereiten, dass PowerPoint einen wirklichen Mehrwert bietet, braucht es dagegen etwas Übung. Zudem müssen einige Grundregeln beachtet werden, um Deine Arbeitsergebnisse zu präsentieren.
- Die Seiten sollten nicht überfüllt sein
- Nur die wichtigsten Informationen gehören auf die Folien
- Ganze Sätze sind im Handout möglich, in PowerPoint nicht
- Die Sprechzeit pro Folie sollte nicht länger als eine Minute sein
Wenn Du eine Präsentation vorbereiten musst, solltest Du neben diesen Regeln auch auf die farbliche Gestaltung achten. Um Deine Arbeitsergebnisse zu präsentieren, sind deutliche Kontraste notwendig. Andernfalls sieht der Zuschauer spätestens dann nichts mehr, wenn die Präsentation über einen Beamer gezeigt wird. Sobald Du eine Präsentation vortragen wirst, können zu viele Effekte und Spielereien von PowerPoint eher störend wirken. Konzentriere Dich auf das Wesentliche und dieses Programm kann Dir sehr helfen, Deine Arbeitsergebnisse zu präsentieren.
Videos
Je nach Thema können Videos Deine Präsentation bereichern. In der Praxis ist das aber in den wenigsten Fällen so. Ein Video kann entweder in einem separaten Player abgespielt oder in einer Präsentation integriert werden. Du solltest dabei immer im Auge behalten, ob Dir dieses Medium dabei von Nutzen ist, Deine Arbeitsergebnisse zu präsentieren. Auf keinen Fall darf ein Video zu lang ausfallen, da die Aufmerksamkeit Deiner Zuhörer sonst stark leidet. Wenn Du demnächst eine Präsentation vorbereiten wirst, mach Dir genau klar, ob Dich das Einbinden eines Videos weiterbringt.
Overheadprojektor
Der Overheadprojektor mag etwas altertümlich wirken, aber gerade das ist sein großer Vorteil. Wenn Du eine Präsentation vortragen musst, kann eines Deiner Hilfsmittel immer unerwartet ausfallen. In diesem Fall kannst Du Deine Arbeitsergebnisse präsentieren, indem zu auf den Overheadprojektor zurückgreift. Im Vorfeld musst Du dafür nur die entsprechenden Folien drucken, um sie dann im Fall der Fälle zu verwenden. Wenn der Computer samt PowerPoint ausfallen sollte, wirkt kaum etwas so souverän, als wenn Du stattdessen einen Satz Overheadfolien aus der Tasche zauberst. Wenn Du eine Präsentation vorbereiten sollst, kann Dir dieses Wissen um einen Plan B auch einiges an Nervosität nehmen.
Aufbau der Präsentation – Die Grundlage für einen guten Vortrag
Deine Präsentation sollte in sich stets stimmig aufgebaut sein. Um Deine Arbeitsergebnisse zu präsentieren, sollte eine kurze Einleitung und Begrüßung der Zuhörer stattfinden. Hier bietet es sich an, alle wichtigen Informationen kurz anzuschneiden und einen Ausblick auf die Struktur der Präsentation zu geben. Während der Einführung kannst Du weitestgehend auf Visualisierungen verzichten. Wenn Du auch diesen Teil mit Bildern oder Grafiken unterstützten möchtest, sollten es nicht mehr als nötig sein.
Wenn Du eine Präsentation vortragen sollst, ist der Hauptteil entscheidend. Alle Arbeitsergebnisse können, logisch aufgebaut und mit einem roten Faden versehen, berücksichtigt werden. Um Deine Arbeitsergebnisse zu präsentieren, müssen alle Informationen treffsicher auf den Punkt gebracht werden. Sobald Du eine Präsentation vorbereiten musst und die Informationen zu umfangreich sind, kannst Du auch ein Handout zur Unterstützung verwenden. Die Kernpunkte des Hauptteils werden in diesem noch einmal zusammengefasst.
Wenn Du mit Deiner Präsentation jemanden von Deiner Meinung überzeugen willst, solltest Du Dir bereits vorab die Argumente für den Hauptteil zurechtlegen und gedanklich ordnen. Auch Gegenargumente kannst Du vorab sammeln, um sie dann souverän entkräften zu können. Wenn Du eine Präsentation vorbereiten musst, hast Du die Chance von Beginn an darauf hinzuarbeiten, dass Du frei vorträgst. Es macht oft einen besseren Eindruck, wenn Du weißt, was Du sagen willst, als wenn Du immer wieder auf eine Karteikarte schauen musst. Wenn Du dabei bist, Deine wesentlichen Arbeitsergebnisse zu präsentieren, dürfen Bilder und Effekte verwendet werden, um das Gesagte anschaulich darzustellen. Das sichert Dir zudem eine höhere Aufmerksamkeit.
Du beendest Deine Präsentation mit einem kurzen Schlussteil. Neben einer knappen Wiederholung des Gesagten, kannst Du an dieser Stelle Deine Zuhörer auffordern etwas zu tun. Ob dies der Kauf eines Produktes oder eine Entscheidung in einem Gremium ist, spielt keine Rolle. Ein Ausblick auf die Zukunft ist ebenso möglich. Wenn Du nur einen Zwischenstand Deiner Arbeit präsentiert hast, kannst Du über den weiteren Verlauf des Projektes informieren. Sobald Du eine Präsentation vorbereiten sollst, bietet es sich an, auch über den Schluss nachzudenken und festzulegen, wie Du Deine Vorstellung beenden möchtest.
Die richtigen Worte finden
Um Deine Arbeitsergebnisse zu präsentieren ist eine angemessene Wortwahl unerlässlich. Die Grundlage dafür ist Deine fachliche Kenntnis. Je besser Du Dich mit einem Thema auskennst, desto besser kannst Du es präsentieren. Damit Du Deine Arbeitsergebnisse souverän präsentieren kannst, solltest Du Deine Wortwahl mehrfach üben. Je öfter Du durchgehst, was Du sagen möchtest, desto leichter wird es Dir vor Publikum fallen. Du kannst alleine, vor einem Spiegel oder im Beisein von Kollegen oder Familienmitgliedern üben. Das ist ganz Dir überlassen. Wenn die Wortwahl einmal sitzt, kannst Du Dir um rhetorische Feinheiten, wie den Spannungsaufbau Gedanken machen. Du kannst beispielsweise Spannung erzeugen, indem Du nicht alle Fakten sofort nennst, sondern einige Informationen bewusst zurückhältst.
Darüber hinaus ist eine angemessene Sprache notwendig, wenn Du Deine Arbeitsergebnisse präsentieren möchtest. Wenn Du vor einer Schulklasse vorträgst, wird Deine Wortwahl eine andere sein, als vor Deinem Chef. Fremdwörter solltest Du darüber hinaus in jedem Fall erklären. Ein Tipp, um Dir etwas Nervosität zu nehmen, und Deine Präsentation gleichzeitig spannender zu machen, ist der Einbezug des Publikums. Stelle Fragen oder hole Meinungen ein. Durch die persönliche Ansprache und den Beitrag zur Präsentation fühlen sich die Zuhörer integriert und ein stückweit selbst für den Inhalt verantwortlich.
Auch wenn Du nichts sagst, sagst Du etwas!
Wenn Du dabei bist, Deine Arbeitsergebnisse zu präsentieren, kannst Du nicht durchgängig sprechen. Aber auch wenn Du gerade nichts sagst, gibst Du einiges über Dich preis. Deine Körpersprache hat einen großen Einfluss darauf, wie Du auf andere wirkst. Um Deine Arbeitsergebnisse zu präsentieren, kannst Du am besten Augenkontakt mit den Zuhörern halten. Das zeugt von Selbstbewusstsein und kann sogar kleine Fehler kaschieren.
Der Blick muss natürlich nicht starr auf einem Teilnehmer der Runde verweilen, er kann auch von Person zu Person wandern. Für den Fall, dass Du einmal Deinen Rhythmus verlierst, kannst Du auch ein Wasserglas parat stellen, um einen kurzen Schluck zu trinken und Dich wieder zu sammeln. Egal wie aufgeregt Du bist, vermeide es, mit Deinen Händen zu spielen. Wenn Du etwas in der Hand halten musst, nimm besser eine Karteikarte. Ein aufrechter und sicherer Stand vervollständigt Dein souveränes Auftreten.
Entscheidend ist dabei aber auch, dass Du Dich wohlfühlst. Du sollst Dich keinesfalls verstellen, um einen der oben genannten Ratschläge umzusetzen. Dann würde jeder positive Effekt verschwinden. Entgegen weit verbreiteter Meinungen kannst Du sogar eine Hand in der Hosentasche haben, wenn dies Dein Stil ist.
Fazit
Für die erfolgreiche Präsentation Deiner Arbeit ist am Ende eine gute und detaillierte Planung ausschlaggebend. Je besser Du alles geplant hast, desto ruhiger und selbstbewusster kannst Du auftreten. Deine fachlichen Kenntnisse bilden das Fundament für eine solide Präsentation und intensive Übung im Vorfeld verschafft Dir mehr und mehr Routine. Auf diesem Weg kannst Du der nächsten Vorstellung in großer Runde gelassen entgegenblicken.
